A rendezvényszervezés feladatai Rendezvény előtti feladatok Szervezők kijelölése Helyszínkiválasztása Időpont-választás Tárgyi és infrastrukturális feltételek biztosítása Programterv és időterv összeállítása Költségvetés, üzleti tervezés Nyomtatványok, kiadványok tervezése Kiegészítő szolgáltatások szervezése (pl. szállás, vendéglátás, közlekedés, turisztikai programok) Előzetes regisztráció Jogi kérdések (szerződéskötés) Kockázatkezelés, felkészülés Marketingfeladatok Protokoll Lebonyolítási forgatókönyv készítése Egyéb (pl. hatósági engedélyek beszerzése: közterület, rendőrség, ÁNTSZ, vám, tűzoltóság, orvosi ügyelet, légtérhasználat)
A rendezvényszervezés feladatai II. Rendezvény alatti feladatok Vendégek fogadása (transzfer szervezése) Programok koordinációja Információs anyagok (pl. konferenciatáska) bekészítése, átadása Helyszíni regisztráció Információs iroda működtetése Biztonság a rendezvényeken (pl. teremfelügyelet, ruhatár) Marketing, PR feladatok Rendezvény alatti protokoll Egyéb (pl. installáció, technikai eszközök működtetése)
A rendezvényszervezés feladatai III. Rendezvény utáni feladatok Bontás, tereprendezés, takarítás Pénzügyi elszámolások Utókalkuláció készítése PR cikkek Sajtóanyagok összegyűjtése Follow-up (köszönőlevelek küldése, ajándék party) Dokumentálás (proceedings) Értékelések, jelentések készítése Rendezvény hatásvizsgálata Egyéb (pl. referencia kérése)
Forgatókönyv A forgatókönyv tartalmazza: eseményt (mi az?) mikor van? hol van? milyen technikát igényel (szállás, fény, hang) ki a felelős, ügyeletes? feladatok időrendben leírva. (igények: konferanszié, székek, ajándék átadás, stb.)