A hivatalos levél Tartalma és formája

A levél megírásakor figyelembe kell venni: levél tárgyát, a levél írásának célját és azt, hogy ki a címzett a címzett és a levélíró közötti kapcsolat, a kapcsolat jellege meghatározza a hangnemet bárki a címzett, kötelező az udvarias forma

Követelmények Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás. Legyen könnyen áttekinthető. Kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen összetett körmondatokat. Derüljön ki a hivatalos levélből a levél célja, mit vár el, mit ajánl a levél írója

Formai követelmények levélpapír boríték A/4 méretű famentes levélpapír, céges fejléc logo, embléma, cég pontos név és cím, levelezési cím, postafiók, netes elérhetőség, telefon és fax boríték igényes, céges, zárt vagy ablakos

A levél részei és kivitelezése Arial vagy Times New Roman 12-es betűtípus, tömbforma (magyar szabvány szerint) első oldal céges a többi pedig egyszerűsített cégnyomatos papír, levél minden sora a levél margójánál kezdődik, 1-1,5 sortáv  A tömbforma jellemzőbb az üzleti életben. francia forma: egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm, dátum a levél alján elköszönés és aláírás jobb oldalon, akár 2-es sortáv

A hivatalos levél formája Céges papír Küldő (név, cím, tel/fax) Címzett Hivatkozási szám Ügyintéző (aki az üggyel foglalkozik, telefon/faxszáma) Tárgy Megszólítás (ezt helyettesítheti a T. cím) Az üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek

Fogalmazási és stílus követelmények rövid fogalmazás személy szóljon személyhez az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen általában ÉN helyett MI mindig udvariasan nyelvhelyesség kötelező magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan alkalmazzuk egy gondolat – egy bekezdés fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek pozitív kifejezéseket passzív mondatrészek kerülése fölösleges szavak kerülése rövid mondatok hibás szókapcsolatok kerülése címzés lényegre törő, megszólítás udvarias legyen

Gyakori hibák a címzéstévesztés pl. azért mert a cím megváltozott, de a változást nem vezették át a címjegyzékbe a vállalatnál a címzett nevének, beosztásának helytelen írása pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony nagybetűvel írandó  így pl.: Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony! ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba található a levélben, a nyelvhelyességi hibák gyakoribbak vigyázni kell, a számítógép nem tud helyesen elválasztani; előfordul, hogy nem a jelzett melléklet kerül becsatolásra, vagy egyáltalán hiányzik;

Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái egy vállalatnál Értesítés valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről Pl.: ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál

Felszólítás Kifogásolás Engedélyező Pl.: Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. (Itt szankciók is megjelenhetnek.) Kifogásolás Pl.: Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik.  Ez esetben kifogással él a megrendelő. Engedélyező Az engedélyezések számos fajtája létezik. Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is. Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához.

Igazolás Meghatalmazás Gyakori levélforma az igazolás. Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki. Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól. Meghatalmazás A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben alkalmazott irat. A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre, adott ügyben eljárjon, jogokat, kötelezettségeket vállaljon. A meghatalmazás tartalmazza a meghatalmazott nevét, a meghatalmazás tárgyát, a jogosultságot, a meghatalmazás érvényességi idejét, a kiállítás dátumát, a meghatalmazó és meghatalmazott adatait.

Fellebbezés Bejelentés Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt. A határozat megváltoztatását akkor lehet kérni, ha az indokokkal alátámasztható. Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges hangnem kerülendő. Bejelentés a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára természetesen a bejelentés szóban is történhet ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.

Panaszlevél Feljegyzés A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a panaszos levél. Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő. Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz. A névtelen levelekkel nem foglalkoznak. Feljegyzés A feljegyzés gyakori ügyirat. Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére. Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és mikor készült, ki készítette

Jegyzőkönyv A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket, tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen. A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát.  Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogy hogyan zajlott le az esemény.