PROJEKT MENEDZSMENT A PROJEKT MENEDZSMENT ALAPJAI A PROJEKTEK TERVEZÉSE A PROJEKTEK MEGVALÓSÍTÁSA SEED ALAPÍTVÁNY

A projekt ( a tervezés álneve) Pontosan meghatározott célok (eredmények) elérése megadott időre adott költségkeret mellett Kezdési és befejezési időpont adott Egyszeri tevékenység Összetettség, komplexitás Saját szervezeti háttér Tapasztalat alkalmazhatósága SEED ALAPÍTVÁNY

Projekt menedzsment funkciók I. Projekt tervezés A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi Jellemző a kettős feladat: A megtervezendő rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása Projekt szervezés Team építés és fejlesztés A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése) SEED ALAPÍTVÁNY

Projekt menedzsment funkciók II. Projekt koordinálás Kitűzött határidők betartása Információáramlás biztosítása Projekt irányítás A munkálatok terv szerinti lebonyolítása Projekt ellenőrzés A projekt futását folyamatosan követő tevékenység (Ki kell terjedjen mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra) SEED ALAPÍTVÁNY

Projekt életciklus (1 – 2) IDŐBELI LEFUTÁSBAN Négy fázis: Kezdeményezési (koncepcionális) fázis Ötlet/igény felmerülése Projektjavaslat elkészítése Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése Tervezési fázis Projekt célok definiálása Projekt menedzsment létrehozása Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrálása minőségi-, illetve biztonsági előírásokkal, adminisztrációval Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése SEED ALAPÍTVÁNY

Projekt életciklus (3 – 4) 3. Végrehajtási (implementációs) fázis Tervek „üzembehelyezése” Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerinti reviziója Lezáró (befejező) fázis Projekt komplettálása Átadás Projekt kiértékelése Nyomon követési feladatok SEED ALAPÍTVÁNY

A projektciklus (FOLYAMATÁBRAKÉNT) 1. LÉTREHOZÁS 2. TERVEZÉS 4. ÉRTÉKELÉS 3. MEGVALÓSÍTÁS és NYOMONKÖVETÉS SEED ALAPÍTVÁNY

Milyen a jó projekt? Valós problémákra és lehetőségekre szabott Illeszkedik a pályázó hosszú távú fejlesztési terveihez Élvezi a partnerek és érintettek támogatását Megvalósítható Egyedi Jelentős hatása van a külső környezetre is SEED ALAPÍTVÁNY

A projekt létrehozása A PROJEKT LEGYEN Világosan átlátható Meggyőző és Mérhető! Ennek elérésére alkalmazzuk a PROJEKTTERVEZÉSI TECHNIKÁKAT: SWOT elemzés = MILYEN, aki csinálja Problémafa = MINEK az érdekében Célfa = MILYEN eredményért Logikai keretmátrix = MIT csinál SEED ALAPÍTVÁNY

Projekttervezés Végrehajtási struktúra elkészítése Erőforrások tervezése Logikai terv elkészítése (keretmátrix) Mérföldkövek és döntési pontok rögzítése Időtervezés Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése SEED ALAPÍTVÁNY

A SWOT-elemzés MICSODA? Táblázatos formában megjelenített gyorsfénykép, mely a szervezet aktuális állapotát mutatja be. Remek melléklet a pályázathoz! MIRE JÓ? A pályázat bírálója számára azonnal világossá válnak a pályázó szervezet fő fejlesztési lehetőségei és esetleges gondjai SEED ALAPÍTVÁNY

+ - A SWOT felépítése Belső tényezők ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK LEHETŐSÉGEK (Strengths) GYENGESÉGEK (Weaknesses) + - LEHETŐSÉGEK (Opportunities) VESZÉLYEK (Threats) Külső tényezők SEED ALAPÍTVÁNY

Problémafa – példa Negyven feletti nők a munkaerőpiacon A negyven év feletti nők nem tudnak elhelyezkedni A negyven év feletti nőket diszkrimináció éri a munkaadók részéről Okozat Nem tudnak messzire járni dolgozni Nincs piacképes szakismeretük Nem értenek a számítógéphez Tradicionális családi munkamegosztás SEED ALAPÍTVÁNY

Célfa – példa Eredmény Informatikai képzéssel erősödik a munkaerőpiaci A negyven év feletti nők munkaerőpiaci helyzete javul A női esélyegyenlőség erősödik Eredmény Az atipikus munkavégzési formák (önfoglalkozatás, távmunka) ismertebbek lesznek Képzésekkel nő a célcsoport tudása Informatikai képzéssel erősödik a munkaerőpiaci helyzetük Az önismereti, motivációs, kommunikációs képzés segít SEED ALAPÍTVÁNY

Logikai keretmátrix MICSODA? Egy 4x4-es táblázat, mely egy konkrét projektet tesz áttekinthetővé mind a tervező, mind a pályázat elbírálója számára Szintén pályázati melléklet. MIRE JÓ? Segít a problémákra reagáló, mérhető eredményeket hozó, profi pályázat készítésében Átlátható, logikus módon mutatja meg az összefüggéseket a tervezett tevékenységek és elérendő célok között Bizonyítja, hogy a várt eredmények mérhetőek, és bemutatja, hogy hogyan Segít felmérni és megfogalmazni a pályázat kockázati tényezőit SEED ALAPÍTVÁNY

Előkészítése: Érintettek elemzése Problémaelemzés Célkitűzés-elemzés Célcsoportok azonosítása Kulcsproblémáik, lehetőségeik és korlátaik Problémaelemzés Problémák meghatározása Ok-okozati összefüggések meghatározása Célkitűzés-elemzés Projektstratégia meghatározása SEED ALAPÍTVÁNY

Tervezési lépései Beavatkozási logika meghatározása Előfeltevések és rizikófaktorok meghat.-a Indikátorok azonosítása Tevékenységütemezés készítése Költségvetés készítése SEED ALAPÍTVÁNY

4. Kockázatok és feltételezések Felépítése 1. Leírás 2. A sikeresség mutatói 3. Mutatók forrásai 4. Kockázatok és feltételezések 1. Stratégiai célok   2. Projektcél 3. Eredmények 4. Tevékenységek Források  Költségek Előfeltételek  SEED ALAPÍTVÁNY

A mérföldkövek mátrixba rendezése Sor-szám Tevékenység Felelős Megvalósítás (hónapok) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Team létrehozása X. Y. 2. Projekt előkészítése Z. F. 3. 4. Beruházás 5. 6. 7. Folyamatos kommunikáció a partnerek között 8 Projekt folyamatos nyomon követése .9 Projekt pénzügyi monitoringja .10. 11. Záró beszámoló készítése SEED ALAPÍTVÁNY

A projekt végrehajtása Tulajdonképpen a projekttermék létrehozása Projekt monitoring, kontrolling (tervvel összehasonlítás) Erőforrások feladatokhoz hangolása Változások kezelése (esetleg válságmenedzselés) Kommunikáció Megbízó, projekt környezet és felelősök tájékoztatása - elvégzendőkről - dokumentációról - tanulságokról - korrekciókról SEED ALAPÍTVÁNY

A projekt lezárása A projekttermék dokumentált átadása Követési, karbantartási megállapodás Projekttagok visszahelyezése eredeti munkájukba Erőforrások reintegrációja Utólagos költségelszámolás készítése Tartalom, célok és módszerek elemzése Tapasztalatok rögzítése, összefoglaló készítése Záró értekezlet SEED ALAPÍTVÁNY

A projekt értékelése Elért szakmai eredmények elemzése - a rögzített célok - a megbízás tartalma és - a sikerkritériumok szempontjából Projektfolyamat értékelése Együttműködés elemzése Hatékonyság értékelése Értékelő jelentés összeállítása SEED ALAPÍTVÁNY

GYAKORLATI TANÁCSOK pályázatíráshoz (PRAKTIKUM) Az NFH által finanszírozott pályázatokat magyarul, géppel írottan kell benyújtani A projekt illeszkedjen a megpályázott program célkitűzéseihez A pályázat megfogalmazása legyen precíz, világos, könnyen érthető Az eredeti és másolati példányok egyenként legyenek lefűzve. Ügyeljünk a pályázati kiírásban foglaltak pontos betartására, mert az ezektől való legkisebb eltérés is kizáró ok lehet adott esetben - például a pályázatok leadási határideje, amely percre pontosan értendő (általában nem a postai bélyegző dátumát veszik alapul, hanem a hivatalba történő beérkezéséét). SEED ALAPÍTVÁNY

Lapozza át egy pihent kívülálló is Ellenőrző lista alapján össze kell gyűjteni a mellékleteket és alá kell írni a megfelelő helyen Az érintett intézmény jogilag felhatalmazott képviselője írhatja alá! (aláírási címpéldány) Csak olyasmire kérjünk támogatást, amire a terv megvalósításához feltétlenül szükség van. Reális árakon, reális bérekkel számoljunk. Nem érdemes megpróbálni minden áron kitölteni a pályázható keretösszegeket! Legyen kevesebb, de konkrét cél, jól körülhatárolt célcsoporttal, és lehetőleg mérhető eredményekkel. SEED ALAPÍTVÁNY

Tudnivalók a közbeszerzésről Május 1-től új törvény – www.IM.hu A strukturális alapoknál már most is alkalmazni kell - 2004. jan. 1- dec. 31. árubeszerzés: 25 milliótól építési beruh. :65 milliótól szolgáltatás: 15 milliótól - 2005. jan. 1 – dec. 31. árubeszerzés: 25 milliótól építési beruh. :70 milliótól szolgáltatás: 20 milliótól Nettó összegek!!! SEED ALAPÍTVÁNY

Infrastrukturális beruházások pályázatai Megvalósíthatósági tanulmány (több lehetséges alternatíva összehasonlítása – pl.költségek, időigény, stb. alapján) - vezetői összefoglaló - Általános elemzés – HR, piac, stb. - műszaki megvalósítás, végrehajtás tanulmányterv - Környezeti hatások és beavatkozási területek - Pénzügyi megvalósíthatóság - Gazdasági és társadalmi elemzés: költség – haszon (ráfordítás/hozamok) mérése - Kockázat elemzés, érzékenység vizsgálat SEED ALAPÍTVÁNY

II. Környezetvédelmi hatásvizsgálat a beruházásra III. Műszaki tervek, engedélyek – építési engedély 8-10. hó IV. Gazdasági vizsgálat –költségek, önrész, előfinanszírozás SEED ALAPÍTVÁNY

ÍRJUNK VAGY ÍRASSUNK? A STRUKTURÁLIS ALAPOKBÓL FINANSZÍROZOTT PÁLYÁZATOKAT MINDENKI MOST TANULJA, EDDIG MAGYAR SZERVEZETNEK ILYEN TÍPUSÚ PÁLYÁZATBAN NEM VOLT LEHETŐSÉGE RÉSZT VENNI. Amennyiben külső céget veszünk igénybe, tájékozódjunk referenciáiról! Vegyük figyelembe, hogy általában fix díj + sikerdíjért dolgoznak, melyet ki kell termelni. A százalékos összegben megállapított tanácsadói díj nem elszámolható költség. (GVOP-ban a fix díj 10 M Ft pályázott értékig 50 E Ft; 10 M Ft felett 100 E Ft-ban maximált!) SEED ALAPÍTVÁNY

Két HEFOP pályázat 2004/ 3. 5. 4. A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézmények rendszerszerű bevonásával 2004/ 3. 4. 2. A vállalkozói készségek fejlesztésének támogatása SEED ALAPÍTVÁNY

A feldolgozás menete az ESZA Kht.-nál Iktatás, formai ellenőrzés Megfelelés ellenőrzése alapvető szabályossági követelményeknek - eredeti és másolati példányok - elektronikus adathordozón is Azonosítószám kiadása Első hivatalos értesítés megküldése SEED ALAPÍTVÁNY

Lehetőségek 1.1. Formai értékelésre bocsátható 1.2. Ha nem bocsátható formai értékelésre, értesítés az elutasításról (ilyenkor az eredeti példányt az ESZA Kht. köteles megőrizni, a többit 2 héten belül elviheti a pályázó) SEED ALAPÍTVÁNY

A formai értékelés Teljességi - formanyomtatványok kitöltése teljes-e? - minden melléklet csatolva-e? KÖLTSÉGVETÉS, PARTNERSÉGI MEGÁLLAPODÁS, KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI NYILATKOZAT, ADATLAP TÁMOGATÁSI DÖNTÉSRŐL, ÉLETRAJZOK, GARANCIÁK, PÉNZÜGYI TERV STB. Jogosultsági vizsgálat pályázó jogosult-e a támogatás elnyerésére? SEED ALAPÍTVÁNY

3-féle eredmény lehet 2.1. Pályázat befogadása (ha teljes + jogosult) Befogadásról értesítés küldése Szakértői csoport értékeli (ez még nem jelenti a támogatás biztos elnyerését, csak a formai megfelelést igazolja) SEED ALAPÍTVÁNY

2.2. Hiánypótlás Ha pótolható melléklet hiányzik, faxon, vagy postai úton szólítják fel a pályázót a pótlásra. Ennek kézhez vételétől számított 5 nap alatt kell beküldeni faxon, vagy ha eredeti melléklet, akkor postán is. Ezt követően értesítés - befogadásról, vagy - elutasításról SEED ALAPÍTVÁNY

Jogosultság hiánya esetén 2.3. Elutasítás Jogosultság hiánya esetén Tartalmi elem hiányzik (pl. a formanyomtatvány nem hiánytalan), vagy Hiánypótlási felszólítás ellenére sem érkezett be a pótolandó dokumentum Ezt a döntést 5-tagú értékelő bizottság hozza meg (az ESZA Kht. előterjesztése alapján) Elnöke az Irányító Hatóság munkatársa Titkára az ESZA Kht. munkatársa 3 szavazó tagja a szaktárcák delegáltja SEED ALAPÍTVÁNY

az érdekképviseleti szervek, civil szervezetek képviselői (Tanácskozási joggal a régiók, az érdekképviseleti szervek, civil szervezetek képviselői is jelen lehetnek, akiket felkérés, vagy delegálás útján választanak ki.) SEED ALAPÍTVÁNY

Szakmai értékelés A pályázati útmutatóban közzétett szempontrendszer szerint FÜGGETLEN SZAKÉRTŐK végzik a szakmai és pénzügyi értékelést Két szakértő egymástól is függetlenül értékel Javaslatukat az ÉRTÉKELŐ BIZOTTSÁG ülése vitatja meg és javaslatot tesz az Irányító Hatóság vezetőjének SEED ALAPÍTVÁNY

Ennek alapján hozza meg a TÁMOGATÁSI DÖNTÉS-t és erről az Irányító Hatóság értesíti a pályázót. - Pozitív támogatási döntés esetén megkezdődik a támogatási szerződés előkészítése, majd végbemegy a megkötése - Elutasítás esetén a pályázó értesítése SEED ALAPÍTVÁNY

További információk Értesítések postai úton történnek (kivétel a hiánypótlásra való felszólítás, ahol fax) Kérdések a hiánypótlással és az elbírálási folyamattal kapcsolatban e-mail-ben EUtamogatas@esf.hu vagy a pályázati útmutatóban közzétett telefonon Elutasításról küldött levél tartalmazza az indoklást. Ennek figyelembe vételével, kijavításával lehet és érdemes újból pályázni. SEED ALAPÍTVÁNY

www.gkm.hu (GVOP és KIOP is!) www.fmm.gov.hu és www.hefop.hu Aktuális pályázatokról az egyes Operatív Programokat Irányító Hatóságok www.gkm.hu (GVOP és KIOP is!) www.fmm.gov.hu és www.hefop.hu www.fvm.hu (AVOP) www.nth.hu (ROP) illetve Az ESZA Kht. által lebonyolított elbírálásokról www.esf.hu honlapon lehet tájékozódni. SEED ALAPÍTVÁNY

Dokumentumtár Damjanovich Katalin – Hermándy-Berecz Judit [2003]: MATRA Projektfejlesztő Tréning a Regionális Fejlesztésért (Második blokk: projekttervezés) Tempus Közalapítvány Görög Mihály [2001]: Általános projektmenedzsment. AULA kiadó, Budapest   Görög Mihály [2001]: Bevezetés a projektmenedzsmentbe. AULA kiadó, Budapest   PHARE ACCES 2001 BCARN program – www.romacentrum.hu/ www.pm-mesterseg.hu/  www.tpf.hu/ SEED ALAPÍTVÁNY

További hasznos linkek Egy projekttervező szoftver http://www.humansoft.hu/Szoftver/tempo/ Projektvezetés http://www.szinergia.hu/ Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon - 2. kötet http://www.computerbooks.hu/vallir2/ Projekttréningek http://www.poziteam.hu/ SEED ALAPÍTVÁNY

Köszönöm a figyelmet! Lányi Pál SEED Kisvállalkozás-fejlesztési Alapítvány 1024 Budapest, Rómer Flóris utca 22-24. V. 15. T/F.: 212-2179; 315-0195; 316-4987 E-mail: planyi@seed.hu; lanyipal@hotmail.com Webcím: www.vallakozo.hu/seedcom MAGÁNCÉG: EUTENDER BT. 1141 Komócsy u. 8. T: 222-0730; F: 422-0513; GSM: 20/421-7893 SEED ALAPÍTVÁNY