Munkaterv Humánerőforrás terv Kommunikációs terv összeállítása Pelle Anita pelle@eco.u-szeged.hu

Munkaterv Miért szükséges, mik az előnyei? Láttatja a feladatok, munkaegységek és projektfázisok közti összefüggéseket és azok egymásra épülését Követhetővé teszi a párhuzamosan folyó feladatokat Elősegíti az erőforrások tervezését Megmutatja a felelősségi viszonyokat Segíti a kritikus tevékenységek beazonosítását

Munkaterv Miért szükséges, mik az előnyei? Tartalmazza a tevékenységeket, egymásra épülésükben Feladatok, funkciók definiálása elvégezhető a segítségével Kiindulási pont a további tervekhez (humánerőforrás-terv, kommunikációs terv, pénzügyi terv) Lehetővé teszi a források időleges átcsoportosítását Tervezhető a feladatok optimális időkerete és a projekt várható befejezése Elősegíti a szervezeti egységek közti kommunikációt Teret biztosít a projekt nyomon követéséhez és ellenőrzéséhez

Megvalósítási ütemterv - Munkaterv Munkaterv szabályok: „sikerkritériumok”:határozzuk meg az adott fázis elérni kívánt mutatóit és az elfogadáshoz szükséges szintet (Pl.: 80%) az egyes szakaszok megvalósítási határidejére tervezzünk ésszerű „margót” (Pl. +5%) A tevékenységek mellett jelöljük meg konkrét felelősöket is! A munkaterv elkészítésének menete: 1. lépés: Tevékenységek meghatározása 2. lépés: Tevékenységek egymásra épülésének vizsgálata 3. lépés: Egyes tevékenységek időigényének meghatározása 4. lépés: Az egyes tevékenységek felelőseinek meghatározása 5. lépés: Ütemterv – munkaterv elkészítése

Előkészítés és megvalósítási ütemterv - Munkaterv Projekt szakaszok - Mérföldkövek „Mérföldkövek” – kulcsfontosságú események a projekt életében: Fontos fázisok lezárása, kezdete Fontosabb döntési események A projekt végrehajtás nyomon követésének legfőbb eszköze, értékelés - beavatkozás Technikai fázisok - a projektek munkaszakaszokra bontása Pl.: építés – eszközbeszerzés – képzés; közbeszerzés

Előkészítés és megvalósítási ütemterv - Munkaterv Projekt szakaszok - Mérföldkövek A projektek megvalósítása során fontos szereppel bír a projekttevékenység folyamatos nyomon követése és értékelése. Az értékelés végzése: az egyes feladatok befejezését követően, a projektszakaszok (technikai fázisok) lezárásakor Megvizsgálandó: a tényleges megvalósítás mértéke – továbblépés feltétele az elmaradás oka(i) – kiküszöbölendő

A humánerőforrás terv összeállítása Az egyes feladatokért felelős személyek kiválasztása – a projektcsapat felépítése Elemei Kompetencia igények (szakmai kompetenciák, tapasztalatok) meghatározása Szakértők kiválasztása, hozzárendelése a feladatokhoz Az egyes erőforrások felhasználási idejének meghatározása  tevékenységütemezés A meglévő erőforrások biztosítása és a szükséges pótlólagos és tartalék erőforrások biztosítása A terv szükség szerinti korrekciója az egyenletes kihasználás érdekében

Humánerőforrás-terv Miért szükséges, mik az előnyei? A projektben dolgozó személyek meghatározása A projektcsapat összeállítása Az egyes szerepek kiosztása Csapatépítés Az egyes személyek rendelkezésre állása a projekt ideje alatt A humánerőforrás költségei

A humánerőforrás terv összeállítása A csapat – TEAM kiválasztása A személyek kiválasztásánál szükséges a készségek és a személyiségjegyek figyelembevétele: Generalisták: sok területen van tudása, de nem mély érti a területek közötti összefüggéseket jó kérdéseket tud feltenni bármely területen Specialisták: egy területet nagyon mélyen ismer a saját területén jó válaszai vannak 11-es dia után jön ez

A humánerőforrás terv összeállítása Szerepek a csapatban Vezető Motivátor Precíz Gyakorlatias Kritikus Adminisztrátor Megjegyzés: nagy projekteknél érdemes a pénzügyi feladatokat külön személyre, szakemberre bízni! a projektmenedzser aki lelkesít aki figyel a szabályokra aki a megoldásokkal foglalkozik aki a kérdéseket fogalmazza meg aki az ügyeket intézi 11-es dia után jön ez

A humánerőforrás terv összeállítása Minden csoporttagnak rendelkeznie kell: Magasszintű szakmai tudás Problémamegoldó készség Célorientáltság Magabiztosság

A projektmenedzser A projektmenedzser az a személy, aki összefogja a csapatot a projekt céljainak megvalósulása érdekében. Felelősséggel tartozik a koordináló intézmény, a projekt és a projektcsapat irányában.

A projektmenedzser képességei Vezetői készségek Problémamegoldó készség Stressz kezelése Érzékenység – csoporton belüli feszültségek Motiválókészség Hitelesség, megbízhatóság Kompromisszumkészség Tárgyalókészség Folyamatos elérhetőség

Tevékenység-koordináció Projektmenedzser feladata Alapjául a munkaterv szolgál Kiegészítő segítség: humánerőforrás-terv Alapvetően: mikor mit ki csinál? Szorosan összefügg a többi kommunikációs feladattal, azok összességeként áll össze Figyelem: Konkrétnak kell lennie!

Partnerek összefogása Legjobb, ha együttműködési megállapodáson alapul Folyamatos, de legalább rendszeres kapcsolattartás szükséges Partner e-maillista, közös honlap, fórum Időnként személyes találkozó is szükséges (egyenként és/vagy együtt)

Projektcsapat munkájának összehangolása A projekt sikerességének alapvető feltétele Rendszeres személyes találkozókat igényel Az informális kapcsolatok, a bizalom szükséges a hatékony együttműködésre A projektcsapat rendszeres „önvizsgálatot” kell, hogy tartson, melynek alapja a humánerőforrás-terv A lehető legtöbb információt meg kell egymással osztani