Személyi változások kezelése futó projektek alatt Füstös Zoltán Senior tanácsadó 5. Távközlési és Informatikai Projekt Menedzsment Fórum

•Az InfoStructure Kft. •Személyi változások hatásai a projektre •A kockázatok felismerése, megelőzése •A személyi változások kockázatait csökkentő eszközök •A személyi változásokra történő felkészülés és azok gördülékeny lebonyolítása •Ha beindul a lavina… Tartalomjegyzék

Az InfoStructure •1996 óta üzleti és informatikai rendszerekhez kapcsolódó tanácsadás. •Fő tevékenységünk az üzleti döntéstámogató rendszerek bevezetése. •Munkánk során a hangsúlyt a minőségi, értéknövelt szolgáltatások nyújtására helyezzük. Főbb ügyfeleink a távközlési szektorban :  MATÁV Rt.  Vivendi Telecom Hungary Kft.  Axelero Rt.

Az InfoStructure üzleti területei Humán kontrolling szolgáltatásaink Kontrolling tanácsadási területeinkMarketing tanácsadási területeink Technológia szolgáltatásaink • Operatív kontrolling támogatása • Jelentéskészítő és elemző alkalmazások • Stratégiai kontrolling fejlesztése •Ügyfélértékelés •Az értékesíti tevékenység támogatása •Marketing tervezés, előrejelzés •Webelemzés • Eszközválasztási tanácsadás • Technológiai audit • Üzemeltetés támogatás • Oktatási szolgáltatások •Dolgozói elégedettségi vizsgálatok •HR Kontrolling •Teljesítményértékelő alkalmazások

A projekt méret és a személyi változások összefüggései Projekt szereplők Projekt nagyság

A projekt méret és a személyi változások összefüggései Projekt kockázat Projekt nagyság

A projekt méret és a személyi változások összefüggései Kockázatkezelésre jutó erőforrás Projekt nagyság

Személyi változások valószínûsége •Mekkora az esélye, hogy futó projektünk alatt kulcsember távozik a team-ből? •Hány emberből álló csoportra van ahhoz szükségünk, hogy 50%-os valószínûséggel legyen benne 2 fő, akik egy napon születtek? 214 ? 183 ? 92 ? 23 !!!

Kulcsember távozásából eredő kockázatok Kulcsemberek azonosítása hogyan és mikor történik? Milyen problémákat vethet fel a távozás? •Nem dokumentált információk is elhagyják a projektet •Személyes kapcsolatokat újra kell építeni •Tudás vesztés Veszélybe kerül a határidő és a minőség!

A kockázatkezelés eszköztárai A személyi kockázatokat csökkentő eszköztárak: •Motiváció •Munkajogi eszközök •Projekt tervezés •Operatív projekt menedzsment Milyen eszközökkel van esély megelőzni a személyi változást ?

A motiválás eszközei Kiemelt eszközök: • anyagi • pozícióbeli • személyes ambíció •felelősség és kötelesség tudat Mindezek folyamatos fenntartására van szükség!

Munkajogi eszközök A projekt pozíciók és átadási intervallumaiknak függvénye •Felhasználó •PM Pozíció átadási intervallum • Üzemeltető Projekt pozíció •A felmodási idő projekthez igazítása (pozíció átadási idő < felmondási idő) •Az elkötelezettségek kompenzálásához szükséges költségeket a projekt tervezésnél figyelembe kell venni!

A projekt tervezése Megfelelő tagoltság = folyamatos kontroll • Megfelelő mennyiségű mérföldkő és fázis, melyeket kerek egészként lehet kezelni. • 9 hónapnál lehetőleg ne legyen hosszabb egy-egy önálló szakasz! • Projekthez kell igazítani a projektszervezetet.

Előre látható személyi változások Nagy projekteknél törvényszerű, hogy egyes emberek csak bizonyos meghatározott szakaszokban vesznek részt. •A kulcsembereket érdemes már a saját fázisuk előtt is bekapcsolni a munkába, s a részátadás után is elérhetően tartani. •Általános projektbelépési információk naprakészen tartása.

Operatív projekt menedzsment eszközök A projekt menedzsment fő fegyvere a keretek fixálása és a jó dokumentáltság! •Gondosan felépített és kommunikált projekt szervezet •Feladatok és felelősségek gondos kidolgozása és kommunikálása •Kommunikációs csatornák kialakítása, dokumentálása és használata •Funkcionális területek elkülönítése •Kulcs funkciók egy kézben való összpontosulásának elkerülése

Felkészülés a személyi változások kezelésére Ha minden erőfeszítésünk ellenére valamely kulcsember mégis távozik a projektből, a legjobb, ha fel vagyunk készülve: •Kész átadási terv (kinek, mit, hogyan…) •Minden információ és kapcsolat jól dokumentált •A projekt dokumentációk naprakészek •El kell ültetni a kockázatok közös viselésének szemléletmódját •Projekt kockázati térkép

Személyi változás lebonyolítása Mi az, ami tompíthatja a projekt szerepek átadásának hatásait? •Személyi változásnál mindig a naprakész, frissített dokumentáció legyen átadva, ne egy elavult verzió! •A pozíció átadási időket tartassuk be, s használjuk ki! •Az átadási időben a projekt adott pozícióját párhuzamosan használja a távozó és az új személy.

Ha elindul a lavina... Mi a teendő ha megkezdődik a kulcsemberek távozása? •Vizsgáljuk felül a projekt scope-ot! •Fektessünk külön erőforrást a projekt integritásának a biztosításába! •Ha a projekt életképességét komolyan veszélyben érezzük, merjük leállítani a munkát!

Zárszó Köszönöm a figyelmet! Viszontlátásra! Füstös Zoltán