Számlafeldolgozás a felhőben Máté Krisztián értékesítési igazgató DoqSys Business Solutions

Tartalom Az automatizált számlafeldolgozás Az invoicehotel.hu technológiai partnerei Mit kínál az invoicehotel.hu szolgáltatás? Kiknek ajánljuk? Mi szükséges a szolgáltatás elindításához? Miért éri meg? Biztonságos? – Igen! Szolgáltatási modellek Összefoglalás

Számlafeldolgozás automatizálásának főbb mozgatórugói Számlák és kapcsolódó dokumentumok átláthatóságának hiánya A működési költségek csökkentésének szükségessége Jobb készpénz menedzsment A kockázatok csökkentése (kontroll növelése) Nehezen kezelhető papír alapú dokumentum archívumok Let’s shift the conversation from the overall P2P process into your goals and your AP automation project. According to Aberdeen Group, companies around the world are sighting a lack of visibility, insufficient control and a need for cost cutting as the top pressures driving AP improvement projects just like Yours. In fact, these issues have barely changed in the last 10-12 years. Some options are newer – such as the opportunities available from dynamic discounting or early pay rebates but by and large, the broad needs of AP today have stayed the same since around 2001 and the wave of legislation following the Enron crash. A határidő előtti fizetési kedvezmények (skontó) kihasználása Forrás: Aberdeen Group

Legjellemzőbb számlafeldolgozással kapcsolatos kérdések 4.4.2017 Legjellemzőbb számlafeldolgozással kapcsolatos kérdések Kontroll és megfelelőség Teljes átláthatóság Hatékonyság és megtakarítás Our experience has been that these are the big issues. Control & Compliance, Efficiency & Cost Savings and Visibility. Some or all of these will be the reason we are here today. But it’s not enough to simply identify the issues, let’s look at their impact.

Kontroll és megfelelőség: kihívások 4.4.2017 Kontroll és megfelelőség: kihívások Kihívások Képességek Előnyök Jóváhagyási szabályozás következetlen, vagy nincs betartva Nincs naplózott számlatörténet, a kifizetéseknek gyakran nincs megfelelően előkészített dokumentációja a könyvvizsgálatokhoz, nagy a hibázás kockázata Teljes folyamat betartása SOX, IFRS és egyéb elvárások szerint Kontroll és megfelelőség Having adequate controls and ensuring the organization is compliant is a top priority for any finance organization. When approval policies are not enforced because there is no mechanism to enforce it, that is a major failing. When there are no easily accessible records relating to the spend in an organization, when audit trails are poorly tracked or not maintained at all coupled with lax enforcement of approval policy, there is a risk of fraud at worst or gross negligence at best – either way, it spells trouble when the need is to be compliant with legislation such as SOX, IFRS, EuroSOX, etc. and in order to be compliant you need a transparent and auditable process with demonstrable accountability to the individual.

Kontroll és megfelelőség: a mi megoldásunk 4.4.2017 Kontroll és megfelelőség: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök Szervezeti hierarchia Felhasználói jogosultságok, egyéni jóváhagyási keretek A számlák teljes életciklusának áttekinthetősége (ki, mikor, mennyi ideig, mit hagyott jóvá...) Rendszer szintű figyelmeztetések (pl. duplikált számlák) Feldolgozást követő elemzési lehetőség, riportok (pl. különböző megrendelési számon érkezett azonos tartalmú számlák, soha le nem szállított áru, stb.) Kontroll és megfelelőség This is where Basware comes in. We help companies around the world just like yours. By providing a system that helps manage user rights and approval limits across the entire organization. Maintaining a full audit trail throughout the invoice lifecycle. Notifying users of duplicate invoices is one way to avoid paying twice – additionally with Basware you can run a Post-Process Audit where you look for invoices that were in excess of the PO, goods were never delivered, goods were paid for twice (different PO number – same goods). And throughout the entire process there is complete transparency and personal accountability.

Kontroll és megfelelőség: előnyök 4.4.2017 Kontroll és megfelelőség: előnyök Kihívások Képességek Előnyök Belső szabályozás betartása Teljes számlatörténet megrendeléstől kifizetésig Többszöri vagy késői kifizetés elkerülése Túlfizetések elkerülése Könnyen auditálható folyamat SOX, IFRS, stb. megfelelés Kontroll és megfelelőség I probably don’t have to tell you the value of this level of control but the result with basware will be that All invoice are approved according to your internal policies (yes we can use existing approval limit matricies) Individuals see full audit trail of the invoice – right back to the PO. All relevant invoice information can be found at a glance Internal auditors or Controllers can easily audit any business unit, cost center, supplier or individual and thereby reduce risks of fraud and provide oversight and insight into actual spend process transparency and individual accountability are benefits of all Basware solutions

Teljes átláthatóság: kihívások 4.4.2017 Teljes átláthatóság: kihívások Kihívások Képességek Előnyök Nem átlátható a folyamat Nincs valós idejű cash flow kimutatás Nincs konszolidált adat a teljes költésről Teljes átláthatóság Visibility & Insight is the second main challenge facing AP organizations around the world. The inability to find and remove bottlenecks is a constant issue. Zero visibility into cashflow and/or currency exposures is more of an issue for some organizations then others. Consolidation of actual spend against multiple purchasing systems is not typically possible but not in a way that would allow you to use the data pro-actively.

Teljes átláthatóság: a mi megoldásunk 4.4.2017 Teljes átláthatóság: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök Könyvelői ellenőrző felület Riasztások és figyelmeztető kiemelések Státusz figyelés Cash menedzsment Beszállítónkénti költés kimutatások Személyes archívum Teljes átláthatóság With Basware, all AP clerks have a direct view to all invoices in the system. You’ll know who’s desk a given invoice is on and be able to send a quick email reminder from the invoice list screen. Invoices in danger of payment are highlighted to AP. As invoices roll through the system, the system gathers data on them relating to how they are processed, why they fail to go straight through the process, etc. This allows the AP clerk or Controller to identify bottlenecks and drill into the issues, which could be a rule, a contract or supplier issue. Cash managers will now see a consolidated picture of all forward obligations split by currency and due date. Knowing spend by supplier or what goods have been received but not invoiced is all part of Basware Invoice Automation.

Teljes átláthatóság: előnyök 4.4.2017 Teljes átláthatóság: előnyök Kihívások Képességek Előnyök Rövidebb átfutási idő Folyamat fejlesztés Gyorsabb kivétel kezelés Pénzeszközök jobb kihasználása Dinamikus kedvezmény kezelés Összevont költési adatok Teljes átláthatóság How should you expect your organization to benefit. Invoice cycle times will be faster – this opens the door for any early payment opportunities You will have opportunities to see and remove bottlenecks along the way, ensuring your process evolves over time With improved visibility, Cash Managers have the opportunity to make more efficient use of the capital on hand, possibly offering or taking early payment discounts or rebates. With Basware Invoice Automation, the invoices are all in one place, despite the fact that you might have 2 or 20 different ERPs around the world. 1 system consolidates all the actual spend and provides a single view into your global suppliers (for example).

Hatékonyság és megtakarítás: kihívások 4.4.2017 Hatékonyság és megtakarítás: kihívások Kihívások Képességek Előnyök Magas költségek Papír alapú számlák Kihasználatlan engedmények Nem értéknövelt feladatok Hatékonyság és megtakarítás Efficiency & Savings is always a goal. The high cost of the process in part due to invoices being handled as paper. This in turn ensures cycle times are long and cash discounts are untapped, late payment fees may even be incurred. Too much time is spent on non-value adding task – both in AP and the rest of the organization.

Hatékonyság és megtakarítás: a mi megoldásunk 4.4.2017 Hatékonyság és megtakarítás: a mi megoldásunk Kihívások Képességek Előnyök 100% elektronikus számlakezelés Egyeztetés a megrendelésekhez Egyeztetés a szerződésekhez Előre definiált sablonok Meghatározott munkafolyamatok iPhone / iPad / Android lehetőség Hatékonyság és megtakarítás Getting off paper should be at the top of your list if you are serious about efficiency gains. Basware is one of the global leaders in e-Invoicing and supports e-Invoicing with a Scan & Capture Service, Supplier Portal and activation services which come together to provide an onramp for 100% e-Invoices into your Basware system. Basware will take these invoices and match them automatically against orders or contracts where available. Coding, approval and audit trail are copied automatically if the invoice is within tolerance. Exceptions still get coded and routed automatically based on the order or contract and all that is left is the approval. Automatically approved invoices are immediately available for Cash Managers to pay when discounts are possible AP and field Users also have tools to help speed up the process when it happens to be manual. They can manually associate invoices to orders Easily post invoices with templates and send invoices into flow with fixed workflows And painlessly alert individuals via email when quick action on an invoice is required.

Hatékonyság és megtakarítás: előnyök 4.4.2017 Hatékonyság és megtakarítás: előnyök Kihívások Képességek Előnyök 100% elektronikus számlakezelés az első naptól Rövidebb számla kezelési ciklus Skontó kihasználás lehetősége Kevesebb hibalehetőség Alacsonyabb költségek Hatékonyság és megtakarítás The benefits of course are many. 100% e-Invoicing from day one providing: Faster invoice cycle times Increased automation rates Better line-to-line matching opportunities Cash discounts and avoidance of late payment fees due to faster invoice cycle times add to bottom-line savings Cash rebates due to faster payments can deliver top-line growth Automatic matching of invoices to orders and contracts ensures Zero human errors ‘Orderless’ invoices are automatically processed Posting is accurate according to the PO or contract Lower invoice processing related costs overall AP Clerks and Users have more time to spend on value adding tasks

Papírmentes munkafolyamat A teljes automatizálás 4 lépése számla / AP FTE 4. lépés – End-to-end AP automatizálás ~100 000 számla/FTE 10% Érintés nélküli számlakezelés 33% 3. lépés – Teljes PO egyeztetés ~30 000 számla/FTE Számla automatizálás 75% 2. lépés – Alapszintű egyeztetés és munkafolyamat ~15 000 számla/FTE Step 1 – Mix and match automation On-site Scan & Capture of paper invoices plus manual matching and manual approval. Step 2 – Basic matching and workflow Onsite scanning with OCR, online matching with approval workflow and automated reporting, SSC handling Step 3 – Full PO matching Price and goods received checks Initial supplier e-invoicing activation In-house Scan & Capture, Step 4 – End-to-end AP automation Full matching across every dimension (POs, contracts, header/ line level data, budgets/pre-agreed plans and orders). Supplier activation to full electronic document adoption. Online dispute management. Auto workflow Papírmentes munkafolyamat 100% 1. lépés – Manuális számlakezelés és egyeztetés ~5000 számla/FTE Papír-alapú kezelés

Hagyományos (papír vagy elektronikus) folyamat 4.4.2017 Hagyományos (papír vagy elektronikus) folyamat e-számla OCR Kézi kontírozás Kézi ellenőrzés Kézi jóváhagyás Könyvelés és kifizetés XML vagy egyéb hitelesített adatstruktúrák, esetleg adatkinyerés OCR technológia segítségével. Kézi kontírozás, amit általában szakember végez. Automatically match invoice and PO, or invoice and contract payment schedule. Számla alaki és tartalmi ellenőrzése, amit általában szakember végez. Számla jóváhagyása (jóváhagyási szintek és szabályok szerint). Számla adatok továbbítása kifizetésre az ERP-be, vagy pénzügyi rendszerbe The first shift from paper to an electronic process is the change to an intelligent process. Invoices arrive as paper or e-Invoices and are pushed through the Basware system, first to AP who typically codes the invoice, then to a Reviewer or first approver, possibly the Requisitioner, who checks the invoice’s validity and finally to the second approver who is likely the cost center owner. Following the final approval, the invoice can be transferred to the ERP for payment. With matching, the electronic workflow becomes an automated process. Invoices do arrive, the system associates it with an order or contract, copies coding and PO history to the invoice, compares values and if the values are within tolerances, the invoice is made available to be paid. When the invoice doesn’t match, coding and history is still copied over and the system automatically routes the invoice to the correct individual for manual approval.

Inteligens folyamat e-számla ICR Számla egyeztetés Kézi kontírozás 4.4.2017 Inteligens folyamat e-számla ICR Számla egyeztetés Kézi kontírozás Kézi ellenőrzés Kézi jóváhagyás Könyvelés és kifizetés XML vagy egyéb hitelesített adatstruktúrák és adatkinyerés a legmodernebb ICR technológia segítségével. Számla automatikus alaki és tartalmi ellenőrzése, egyeztetés. Ha nincs egyezés, akkor köröztetés, sablonok, „kedvencek” szerinti kontírozás. Automatikus számla jóváhagyás (jóváhagyási szintek és szabályok szerint). Számla adatok továbbítása kifizetésre az ERP-be, vagy pénzügyi rendszerbe The first shift from paper to an electronic process is the change to an intelligent process. Invoices arrive as paper or e-Invoices and are pushed through the Basware system, first to AP who typically codes the invoice, then to a Reviewer or first approver, possibly the Requisitioner, who checks the invoice’s validity and finally to the second approver who is likely the cost center owner. Following the final approval, the invoice can be transferred to the ERP for payment. With matching, the electronic workflow becomes an automated process. Invoices do arrive, the system associates it with an order or contract, copies coding and PO history to the invoice, compares values and if the values are within tolerances, the invoice is made available to be paid. When the invoice doesn’t match, coding and history is still copied over and the system automatically routes the invoice to the correct individual for manual approval.

3 utas egyeztetés: megrendelés – TIG – számla Igény jóváhagyás Számla beérkezés Számla egyeztetés Igénylés Megrendelés TIG ICR Számla egyeztetés a jóváhagyott rendeléssel és TIG-gel Automatikus feladás When we match invoices against orders, the process looks like this. Számla nem egyezik a megrendeléssel és/vagy TIG-gel (eltérés) Könyvelés és kifizetés Jóváhagyási workflow Számla jóváhagyás

Visszatérő számlák feldolgozásának automatizálása (energia, bérleti díjak, stb.) Szerződés vagy keret létrehozása Szerződés vagy keret jóváhagyása Számla beérkezés Számla egyeztetés ICR Számla egyezik a jóváhagyott szerződéssel vagy kerettel Automatikus feladás Many invoices will not relate to orders however and so we have to find a different way to automate those. By first identifying which invoices are recurring, have the same posting, same approver, same value, cost center, etc., we can quickly and easily create an invoicing plan for the future that then allows us to match invoices against this plan or ‘contract’. The contract creation includes all the basic data that will be on the invoice (ie: the supplier, business unit, value, currency, etc) and also the type of data expected on a requisition (ie: coding details). Lastly, we assign either a budget or invoicing schedule to the ‘contract’ and put it forward for approval. Once approved the system will automatically match invoices that reference the contract against a budget or schedule. Successful matches copy the coding and approval from the contract to the invoice before making the invoice available for payment. Non-successful matches still copy the coding and are automatically passed to the appropriate individual for manual approval. Számla nem egyezik a szerződéssel vagy kerettel(kivételek) Könyvelés és kifizetés Jóváhagyási workflow Számla jóváhagyás

Egyeztetés előnyei Folyamat Kontroll Megtakarítás Folyamat Kontroll Teljes automatizálás Részleges automatizálás Automatikus kontírozás Automatikus workflow Kevesebb emberi hibalehetőség Több idő jut az értéknövelt feladatokra Kontroll Beszerzési szabályok érvényesítése Auditálás fenntartása Sor szintű egyeztetés 3-utas egyeztetés (PO-TIG- Számla) Megtakarítás Rutin feladatok automatizálása PO-TIG-Számla kapcsolat Kontírozás Workflow Korai fizetési (skontó) kedvezmény lehetőségek Folyamat Kontroll Matching invoices to contracts and purchase orders is a best practice. The benefits align with improvements to the process, control and provide additional savings as you would expect from additional automation. Without reading the different bullets, you will agree that by automating the process – within the tight controls made possible through comprehensive business rules – savings and efficiency gains are expected – AND DELIVERED Megtakarítás

Technológia partnerünk(workflow): BasWare Corporation Vállalati adatok Nettó bevétel >107 M EUR 2011-ben 1000+ alkalmazott 30 országban rendelkezik partnerrel >1 M felhasználó 60 országban Történet 1985-ben alapították Független tanácsadó cégek az 1.-2. helyre rangsorolják a P2P automatizálásban és e-számla kezelésben 11 iroda a világon Nyílt hálózat 1.9 M beszállító >20 M e-számla/PO 2011-ben 175 Mrd EUR éves forgalom a hálózaton keresztül >50 e-számla formátum 130+ partner

Technológia partnerünk (ICR): Top Image Systems Driving content in the right direction

Mit kínál az invoicehotel.hu? Nemzetközi és magyar legjobb gyakorlatokon alapuló, magas rendelkezésre állású, felhő alapú szolgáltatást biztonságos és bárhonnan elérhető elektronikus számlafeldolgozást gyors és pontos mező szintű adatkiemelést a legkorszerűbb OCR/ICR technológiával tetszőleges formátumú e-számlák fogadását és feldolgozását könnyű elindulást: nem igényel beruházást, sem hónapokig tartó bevezetést, és csak tranzakciós díja van azonnali megtérülést, átlátható folyamatot, egy kattintásra hozzáférhető informciókat

Kinek ajánljuk? mindenkinek, akinek van szállítói számlája, függetlenül attól, hogy ez papír alapú, vagy e-számla akiknek az alacsony számlamennyiség miatt nem indokolt dedikált rendszert bevezetni, de szeretne költséget megtakarítani és átláthatóságot növelni aki már tudja, hogy erre van szüksége, de nem tud vagy nem akar beruházni licencekbe és hardverbe akik igazodni szeretnének a nemzetközi nagyvállalatoknál alkalmazott legjobb gyakorlat szerinti pénzügyi folyamatokhoz

Mi szükséges hozzá? a változtatáshoz elengedhetetlen elhatározás felsővezetői döntés és elkötelezettség (kultúraváltás) internet hozzáférés 1 folyamatgazda és 1 informatikus 4 hét közös munka

Miért éri meg? tranzakció alapú árazásának köszönhetően jól kalkulálható költséget jelent egy számla feldolgozási költsége töredéke a manuális feldolgozás költségének, ezáltal a megtakarítás a bevezetéstől azonnal jelentkezik a szolgáltatás tranzakciós díján felül nincs egyéb költség, nincsenek további licenc díjak, nincsenek egyéb járulékos hardver és üzemeltetési költségek hatékony és átlátható folyamatot teremt, amely néhány hétről pár napra rövidül

Biztonságos? – Igen! a legmagasabb fokozatú adatbiztonságot nyújtó sztenderd technológia alkalmazása SSL (https) titkosítás magas rendelkezésre állású Amazon Web Service, a világ egyik legbiztosabb infrastruktúrája egymástól jól elszeparált válallati (nem személyes!) adatok fizikailag biztonságos helyszín, védett objektum (Prime Rate szolgáltató centrum)

I. Modell (teljes outsourcing) Szkennelés (DoqSys) Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys) Számla befogadás (DoqSys) Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél)

II. Modell (részleges outsourcing) Szkennelés (Ügyfél) Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys) Számla befogadás (Ügyfél) Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél)

Összefoglalás globális technológia, „holnap” is jelen lesz nemzetközi és magyar legjobb gyakorlat, helyi támogatás jelentős átfutási idő rövidülés, hatékonyság növekedés törvényi megfelelőség, mindenkori átláthatóság valós idejű kötelezettség és ÁFA információk nincs induló beruházás, azonnali költségcsökkenés stabil, biztonságos szolgáltató és szolgáltatás

Köszönöm a figyelmet! krisztian.mate@doqsys.com www.doqsys.com www.invocehotel.hu www.facebook.com/invoicehotel.hu