Folyamatmodellezés feladatai és ütemezése „A felsőoktatási intézmények minőségkultúra váltásának pilot programja” HEFOP-3.3.1-P.-2004-09-0129/1.0 Folyamatmodellezés feladatai és ütemezése

FOI alprogram főbb szakaszainak bemutatása SZAKASZOK Részletes projektterv összeállítása Elvárások és legjobb gyakorlat feltárása FOI modell sarokpont- jainak ki- dolgozása Felsőoktatási folyamat- modell adaptációja Felsőoktatási folyamat- modell bevezetése Részletes felsőoktatási folyamat- modell kidolgozása Felsőoktatási folyamat- modell oktatása A munka végrehajtásá-nak részletes megtervezése közreműködők bevonásával A folyamatok kialakítása során figyelembe veendő elvárások rögzítése A résztvevők által közösen elfogadott sarokpontok körének a meghatáro-zása A folyamatok részletes kidolgozása team-munkában A normatív folyamatok bemutatása, oktatása az adaptációban érintetteknek A normatív folyamatok intézményekre való testreszabása, bevezetés megtervezése Az adaptált normatív folyamatok bevezetése, eredmények rögzítése CÉLOK EREDMÉNYEK Részletes munkaterv Részletes ütemezés Főbb elfogadási pontok Elvárások listája Feltárt legjobb gyakorlat leírása Innovatív megoldások Innovatív technológiák Normatív szervezeti modell Fogalomtár Normatív folyamat-modell Input-output kapcsolatok Szervezet – tevékenység összerendelés Oktatási anyag (módszertan, folyamatok, bizonylatok, technológiák) Kiképzett közreműködők Adaptált folyamat-modell Munkaterv a bevezetéshez Bevezetési módszertan Bevezetett folyamat-modell Átalakított működés

A részletes normatív folyamatmodellt teamek keretében dolgozzuk ki Részletes felsőoktatási folyamat- modell kidolgozása A részletes normatív folyamatmodellt teamek keretében dolgozzuk ki Stratégiai és irányítási folyamatok Alapfolyamatok Támogató folyamatok Teamek Elvárások + Legjobb gyakorlatok FOI modell sarok- pontjai Korábbi FOI modell + egységes módszertan és technikai háttér Irányítás hatékonyságának javítása Működés minőségfejlesztése Alapképességek előtérbe helyezése Felelősségek egyértelmű meghatározása Új, korszerű technológiák bevezetése Hallgatók, partnerek elégedettségének javítása Egyszerűbb információáramlás Hatékonyabb végrehajtás Cél a működés korszerűsítése, javítása A teamek munkájának eredményeként kialakításra kerülnek azok a normatív folyamatok, amelyeket az adaptáció során kiindulópontnak tekintünk.

Folyamatmodellezés végrehajtása Folyamatmodellezés elindítása workshop-ok keretében Folyamatmodellek kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodellezés eredményeinek integrációja Indító workshop teamek keretében Módszertani alapok Modellezési alapok Ütemezés, határidők Folyamatok felosztása – felelősökhöz rendelése Folyamatmodellek kidolgozása Folyamatmodellek kidolgozása a háttérben táblázat formában Workshop-ok a folyamatmodellek egyeztetésére – 10-15 folyamat/nap Szakértői javaslatok Folyamatmodellek eredményeinek integrációja Szakértői előkészítés – integrációs pontok, konzorciumok közötti eltérések A teameket átfogó workshop az integrációs pontok egyeztetésére szekciómunkában A háttérben zajló modellezés követése, folyamatos minőségbiztosítása, hogy a szakmailag megfelelő szinten előkészített javaslatok kerüljenek a teamek elé egyeztetésre. A háttérben az innovációk tartalmának, valamint a folyamatok integrációjának egyeztetése és követése, a workshop-ok keretében nem leegyeztetett eltérések külön kezelése.

Folyamatmodellezés módszertani és technikai támogatása Folyamat definiciója, szöveges leírása: A teamek a normatív modell folyamatait nem az ARIS-ban dolgozzák ki, hanem táblázatos formában készítik el. Input Tevékenység Output Felelős szervezeti egység / szerepkör IT támogatás Megjegyzés Definíció A tevékenység alapjául szolgáló dokumentum, adat megnevezése A folyamatban definiált tevékenység megnevezése A tevéke-nység során előállt doku-mentum, adat Felelős szervezeti egység megneve-zése A tevékenységet támogató informatikai alkalmazás megnevezése A tevékenységhez kapcsolódó egyéb megjegyzés Példa Forma-szerződés; szerződés adatai Szerződés tartalmának kidolgozása, szükséges szerződéses kötelezettségek megadása Szakmailag kidolgozott szerződés-tervezet … Főosztály Microsoft Office alkalmazások A szerződés tartalmának kidolgozását a jogi osztály szakmailag támogatja. A teamekhez, munkatársakhoz rendelt szakmai koordináció feladata a folyamatmodellek előzetes áttekintése, szakmai értékelése, ami kitér a táblázatban elkészített folyamatok folyamatszerűségének – lefutás, konvenciók, teljes körűség, valamint tartalmi értékelésére is. A workshopok előtt központilag készülnek el a szakmai szűrőn átment táblázatos leírásokból a folyamatmodellek, amit a workshopok előkészítéseként Html formában megkapnak a teamtagok, illetve a kidolgozók.

Folyamatmodellezés teameken belül – közreműködők feladatai Szükséges feltételek: Teamek létrehozása (stratégiai, alapfolyamatok (oktatás – kutatás), támogató folyamatok) Folyamatstruktúra véglegesítése Az egységesen értelmezett szervezeti modell megfogalmazása Egységes módszertani háttér alapjainak a rögzítése Technikai háttér biztosítása (ARIS adatbázis) Szakmai koordináció feladata: Modellezési alapismeretek megfogalmazása, konvenciók rögzítése Modellezés alapelveinek, céljának rögzítése Munkamenetrend rögzítése Folyamatok modellezésének időbeli ütemezése, konzorciumok közötti szinergia kihasználása A teamek szakmai irányítása, moderációja, a munka folyamatos követése A teamekbe delegált munkatársak feladata: Folyamatok modellezése a háttérben A kidolgozott folyamatmodellek egyeztetése team működés keretében

A munka első fázisa integrált teamekben zajlik FOI alprogram vezető Dr. Gábor András Egyetemi tanár - BCE Stratégiai és irányítási folyamatok Alapfolyamatok Támogató folyamatok Részletes felső-oktatási folyamat-modell kidolgozása Felsőoktatási folyamatmodell oktatása Folyamat teamek Folyamat teamek Folyamat teamek Berzsenyi Dániel Tanárképző Főiskola Budapesti Corvinus Egyetem Eszterházy Károly Főiskola Miskolci Egyetem Szolnoki Főiskola Veszprémi Egyetem Felsőoktatási folyamatmodell adaptációja Felsőoktatási folyamatmodell bevezetése Belső projekt- szervezet Belső projekt- szervezet Belső projekt- szervezet Belső projekt- szervezet Belső projekt- szervezet Belső projekt- szervezet

Be kell mutatni a normatív folyamatmodell kialakításában résztvevőknek, hogy milyen keretek között értelmezett a konzorciumok közötti szakmai együttműködés Intézményi board Projektvezető Projekt menedzser Programmenedzsment FOI alprogram vezető UNI – CAF alprogram vezető Pécsi konzorcium (10 team) Stratégiai és irányítási folyamatok Alapfolyamatok Támogató folyamatok Az együttműködés kereteit láthatóvá kell tenni a miskolci konzorciumban résztvevő kollégák számára is. Ez egyfelől érinti azt, hogy milyen kötöttséget és alkalmazkodást igényel az együttműködés, másfelől érinti az eredmények kölcsönös felhasználásának módját, kereteit.

A három fő teamen belül javasoljuk a további bontását a folyamatoknak Stratégiai és irányítási folyamatok Alapfolyamatok Támogató folyamatok Teamek: Alteamek: Stratégia- alkotás Oktatás Gazdasági adminisztráció Stratégiai humán erőforrás m. Kutatás Humán erőforrás gazdálkodás Teljesítmény- menedzsment Hallgatói kapcsolatok kezelése Beszerzés Informatika Létesítmény- gazdálkodás Az alteamekhez kapcsolódóan a következő elvárásokat fogalmazzuk meg: Ne legyenek nagyobbak az alteamek 5-6 főnél, a résztvevők önálló felelősséget vállalnak a folyamatmodellek előállításáért. Az alteameknek van formális vezetőjük, akik mind az ütemezésért, mind a szakmai anyagok előállításáért is felelnek.

Konzorciumi tagok pályázat előkészítése során tett vállalásai a FOI alprogramban Berzsenyi Dániel Tanárképző Főiskola Corvinus Egyetem Debreceni Egyetem Eszterházy Károly Főiskola Miskolci Egyetem Szolnoki Főiskola Veszprémi Egyetem Stratégiai és irányítási folyamatok RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B Stratégia- alkotás Stratégiaalkotás Controlling Stratégiai HR Stratégia- alkotás Stratégia- alkotás Stratégiai HR Controlling Stratégiai HR (adaptáció) Stratégia- alkotás Stratégiai HR Alap- folyamatok RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B Képzés Kutatás Képzés Képzés Kutatás Képzés Képzés Kutatás Támogató folyamatok RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B RF TF A B Gazdasági ad. HR Hallgatói kapcslolatok g. Gazdasági ad. HR Hallgatói kapcsolatok g. Létesítménygazd. Hallgatói kapcsolatok HR Információs r. Gazdasági ad. HR, hallgatói k. Létesítményg. Gazdasági ad. HR, Hallgatói kk. g. Információs r. Beszerzés RF: Rendszerfejlesztés (FOI modell) TF: Tananyagfejlesztés, oktatás : csak belső képzések megtartása A: Adaptáció (normatív folyamatok) B: Bevezetés (adaptált folyamatok)

A résztvevők által a háttérben előkészített folyamatokat személyes egyeztetések keretében célszerű áttekinteni A folyamatmodellezés fázisában a teameknek többször kell találkozniuk ahhoz, hogy át lehessen tekinteni a folyamatmodelleket, hogy ténylegesen teamműködés keretében vitassuk meg és véglegesítsük a folyamatok részleteit. 1. Folyamatok kiosztása a kidolgozásban résztvevő munkatársak között 2. Folyamatmodellek egyeztetése 3. Integrációs pontok egyeztetése

Felsőoktatási folyamat- modell oktatása A normatív folyamatok bemutatása szól mind az adaptációban résztvevőknek, mind az intézmény vezetésének Kidolgozott normatív folyamatmodell Normatív folyamatok alapján tananyag fejlesztése Az intézményi adaptációban érintett közreműködők oktatása Adaptáció A normatív folyamatok bemutatása az intézményi vezetőknek A normatív szervezeti modellt bemutató oktatási anyag kidolgozása. A normatív folyamatokat bemutató oktatási anyag kidolgozása. A folyamatok kialakítását és értelmezését bemutató módszertan leírása. Az adaptáció közreműködőinek tartott oktatások kitérnek a normatív folyamatok részletes bemutatására, illetve az alkalmazott módszertan ismertetésére, az adaptáció szakaszának módszertani bemutatására. Az intézményi vezetés számára tartott oktatások kitérnek a normatív folyamatmodell bemutatására, kihangsúlyozva az innovatív, korszerű megoldásokat.

A normatív folyamatmodell kidolgozásának és oktatásának ütemezése 2005. november 1. 2005. december 31. 2006. március 31. 2006. június 30. Tevékenységek A folyamatmodellezési szakasz előkészítése intézményi szintű egyeztetés a feladatokról teamek felállítása innovációk intézményi bemutatása Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása Indító teamülések megtartása, a folyamatmodellezés elindítása Normatív folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodell integrációja, véglegesítése Folyamat- modell oktatása, ARIS oktatás Határidő: december 8. November 25. 2. teamülés megtartása 1. teamülés megtartása Oktatás és feladat-kiosztás Normatív folyamatok elfogadása Tananyagok elkészítése

Normatív szervezeti modell Intézményi Tanács Társadalmi Tanács Akadémiai programok B. Gazdasági Bizottság Minőségügyi Bizottság Hallgatói Önkormányzat Rektor / Főigazgató Rektori / Fő-igazgatói Hiv. Rektor / Főigazgató helyettesei Gazdasági Főigazgató Intézményi törzskar egységei Intézményi alaptevékenységet támogató szolgáltató e.-ek Intézményi funkcionális támogató szolgáltató egységek Kari Tanács Tematikus Bizottságok Kar vezetője Kar vezetőjének Hivatala Stratégiaalkotás, szervezetalakítás és működésfejlesztés Hallgatói kapcsolatok gondozása Gazdasági adminisztráció Kari vezető helyettesei Beszerzés, készlet- és raktárgazdálkodás Stratégiai humán-erőforrás menedzsment Hallgatói adminisztráció Kutatást támogató monitoring, pályáztatás Létesítmény-gazdálkodás Minőségirányítás Operatív akadémiai egységek Programigazgatóság A Operatív gyakorlati egységek Külső kapcsolatok, PR és marketing Informatika Controlling Intézet A Intézet B Programok Tanszék Tanszék Belső ellenőrzés Könyvtár Humánerőforrás-gazdálkodás Sport Kutató központ Kutató központ Közétkeztetés Programigazgatóság B Idegennyelvi képzés Jog Programok Kollégiumok, szakkollégiumok