Gazdaságfejlesztési Központ Kft

Tarjániné Illés Marianna Tünde (CMC, CVS, PVM) ügyvezető bejegyzett vezetési tanácsadó értékelemezési szakértő okl. könnyűipari üzemmérnök okl. gazdasági szaküzemmérnök okl. értékelemző Tarjáni István (CMC, CVS, PVM) ügyvezető bejegyzett vezetési tanácsadó értékelemzési szakértő okl. gépész üzemmérnök okl. műszaki tanár okl. marketingkommunikációs szaküzemgazdász

Értékelemzéses szervezetfejlesztés önkormányzatnál (Összesen 8 részprojekt értékelemzéssel történő közel egyidejű, egymásra épülő végrehajtása.) V. Országos Tanácsadási Konferencia Budapest 2011. november 17.

Amiről beszélünk….. A projekt előzményei. Miért értékelemzéssel? A munka bemutatása Ami értékelemzés nélkül nem jöhetett volna létre……. A munka eredménye számokban

A projekt előzménye Az ÚMFT (Új Magyarország Fejlesztési Terv) keretében az Államreform Operatív Program részeként a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ) a 2008. évben ÁROP-3.A.1 kóddal hirdette meg „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Közép-magyarországi régióban” tárgyú pályázati konstrukciót. Dabas Város Önkormányzata pályázatot nyújtott be és kapott támogatást. A projekt 2009.V.21 - 2010.06.30. között valósult meg.

Mely témák alkották a megaprojektet? - Hivatal szervezetének átalakítása (ügyintézési idő csökkentés, ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása); - Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása - Hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása; - Hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése; - Önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; - Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása; Szervezeti megoldások bevezetése (lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítás, döntések nyilvánossá tétele); - Civil és vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa.

Miért az értékelemzés? Rég kialakult szervezet, bürokráciával, folyamatosan csökkenő apparátussal, változó feladatokkal, a stakeholderek igényeit elégítse ki. A folyamatos változtatások helyett átfogóan kellett vizsgálni a témaköröket. Kiemelt feladat, hogy a szervezetfejlesztés átgondolt, funkcionálisan vizsgált legyen. A kialakult és megszokott rutinnal működő szervezetbe szemléletváltozás „becsempészése” A team munkával a szervezet saját munkáját átgondolva elfogadtatható és bevezethető javaslatokat dolgozzon ki a legkisebb ellenállással.

A munkába bevont partnerek Lakosság Civil szervezetek Vállalkozók Szakértők Intézmények Belső munkatársak 7. AVS munkatársak Összesen: kb. 150 fő Fontos a stakeholderek listázása és az igények részletes gyűjtése! (pl. jogszabályok)

Funkcionális vizsgálat Az igények alapján meghatározzuk a funkciókat. A szervezet funkciói azok a tevékenységek, amelyeket az igények alapján feltárunk. A funkciókat funkciócsaládfába rendezzük. Ez a struktúra mutatja meg a tevékenységek összefüggés-rendszerét. Segítséget nyújthat a munkakörök kialakításához, a párhuzamos tevékenységek feltáráshoz.

A funkcióteljesítés vizsgálat fontossága A munka folyamán meghatározzuk, hogy az adott funkció milyen mértékben kerül kielégítésre a team által meghatározott értékelési szempontok alapján. Néhány példa: Funkcióteljesítés Funkció mértéke F111111 Folyamatgazdát megnevez 0% F131 Ügyfélfogadási időt betart 0% F2111 Elégedettséget mér 50% F23 Felelősségre vonás megtörténik 50% F1242 Joganyagot, hivatalos magyarázatot biztosít 65% F123 Ügyfélbarát 105%

Ami értékelemzés nélkül nem jöhetett volna létre…….. (1.) Az „Ellenőrzést dokumentál” funkció vizsgálata során kialakításra kerül egy adatbázis, ahol rögzítésre kerül a feladat, felelős, határidő, ellenőrzés ideje, eredménye. Ez az adatbázis alapja az egyéni teljesítmény értékelésnek. (sok szóban kiadott feladat okozott félreértést és problémát) Az „Együttműködési folyamatot” segít funkció esetében ½ évente együttműködési work-shop-ot tartanak a dolgozók részére.

Ami értékelemzés nélkül nem jöhetett volna létre…….. (2.) Az „Értékeket feltár” funkció vizsgálata során feltártuk, hogy nem ismert pontosan, hogy a hivatalnak milyen értéke vannak, ezeket nem erősítik, nem kommunikálják. Az értékek feltárása tréningen megtörtént. A „Közfeladatokban aktívan részt vesz” funkció alapján kidolgozásra került 30 olyan témakör együttműködési lehetősége civil és vállalkozói szférával, amely erőforrást von be a közfeladatok ellátásába. (pl. közös képzések, kulturális, sport programok stb.)

Mit kamatoztathattunk a javaslatok megvalósításával? Egyszerűsített folyamatok lettek Tisztázott munkakörök és hatáskörök kerültek kialakításra Együttműködés javult az intézmények, vállalkozók, civilek és ügyfelek körében egyaránt Megújult az ügyfélszolgálat Szemléletmód változott (Ugye?)

A megaprojekt számokban Előkészítő szakaszban 2 napos oktatás 3 átadó előadás 52 db team ülés 156 óra helyszínen történő munkavégzés Kb. 650 óra nem helyszínen történő külsős munkavégzés Kb. 630 óra hivatali ráfordított munkaóra 8 db záró dokumentáció 199 db javaslat A 199 javaslatból 136 javaslat elfogadásra került, amely a javaslatok 68%-nak bevezetését jelenti.

A szakma elismerése A projekt a Magyar Értékelemzők Társasága által kiírt 2010. évi Legjobb Értékelemzési Projekt Díj pályázaton Különdíjban részesült.

Tarjániné Illés Marianna Tünde Gazdaságfejlesztés Központ Kft Köszönöm a figyelmet! Tarjániné Illés Marianna Tünde Gazdaságfejlesztés Központ Kft fokusz-2@fokusz-2.hu Telefon \ fax: +36 (1) 472-0496 Mobil: +36 (30) 9450-111

Gazdaságfejlesztési Központ Kft