Rendezvényszervezés Rendezvényturizmus

Rendezvényszervezés fogalma Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és egyéb) összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező munka, mely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.

Rendezvények csoportosítása

„jellegük” szerint 1. Művészeti jellegű (koncert, fesztivál) 2. Tudományos jellegű (konferencia, bemutató) 3. Közművelődési jellegű (fesztiválok, közösségi szokásokhoz fűződő programok) 4. Társadalmi, politikai jellegű (közgyűlés, felvonulás) 5. Egyházi jellegű (körmenet) 6. Sport jellegű (verseny, bemutató) 7. Kereskedelmi jellegű (árubemutató, vásár) 8. Komplex

Előkészítés szerint Tervezett rendezvények Spontán rendezvények (tüntetés)

Rendezvényszervezők kompetenciája szerint Hivatásos Nem hivatásos

Gazdasági cél szerint Nyereség-orientált Non-profit

Helyszín jellege szerint Zárt térben, épületben Szabad téri

Helszínek száma szerint Egyhelyszínes többhelyszínes

Funkcionális tartalom szerint Kongresszus, konferencia Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház) Versenyek Kiállítások Játékok, közösségi szabadidős programok Látványfelvonulás, demonstráció Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés

„volumene” szerint Világrendezvények Európai Nemzetközi Országos Regionális Megyei Kistérségi, települési, kerületi Kisebb közösségi

Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint: Kandidált rendezvények Adaptált rendezvények Innovált rendezvények Konvencionális rendezvények

2.3. Rendezvények Jelentősége megnőtt, ok: társadalmi igény Jelentős időbeli fejlődés (pl. Művészetek Völgye) Típusai: 1. Kulturális rendezvények: Gazdagabb rétegek látogatják Magas életminőséget kínálnak a jól képzett rétegek számára I. A szervezők és a résztvevők rendezvényhez való viszonya alapján: A)belső jellegű rendezvények: a sajátos kultúrából kinövő, de annak szerves részét képező események; a szervezők és a résztvevők döntő része is ebből a körből kerül ki; elsősorban etnikai kisebbségek fesztiváljai

B) kereskedelmiesedett rendezvények: megkezdődik az esemény reklámozása; a kultúrán kívülről is érkeznek;cél: szélesebb körben bemutatni a kultúrát C) multikulturális rendezvények: halvány kapcsolat a befogadó terület és az esemény jellege között; különböző kultúrák mutatkoznak be; a szervezők és a közönség is más-más kultúrából jön II. az esemény jellege alapján A) örökségi jellegű rendezvények: a múltbéli hagyományokra támaszkodik; felújított épületek, hagyományok B) művészeti jellegű rendezvények: valamilyen művészi esemény megrendezése

2. Kereskedelmi rendezvények: Típusai A) kiállítások és vásárok Jelentős történelmi múltja van Jó fokmérője egy adott terület gazdasági helyzetének (van-e annyi tőkeerős vállalkozó, érzik-e a kiállítók annyira fizetőképesnek az adott terület piacát, hogy megjelenjenek?) A hétköznapi szóhasználatban gyakran szinonima, pedig nem ugyanaz a két rendezvény

Különbségek a kiállítások és vásárok között

Csoportosítása: I. Ajánlati paletta alapján a)általános kiállítások és vásárok: sok termelési ág kínálata jelenik meg, de csak szűk választék b) szakmai kiállítás és vásár: egy-egy termelési ág árui, teljes körű bemutatás; számuk egyre nő

II. földrajzi hatókör alapján a) helyi kiállítások és vásárok: 100km vonzáskörzet; helyi gazdasági szereplők számára b) országos kiállítások és vásárok: 800-1000km c) euroregionális rendezvények: 1500-2000km, több országot átfogó d) globális kiállítások és vásárok: az egész világról vonzzák az adott ágazat résztvevőit

Külön kategóriát képeznek a világkiállítások Nem csak szakmai, hanem szélesebb közvélemény is 1851. London volt az első Típusai: A) általános világkiállítás: Egy-egy általános téma köré szerveződik Pl. Hannover: „Az ember, a természet és a technológia” B) speciális világkiállítások: Egy-egy szűkebb témára koncentrálnak Pl. Lisszabon: óceán

3. Konferenciák és kongresszusok Egyre nő a szerepe Okai: Nem szezonális Hosszabb tartózkodási idő (bár napjainkban már csökken, mert a résztvevők nem tudnak hosszú ideig távol lenni munkahelyüktől) Nagyobb költés Nőnek az adott ország tudományos ismeretei

Típusai: A) Szervezetek, egyesületek ülései - résztvevők száma igen tág határok között mozog - általában nemzetközi (gyakori tolmácsolás) - egymással párhuzamosan, több helyszínen tanácskoznak - elszállásolás különböző kategóriájú szállásokon Gyakran összefonódik kiállításokkal, vásárokkal Oka: kiállításokat egyre több megbeszélés egészíti ki, cégek a konferenciákon be tudják mutatni termékeiket

B) Testületi ülések: - vállalatokhoz kapcsolódik - alacsonyabb részvevőszám - Közös munkanyelv - Magas szintű vezetők a résztvevők - Intenzív időkihasználás - Aktív kikapcsolódás kapcsolódik hozzá

Rendezvényszervezés a település oldaláról - egyszerűen meg lehessen közelíteni a helyszínt - Megfelelő kapacitás, felszereltség - Megfelelő számú parkolóhely - Megfelelő szálláshelyek - Fejlett vendéglátóipar - Kulturális és kikapcsolódási lehetőségek - Természeti vagy társadalmi látványosságok

4. Sportesemények Típusai: A) szabályos időközönként, különböző helyeken megrendezésre kerülő események (olimpia, EB, VB) B) szabályos időközönként, korlátozott számú helyszínen megrendezésre kerülő események (Forma-1) C) szabályos időközönként, egy meghatározott helyszínen megrendezésre kerülő események (Grand Slam)

5. Vallási rendezvények Távoli múltra tekint vissza Típusai: A) zarándoklat szent helyekre (Lourdes, Mekka, Vanarasi, Jeruzsálem) B) vallási események: pápalátogatások, egyes vallások rendszeres rendezvényei

A rendezvények hatásai: 1. Gazdasági élet területén: Közvetlen bevétel a vállalkozók és a lakosság számára Helyi és központi költségvetést növeli (adók) Láthatatlan és sajátos exportbevétel (egy terület termékeit a településen vásárolják meg, nincs szállítási és csomagolási költség) Munkahelyek számának növekedése Magasabb árak a teleülésen Veszteséges lehet a rendezvény

2. Politikai élet területén A rendezvény alkalmas az adott terület stabilitásának bemutatására Politikai tiltakozások kinyilatkoztatására is alkalmas (pl. moszkvai és los angelesi olimpia) A rendezvény elvonja a figyelmet az aktuális problémákról A rendezvény sikere elősegíti az újraválasztást

3. Idegenforgalom és a kereskedelem területén Média: ingyenes reklám A rendezvények résztvevők később átlagos látogatóként is visszatérhetnek Az esetleges negatív események ronthatják a település hírnevét

4. Fizikai és épített környezet területén Helyi infrastruktúra nagymértékű fejlesztése Javul a megközelíthetőség Leromlott városrészek megújítása A fejlesztéseket nem saját erőből kell fedezni, a központi kormányzat adja a forrást Környezeti és ökológiai károk

5. Társadalom és kultúra területén Értékek és tradíciók megőrzésee Helyi lakosság elégedettsége nő Létrejöhet a „public-private partnership” alapja Összehozhat egymástól távol álló csoportokat A rendőri biztosítás zavarja a helyi lakosságot Növekvő ingatlanárak Széthúzás a társadalomban

Konferenciaturizmus

Miért alakult ki? & a konferenciaturista nagyon jó pénzköltő 1. Tudás közvetítése, ismeretszerzés. 2. Kapcsolatteremtés. 3. Társadalmi program. & a konferenciaturista nagyon jó pénzköltő (átlag turista költésének 3*, 4* -e, Mo.-n 6*, 8*-a) Presztízsfogyasztók + számlájukat a küldő intézmény fizeti

Ülések csoportosítása a.) szervezetek, egyesületek ülései (nemzetközi szervezetek, kormánytestületek, non-profit szövetségek, vallási egyesületek, stb.) b.) testületi ülések (corporate meetings) (=cégek értekezletei, összejövetelei) Pl.: közgyűlés, termékbemutató, oktató- és tréningprogram

Konferencia Ankét: nyilvános értekezlet, előadók+vitavezető (mozgó mikrofon, szerény vendéglátás, jegyzőkönyv) Értekezlet: valamilyen testület tanácskozása (tájékoztató anyagok, frissítők) Közgyűlés: mindig előkészítés igényel, munkaanyagot kell csinálni, szerény vendéglátás, komolyabb technika (szavazógép) Vándorgyűlés: más-más városban gyűlések Kerekasztal-beszélgetésés: mindenki egyenrangú

Nemzetközi trend és statisztikák

Európa a vezető desztináció

4. Olaszország & Németország Országos bontásban: 1. USA (7-8%) 2. Franciaország 3. Nagy Britannia 4. Olaszország & Németország ( nagy a verseny az országok és a városok között; Párizs, London, Brüsszel, Bécs)

Nemzetközi konferenciák számának változása Magyarországon és Budapesten

Konferenciák mérete, létszám

Konferenciák időtartama

Konferenciák szezonalitása

Konferenciák előkészületi ideje 14% 4 évvel előbb 40% 2-3 évvel korábban 35% 1-2 évvel előre

Konferenciák helyszíne

A kongresszusi szakma nemzetközi szervezetei

Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége (ICCA) -- 1964-ben alakult meg -- titkársága Amszterdamban működik -- legátfogóbb szervezet -- hét kategóriából kerülnek ki a tagjai utazási irodák légitársaságok kongresszus és kiállításszervezők állami irányító hivatalok és testületek kongresszusi központok, kongresszusi irodák szállodák egyéb szállítók és szolgáltatók -- ők állítják elő és birtokolják a világ legnagyobb konferencia adatbankját -- jelenleg 9000 rendezvény története és jellemzői állnak rendelkezésre (létszám, teremigény, időpontok, címek stb.)

Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége (IAPCO) mintegy 40 tagja van: a világ vezető kongresszusszervezői a szakma legjobb oktató szemináriumait tartják kiadták a kongresszusi szakma kilencnyelvű szakszótárát

Kongresszusi és Látogató Irodák Nemzetközi Szövetsége (IACVB) Amerika-orientált szakmai szervezet felméréseket készít a turizmus általános hasznáról egy város életére gyakorolt hatásáról fő kutatási iránya a kongresszusokon és vásárokon résztvevők napi költési struktúrájának vizsgálata

Konferencia-megrendelők Nemzetközi Szövetsége (MPI) Amerika orientált szervezet a megrendelőknek ad át munkamódszereket a helykiválasztáshoz és az ellenőrzéshez

Konferenciatolmácsok Nemzetközi Szövetsége (AIIC) székhelye Genfben van tagjai a világ bármelyik tudományos konferenciáján vállalhatnak munkát minden költségüket fedezni kell a megrendelőnek (utazás, szállás, ellátás, munkadíj) megbízható, sok nyelven beszélő, leinformálható munkaerőt garantál

Európai Kongresszusi Városok Szövetsége (EFCT) 1958-ban alakult, titkársága Brüsszelben van közel 100 tagja van egy várost csak egy tag képviselhet, ez általában az adott város idegenforgalmi hivatalának kongresszusi osztálya, vagy kongresszusi központ szoros kapcsolatban van az Európai Unió vezető hivatalaival lobbyzik az üzleti és konferenciaturizmus kormányszintű elismeréséért és támogatásáért

Kongresszusi Központok Nemzetközi Szövetsége (AIPC) konresszusi központok technikai felszerelésének kérdéseivel foglalkozik tanulmányokat készítettek a kongresszusi központok építéséről és gazdaságos üzemeltetéséről kiemelten foglalkozik a konferenciák rendezésének biztonsági kérdéseivel

Nemzetközi Szervezetek Szövetsége (UIA) székhelye Brüsszelben található óriási adatbázissal rendelkezik statisztikai elemzései a szakma számára nagyon fontosak összefoglalókat készít nemzetközi szervezetekről, melyet meg is jelentet általános statisztikákat tesz közzé évente

Kongresszusi Látogató Irodák Ázsiai Szövetsége (AACVB) létrejött, mivel nő az ázsiai ülésezési helyszínek jelentősége sok új és korszerű helyszín található a térségben

Rendezvények szervezése Kétoldalú rendezvények (egy külföldi delegáció érkezik) Többoldalú rendezvények (nemzetközi rendezvény, lehet akár rotációs is)

(protokoll, rendezvényi, marketing, PR csoport) Személyi háttér 1. Saját szervezésű (protokoll, rendezvényi, marketing, PR csoport) 2. Külső rendezvény szervező cég

a.) Szervezési (fő)bizottság Meghatározza a rendezvény típusát, tartalmát, idejét Dönt a program(ok)ról Időbeosztást készít Felkéri a védnököket, előadókat Dönt a külső beszállítói partnerekről (pályázat) Szerződéseket köt Kiküldi a meghívókat Jóváhagyja a forgatókönyvet Folyamatosan ellenőriz, értékel Kapcsolatot tart a stábokkal, ellenőriz

b.) Stábok Hostessek/hostok Biztonsági szolgálat vagyonbiztonság ügyintézés, kapcsolatszervezés, információátadás, regisztrálás, utazási ügyintézés,vendég fogadása, kísérése (sál, kitűző, kalap, embléma) Biztonsági szolgálat vagyonbiztonság résztvevők védelme

Technikai stáb (egy vagy több személy) Közlekedési stáb Forgatókönyvben: technikai felkészültség, kiállási isők, tartalék gépjárművek és gépkocsivezetők Technikai stáb (egy vagy több személy)

c.) Külső szolgáltatók Biztonsági szolgálatok Orvosi ügyelet Hostess-host szolgálat Tolmácsküldő, fordító iroda Gépkocsi kölcsönző szolgálat Buszkölcsönzők Grafikusok, tervezők Nyomdák, kiadók Fotós Vendéglátási szolgáltatók Virágkötők, kölcsönzők, díszítők Szálloda, panzió Külső programszervezők, kísérők

Szükséges eszközök Mikrofonok (asztali, álló, hordozható) Hangtechnika Vetítők, vetítővászon Szavazóberendezés Tolmácsberendezés Lámpák, irányított fények Laptopok, nyomtatók, fénymásolók Bútorzat Dobogók Posztertábla

Lebonyolítás Ki miben dönthet és változtathat? Ki mit írhat alá? Kinek ki adhat utasításokat? Ki mit ellenőriz? Ki milyen ügyben intézkedhet? Kinek tartozik beszámolni, mikor és hogyan? Rendezvényt megelőzően nyitó értekezlet….majd eligazító és munkaértekezletek…hogy mindenki ugyan azt hallja

Konferencia előkészítése A program leírását tartalmazó dokumentumok Alapinformációk: Időpont, kísérő kiállítás, várható létszám (résztvevő, előadó, kísérő), technika, nyelv, helyszín, vendéglátás, regisztrációs díj, szállásfoglalás, forgatókönyv

1. körlevél Főbb témakörök Szándék kérés Címlista begyűjtése Ajánlatok kérése (szállás, étkezés, programok)

2. körlevél Témakörök, szekciók Általános infok, fizetési feltételek, jelentkezési lap Hirdetési lehetőségek Nyomdai és promóciós anyagok szponzorok

Meghívó 2 típus 1. konferenciákra, előadásokra, megnyitókra 2. üzleti vacsora, fogadás, borkóstoló Az eseményt megelőző 8-10 nappal Válaszbekérés telefonon, faxon Hely, időpont,személy és intézmény neve, öltözet, visszajelzés határideje, hány személyre szól (feleség)

Programfüzet Elegáns mappa, dosszié Program, térkép, meghívó, helyszínrajz, idegenforgalmi anyagok Résztvevőknek, rendezőknek, gépkocsivezetőknek Külső borító: rendezvény neve, időpontja, helyszíne 1. oldal: köszöntő (több nyelven is) További oldalak: programok Utolsó oldal: szervezők, szolgálatok elérhetősége

Tájékoztatók, technikai-adminisztratív kiadványok Belépési, behajtási engedélyek Kitűzők Ültetőkártyák Asztalszámok Konferenciatáblák Konferencia zászlók Sajtótájékoztató anyagok

Költségvetés Költség-bevétel elemzés Költség: szállás, ellátás, közlekedés, ajándékok, kommunikáció, munkabérek, oklevelek, honoráriumok, bérleti díjak, tolmácsköltség, nyomdaköltség, postaköltség, reklám, szabadidős programok Bevétel: részvételi díjak, szponzorok, kiállítás bevételei, reklám, állami tám., belépők

Rekvizitumok A pulpitus Dekoráció Mikrofonok Asztalok A terem közepén, az elnökség helye, a résztvevők moziszerűen ülnek ezzel szemben Dekoráció Virág, üdvözlőszöveg, zászló (friss virág, locsolás) Mikrofonok Levezető elnök elé, kitűzhető mikrofon, mobil mikrofon, tolmácsnak Asztalok Moziszerűen vagy kör alakban

Tolmácsfülke, pihenőszoba Asztali zászlók Az embereket ne takarja el Szemléltetőeszközök Biztosítani kell mindent, előre bekérni az igényeket Tolmácsfülke, pihenőszoba Poharak, frissítők, mindenkinek külön fülke, ne zavarják egymást

Étkezés A konferencia helyszínén vagy annak közvetlen közelében Ügyelni kell, hogy az adott helyen más étkezés ne legyen Minimum kétféle menü Fogadásnál svédasztal, több ország konyháját tükrözze Nagy rendezvény esetén a terem helyszínrajzát. A dohányzóhelyet kifüggeszteni Gondoskodni a pohárköszöntőkről Ültetőkárty, menükártya, asztalszám, zászlók, stb

Fakultatív programok Vásár, tárlat látogatás Üzemlátogatás Kulturális program, városnézés Gulyásparty hölgyprogramok

Kiegészítő programok Tárlat, hangverseny - szakember kell Fontos: ki fogad, ki tart tájékoztatót, mit néznek, hallgatnak Jelképes ajándékok

Hölgyprogram - feleségek részére, amikor a férj dolgozik Kirándulás, városnézés Nem szerencsés szabadtéri program (időjárás) Karitatív, vagy gyermekekhez kapcsolódó programok

Elutazás Check out A közlekedési eszközök és menetrendek rendelkezésre bocsátása Hostessek biztosítsanak Kisebb ajándék

utómunkák Bontások Számlák kifizetése, elszámolás Számlázás értékelés

Adminisztratív előírások betartása a kölcsönvett technikák visszaszolgáltatása Építmények lebontása Veszélyforrások felszámolása A terület rendezvény előtti állapotának visszaállítása

Pénzügyi elszámolása Számlák kiegyenlítése, ill. igazolása A költségtervhez képest megállapítani a túllépést v. megtakarítást Hivatalos iratok irattározása