Berényi Vilmos vegyész, analitikai kémiai szakmérnök akkreditált minőségügyi rendszermenedzser regisztrált vezető felülvizsgáló Fax: 70/900-78-78 E-mail: info@wil-zone.hu Mobil: 06-70-327-91-78 www.wil-zone.hu www.validalas.eu

Egy QP speciális tevékenységei - gyakorlati megközelítések IIR QP-képzés 2011. augusztus 31.

Inspekció a gyakorlatban Berényi Vilmos Inspekció a gyakorlatban

www.wil-zone.hu www.validalas.eu

Mi vár ma ránk? 11:00-12:30 Inspekció a gyakorlatban Hogyan készüljön fel a meghatalmazott személy az inspekcióra? - Szemle a QP szemszögéből Milyen következményekkel járhat, ha elmarasztalja az OGYI, illetve az ÁTI a céget? Mentsük a menthetőt - Mi a teendő ilyen esetekben? Kritikus hibák, Súlyos hibák Észrevételek kezelése A javító intézkedések folyamata és gyakorlata

Mi az audit?

Audit: auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív értékelésére irányuló módszeres független dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek. MSZ EN ISO 19011:2003 Útmutató minőségirányítási és/vagy környezetközpontú irányítási rendszerek auditjához (ISO 19011:2002)

Megfelelőség „egy követelmény (igazolás, vagyis objektív bizonyítékok révén megállapított) teljesülése” Eltérés „egy követelmény nem teljesülése” Javító tevékenység „tevékenység egy észlelt eltérés (vagy hatása) megszüntetésére” CAPA Helyesbítő tevékenység „tevékenység egy észlelt eltérés vagy más nem kívánatos helyzet okának kiküszöbölésére” Megelőző tevékenység „tevékenység egy lehetséges eltérés vagy más lehetséges nem kívánatos helyzet okának kiküszöbölésére”

Az audit alapelvei Etikus magatartás: ez a szakmai elkötelezettség alapja. Bizalom, tisztesség, bizalmas ügykezelés és titoktartás az audit lényeges követelményei Tisztességes beszámolás: a valóságnak megfelelő és pontos jelentés kötelezettsége. Kellő szakmai gondosság: igyekezet és ítélőképesség alkalmazása az auditban. Függetlenség: ez az audit pártatlanságának és az auditkövetkeztetések objektivitásának alapja. Bizonyítékokon alapuló megközelítés: ez az ésszerű módja annak, hogy - módszeres auditfolyamat eredményeként - megbízható és reprodukálható auditkövetkeztetésekre jussanak.

A FELÜLVIZSGÁLAT VÉGREHAJTÁSA Az audit folyamata INFORMÁCIÓ-GYŰJTÉS FELKÉSZÜLÉS AUDIT TERV INDÍTÓ/NYITÓ MEGBESZÉLÉS A FELÜLVIZSGÁLAT VÉGREHAJTÁSA DOKUMENTÁCIÓ-FELÜLVIZSGÁLAT AUDIT JELENTÉS This diagram was shown earlier. The following slides detail the auditing process. ZÁRÓ MEGBESZÉLÉS KÖVETŐ TEVÉKENYSÉG ÉS LEZÁRÁS TEVÉKENYSÉG FELÜLVIZSGÁLAT (HELYSZÍN, INTERJÚK) Additional Notes 9-Audit Process-Early Stages.ppt/2/1100 9 - 3

21CFR210-Scope „contain the minimum current good manufacturing practice to be used in ….. the manufacture, processing, packing, or holding of a drug” „the failure (as well as the person who is responsible for the failure to comply), shall be subject to regulatory action…” „An establishment inspection is a careful, critical, official examination of a facility to determine its compliance with laws administered by FDA. Inspections may be used to obtain evidence to support legal action when violations are found

FDA audit(or)ok Check-list alapján dolgoznak A GMP-t mint utasítást fogják fel Nem specializálódnak A csalás-hamisítás jelére azonnal fellépnek, sőt keresik ennek lehetőségét! Fókuszban a papírmunka Inkább vizsgálat, mint „menedzsment élmény” (sherif, vagy detektív) - bíróság Az első kimondott szó felelőssége Nem környezetbarátságukról híresek

audit(or)ok Bárhová bemehetnek, bárkivel beszélhetnek Nem kérhetnek pénzügyi és marketing adatokat, kutatási irányokat Nem kérhetnek személyes adatokat Nem kérnek belső audit anyagokat Ami ma megfelel, az holnap már nem. Ami ma átmegy az auditon, az holnap hiba, vagy fejlesztési cél lehet. Amit az egyik auditor megfelelőnek tart, azt nem biztos, hogy egy másik is annak tartja.

FDA audit(or)ok if it is not documented, …. it is a rumor if it’s documented, but not signed .… its graffiti in God we trust – all others show data

FONTOS! Az első 30 percben eldől: átmész, vagy megbuksz!

Felkészülés Egyszeri átvilágítás, munkaterv – ragaszkodás a célokhoz mindvégig, írásos számonkéréssel Berendezés, anyag, termék, rendszer eszköz és dokumentumlistával kezdődjön! Időt hagyni az érdemi munkára Időt hagyni arra, hogy mindenki megértse a követelményeket Mindennek egy felelőse legyen! QA: rendőr vagy tanácsadó?

Felkészülés Mindenki tudjon róla! Legyen főpróba! Legyen az inspekció háttérközpontja kialakítva! Legyen egy vezető! Company host Legyen egy írnok! Legyen egy futár! (mobilszámokkal) Legyen kísérő (ha szétválnak, akkor is!) Készüljünk jellemző mintákkal!

Mit (ne) tegyünk? Beléptetés – gondok, hiányosságok orvosi alkalmasság Ki legyen jelen? A „nem audit képes” emberek Angol – amerikai nyelv – tolmács szerepe (figyelmeztet, gondoz, alakít…) Az egyedül sétáló auditor „elszabadult ágyú” – ki a felelős ezért? A szünetekben elkövetett beszélgetések életveszélyt jelenthetnek! Az inspektor és a látogatók beöltözése – laborokban, raktárakban is! Engedmények? Tilos!

Mit (ne) tegyünk? Az audit előtt egy vezető nézze végig a helyszínt, de ők ekkor semmiképpen ne találkozzanak! Bemutatkozás és első válaszok: az egység vezetője tegye Szakértők jelenlétét meg kell határozni A bejárás során mindenhol érzékelhető legyen, hogy munka folyik. Ne legyen „csellengés” Ne 5 perccel az inspektor előtt takarítsanak fel! Ne legyen tömegjelenet, csak azok legyenek ott, akik feltétlenül szükségesek

Mit (ne) tegyünk? A jelenlevők tudjanak válaszolni a kérdésekre (és ne csak a vezetők!) A feltett kérdésre mindig csak egy ember válaszoljon. Nem szabad közbeszólni. Csak a kérdésre válaszolni! Eljárásra hivatkozni! ‘I’m following the approved written procedures and instructions’. Tilos a háttérbeszélgetés, suttogás! A kérdést sohasem bíráljuk! „Ez hülyeség…” Ne magyarázkodjunk! Ne kérjünk elnézést! Ne kérjünk tanácsot! „Önnek mi lenne a megfelelő megoldás?”

Az auditor munkában…

Mit (ne) tegyünk? Az aktuális – rendellenes - állapotot ne fogjuk az auditra! Vetessük le vele az ékszert, mosassunk vele kezet! Ne hagyjuk, hogy az auditor kézzel érintsen anyagot vagy terméket, esetleg beleírjon egy dokumentumba! Hagyjuk, hogy az auditor fényképet készítsen, de jegyezzük fel, hol tette Ne legyen elől dokumentáció Ne előtte keressük meg, amit kér (stopper indul: 5-10 perc)

Mit (ne) tegyünk? Mondja meg, ha nem érti a kérdést! Mondja meg, ha nem tudja a választ! Ne találgasson! Mindig mondjon igazat! Semmit sem mondjon négyszemközt! Ne palástoljon semmit! Ne nevekre, titulusokra hivatkozzon! Fogalmazzon röviden, tömören és szakszerűen! Ne bizalmaskodjon! Ne okoljon senkit és semmit! Ne húzza szándékosan az időt!

Mit (ne) tegyünk? Címkézett dokumentumok, post-itek Saját jegyzetpapírok szerepe Szemét, szemetes – bukó tétel lehet! A falra kitett dokumentumok, faliújság – bukó tétel lehet! Ne adjunk egy egész dossziét a kezébe! Amit átadunk, előtte fussuk át és ha lehet, másoljuk le Audit előtt néhány nappal alakítsuk ki az „audit képes” dokumentumok, dossziék listáját Ne kérdezzünk rá, hogy „mit ír”…!

Mit (ne) tegyünk? A kávészünetben és ebédszünetben ne a bejárás során kapott ruhában legyünk! A WC-k és mosdók állapotát is ellenőrizzük! Ne tartsunk radírt, ceruzát és korrektorfestéket! Az audit céljára szánt helyszínen ne legyenek dossziék A cég igyekezzen eleget tenni az auditor kéréseinek, de jelezze és indokolja meg, ha egy kérést nem tud vagy nem akar teljesíteni! „Zárt ajtó” figyelemfelhívó hatása Mobiltelefonálás

Mit (ne) tegyünk? Visszautasító magatartás Elnézést kérő attitűd „Ez nem is úgy van” „Ez nem szükséges” „Nincs is ilyen GMP követelmény, mutassa meg, hol van!” Elnézést kérő attitűd „Ez az első eset, hogy bekövetkezett” „Sohasem fog többé előfordulni” „Már évek óta így csináljuk” „A korábbi FDA-auditon nem volt probléma ezzel”

Mit (ne) tegyünk? Ne bagatellizáljon! Ne sápítozzon! Ne poénkodjon! Ne essen pánikba ! Ne számítson arra, hogy „ezt elfelejtette” Ne veszítse el a fejét! Ne vitázzon és ne kritizáljon! Legyen udvarias! A céget ne feketítse be, még akkor sem, ha…! Az inspektor hallgatását soha ne töltse ki beszéddel !

Ami ki kell hogy verje a biztosítékot Következetlenség Tudatlanság Rendezetlenség Szennyezettség Személyi higiénia hiánya Előírásnak nem megfelelő munkavégzés Feliratozás hiánya Dokumentumvezetési hiányok Szabályozatlan változtatások Meg nem felelő termékek és szolgáltatások

Kritikus helyzetek Az auditált másról kezd beszélni Az auditon a válaszadó mellett mások is beszélgetnek Az auditált személyesen támadja az auditorokat Az auditáltak nem képesek koncentrálni Egymással vitáznak az auditáltak Közbeszólások, amelyek zavarják az auditáltat és az auditort is Az auditor szabályellenes magatartásra szólítja fel a partnerét

Kritikus helyzetek Kronológia nem megfelelő Az auditált mellébeszél Hiányos dokumentum-kitöltés Rossz adatjavítás Korábbi auditok hibáinak nem megfelelő lezárása Az auditor elhallgat, de (és ezért) a partner beszélni kezd „De miért nem mondta ezt korábban?” „Tulajdonképpen mit csinált ön az elmúlt időszakban?”

Kritikus helyzetek Hazugság, megtévesztés válik nyilvánvalóvá árulkodó fénymásoló/nyomtató hibák árulkodó eltérő tollhasználat árulkodó laphiány, sorszámtorlódás árulkodó anyagi jellemzők a másolat nem a „hamisítás” után készül… A file elnevezése/dátuma alapján A szemétbe dobott dokumentumok alapján Kereszthivatkozások eltérése nyomán Visszadátumozások veszélyei és mellékhatásai

Rosszul kezdődő audit-válaszok Rendszerint/Általában/Főként/Legtöbbször Néha/Alkalomszerűen „Normálisan…” „Őszintén szólva….” „Teljesen őszintén…” „Úgy gondolom…” „Azt hiszem…” „Úgy tippelem…” „Úgy vélem…” „Feltételezem, hogy…” „Talán…” „Ezt úgy szoktuk csinálni, hogy…” „Ezt már úgyis elmondták önnek korábban”

Van remény… Az auditor nem ismeri a rendszert és a terméket annyira, mint amennyire mi Az auditor nem látja át a bekövetkezett változásokat, problémákat (de rájöhet…) Az auditor nem mindig érti meg, amit mondunk neki, de nem akarja, vagy nem tudja beismerni Az auditor olykor taktikázik, „szándékosan téveszt” vagy szándékosan naív – Columbo,

Van remény, ha… Az emberek jól fel vannak készülve Az eljárások és módszerek validáltak CAPA és gyökérok-keresés rendszere Dokumentációs rendszer SOP mindenre Change Control A vezetőség tudja, mi zajlik a cégnél és ezt elő is tudja adni

Szakmai tényezők Minőségi rendszer - Quality System Quality Management System CAPA Dokumentációs és adatkezelési rendszer Change Control Audit és önellenőrzési rendszer, Gyártóterületek, berendezések Anyagok Termelés Csomagolás és címkézés Laboratóriumi ellenőrzés

Audit hibák eloszlása API MANUFACTURERS Laboratory Controls 16 % Process Controls 13 % Records/Reports 13 % Process Validation 11% Water Systems 9 % Equipment Cleaning 8 % Stability Programs 8 % Written Procedures 4 % Building/Environment 4 % Reprocessing/Rework 3 % Other 11 %

Audit hibák eloszlása DOSAGE FORM MANUFACTURERS Laboratory Controls 22 % Process Controls 12 % Records/Reports 10 % Process Validation 10% Water Systems 5 % Equipment Cleaning 9 % Stability Programs 4 % Written Procedures 4 % Building/Environment 5 % Packaging + Labeling 3 % Other 16 %

Az audit jó dolog, mert kapcsolatteremtés a hatósággal, (befektetés a jövőbe), fejlesztési/fejlődési lehetőség; hibák elemzése, javítása, a vezetőség is tisztában lesz azzal, mit teszünk kevesebb hiba később, audit tapasztalat, egyre jobb eredmények

És végül… az auditor dolga: hibát találni, különben értelmetlen volt a napja feleslegesen alkalmazzák nem ért hozzá… esetleg korrupt… mindig fog hibát találni (a súlya és a mennyisége az érdekesebb)

Válaszol Hibára hivatkozni Okot megkeresni Konkrét utasításra változtatást tenni Határidőt javasolni Visszaellenőrizni (belső audit) Következő audit előtt hatékonyságot ellenőrizni

Intézkedések iránya - hibás termékre – helyesbítés (konkrét sarzsok) - folyamatra – helyesbítő tevékenység (lépés v. teljes folyamat) - kell-e a gyártást leállítani? átdolgozás/visszadolgozás, oktatás eljárásról! visszaküldés, visszahívás, Beszállító-leminősítés hatóság értesítése vevők értesítése intézkedési terv ! Felelős, határidők! terv lekövetése és intézkedések felülvizsgálata Cég szinten területek érintettsége (nem elég a MIB vezető, QP: irányít, felügyel, de sok más személy bevonásával lehet hatékony)  képzés Bérmunka: további felelősségi körök – szerződés jelentősége

GYEMSZI-OGYI és ÁTI Felfüggesztési, visszavonási eljárás Ha a gyártási engedéllyel rendelkező gyártóhelyen a GMP inspekció kritikus hibát tár fel, akkor az inspektor kezdeményezésére a hatóság a gyógyszergyártási engedélyt felfüggeszti, vagy visszavonja. Termékbiztonság, beteg egészségvédelme, hamisítás

Motiváció és minőségbiztosítás: a hiba megelőzése, rendszer javítása Az alaphelyzet A munkatárs fedez hibát vét, vagy fel A motivációs közeg Rossz Jó A reakció Bűntudat A hibák keresése A munkatársra vonatkozó következmény Büntetés (fizetésmegvonás, megszégyenítés) Dicséret, jutalom Jövőbeli hozzáállás A hibák elrejtése A hibák felfedése, a hibaforrások azonosítása Végső következmény A minőség romlik A minőség javul

megállapított nem megfelelőség (hiba) Hatósági intézkedések, szankciók I. BTK  „rend., ügyészség” Ellenőrzés, Mintavétel eredménye alapján megállapított nem megfelelőség (hiba) RAS  „nemzetközi hír” “intézkedés” termék: - kivonás, TK mód. irányulhat - pénzbírság tevékenység: - felfüggesztés (engedély) - visszavonás - utóaudit dokumentációs r. - kiegészítés - módosítás jelölés - módosítás személyzet (vállalkozó) Meghatalmazott személy (Q.P.) A hiba összetettsége A hiba gyakorisága „gondatlan v. tudatos” Cég/személy magatartása

Hatósági intézkedések, szankciók II. Lehetséges eljárás hiba, hiány, nem megfelelőség esetén: Szankció (figyelmeztetés, bírság) Intézkedés vagy annak elrendelése (azonnali vagy jogerőre emelkedés utáni végrehajthatóság)  pl. termék zárolása, tevékenység felfüggesztése, visszavonás… Intézkedési terv kérése vállalkozótól írásos formában (Társ)hatóság értesítése, ügy áttétele (RAS) Utó(lagos) ellenőrzés „meghatározása”, annak végrehajtása mintavétellel vagy anélkül Rendes ellenőrzésen túlmutató eljárás költségeinek elszámoltatása