Az Elektronikus levéltár projekt kiterjesztése Az Ön jövőjébe ruházunk be! Az Elektronikus levéltár projekt kiterjesztése EKOP-1.2.8-08-2008-0001 E-levéltári workshop Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára Budapest, Magyar Országos Levéltár, 2010.12.08.

Levéltári Technológiai Központok (MOL és BFL) A jelenleg folyó e-levéltári projekt eredményeként létrejövő rendszer fő elemei Levéltári Technológiai Központok (MOL és BFL) Elektronikus Levéltári Központ és Archívum (ELKA) – Kopint fenntartásában E-levéltári szolgáltatások E-irattári szolgáltatás Referencia Levéltár szolgáltatás

Elektronikus levéltári technológiai központok (MOL, BFL) fontosabb elemei Levéltári alkalmazói szoftver a hagyományos és elektronikus iratok együttes kezelésének, nyilvántartásának, feldolgozásának és kutathatóvá tételének támogatására. Archiváló Laboratórium. Feladata: a) az off-line (adathordozón történő) iratátvétel, b) a problémás elektronikus állományok szükséges vizsgálatának, ellenőrzésének, a javításoknak, és szükséges átalakításoknak a támogatása, c) standard archiválási eljárások kidolgozása. Digitalizáló eszközrendszer (A/0 szkenner, digitális kamera, hangdigitalizációs eszközrendszer, mikrofilmszkenner stb.) Az 1-3. feladatok ellátáshoz szükséges tárolókapacitás.

Központi rendszer (ELKA) fontosabb levéltári funkciói Elektronikus iratok és a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartások, metaadatok on-line átvétele. Az e-iratok hosszú távú, katasztrófatűrő tárolása. E-levéltári folyamatok támogatása (SIP átvétele, AIP, DIP előállítás stb.). Publikus iratokhoz való hozzáférés biztosítása. „Referencia levéltár” kialakítása

ELKA e-irattári szolgáltatása Az e-irattárhoz szerződéssel csatlakozott köziratképző szerv irattárazott e-iratokat helyezhet el átmeneti tárolás céljából legfeljebb az irattári terv szerinti levéltárba adásig/selejtezésig terjedő időszak végéig. Az e-irattárban tárolt iratok feletti rendelkezési jog az iratképző szervnél marad. Az e-irattár legalapvetőbb szolgáltatása a tárolási funkció biztosítása. Kapcsolódás: az akkreditált iratkezelő rendszerek részére a nyílt és megfelelően dokumentált csatlakozási szabványok mentén.

Referencia levéltár (RLO) az ELKA egyik szolgáltatása, lehetővé teszi a megyei levéltárak költséghatékony csatlakozását a rendszerhez A Referencia Levéltár egy, az elektronikus iratok kezelésére és a levéltári anyagok nyilvántartására specializált, önálló levéltári web-es alkalmazás. Az alkalmazás célja, hogy a központi rendszer szolgáltatásait referencia jelleggel elérhetővé tegye a csatlakozni kívánó levéltárakhoz.

Funkcionális vázlat

Projekt költségvetése (millió Ft)

E-levéltár kiterjesztése EKOP projektjavaslat készítése NEFMI felkérésre KD – MOL – BFL Projektjavaslat benyújtása a 2011-2013. évi akciótervre Beadás: 2010.10.08. NEFMI és NFM támogatással A fejlesztés tervezett kezdési időpontja 2012. november 29., befejezése: 2014. július .01..

A 2. projekt konzorciuma javaslat szerint A tervezés, és projektjavaslat előkészítése: Magyar Országos Levéltár Budapest Főváros Levéltára Kopint-Datorg zRt A kiemelt projekt megvalósítása során a 3 konzorciális partner kiegészül a 20 megyei és 4 települési önkormányzati levéltárral.

Önkormányzati levéltárakban tervezett beruházások Levéltári Technológiai Központ (LTK) létrehozása A levéltári iratanyag feldolgozásához szükséges háttértárolók, szerverek biztosítása, szerverterem létesítése Digitalizáló labor létrehozása Kutatótermek informatikai modernizálása Hálózati csatlakozások fejlesztése Levéltárosok felkészítése, képzése

Önkormányzati levéltárakban tervezett beruházások Háttértárolók – szerverek - gépteremfejlesztés Webszerver 1 db Adatbázisszerver 1 db Adatbáziskezelő szoftver 1 db Mentő szoftver 1 db Intelligens diszk alapú tároló 1 db Merevlemezek 24 TB Szalagos háttértár 1 db Szalagos Tároló média 20 db Szünetmentes áramellátás 1 db Az eszközök számára - a helyi lehetőségek figyelembevételével - megfelelő üzemeltetői helyiségek kialakítása.

Önkormányzati levéltárakban tervezett beruházások Digitalizáló laborok A/0 szkenner Könyvszkenner (A/2) Automata dokumentumszkenner egyéb kisebb értékű, digitalizálást támogató eszközök, szoftverek.

Önkormányzati levéltárakban tervezett beruházások Hálózatbővítés, kutatótermi gépek Hálózati végpont bővítés (max. 20 db végpont+aktív eszközök): Munkaállomások bővítése : Levéltárosi felhasználói számítógépek (max. 3 db): Labor munkaállomás (max. 3 db) Kutatótermi gépek (max. 10 db)

Az 1. projekt elemeinek továbbfejlesztése (ELKA) Központi Rendszerben történő fejlesztések Tárolókapacitás bővítése Levéltárak csatlakoztatásával járó informatikai fejlesztési feladatok elvégzése A Referencia Levéltár szolgáltatás testre szabása a megyei levéltárak igényei szerint A kapcsolódó intézmények szolgáltatásainak a csatlakoztatása az elektronikus levéltári portálhoz

Az Elektronikus Levéltár fejlesztést érintő rétegei

MOL feladatok A csatlakozó levéltárak részére a csatlakozási módszertani kiadvány elkészítése és közzététele, A csatlakozó levéltárak és levéltárosok felkészítése, számukra továbbképzés szervezése, oktatási anyagok készítése és az oktatások lebonyolítása, A csatlakozó levéltárak felkészítéséhez és a levéltárosok továbbképzéséhez elektronikus tananyagok készítése és közzététele, A MOL-ban kialakított Elektronikus Levéltári Módszertani központ biztosítja az elektronikus iratok megőrzésével kapcsolatos szakmai koordinációt, módszertani támogatást és tanácsadást, az ELKA eszköztárának szakmai módszertani felügyeletét. A Módszertani Központhoz kapcsolódó PR és disszeminációs feladatok.

BFL feladatok A csatlakozó levéltárak és levéltárosok felkészítése, számukra továbbképzés szervezése, oktatási anyagok készítése és az oktatások lebonyolítása  A csatlakozó levéltárak specifikus igényeinek szakmai koordinálása (RLO-fejlesztés, adatintegráció/migráció) a projekt marketing és PR tájékoztató anyagainak az elkészítése a projekt eredményeinek a disszeminációjával kapcsolatos szakmai feladatok ellátása

KD feladatok ELKA és az ehhez történő csatlakoztatással kapcsolatos fejlesztési, bővítési és támogatási feladatok ellátása A teljes projektet átfogóan - 3 konzorciumi tag és az újonnan belépő 24 levéltár – a projektmenedzsment és projekt elszámolási feladatok ellátása A projekt műszaki vezetése és ellenőrzése, a biztonsági követelmények megismertetése a csatlakozókkal és a biztonsági megoldások ellenőrzése, ezzel kapcsolatos szakmai mérnöki szaktanácsadási feladatok ellátása, minőségbiztosítás koordinálása

Megyei és városi levéltárak feladatai és lehetőségei Projektmenedzsmenttel kapcsolattartás Helyiségek biztosítása Gépterem fejlesztéséhez Kutatóterem fejlesztéséhez Lehetőség levéltárosok és/vagy informatikusok alkalmazására a projekt idejére Megyei levéltárak: 2 fő Városi levéltárak: 1 fő Lehetőség műszaki szakértő megbízása Részvételi lehetőség a Referencia Levéltár fejlesztési koncepciójának és kivitelezésének folyamatában A telepített rendszerek és szolgáltatások elsajátítása a MOL és a BFL közreműködésével

Tervezett összköltség: 1950 MFt 5 éves fenntartási kötelezettség 100%-os EU-s támogatás Tervezett összköltség: 1950 MFt 5 éves fenntartási kötelezettség Megyei/városi levéltárak: saját eszközrendszer tekintetében Megyei levéltár kb. 2,2-3,3 MFt Városi levéltár kb. 1,2-1,8 MFt KD: központi rendszer üzemeltetése Kb. 100-150 MFt

Projekt-költségvetés megoszlása (Millió Ft)

Elvárt eredmény 24 levéltár csatlakozik a kialakuló központi elektronikus levéltári rendszerhez Minden csatlakozó levéltárban kialakításra kerül az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító, az elektronikus levéltári kezelést támogató helyi informatikai infrastruktúra és a működtetéshez szükséges háttér. A csatlakozó 24 levéltár illetékességébe tartozó köziratképzők maradandó értékű elektronikus iratainak átvétele és megőrzése lehetővé válik. Országos szinten lehetővé válik az elektronikus levéltári folyamat egészének szolgáltatás jellegű informatikai támogatása, az Elektronikus Központi Archívum Szolgáltatás (ELKA) továbbfejlesztésével, a Referencia Levéltár Online szolgáltatás megyei levéltárak igényei szerinti testre szabásával, és az ELKA tárolókapacitásainak bővítésével.

A területi levéltárak bekapcsolása az e-levéltári rendszerbe, kapcsolódásuk az ELKA-hoz

A projekt az Európai Unió támogatásával, Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósul meg. Köszönöm figyelmüket!