Beszerzés

Állítólag az amerikai hadsereg a példakép

Az ellátási (beszerzési) logisztika a beszerzéssel együttműködve azért felelős, hogy a vállalatnál a termeléshez szükséges alap-, segéd- és üzemanyagok, alkatrészek a megfelelő a megfelelő mennyiségben és minőségben rendelkezésre álljanak.

A beszerzés feladatai a következők lehetnek: A költségcsökkentési lehetőségek feltárása a hatékonyabb beszerzési folyamatokon keresztül. A logisztikai rendszer teljesítményének az előmozdítása a pontos és gyors ellátáson, a minőség javításán keresztül, A fejlett vállalati gyakorlatban egyre nagyobb hangsúly helyeződik a beszerzés innovációban játszott szerepére. A beszerzés fontos ötletek forrása lehet a termékek, sőt a működési folyamatok fejlesztésének tekintetében is. A beszerzés fontos információforrás: lényeges adatokat tud gyűjteni a piaci trendekről, a termékek beszerezhetőségéről, a piaci árakról, új technológiákról stb.

Az ellátási (beszerzési) logisztika főbb feladatai taktikai (tervezési, irányítási) szinten: a beszállítási megrendelések hosszú, közép- és rövidtávú tervezése, meghatározott anyagszükségleti tervezése, meghatározott anyagszükségleti tervek, valamint az alapanyag-raktári készletgazdálkodás által meghatározott adatok alapján a beszállítók és a felhasználó vállalat közötti anyagáramlás (röviden: beszállítás) megszervezése, előkészítés.

Az ezzel kapcsolatos feladatok: a szállítási mód (pl.: közút, vasút) eldöntése; közúti szállítás esetén a saját járművel vagy fuvarozóvállalattal való szállítás közötti döntés; a fuvarozó (szállítmányozó) megválasztása, a fuvarozási (szállítmányozási) keretszerződések megkötése; a szállításhoz alkalmazandó egységrakomány-képző eszközök (szállítási segédeszközök) megválasztása; járműrakodás megszervezése és előkészítése (rakodási mód,a rakodógépek, rögzítési mód megválasztása, rakodási terv elkészítése);

A beszerzés helye a szervezetben A szervezet kialakításának alapvető kérdése, hogy a beszerzés központosítottan (centralizált), vagy decentralizáltan történjen. Ez tulajdonképpen azt jelenti, hogy központosított (centralizált) beszerzés esetén a beszerzéssel kapcsolatos teendők összességét egyetlen, általában a vállalati központban működő beszerzési szervezet látja el.

A centralizált beszerzés előnyeiként általában a következőket szokták megemlíteni: A különböző szervezeti egységek beszerzési igényeinek összevonásával nagyobb beszerzési volumen és így kedvezőbb beszerzési ár érhető el. A beszerzések centralizálása lehetőséget teremt arra, hogy a szállítóval való kapcsolattartás egységes legyen, a kapott kondíciók is azonosak lehetnek (nem fordulhat elő, hogy valaki kedvezőtlenebb feltételek mellett vásároljon). A beszerzések központosításával az egyes anyagok alkatrészek stb. specifikációjának, sztenderdizációja könnyebben megoldható, ez az átláthatóbb és egyszerűsödő folyamatokkal költségmegtakarítást és pontosabb ellátási folyamatokat eredményez.

A beszerzések centralizálásával – mivel a beszerzési központ átlátja az egyes szervezetek igényeit – az ellátás rugalmasabbá válhat, az egyes tételek könnyebben átcsoportosíthatóak. A vállalat felső vezetése számára a beszerzések és a kiadások jobban átláthatóak és szakmailag és pénzügyileg jobban irányíthatóak. Számos esetben a centralizáció teszi lehetővé, hogy létrejöjjön egy olyan szervezet, amely szakképzetten látja el a beszerzéshez kapcsolódó teendőket. (A kicsi centralizált szervezeteknél sokszor méretgazdaságossági szempontok miatt nincs lehetőség beszerzési szervezet működésére).

A centralizált beszerzés hátrányaiként általában a következőket szokták megemlíteni: A beszerzési költségekért, az ellátás biztonságáért a felelősség közvetett, az áttételek a felelősség elfedésére adnak lehetőséget. Tipikusan ilyen helyzet, amikor a központ beszerzőjéhez, nem jut el időben minden információ (például: a specifikáció nem teljes) és nem a megfelelő terméket szerzi be.

A beszerzési szervezet nem közvetlenül kapcsolódik a felhasználóhoz, így az igények, beszállítói teljesítéssekkel kapcsolatos tapasztalatok nehezebben ismerhetők meg. Például a beszerzés kiválasztja a beszállítót és megköti a szerződést, de a távoli szervezeti egység érintett részlegétől nem jut el az információ, hogy a szállító az előző megbízásoknál többször késve teljesített. A centralizált beszerzés általában nincs közvetlen kapcsolatban a felhasználókkal így igényeik megismeréséhez, a folyamatok működéséhez többlet adminisztráció szükséges.

A beszerzés helye a szervezetben Előny Hátrány Centralizált Nagyobb tétel – elvileg – jobb ár A szállítóval egységes kapcsolattartás Kisebb szállítási és egyéb költségek Egyenletesebb minőség, ár. Sztenderdizálás. Könnyebb átcsoportosíthatóság A felső vezetés jobban átlátja Felkészültebb szakemberek Előzetes tervezés igénye Rugalmatlan, nincs közvetlen kapcsolat Magas ár is lehet Költség felelősség külön Erőltetett esetben (pl. közbeszerzésnél) a tenderezés kijátszása (kartell, konzorciumok. Decentralizált Költség felelősség helyben Kevesebb koordinációt igényel Közelebb a felhasználóhoz Egyedi igények jobb kommunikálása Vevőorientáltabb Rövidtávú előnyök kihasználása Elaprózott beszerzés Külön-külön tárgyalnak nagy cég esetén A piaci információ széttagolt Nem költséghatékony, ha a készletezés is decentralizált

A beszerzés tárgya Direkt anyagok (termelés) Indirekt anyagok (működés) Szolgáltatások Beruházások

Direkt anyagok Direkt anyagok alatt általában tevékenységek elvégzéséhez szükséges termékeket szokták érteni. Így ide tartoznak az alapanyagok, alkatrészek, a csomagolóanyagok, vagy egy kereskedelmi vállalat esetében a továbbértékesítésre vásárolt termékek. Ezen termékek a beszerzésénél jellemző a nagy volumen, összességében a nagy érték. A kereslet sajátossága, hogy általában valamilyen tervből (például: termelési vagy értékesítési tervből) vezethető le, a felhasználás folyamatos vagy rendszeres. A beszerzési cél az ellátás megfelelő költségszinten, megfelelő minőségben, nagy biztonsággal való megoldása.

Egyéb anyagok (indirekt anyagok) Ide azok a termékek tartoznak, amelyek a vállalati működés biztosításához szükségesek, de a vevőknek értékesített termékbe vagy szolgáltatásba közvetlenül nem épülnek be. Pl. a karbantartási anyagok, az irodaszerek, a tisztítószerek, a munkaruhák stb. Ezeknél a termékeknél az igénylő (felhasználó) a vállalati szervezet összes területe, a beszerzésnek az ő szükségleteiket kell (összhangban a vállalati célokkal, pénzügyi tervvel stb.) kielégíteni. A beszerzési feladat ennél a csoportnál az ellátás biztosítása alacsony összköltség mellett. Azaz ezeknél a termékeknél gyakran nem önmagában a beszerzési árban elért megtakarítás a meghatározó, hanem a beszerzési folyamat költségeit is érdemes figyelembe venni. Jellemző, hogy az igény időszakonként jelentkezik, a beszerzések jelentős része olyan vásárlást jelent, melyre a megelőző egy-két évben nem volt gyakorlat. A szállítói kör nagyon széles és iparági háttere eltérő.

Szolgáltatások A szolgáltatások beszerzésének problémái a szolgáltatások sajátosságaira vezethetők vissza. Egyik fő sajátosságként emelendő ki, hogy a szolgáltatásokkal valamiféle teljesítményt (általában emberi munkavégzést) vásárolunk, nem pedig kézzel fogható terméket. A szolgáltatás minőségi paramétereinek meghatározása, az ajánlatok tartalmának összehasonlítása, a teljesítmények értékelése éppen ezért nehezebb. Ugyanakkor jellemzően sok szolgáltatás összetett és összességében nagy értékű tevékenység vásárlását jelenti, így a beszerzésre érdemes fokozott figyelmet fordítani. (Különösen fontos példa itt a logisztikai szolgáltató kiválasztása, de az előbbi állítás igaz lehet egy takarítási szolgáltatás megvásárlására is.)

Beruházások A beruházásokhoz kapcsolódó beszerzések fontos jellemzője, hogy ezek az esetek döntő többségében új vásárlást jelentenek. Nagy értékű beszerzésekről van szó, amelyek számviteli követése (beruházás aktiválása), a finanszírozás lehetséges formái eltérnek az egyszerű termékeknél követett gyakorlattól. A beruházásban érintett vállalati szervezetek közötti koordináció igény itt a beszerzés összes fázisában (így például: a specifikációs szakaszban is) különösen jelentős.

Közvetlen cél szerint: Készletre az igény ingadozása nagy az átlagos felhasználáshoz viszonyítva az igény nehezen jelezhető előre a nagyobb tételben történő beszerzés a készlettartási költségeket meghaladó előnnyel jár a termék csak időszakosan áll rendelkezésre Egyedi igényre ritkán lép fel kereslet (pl. tárgyi eszközök) az áru erkölcsileg gyorsan elavul az ár csökkenő trendet mutat romlékony JIT-elv szerint

Versenyeztető és együttműködő kapcsolat. Vevő-szállító kapcsolatok: Versenyeztető és együttműködő kapcsolat. Hagyományos felfogás szerint az ár a fontos szempont, ezt a versenyeztetéssel lehet elérni. Azé a megrendelés aki a legalacsonyabb árat adja, az ellátásban rejlő bizonytalanság pedig több szállító között megosztható. A beszállítók ellenfelek. A módszerek: - a megrendeléseket lehetőleg több különböző szállító kapja - alternatív források belépésének elősegítése - a szabványosítás, standardizálás elősegítése - a szállítóváltás költségeinek minimalizálása Másik megközelítés az együttműködés. Partnerkapcsolat. Összehangolják stratégiai partnerkapcsolat.

Vevő-szállító kapcsolatok Versenyeztető modell Együttműködési modell Kapcsolat jellege - a beszállító ellenfél - bizalom hiánya - viták, elzárkózás - a beszállító partner - bizalom - közös problémamegoldás, információk átadása Szállítók száma sok egy vagy kevés Kapcsolat hossza egyszeri, rövid táv közép vagy hosszútáv Szerződés szabályozott, merev rugalmas, keretet ad Közös tevékenység nincs lényeges Termelés tevékenység elkülönül integrált, összekapcsolt Rendelés alkalomszerű gyakori kis tétel Tárgyalási stratégia győztes-vesztes mindkét fél számára előnyös Szállító kiválasztás versenyeztetés tárgyalás

Beszerzési piacok és a beszállítói bázis A beszerzési piacok jellemzői és lehetőségei jelentősen befolyásolják azt, hogy az egyes beszerzéseket hogyan lehet és hogyan érdemes lebonyolítani. A beszerzési piacok jellemzőinek legtöbbje alapvetően a kereslet és a kínálat viszonyához köthető. A piac jellemzőinek értékelésénél fontos jellemző az, hogy a kettő egyensúlyban van-e, vagy a piac valamelyik oldala túlsúlyba került. A beszerzési piacok fontos jellemzője, hogy a szereplők egymáshoz viszonyított mérete milyen. A beszállítói bázis alatt azt a szállítói kört értjük, amelyet egy vállalat, mint lehetséges beszállítót tart számon. Ez a kör általában lényegesen szűkebb, mint a beszállítói piac.

A beszerzési piac szűkítése beszállítói bázissá Egy bizonyos műszaki, szolgáltatási szintet bizonyítottan teljesíteni képes szállítók kiválasztása. A beszállítói kör szűkítése földrajzi alapon is lehetséges. A beszállítóknak meg kell ismerniük a vállalat jellemzőit ahhoz, hogy megfelelően tudjanak teljesíteni.

A beszerzési folyamatot meghatározó tényező A fontosabbak a következők: A vállalat végzett-e már hasonló beszerzést. A beszerzés milyen fontosságú a beszerző vállalat számára. Mennyire tekinthető kockázatosnak egy beszerzés.