Projektirányítási Kézikönyv Szervezetfejlesztés Tótvázsony Polgármesteri Hivatalában Molnár Zsolt, KONETT Team Tótvázsony, 2009. november 5.

Mi a projekt? (1) Nem ismétlődő, célirányos, tervezett tevékenység, amelynek költség- (erőforrás-) és határidő kerete van Átmeneti szervezetet hoznak rá létre, amelynek saját működési rendje van „Semmi sem különösen nehéz, ha kis munkákra osztod” Henry Ford 1

Mi a projekt? (2) Cél Minőség Határidő Erőforrás egyedi cél határidő erőforrások minőségi előírások, keretek saját, feladatmegoldó szervezet PM módszertan Minőség Határidő Erőforrás 3

Mikor indokolt projektet szervezni? Amikor a feladat olyan egyedi, újszerű, konkrétan körülhatárolható cél elérése, amely nem tartozik a szervezet vagy szervezeti egység rendszeresen ismétlődő feladatai közé, és Amikor a feladat megoldása szakmailag és/vagy szervezésileg olyan komplex, hogy több különböző kompetenciájú személy vagy szervezet együttműködését igényli, és Amikor a menedzsmentre fordított többlet ráfordítás megtérül a hatékonyság növekedéséből 4

Projekt- és szervezeti feladat különleges, újszerű Tevékenység mindennapi megszokott gyakorlat szerint Probléma összetett, új meghatározott idejű Feladat folyamatos Megoldás ki kell találni hagyományos 5

A projekt szakaszai Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás-értékelés 6

A projekt szakaszai ELŐKÉSZÍTÉS Tervezés Végrehajtás Zárás-értékelés 7

Az előkészítés lépései Szakmai-üzleti célok megfogalmazása Megvalósíthatóság vizsgálata, a business case elkészítése Projekt indítás kezdeményezése Stakeholder analízis és menedzsment Célrendszer és sikerkritériumok meghatározása Hatókör meghatározása Vázlatos szervezeti ábra, felelősségi körök, fázisterv és erőforrásbecslés Projekt Definíció véglegesítése és elfogadása 8

A megvalósíthatóság vizsgálata Üzletileg racionális-e a projekt megvalósítása, ill. a kiválasztott és követendő megközelítési mód hogyan térül meg A megoldási lehetőségek felsorolása – pályáztatás – a reális megoldási lehetőségek kiválasztása A reális megoldások részletes kifejtése, szakmai/műszaki pénzügyi alátámasztása, megvalósíthatósági tanulmányok 9

A Business Case Megtérülési tanulmány Elemzi a kidolgozott megoldási lehetőségeket az üzleti célok elérése és a megtérülés szempontjából A megbízó erre a dokumentumra alapozva hozza meg a projekt megvalósítására vonatkozó döntését,és indítja el a projektet Tartalma: stratégiai célok, várható hatókör, feltételezések, korlátok, elvárások, megközelítési módok és kulcs termékek, költség / hozam számítás, az eredmény mérésének módja, következtetések, javaslat 10

Projektindítás kezdeményezése A beérkezett megoldási ajánlatok (pályázatok), a megvalósíthatósági tanulmányok és a Business Case alapján hozzák meg a döntést a feladat megvalósítási módjáról, a projekt előkészítés folytatásáról. Pályázat esetén kihirdetésre kerül ez eredmény Amennyiben a projekt indításáról pozitív döntés születik, akkor itt kell határozni a projektet a továbbiakban felelősséggel irányító személyről (projekt igazgató, projektvezető, projekt felelős, stb.), akinek hatáskört kell kapnia a következő lépések elvégzéséhez és a szükséges erőforrások bevonásához 11

Stakeholder elemzés Stakeholder: érdekhordozó Minden személy vagy csoport, aki(k) hatással van(nak) a projekt eredményére vagy akikre a projekt hatással van (érdekelt, ellenérdekelt; valósan hat, véletlen hatással van) Például: megbízó/szponzor, projekt igazgató, vezető, ügyfél, beszállítók, vállalkozók, konkurencia, későbbi partnerek, képviselőtestület tagjai stb. 12

A stakeholder térkép Hatással van a projektre Ellenző Támogató Nincs hatással a projektre 13

Célrendszer meghatározása A célok és a célrendszer a projekt számára az az alapvető stabil pont, aminek az elérésére a projektben dolgozóknak az energiáikat mozgósítani kell. Ha egy cél tisztán érthető, felvállalható és azonosan értelmezett a projekt csapatban, akkor a cél elérésén dolgozók együttműködése jelentős szinergikus hatással jár A célrendszer hierarchikus felépítésű Egy adott szinten lévő cél megvalósításához az alatta lévő szinten található részcélok eszközként szolgálnak A cél jó, ha egyszerű, közérthető, azonosan értelmezett, az érdekeltek valós igényein alapszik, mérhető sikerkritériumok kapcsolódnak hozzá, megvalósítható és reális időtartamú A NEM célok meghatározása is fontos! 14

Sikerkritériumok Az eredményt, a cél elérését mérhetővé, viszonyíthatóvá tévő adatok és tények A célban megfogalmazott elvárások mindegyikére mérhető értéket vagy viszonyítást adnak Nem tartalmaznak többet, mint ami a célban megfogalmazódott 15

Hatókör (scope) A projekt hatóköre alapvetően a projekt által a célok eléréséhez elvégzendő szakmai feladatok, eljárások, elérendő eredmények és elkészítendő termékek meghatározását tartalmazza keretek, korlátok, feltételezések, végtermék és végeredmények meghatározása, technológia/módszertan, szakmai koncepció A projektmenedzsment hatókör része a kontrolling rendszer alapelvei, a tervezési PM termék meghatározása, az általános változáskezelési alapelvek, a kockázatmenedzsment irányelvekei, a kommunikációs alapelvek stb. 16

Felső szintű fázisterv és időütemezés A felső szintű fázisterv a projekt várható fő fázisait, mérföldköveit tartalmazza, szakértői becslések alapján meghatározott átfutási időkkel és hozzávetőleges teljesülési időpontokkal. 17

Erőforrásbecslés Erőforrások: Pénz Emberi erőforrás igény kompetenciák szerint (mértékegységek: embernap, emberév, tanácsadói nap, mérnökév, stb.), ebből mennyi belső, mennyi külső Eszközigény Anyagigény 18

Vázlatos projektszervezet Az alábbi szerepek, szereplők meghatározása megbízó projekt menedzser teamek és team vezetők 19

Projekt Definíciós Dokumentum (PDD) Részei: Célrendszer Fázisterv Erőforrásbecslés (pénz, ember, eszköz, anyag) Hatókör A PDD elfogadása azt is jelenti, hogy a projekt a tervezési szakaszba léphet és a tervezésben résztvevők a tervezés elvégzésére megbízást kapnak 20

A projekt szakaszai Előkészítés TERVEZÉS Végrehajtás Zárás-értékelés 21

Mire jó a terv? Projekt terv definíció: „formális, jóváhagyott dokumentum, amelyet a projekt végrehajtás irányítására és kontrollálására használnak” Iránytű a projekt végrehajtáshoz Dokumentálja a projekt tervezési feltételezéseket Dokumentálja a tervezési döntéseket a kiválasztott alternatívákról Megkönnyíti a stakeholderek közötti kommunikációt Meghatározza a fő menedzsment felülvizsgálatokat tartalom, hatókör és időzítés terén A haladás mérésére és a projekt kontrollra alapot szolgáltat A siker nagyrészt az alapos tervezésen múlik! 22

A tervezés inputjai Más tervek, mint outputok Stakeholder elemzés Szervezeti politikák, szabályozások Elfogadott projekt célrendszer Korlátok Feltételezések 23

A tervezési szakasz lépései Projekt szervezet kialakítása Működés kialakítása - PSZMR A hatókör (scope) meghatározásából levezethető a Feladat Lebontási Struktúra (FLS) Hálóterv kialakítása Projekt terv (feladatok, erőforrások, idő) Támogató folyamatok tervezése (kockázat menedzsment terv, kommunikáció tervezés, minőség tervezés, emberi erőforrás tervezés) 24

A projektszervezet 25

A Projekt Irányító Bizottság A projekt legfőbb döntéshozó szerve A projekt üzleti, felhasználói, és beszállítói érdekeinek vezetői szintjét képviseli Jóvá hagy minden fontosabb tervet, és engedélyeznie kell minden eltérést az elfogadott Szakasz Tervtől Hatásköre kiterjed minden, a projekt sikeres végrehajtását befolyásoló kérdésre, tényezőre (erőforrás, határidők, külső kommunikáció, belső konfliktusok, stb.), de nem dönt a stratégia tartalmi, szakmai kérdéseiben 26

A működés kialakítása (PSZMR) PSZMR = a projekt működési rendje Célja: egyértelművé tenni a működés rendjét, a projekt teljes időtartamában alkalmazott működési eljárásokat, eszközöket A projekt hatóköre A projekt szervezeti felépítése Projekt kommunikáció Projekt változáskezelés Mellékletek 27

A projektvezető (projekt menedzser) feladatai A projekt munkájának operatív irányítása A projekt team vezetése, projektértekezletek tartása A projekt előkészítése, a szakmai munka összehangolása A projektterv, működési rend és erőforráskeretek betartása Kommunikáció A költségvetés nyomon követése A külső szállítók munkájának összehangolása Szerződések előkészítése és adminisztrálása A projekt eredményeinek illesztése a szervezeti működésbe Felel a projekt eredményeiért és minőségéért 28

A projekt adminisztrátor feladata Projektdokumentáció és adminisztráció A projekt dokumentációs- és adminisztrációs rend karbantartása, meetingek, ülések szervezése, pontos, tényszerű emlékeztetők, összefoglalók elkészítése Szervezési és projekt szakértelem biztosítása; A projekt szponzor és a projektvezető támogatása Javaslattétel a projekt stratégiai és szervezési kereteinek folyamatos tökéletesítésére 29

A szakmai vezető feladatai A teljes szakmai feladat átlátása, a célt kielégítő termék meghatározása, a részterületek integrálása Termék terv, előállítási módszer elkészítésének szakmai irányítása Termék előállításához szükséges elvégzendő feladatok és erőforrás becslés helyességének ellenőrzése Döntéshozatal és eszkaláció szakmai kérdésekben A „Hogyan és ki csinálja?” kérdés megválaszolása 30

Hálótervezés (1) Lépései: Tevékenységek listázása Tevékenységek logikai sorrendbe állítása Tevékenységek átfutásának becslése Ütemezés elkészítése Elölről tervezés után visszafelé ellenőrzés! 31

Hálótervezés (2) Feladat Lebontási Struktúra Logikai kapcsolatok 32

Időterv Tevékenységek időbecslése A feladat átfutási idejének (duration) meghatározása A ráfordított munka meghatározása (munkanap, munkaóra) A kritikus út kijelölése (leghosszabb útvonal) Mérföldkövek kijelölése (milestone) Az időtartalékok meghatározása 33

Időterv – rövidítési módszerek Meglévő erőforrások intenzívebb kihasználása Újabb erőforrások bevonása Tevékenység kapcsolatok logikai típusainak átértékelése (pl. befejezés-kezdés feltétlenül szükséges-e?) További feladatlebontás és a tevékenységek párhuzamosítása 34

Kockázatelemzés és menedzsment terv lépései Kockázatok azonosítása (pénzügyi, beszállítók, emberi, politikai stb.) – strukturáltan történjék! Kockázatok számszerűsítése A kockázatok priorizálása a projekt célokra kifejtett potenciális hatásuk szerint. Válaszreakció: elkerülés, elfogadás, áthárítás, megosztás Felülvizsgálatok kitűzése 35

Kockázatok számszerűsítése 36

A Projekt Kommunikációs Terv A Projekt Kommunikációs Terv a PSZMR része A projekt különböző eseményeihez, szakaszaihoz kötve tartalmazza a következőket a kommunikáció célja üzenetek (célja, tartalom, mélység, stílus, forma) kinek szól (stakeholderek = célcsoportok) kommunikáció időzítése (eseményhez vagy konkrét dátumhoz lehet-e kapcsolni, egyedi vagy rendszeres) csatorna, eszköz (ha van dokumentum sablon) akciók, elemek ki felelős a kommunikáció megtörténtéért 37

A projekt kommunikáció szintjei Tevékenységek közötti kommunikáció Teamen belüli kommunikáció Projekten kívüli kommunikáció 38

Minőség-menedzsment terv Tartalma Működési definíciók (folyamat és termékspecifikációk), melyek tartalmazzák a folyamatokat, termékeket és a minőség mérésének eljárásait, olyan részletességgel, hogy ezek alapján a megvalósítás mérhető legyen Tartalmazza a minőségügyi rendszerhez szükséges szervezeti struktúrát, felelősségi és hatásköröket, eljárásokat, erőforrásokat, inputként szolgál a teljes projekttervhez 39

Emberi erőforrás terv Kompetencia szükséglet meghatározása (szakmai és menedzsment) „Ideális” projektszervezet meghatározása a vázlatos szervezeti ábra figyelembe vételével (funkciók, feladatok és hierarchia) A projekt team együttműködési normáinak, egyéni és csoportcéljainak tisztázása és egyeztetése; team építési/fejlesztési eszközök meghatározása; kompenzáció és motiváció eszközeinek tisztázása 40

Projekt dokumentációs rend A projekt dokumentációs rend célja, hogy a projekt során előállított elektronikus és papír alapú dokumentumok strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárolhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek A dokumentációs rend biztosítja, hogy az egyes dokumentumok élettörténetét nyomon lehessen követni, és verziókeveredés ne fordulhasson elő A Projekt Titkár (PT) teljes (vagy rész)munkaidőben, személyesen felel azért, hogy minden definiált termék központilag a döntéshozók és végrehajtók rendelkezésére álljon 41

A projekt szakaszai Előkészítés Tervezés VÉGREHAJTÁS Zárás-értékelés 42

A végrehajtás feladatai Projektindító értekezlet (kick-off meeting) A projekt termék megvalósítása A projekt termék átadása – átvétele Monitoring, kontrolling Változáskezelés Kockázatmenedzsment A projekt kommunikáció működtetése Beszerzés- és beszállító-menedzsment 43

Projektindító megbeszélés Az értekezletnek meg kell adni a „súlyát” Emlékeztető készül róla Résztvevői: megbízó, teljes projekt team, esetleg a stakeholderek is Az értekezlet napirendi pontjai: bemutatkozás a projekt fő célja a projekt feladatai a projekt szervezeti felépítése működési szabályok 44

Monitoring, kontrolling A kontrolling a projekt célirányos és sikeres végrehajtását ellenőrzött keretek között tartja Méri és rögzíti mindazokat a jelzőszámokat és eseményeket, amelyek vizsgálata szükséges ahhoz, hogy megállapítható legyen a projekt státusza, értékelhető legyen a projekt teljesítménye és kimutathatóak legyenek a projekten szükséges módosítások, majd ezekről a módosításokról megalapozott és hatékonyan végrehajtható döntések szülessenek 45

A projekt kontrolling célterületei Formális projekt kontrolling Hatókör Idő Költségek Emberi erőforrás Minőség Informális A projektvezető az emberekkel a saját környezetükben kötetlenül találkozik 46

Beszámolói rendszer Projekt értekezletek Vezetői tájékoztatók Módosítások dokumentálása 47

Eltérés elemzés Mi okozza az eltérést? Az eltérés a projekt mely részét, feladatait érinti? Mi az eltérés hatása az időre, költségre, minőségre, célra és erőforrásokra? Az eltérésnek milyen hatása van a stakeholderekre? 48

Változások kezelése Változási igény megfogalmazása Változási igény hatáselemzése Döntés a változási igény végrehajtásáról Változási igény feladatainak beépítése a projekttervbe és végrehajtása Változások kommunikálása a szervezet és a változásban érintett stakeholderek felé 49

A projekt szakaszai Előkészítés Tervezés Végrehajtás ZÁRÁS-ÉRTÉKELÉS 50

A zárás lépései Eredmények értékelése Követő feladatok, munkák meghatározása Projekttagok visszaillesztése a szervezetbe Eszközök re-integrációja Lezáró elemzés, tapasztalatok rögzítése Lezáró értekezlet Záró jelentés Tájékoztatás 51

Követő feladatok meghatározása A termék követési megállapodás tartalma: Garanciális megállapodás Üzemeltetési feladatok Továbbfejlesztési megállapodások 52

Tapasztalatok rögzítése A végeredmény összevetése a PDD sikerkritériumaival és a rögzített idő, ill. erőforrás keretekkel; annak megállapítása, hogy melyik teljesült és melyik nem Az eltérések és a sikerek elemzése A projekt folyamatának elemzése Tanulságok összegyűjtése 53

Lezáró értekezlet A projekt eredményei/termékei A záró szakasz projektmenedzsment termékei A termékekhez kapcsolódó vélemények, kiegészítések rögzítése Tapasztalatok, tanulságok összefoglalása A zárójelentés tartalma, határideje, készítői A projekt vezetése megköszöni a projektben elvégzett munkát és kiosztja a megérdemelt jutalmakat 54

Záró jelentés A záró jelentés a korábbi szakaszokban és zárás lépéseiben előállított termékeket és ezen túlmenően a záró értekezleten elhangzott vélemények és kiegészítések írásban rögzített felvetéseinek összesítését tartalmazza A záró jelentés a lezárt projekt dokumentációval együtt archiválásra kerül, és a későbbiekben az egyetlen hivatalos referenciaként szolgál a projektről 55

Köszönöm a figyelmet! 2017.04.04.