A jó időbeosztás A jó időbeosztás olyan, mint a karmester munkája: sok hangszert vezényel egyszerre. A közös hangzás legyen jó!
Melyik időpontban tudunk legaktívabban dolgozni? Ez emberenként változik. Pacsirta és bagoly típusok.
Az IDŐT nem tudjuk uralni, de a FELADATOKAT igen!
„Akár azt gondolod, hogy meg tudod csinálni-, akár azt, hogy nem: mindenképpen igazad van!” Azaz: a hozzáállás dönti el a sikerességet!
KRITIKUS KATEGÓRIÁK Hozzáállás Célok kitűzése ? Prioritások Analizálás Tervezés Ütemezés Megzavarások Értekezletek Papírmunka Munkamegosztás Halogatás ? ? ? ? ? ? ? ? ?
Te melyik kategóriát tudod legjobban és legkevésbé uralni? Osztályozd magad az előző pontok alapján!
Hozzáállás A csüggedőnek mindig rossz napja van…, …a jókedvűnek pedig mindig ünnepe. Példabeszédek 15;15.
Egy rossz szokás megváltoztatásához legalább 3 hét kell!
A rossz szokás megtörése Ismerd fel a rossz szokást Határozd meg az új szokást Erősen kezd el a változást Soha ne térj le a megkezdett útról Kérj segítséget
AZ ÉLET BÖLCSESSÉGE ABBAN ÁLL, HOGY ELHAGYJUK A LÉNYEGTELENEKET. Nemes dolog bizonyos dolgokat elkezdeni cselekedni… …de ugyanolyan nemes más dolgokat pedig nem megtenni. AZ ÉLET BÖLCSESSÉGE ABBAN ÁLL, HOGY ELHAGYJUK A LÉNYEGTELENEKET.
A belső dolgok változást idéznek elő, a külsők reagálásra, panaszra késztetnek
Vess el egy gondolatot, és egy cselekvést aratsz. Vesd el a cselekvést, és egy szokást aratsz. Vesd el a szokást, és egy jellemet aratsz. Vesd el a jellemet, és meghatározod az életet.
Célkitűzések
CÉLKITŰZÉSEK Napi Heti Havi Évi
A CÉL legyen: Pontos Mérhető Elérhető Reális Időben meghatározott
IDŐEGYENSÚLY Isten? Munka? Család? Egyéb? Mérlegeld a hasznot!
PRIORITÁSOK
HOGYAN HATÁROZZUK MEG A SORRENDET? Mit csinálok meg először ? Amit szeretek Amit tudok Ami könnyű Ami gyors Amit már beütemeztem Amit mások kérnek tőlem Ami segít elérni a céljaimat Aminek itt a határideje Attól függ, ki kérte Attól függ, mi lesz a következménye A kérések beérkezésének sorrendjében
Nem az a fontos, amit csinálunk, hanem amit megcsináltunk.
S Ü R G Ő F O N T O S Igen KRÍZIS SZOKVÁNYOS MUNKA Nem MEG KELL CSINÁLNI IDŐ-POCSÉKOLÁS F O N T O S
Tanulj meg nemet mondani! Hogyan? Hivatkozz az ütemtervedre! Mondd meg a „nem” okát világosan! Legyél becsületes, határozott! Adj más lehetőségeket! Önmagadnak is pontosítsd, hogy miért „nem”! Ne érezd magad lekötelezve!
Tevékenységünk 80%-a 20 %-ban eredményes… Miközben 20% tevékenység hozza létre eredményeink 80%-át
Analizálás
Egyetlen problémát sem lehet megoldani addig, amíg pontosan meg nem határoztuk a problémát.
Feladatainkat 3 módon szemlélhetjük: úgy gondolom, hogy ezt vagy azt cselekszem mit kellene cselekednem amit valójában megcselekszem
Tervezés
Ha elmulasztjuk a tervezést… …akkor egészen biztosan betervezzük a mulasztást
Tervezd meg a napodat, mielőtt elkezdenéd!
A tervezés 6 szempontja várható eredmény mit kell a célért tennem minek van elsőbbsége mennyi idő kell rá ütemezés a váratlan dolgok betervezése
Ütemezés
Tervezés: eldöntöm, hogy mit csinálok Ütemezés: átgondolom, hogy mikor csinálom
A tervezés egy szándék, az ütemezés egy odaszánás!
MEGZAVARÁSOK
„BENÉZŐ” VENDÉGEK KEZELÉSE Fontold meg a prioritásokat! Fogd rövidre a látogatásokat! A feladatra koncentrálj! Találkozz irodán kívül! Inkább te látogass! Ha jól felkészülsz, időt spórolsz Ne ülj szembe a nyitott ajtóval!
EGY „NYITOTT AJTÓ” MÓDSZER Akkor dolgozz, ha be tudod csukni az ajtót! Néha be kell csukni az ajtót ahhoz, hogy minőségi időd legyen.
A TELEFONÁLÁS ELLENŐRZÉSE Beszélj röviden! Használj időmérőt amikor telefonálsz! Tudd befejezni! Használj alternatívákat! (E-mail, SMS)
ÉRTEKEZLETEK
MEGBESZÉLÉSEK PROBLÉMÁI: Nincs cél Nem a megfelelő emberek vannak jelen Félreérthető cél Nincs ütemterv, napirend Nem a napirendet követik A résztvevők nincsenek felkészülve Túl sok résztvevő Késői kezdés, késői befejezés MEGOLDÁS: Határozott üléselnök
FIGYELMET IGÉNYLŐ, RÖVID ÜLÉSEK Ebéd előtti találkozók Reggeli közbeni megbeszélések A résztvevők állva fogadása Ne legyenek túl kényelmesek a székek Állj fel, ha valaki belép!
PAPÍRMUNKA
A PAPÍRHALMOZÓDÁS OKAI: Nem hozunk döntéseket az ügy érkezésekor Nincs válogatási / szűrési rendszerünk
MIT CSINÁLJUNK A PAPÍROKKAL? Dobjuk ki! Továbbítsuk! Foglalkozzunk vele! Halogassuk az ügyet…
AZ ÍRÁS PROBLÉMÁI Perfekcionizmus „Szószátyár” írás Nincs terv Nincs világos cél Nem az olvasónak készült
„Ha több időm lenne, rövidebb levelet írnék…”
MUNKAMEGOSZTÁS
MIÉRT NEM OSZTJUK LE A FELADATOT? Megállapodás / szerződés hiánya Szabályok hiánya Oktatás hiánya Nem világos az instrukció Bizalom hiánya Önbizalom hiánya Félelem, hogy hibát követek el Tökéleteset szeretnénk Szeretnénk, ha szeretnének… Túlságosan szeretjük a munkát
A FELADATLEOSZTÁS SZINTJEI A leosztás előtt tisztázni kell, milyen szintű a feladat leosztása Függ a feladat nagyságától, az illető képességétől, tapasztalatától
NÖVEKVŐ SAJÁT FELELŐSSÉG Megkapod a feladatot, de mindenben én döntök, Javasolhatsz alternatívákat, de ezek közül én döntök, Dönts, de várd meg a beleegyezésem, Dönts, cselekedj, amíg azt nem mondom, hogy „nem”, Dönts, cselekedj, jelentsd a végeredményt, Dönts, cselekedj, csak akkor szólj, ha kell, Dönts, cselekedj, visszajelzés nem szükséges.
MUNKACSOPORT TIPPEK Példák Megbeszélés Ötletbörze
Halogatás
Miért halogatunk? Félelem a kudarctól Nem szeretjük a rendszerezettséget Konfliktus kerülése Döntésképtelenség Félelem a változástól Nem szeretjük a feladatot
A HALOGATÁS LEGYŐZÉSE Be kell ismerni, nem magyarázkodni, Mérlegeld a következményeket A nagy feladatot oszd fel kisebbekre Munkamegosztás / leosztás Tűzz ki határidőket!