ALEPH 500 Katalogizáló modul Készítette: Kun Zsuzsanna

Jellegzetességek I. Az ORACLE DBMS/SQL relációs adat-báziskezelő rendszert használó ALEPH leglényegesebb modulja, itt történik a magadatbázis: - feltöltése (bibliográfiai rekordokat készítünk); - karbantartása (szerkesztünk és törölünk). Valamennyi fontosabb bibliográfiai eszköz interface-éhez kapcsolódva, az adatokat Unicode-ban menti el. Egyszerre több MARC és nem MARC formátumot is támogat, egy adatbázist szolgáltatva a felhasználóknak, melyhez a könyvtárosok szabadon meghatározhatják a helyi mezőket.

II. A katalogizálás hatékonyságát a szabványos ALEPH 500, vagy a saját katalogizáló sablonok növelik. Alapértelmezett funkciógombok segítik a gyors szöveg-bevitelt, melyet az egérkattintások csökkentésére fejlesztettek ki. A szövegszerkesztő eszközei (Ctrl C; Ctrl V ) is alkalmazható a katalogizáló munkafolyamatban. A könyvtár által meghatározott ’fix-rutinok’ irányítják a munkafolyamatot: - az elmentett rekordokat automatikusan ellenőrzik és érvényesítik.

III. Bibliográfiai alkalmazásokból (OCLC ) és más könyvtárakból származó rekordok és adatok importálhatóak a Z 39.50 protokollon keresztül. E modul az adatbázis karbantartásának a terepe, segítség ehhez: lehetséges az authority fájlok megtekintése, a katalógusban való keresés, a külső adatbázisokból való importálás vagy exportálás, több rekord egyidejű szerkesztése, szabvány másolási és beillesztési funkciók alkalmazása, és a bibliográfiai rekord bármely címkéjének indexbe vétele.

IV. Érvényesíti a fix-mezőjű adatokat rekord, címke, vagy almező alapján. Támogatja a globális adatbázisok változásait mező, almező, vagy megadott szó alapján. Jelentést készít a megváltoztatandó rekordokról, a könyvtár által meghatározott kritériumok alapján. Automatikusan létrehozza és karbantartja az autho-rity rekordból bibliográfiai rekordba kapcsolódó linkeket. Az authority és bibliográfiai rekordok integrációjának kezeléséről jelentéseket készít.

Cédulakatalógus tételei: főtétel, melléktétel, utalótétel és analitikus tétel Csák Nagy Gyula Érzelmeink mély kútja : válogatott elbeszélések / Csák Gyula. – Budapest : Zrínyi, 1984. - 210 p. ; 18 cm. – (Zrínyi könyvtár) ISBN 963 326 849 4 kötött : 26,-Ft 894.511-32 Csák Nagy Ut.: Nagy Gyula, Csák  Csák Nagy Gyula Szerzői főtétel Ady Endre Király István: Intés az őrzőkhöz. - Budapest : Zrínyi, 1984. – p. 25-47. Analitikus tétel

Gépi katalogizálás: HUNMARC formátum ♦ A 008 hívójelű adatmező a dokumentumról meghatározott jellemzőket és információs adatokat tartalmaz. A mező adatai állandó hosszúságú karakterpozíciókkal fejezhetők ki. A mező teljes hossza összesen 40 karakter lehet (00-tól 39-ig), amit nem kötelező teljes egészében kihasználni, de a kötelező elemeket közölni kell. ⇒ 00-05 karakterpozícióban: adatbázisba kerülés dátuma ⇒ 06 karakterpozícióban:„s” ; „m” ; r” ; „c” ⇒ 07-10 karakterpozícióban: megjelenési év ⇒ 11-14 karakterpozícióban: megjelenési év további 15-17 pozíciójával a kiadó ország kódja. 35-37 pozíció a kiadvány nyelvének kódja (3 jegyű) 020 $ h963 15 3568 1$ jfűzött$ c328,-Ft 100 10 $aArany$jDénes$d1881-1957$81 245 12 $aA decsi református egyházközség története$círta Arany Dénes$eátdolg. és kieg. Csécsy István 250 $a2. kiad. 300 $aXXXIII,963p.$bill.$c32cm$etérk.$h4p.$k32 cm 610 24 $aDecsi Református Egyházközség 610 24 $aPetőfi Dalkör$cDecs 700 11 $a Csécsy $jIstván$d1945- 740 21 $aA decsi református dalárda$cösszegyűjt. és közread. Csécsy István

A katalogizáló modul kezdő képernyője Minden modul ikonja a tálcán megtalálható, innen is indítható. Katalogizáló modul ikonja. Sárga ikonok jelentése: 1. Bejelentkezés 2. Nyelvválasztás 3. Könyvtár választása: 01; 10; 50 A modul kezdő képernyője Szerkesztés nézetben van. A Nézet menü pontjait ikonnal is megjelenítették a képernyő bal oldalán, s azok aktivitását fehér hátterük jelzi.

2. Nézet ikon = Példány panel Az éppen szerkesztett pél-dányrekordról tartalmazza a rövid bibliográfiai adatokat Példányrekord megjeleníté-se: a szövegdobozba be kell írni a példányt azonosító vonal-kódot, majd kattintani kell vagy Entert nyomni.

3. Nézet ikon = Keresés nézet Előnye: az új rekord készítését megelőzően az adatbázis ellenőrzése innen indítható.

Keresési folyamatból át lehet váltani rekordszerkesztő nézetbe

A magadatbázis ellenőrzésének utolsó fázisa – a kijelölt rekord űrlapjának áttekintése

Menüsor I. PÉLDÁNYOK MENÜ Katalogizálás menüből több módon indítható új rekord létrehozása.

Menüsor II. Szervíz menü /jogosultság függő/

Párhuzamos adatbevitelt segítő eszközök több rekord egyidejű szerkesztése során A megnyitott rekordok neveinek listája, ahonnan a fájlnévre kattintással váltogatunk a megnyitottak közül, s a fájl adatainak módosításakor kék színűvé válik a fájlnév háttere. 2. A könyvtár neve jelzi, melyikben történik az adatbevitel.

Katalogizálási lehetőségek I. Új rekord készítése A) Adatbevitel sablonba B) Meglévő rekord másolása C) Importálás idegen adatbázisból II. Magadatbázisban lévő rekord példányainak gyarapítása

I. A) Adatbevitel sablonba Adatbázis ellenőrzése – az összes katalogizálási folyamatnál kötelező! Űrlaplista behívása, sablon kiválasztása, kitöltése – Hunmarc formátum Mentés a PC-re (lokális rekord), vagy a szerverre, BIB rekord. Példányadat elkészítése

1. Ellenőrzés indítása a keresés nézetből

2. Sablon behívásának lehetőségei A) Szerkesztés nézetben 1 2. Sablon behívásának lehetőségei A) Szerkesztés nézetben 1. Sablonválasztás a dokumentum típusa szerint Sablon jellemzője: alapértelmezett, vagy lokális, ez utóbbi lehet egyéni vagy intézményi. Az EKF könyvtárának sablonjai:

A) Szerkesztés nézetben 2. On-line és off-line adatbevitel sablonjai Könyv sablonja off-line adatbevitelnéll Könyv sablonja on-line adatbevitelnél

2. Sablon behívásának lehetőségei B) Katalogizálás menüből Beviteli űrlap megnyitása – a menete megegyezik az A) 1.-ben bemutatott, ikonról indított katalogizálással, Új rekord funkció - a rekordformátum (dokumentum-típus) kiválasztása után megkapjuk a rekordfejet és a 008 mező ablakát, kitöltésük után az űrlapot, amit ki kell még adatmezőkkel bővíteni.

Új rekord készítésének további módjai a Katalogizálás menüben Rekord megnyitása helyi meghajtón. Funkciója kettős: szerkesztésre megnyitás vagy duplikálás A rekord behívása a fájllistáról történik. a) Megnyitás-sal a korábban megnyitott rekord szerkesztése folytatható. b) Duplikálás - olyan esetekben célszerű alkalmazni, amikor: a feldolgozandó dokumentumok között kevés adateltérés van. Pl: új kiadás Lényeges: a Katalogizálás menüben válthatunk az on-line vagy off-line adatbevitel között.

2. Sablon behívásának lehetőségei C) Kölcsönző modulból A PÉLDÁNYOK menüből CTRL + F8 sablont hív be. Rövid kölcsönzési rekord készítésének lehetősége

ÚJ REKORD KÉSZÍTÉSE Könyv feldolgozása az EKF űrlapjával Űrlapválasztás, megnyitás, az új rekord NEW előtaggal és egy számmal automatikus fájlnéven jelenik meg.

Adatbevitelt segítő szolgáltatás: a Mező információ A mezők szerkesztésekor automatikusan betöltődő súgó a csúszkával lapozható.

Billentyűparancsok is gyorsítják az adatbevitelt. Az elsőként kitöltendő 008 adatmező behívása Ctrl F-fel történik

A magadatbázisból történő átemelés folyamata 1. A besorolási adatokból típusuk szerint indexállományok képződ-nek. Az indexlistáról történő átemelés biztosítja az adatbázis egységességét.

A magadatbázisból történő átemelés folyamata 2. Példa személynév, mint főtétel adata beemelésére: F3 - indexlistába léptetés parancsa.

A magadatbázisból történő átemelés folyamata 3.

A magadatbázisból történő átemelés folyamata 4.

A magadatbázisból történő átemelés folyamata 5.

A magadatbázisból történő átemelés folyamata 6.

A rekord azonosítását segítő lista A kék szín jelzi az aktív - szerkesztett - rekordot.

Billentyűparancsok is segítik az adatbevitelt Mező és almező műveletek 1. F5 – Új mező behívása listából. F6 – Új mező behívása nem a listáról. F5

Mező és almező műveletek 2. Mező másolása – Ctrl + T Mező beillesztése – Alt + T Mező törlése – Ctrl + F5 Új almező behívása – F7 Almező törlése – Ctrl + F7

Mező és almező műveletek 3. Ctrl + S – almező másolásának parancsa a kijelölés után

Mező és almező műveletek 4. Alt S – almező beillesztése

Az új rekord adatainak ellenőrzése

A mentés folyamata

Új rekord ellenőrzése az OPAC-ban

Az OPAC - átváltási lehetőség a példány panelre A példánypanel megnyitását követően az adatok beviteléhez kattintani kell az „Új” mezőn.

Példányadatok 1. képernyő A fekete nyilak párbeszédablakokat nyitnak ki, ahonnan kattintással kell beemelni az adatokat.

Példányadatok 2. képernyő Fontos tudni: a Leltári számot innen listázza az ALEPH. Leltári szám kitöltése kötelező, innen kerül az adat a listára. Adatbevitel zárása: Hozzáad-ra kattintás.

Rekord/ok bezárásának lehetőségei X = egy rekord bezárása

I. B) Rekord másolása 1. A katalogizálás e formája gyorsítja az adatbevitelt, ezért javasolt az adatbázisban már rögzített dokumentum új kiadásának állományba vételekor alkalmazni. Menete: Be kell hívni a korábbi kiadás rekordját  majd a CTRL N parancs  meg kell jelölni az alábbi ablakban a könyvtárat, ahová kérjük a másolatot: EKF 10 - Authority rekord készítésére szolgál EKF 50 – Példány panel

I. B) Rekord másolása 2. A másolat bárminemű változtatása előtt a lista segítségével át lehet váltani az eredeti (lemásolt) rekordra és azt célszerű bezárni.

I. C) Importálás folyamata Letöltés az ODR-ből:

Letöltendő fájl nevének megadása Ezt követően megnyitjuk a Katalogizálás menüt és ráállunk a „rekord importálás”-ra.

Input (letöltött) fájl importálása Fájl megnyitása a listából. 2709 OCLC conversion beállítása a konverziós programként. „Konvertálás”-ra kattintás.

Fájl behívása szerkesztéshez A jobb oldali listából történő kijelölést követően kattintás a Szerkesztés mezőn.

Az űrlap módosításánál lényeges: Űrlap módosítása 1. Az űrlap módosításánál lényeges: 008-ban a 39. pozícióba 1 kerüljön! 040 d almezőjébe az átemelő intézmény kódját kell beírni.

Űrlap módosítása 2. Az első adatmódosítás alkalmával aktivizálódik a rekord. Jele:

Lokális rekord ellenőrzése

A lokális rekord mentése

A szerverre mentett rekord jele: rendszerszám

Az új rekord négy nézetben is leellenőrizhető A példányadat készítése a következő lépés, indítása innen.

A példány panel megnyitását követően az adatbeviteli űrlap az „Új”-ra kattintással aktivizálódik Az űrlapot a már ismertetett módon kell kitölteni.

II. Rekord példányainak gyarapítása ADATBEVITELI MÓDOK Új (üres) sablon behívása Duplikálás, ebben az esetben a sablon kitöltendő adatmezői csupán: - vonalkód; - raktári jelzet; - leltári szám.

Utaló készítése 1. A 01-ben épített magadatbázishoz az authory rekord a 10-ben készül. A kész BIB rekord elmentése után kell váltani a 10-es könyvtárra. E művelet jogosultság-függő, gyakorlat, könyvtáranként csak 1-2 ember van felhatalmazva e munkafolyamatra.

Utaló készítése 2. Az utaló készítése a Katalogizálás menüből „Új rekord készítése” paranccsal behívható sablonnal történik. A sablon ez esetben is választható, alapja, hogy az utaló személynév-e vagy fogalom.

Utaló készítése 3.  Az AUT rekord

Utaló Megjelenítése 1. Az authority rekord 01-ben történő megjelenítése.

Utaló Megjelenítése 2.

Utaló Megjelenítése 3.

Utaló Megjelenítése a BIB rekordból F3-mal érhető el a besorolási lista.

Köszönöm a figyelmet!