2005. A vállalati információs rendszerek a vállalati tevékenységekben Dr. Sziray József, Erdős Ferenc, Gaul Géza 1.hét Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 2 Információs rendszerek bevezetése Mindig egy nagyobb, a vállalat működésének egészét többé-kevésbé megváltoztató folyamat része. A változtatás kiterjedhet –az üzleti folyamatokra, –a szervezeti struktúrákra, –a munkahelyekhez rendelt feladatokra, –a munkakörök viszonyára. Vállalati folyamatok javítása TQM-alapú felfogásban Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 3 Teljes körű minőségmenedzsment, TQM A TQM értelmezései: –Irányítási koncepció, amelynek központjában a minőség áll. (ISO 8402:1994) –Vezetési filozófia, mely összefogja a szervezeti potenciált a folyamatos fejlesztés irányába. –Valamely szervezet azon képességeinek kialakítása és működtetése, melyek lehetővé teszik a folyamatosan változó belső és külső igények kielégítését. Attól teljes körű (Total), hogy mindenki részt vesz benne, a szervezet minden tevékenységére és minden egységére vonatkozik. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 4 TQM jellemzői A TQM alapelvei: –vevőközpontúság, –a folyamatok folytonos fejlesztése, –a dolgozók teljes körű részvétele, –tanuló szervezetté válás. Az ilyen szervezetben mindenki ismeri a feladatát, szerepét és munkáját, a céljai világosak. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 5 Folyamatok változtatása Meg kell tervezni, ennek részei: –alapos feltérképezés, leltározás, –az alapvető folyamatok azonosítása, –folyamatok hatásosságának mérése milyen mértékben szolgálják a vevők igényeit, –folyamatok hatékonyságának mérése ezt az erőforrások milyen ráfordításával érik el. Változtatás módjai: –folytonos javítás, működés közben, –benchmarking, időnként, –újjáalakítással (BPR), esetenként. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 6 Az eredményesség feltételei Egy formális (nevesített) folyamat hozzárendelése és elindítása, és a felső vezetés elkötelezettsége és részvétele ebben a folyamatban, bevezetési akcióterv készítése, amelyben –meg kell nevezni a változtatás irányítóját (egy vezetőt), és –létre kell hozni csapato(ka)t (team) a tényleges munkavégzésre, és –létre kell hozni az egyéneknek a változtatásban végzett munkáját mérő, értékelő és jutalmazó rendszert. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 7 A folyamatok elemzése A folyamat: egy vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít kimenetek készletévé egy másik személy számára, emberek, módszerek és eszközök kombinációjával. A vállalat működése folyamatok hálózata. A folyamatok nem mindig láthatók (pl. ügyvédi szolgáltatások), máskor egészükben és formálisan is dokumentáltak (pl. a gyártásban). Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 8 Egy folyamat, példa: a hajvágás Tehát szolgáltatás. A magfolyamat, amikor –a vendég beül a székbe, –a fodrász veszi a szerszámait, és lenyírja a haját, meg is mossa és szárítja, esetleg színezi is. Egy alfolyamat, amikor –fodrász megbeszéli a vendéggel a fazont vagy szóban, vagy fényképek megtekintésével, vagy számítógépes képgenerálással, a vendég fejéhez igazított képekkel Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 9 A hajvágás segédfolyamatai Kell helyiség, berendezés, eszközök, szerszámok, segédanyagok, emiatt: –anyagbeszerzés, –fűtés-hűtés, –takarítás, –karbantartás. A vendégnek tudnia kell a fodrászüzletről, emiatt: –kommunikáció (cégtábla, reklám). Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 10 A hajvágás segédfolyamatai (bis.) Pénzforgalom, emiatt: –pénztár, –számlázás, –könyvelés. Szakszemélyzet, emiatt: –alkalmazás (felvétel, elbocsátás, fizetés), –társas viszony (társasági szerződés), –szakvizsga, képzés, továbbképzés, –tanuló foglalkoztatása. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 11 Az alapvető folyamatok Meghatározó jellemzői: Stratégiai szerepük: –Jelentősek a szervezet küldetését, céljait tekintve. –Versenyelőnyt ill. gyengeséget jelenthetnek. Hatásuk a vevőkre: –A vevőkre közvetlen hatással lévő folyamatok azok. –A belső folyamatok a támogatáshoz tartoznak, mégis előfordulhat, hogy célszerű alapvetőnek tekinteni őket. Keresztfunkcionális jelleg: –Az alapvető folyamatok gyakran keresztezik a meglévő, belső, szervezeti határokat. –A folyamatra orientált szervezetek alapvető folyamatai gyakran egyetlen szervezeti egységen belül vannak. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 12 A General Electric alapvető folyamatai Fejlett technológia Fejlesztés felajánlása Megjelenés a piacon A megrendeléstől az átutalásig Szolgáltatások nyújtása Támogatás Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 13 A teljesítmény mérése Visszacsatolt szabályozási kör: mérés, ítéletalkotás, beavatkozás. Mérés szintjei: –folyamat működési jellemzői, –kimenetek: jellemzők a folyamatok hatásosságára, –végeredmény: az egész szervezet sikerességét jellemzi. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 14 A teljesítmény mérés szintjei 1 A folyamat mérése: –A felhasznált erőforrások mennyisége, az optimumhoz képest (pl. költség). –Közvetlenül befolyásolják az erőforrások (nyersanyagok, gépek, emberek, eljárások, módszerek) összehangolását. –A részfolyamatok és a beszállítói teljesítmények mércéi. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 15 A teljesítmény mérés szintjei 2 A kimenet mérése A folyamat hatásosságát méri –az előállított termék vagy szolgáltatás mennyire felel meg a céljának, –a fogyasztói elvárásoknak, –a tulajdonságai milyen mértékben érik el a szükséges értékeket. A végeredmény mérése –A fogyasztói igények kielégítettségének mértékét határozza meg. –A termék vagy szolgáltatás hatásosságának mérése, a felhasználási helyén, tehát a fogyasztónál. Közvetlenül, többnyire nem lehetséges. –A fogyasztói elégedettség mérése. Mérhető. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 16 A folyamatok javítása Üzleti folyamatok újjászervezése Mechaniz- mus Elérhető változás KockázatKöltségTartamNehézség Folyama- tos javítás esetenként néhány % kicsi rövid (ismétlődő! ) könnyű Benchmar- king 20-50%kicsiközepeshosszúközepes Újjáalakítás (BPR) többszörösnagy!!nagyhosszúnagyon nehéz

Széchenyi István Egyetem 17 Folyamatos javítás Lépései: a vevő megismerése, a hatékonyság felmérése, folyamatelemzés, folyamatfejlesztés, változtatások bevezetése, egységesítés és megfigyelés. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 18 A vevő megismerése a folyamat kimenetének meghatározása, a vevő azonosítása, a vevő igényeinek meghatározása, a vevői követelmények átalakítása specifikációvá, a hatásosság mérése, az adatgyűjtés megtervezése, adatgyűjtés és elemzés, új célok kitűzése, közreadás. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 19 A hatékonyság felmérése Az erőforrások felhasználását méri. Lépései: hatékony mérőeszközök meghatározása adatgyűjtő rendszer tervezése költségelemzés az eltérések, ingadozások elemzése a ciklusidő elemzése új célok kitűzése közreadás Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 20 Folyamatelemzés A tennivalók iránya. Lépései: a folyamat állapotának összefoglalása, javítási lehetőségek sorrendbe állítása, a folyamat és részei kezelésének sorrendbe állítása, a javítási útvonal kiválasztása, közeradás. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 21 Változtatások bevezetése Hipotézisek kidolgozása és próbája. Alapelvek : Tesztelés kicsiben! Bevezetés a gyakorlatba: beindítás, váltás- menedzsment, dokumentálás. Eredmények szemmel tartása. Résztvevők jutalmazása. A következő javítási lehetőség kijelölése. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 22 Folyamatbenchmarking 1.A javítandó folyamat meghatározása. 2.Az összehasonlítás alapjainak megkeresése. 3.Adatgyűjtés. 4.Az eltérések felismerése, meghatározása. 5.A jövőbeli teljesítmény becslése. 6.Közreadás. 7.Célkitűzés. 8.Akcióterv készítés. 9.Megvalósítás, megfigyelés. 10.Újabb célok kitűzése. Üzleti folyamatok újjászervezése

Széchenyi István Egyetem 23 Újjáalakítás (reengineering, BPR) Üzleti folyamatok újjászervezése „A vállalati folyamatok újjáalakítása (BPR) – Michael Hammer és James Champy (USA) szerint – : Az üzleti folyamatok alapvető újragondolása és gyökeres újratervezése azzal a céllal, hogy lényeges, nagymértékű javulást érhessünk el több területen, mint például a költségekben, a minőségben, a szolgáltatásban és a gyorsaságban.”

Széchenyi István Egyetem 24 Újjáalakítás projekt megszervezése Üzleti folyamatok újjászervezése a szervezet kultúrájának elemzése, a magfolyamatok azonosítása, hatékonyság, hatásosság mérése, folyamatok megértése, folyamat állapotának felmérése, prioritások felállítása, jelentés, támogatás megszerzése.

Széchenyi István Egyetem 25 Újjáalakítás projekt elindítása Üzleti folyamatok újjászervezése team kinevezése és kiképzése, környezet elemzése, irányvonal meghatározása, részletes projekt-alapokirat készítése, a vállalat változásra érettségének összegzése.

Széchenyi István Egyetem 26 Az új folyamat kitalálása Üzleti folyamatok újjászervezése Ez az eljárás specifikus eleme. –Kell egy idealizált, semmitől sem korlátozott és egy a környezet által kötött terv. –Többféle forgatókönyv, többféle lehetőség. –A legjobb kiválasztása. Integráció –eredmények közreadása, célok újragondolása Cselekvés –tesztelés kicsiben, –akcióterv készítése, –végrehajtás. Értékelés.

Széchenyi István Egyetem 27 A megvalósítás Üzleti folyamatok újjászervezése Közös a három mechanizmusban: Közreadás –Mind a tájékoztatandók köre, mind a tájékoztatás módja fontos! A kidolgozó csapat mindegyik tagja vegyen részt benne! Tesztelés kicsiben! Akcióterv létrehozása Sorrendek felállítása Bevezetés a gyakorlatba: beindítás, váltás- menedzsment, dokumentálás. Eredmények szemmel tartása. Résztvevők jutalmazása. A következő javítási lehetőség kijelölése.

Széchenyi István Egyetem 28 Arany szabályok Üzleti folyamatok újjászervezése Az átalakításba olyan sok személyt kell bevonni, amennyit csak lehetséges. A folyamatos változást a kultúra részévé kell tenni. Mindenkivel olyan sokat kell közölni, és olyan nyíltan, amennyi emberileg lehetséges, lehetőleg személyesen. Élni kell a pénzbeli elismeréssel. A vállalati kultúrán belül kell dolgozni, nem azt megkerülve.

Széchenyi István Egyetem 29 És a rendszerfejlesztési ciklus? Üzleti folyamatok újjászervezése A Bevezetés a vállalati információs rendszerekbe című jegyzetben tárgyaltuk az információs rendszer kialakítását. Itt a teljes vállalati környezet átalakítását. A kettő között átlapolás van, az információs rendszer kialakítását a vállalat átalakításába beágyazottan kell végrehajtani.