Kommunikációs kézikönyv Legjobb Munkahely Felmérés 2014 Kommunikációs kézikönyv

Tartalom A kommunikáció, mint a felmérés sikerének kulcstényezője Kommunikációs terv Kommunikációs terv készítése Kommunikációs terv-sablon A kommunikáció lehetséges eszközei, csatornái, szintjei, főbb üzenetek A felmérést bevezető kommunikáció Kommunikáció az adatfelvétel ideje alatt Kommunikáció a felmérés lezárásakor Hogyan kommunikáljuk a felmérés eredményeit? A rangsorban elért helyezés publikációjához kapcsolódó tudnivalók Legjobb Munkahelyek közé kerülés esetén A rangsorban elfoglalt egyéb helyezés esetén Mellékletek Beharangozó kommunikációs levél minta Emlékeztető levél minta Köszönőlevél minta Tájékoztató levél minta az eredményekről és további lépésekről

Kommunikáció mint a felmérés sikerének kulcstényezője A vállalat a felmérésben való részvétellel egy olyan belső elkötelezettség mérési projektet indít útjára, melynek hasznosíthatósága, az üzleti és stratégiai célok eléréséhez való hozzájárulása akkor biztosítható, ha a kérdőíveket minél több dolgozó, a lehető legőszintébben tölti ki. Csak akkor kapunk valóban objektív és hiteles képet a vállalat dolgozói megítéléséről, a fejlesztendő területekről, ha minél reprezentatívabb mintával rendelkezünk és a dolgozók valódi véleményüket osztják meg velünk. Az információ A kommunikáció tudatos tervezése és megvalósítása a legnagyobb mértékben járul hozzá ahhoz, hogy a dolgozók körében megteremtsük a felmérés sikeres lebonyolításához, a kérdőívek őszinte kitöltéséhez szükséges bizalmi légkört. A kommunikáció a felmérés eredményeinek megosztásában és az eredmények alapján következő lépések megismerésében is segítségére van, valamint segít megnyerni a dolgozók támogatását a további akciók megvalósításához. Ehhez szükséges a folyamatos információ megosztás, nem csupán a projekt ideje alatt, de azt követően is. A vezetők kiemelt szerepe A vezetők kommunikációjára a későbbiekben részletesen is kitérünk majd. Fontos azonban már az elején kiemelni: a legprecízebb kommunikációs terv, a legjobb és legszínesebb eszköztár sem ér semmit a vezetők elkötelezettsége és támogatása nélkül! A dolgozó a felmérés megbízhatóságát, adatainak védelmét, saját szerepét és véleményének fontosságát elsősorban saját közvetlen felettese és a felsővezetés által közvetített üzenetek alapján fogja meghatározni. Erre való tekintettel a későbbiekben külön is kitérünk majd a vezetők felmérésben betöltött szerepére.

Ennek alapján a folyamat általánosságban az alábbiak szerint épül fel: Egyszerű és könnyen követhető módon, a Legjobb Munkahely Felméréshez kapcsolódó kommunikáció is egyértelműen hozzárendelhető a felmérés egyes szakaszaihoz. Ennek alapján a folyamat általánosságban az alábbiak szerint épül fel: A szervezet tájékoztatása a felmérésről. Főbb üzenetek: Anonimitás, önkéntesség Célok Időpont Felmérés módja Kihez fordulhatnak kérdésekkel A dolgozók és a vezetők folyamatos informálása a felmérés alatt is! Kérdőívek kiküldése/információ elhelyezésükről Gyakoribb kérdések előzetes megválaszolása Rendszeres emlékeztetés a kitöltés határidejére Esetleges visszajelzés az eddigi kitöltésről Változásokról tájékoztatás (meghosszabbítás, stb.) Visszajelzés a dolgozóknak és a vezetőknek a felmérés lezárásáról, sikerességéről. Megköszönni a részvételt Válaszadási arány Mikorra várhatnak információt az eredményekről Eredmények és további lépések kommunikálása a szervezetben. Legfőbb mutatók Tervezett lépések Fórum biztosítása a dolgozóknak és vezetőknek az eredményekkel kapcsolatos kérdések feltételére Bevezető kommunikáció Kommunikáció a felmérés alatt Kommunikáció a felmérés lezárásakor Eredmények és további lépések kommunikálása

A kommunikációs terv A felmérés sikerének kulcstényezője a kommunikáció. Tapasztalataink szerint mégis ez az a terület, ami a legtöbb esetben mégis elhanyagolásra kerül. Nagyobb szervezetekben, szigorú belső szabályozások mellett pedig a HR-nek sokszor kell szembesülnie azzal is, hogy a kommunikációs osztállyal való egyeztetések sok időt és energiát igényelnek. Mind a szervezet többi tagjával való egyeztetés, mind a vezetők naprakész informálása arra vonatkozóan, hogy pontosan mikor, mi történik a szervezetben, akár csak a HR saját munkája a felmérés kommunikációjához kapcsolódóan egyszerűbbé és átláthatóbbá válik, ha előzetesen egyszerű, átlátható kommunikációs tervet készítünk. Ez sokat segít abban is, hogy átgondolt kommunikációs csatornákat és eszközöket használjunk a felmérés támogatására.

A kommunikáció lehetséges eszközei, csatornái, szintjei, főbb üzenetek A következőkben javaslatokat és ötleteket adunk ahhoz, hogyan kommunikálhatunk a felmérés különböző szakaszaiban. Az egyes tényezők közül a szervezet igényeihez és lehetőségeihez mérten szabadon válogathatnak, lehetséges fázisonként akár csak egy-egy, vagy akár az összes lehetőség beépítése a kommunikációs tervbe, illetve ezek kreativitástól és forrásoktól függően akár tovább is bővíthetőek. A terv végleges kialakításában tanácsadóink is segítségükre lesznek. Bevezető kommunikáció – legfontosabb üzenetek A felmérés célja, hogy megismerjük dolgozóink elkötelezettségét és elégedettségét a különböző területeken. Őszinte véleményük segítségével képet kapjunk arról, melyek a szervezet fejlesztendő területei, erősségei, hogyan tehetjük dolgozóinkat még elkötelezettebbé a szervezet iránt. A felmérés eredményeire alapozva célzott beavatkozásokat és konkrét lépéseket tegyünk a problémás területek fejlesztésére. A felmérés anonim, a kérdőívek kizárólag az Aon Hewitt munkatársaihoz jutnak vissza, a vezetőség összesített eredményeket kap kézhez a felmérés végén. A felmérésben való részvétel önkéntes, a kérdőívek kitöltése senki számára nem kötelező, véleményüket mindannyiunk közös jövőjének alakítása érdekében kérdezzük. A felmérést kérdőívek segítségével végezzük, papíros/webes formában. A kérdőívek dátum-tól lesznek elérhetőek, a HR folyamatosan informálni fog mindenkit a további lépésekről. A felméréssel kapcsolatos bármilyen kérdéssel forduljanak bizalommal a HR munkatársaihoz, közvetlen feletteseikhez, vagy az Aon Hewitt munkatársaihoz (Köcse Bálint – balint.kocse@aonhewitt.com 06 1 801 8012) Mindenki véleménye fontos, mindenki részvételére számítunk!

Bevezető kommunikáció – eszközök A vezetők kiemelt szerepe/felkészítés A vezetők szerepe kiemelten fontos a felmérés sikerének szempontjából, ahogyan ezt korábban is említettük. Éppen ezért fontos figyelnünk rá, hogy ők kapjanak először tájékoztatást a felmérésről, felkészítsük őket a felméréshez szükséges bizalmi légkör megteremtésével és az esetleges kérdések megválaszolásával kapcsolatosan. A dolgozók őket keresik majd először kérdéseikkel, és az ő viselkedésük is mutatja majd számukra, hogy mennyire fontos a felmérés a vállalat vezetésének. Vezetői prezentáció Tanácsadóink vezetői prezentációk megtartásában és vezetői kérdések megválaszolásában is állnak az Önök rendelkezésére. Fontosnak tartjuk, hogy a vezetők pontosan ismerjék a felmérés részleteit, ha kérdésük vagy kétségük van bármivel kapcsolatosan, azt még az elején tisztázzuk. Fórum / Kerekasztal-beszélgetés A vezetők felkészítését és felkészülését támogathatja, ha valamilyen fórumon lehetőséget biztosítunk számukra, hogy megbeszéljék az esetleges jövőbeni kérdéseket, egységes álláspontot és kommunikációt alakítsanak ki a felmérésre vonatkozóan, még mielőtt a dolgozók irányába is megkezdenénk a bevezető kommunikációt. Így biztosak lehetünk abban, hogy a vezetők egységes üzeneteket közvetítenek, és mindannyian tisztában vannak a felmérés fontosságával, annak menetével és annak sikerében játszott kulcsszerepükkel.

Bevezető kommunikáció – eszközök Dolgozók Beharangozó levelek A beharangozó levelek valamennyi dolgozóhoz eljuttatásra kerülnek, a szervezet lehetőségeitől függően papíros formában vagy intraneten, esetleg belső elektronikus hírlevél formájában. A beharangozó levelekhez használhatják a kézikönyv részét képező mintákat, azokat testreszabva, vagy készíthetnek saját leveleket is. Vállalati újság/Intranet Minél inkább fontos és kiemelt vállalati eseményként kezeljük a felmérést, annál inkább számíthatunk a dolgozók hozzájárulására. Ehhez használhatunk rövid üzeneteket a vállalat általános információk közlésére megszokott eszközeiben, mint pl. a vállalati újság. Jó ötlet lehet a legfelsőbb vezetővel készített néhány kérdéses kis riport megjelenítése a vállalati újságban, ahol ő maga mondja el miért fontos a felmérés a vezetés számára. Plakátok Plakátok segítségével felhívhatjuk a dolgozók figyelmét a felmérésre, a legfontosabb üzeneteket figyelemfelkeltő módon juttathatjuk el a vállalat minden pontjára. Dolgozói prezentációk Ha dolgozóink jobban szeretik a személyes kommunikációt, vagy általános bizalmuk a felmérésekkel kapcsolatban várhatóan nagyon alacsony, szerencsés lehet a HR vagy az Aon Hewitt munkatársai által megtartott rövid prezentáció keretében tájékoztatni őket a felmérésről, annak menetéről, az adatkezelésről, illetve biztosítani a lehetőséget, hogy közvetlenül kérdéseket tehessenek fel. Nagyobb szervezetek esetében a prezentációkat akár a csoportvezetők, középvezetők is megtarthatják saját dolgozóik számára, ezzel is kommunikálhatjuk/láthatóvá tehetjük a vezetők elkötelezettségét a felmérés mellett. Speciális akciók Tapasztalatunk szerint, ha a szervezet keretei ezt lehetővé teszik, a dolgozók motiválására kitalálhatunk valamilyen speciális akciót, hogy ezzel is ösztönözzük a kérdőívek kitöltését. Ilyen lehet pl. hogy valamilyen összeggel támogat a vállalat egy egyesületet/alapítványt, minden kitöltött kérdőív után.

Kommunikáció a felmérés alatt Legfontosabb üzenetek Hol találhatók a kérdőívek, milyen formában Kérdéseikkel kihez fordulhatnak Adatfelvételi időszak hossza Változásokról tájékoztatás Folyamatos visszajelzés a válaszadási arányokról az Aon Hewitt munkatársaitól Eszközök Kérdőívek elérése – levelek, FAQ A felmérés közbeni kommunikáció első lépése, a felmérés indítása. Informáljuk a dolgozókat a kérdőívek elérhetőségéről, illetve tegyük elérhetővé számukra a gyakori kérdések dokumentumot, akár papíros, akár webes adatfelvétel esetén. Napi válaszadási arányok Az Aon Hewitt munkatársai a felmérés alatt folyamatosan kommunikálnak Önökkel, webes kitöltés esetén online válaszadói felületet biztosítanak, melyen keresztül követhető a munkatársi kérdőívek kitöltöttsége. Papíros adatfelvételnél a dobozok begyűjtését követően adnak visszajelzést. Emlékeztető kommunikációs levél Általában javasoljuk, hogy a felmérés első hete után küldjünk emlékeztető leveleket a dolgozóknak és vezetőknek, hogy meddig van még idejük kitölteni a kérdőíveket. Akár egyben visszajelzést is adhatunk, hogy eddig hányan töltötték ki a kérdőívet. Az emlékeztető kommunikációhoz szintén csatoltunk mintalevelet a kézikönyv mellékletében. Ezt akár teljes formájában, akár testreszabottan is felhasználhatják. Változásokról tájékoztató levelek Webes adatfelvétel esetén, ha nem várt események miatt a kérdőív átmenetileg nem elérhető, a dolgozókat fontos tájékoztatnunk erről, illetve arról, hogy várhatóan mikor lesznek újra elérhetőek a kérdőívek. Papíros adatfelvétel esetén ugyanez igaz arra az esetre, ha esetlegesen a kérdőívek elfogynak. Az adatfelvételi időszak meghosszabbítása válik szükségessé, ha az első két hét alatt nem értük el a reprezentativitáshoz szükséges válaszadói létszámot, tájékoztassuk a dolgozókat a kérdőívek elérhetőségének meghosszabbításáról, illetve ismét hangsúlyozzuk véleményük fontosságát, és kérjük őket a kérdőívek kitöltésére a meghosszabbított időszakban.

Kommunikáció a felmérés lezárásakor Legfontosabb üzenetek Köszönjük, hogy véleményükkel hozzájárultak a jövőbeni fejlesztésekhez Hány kérdőívet töltöttek ki Mikor várható tájékoztatás az eredményekről és további lépésekről Köszönjük meg kiemelten a vezetők támogatását Ha speciális akciókat alkalmaztunk adjunk erre vonatkozó visszajelzést is. (pl. mekkora összeggel támogattunk adott alapítványt) Eszközök Köszönőlevelek A felmérés indításához hasonlóan, minden dolgozóhoz juttassuk el köszönetünket. A köszönőleveleket akár papíros nyomtatott formában, akár az intraneten vagy plakátok formájában a vállalat forgalmasabb területein, közös helyiségeiben elhelyezve is megismertethetjük a dolgozókkal. Köszönőlevél mintát csatoltunk a kézikönyvhöz, mely az eddigiekhez hasonlóan akár jelenlegi formájában, akár testreszabottan is használható.

Eredmények és a további lépések kommunikálása Üzenetek A felmérés eredményeit először a HR osztály ismerheti meg, majd az Aon Hewitt munkatársaival együttműködésben, vagy saját szervezésben először azt a vezetőkkel ismertetik meg. Fontos, hogy a vezetőkkel közösen állapodjanak meg abban, hogy a dolgozók felé milyen formában, és milyen mélységig kommunikálják az eredményeket, de valamilyen visszajelzést mindenképpen szükséges adni, ezzel is biztosítva, hogy a dolgozók egy következő felmérés esetén is nyitottak legyenek. A további lépések esetében fontos, hogy csak olyan terveket kommunikáljunk, amelyeket valóban meg fogunk valósítani. Lehetőség van arra is, hogy először az eredményeket kommunikáljuk, és későbbi tervezés után informáljuk a dolgozókat a várható beavatkozásokról. A kommunikáció folyamatossága ebben az esetben is kiemelten fontos! A további intézkedéseket és azok egyértelmű felméréshez kapcsolását a dolgozókban elősegíthetjük azzal, ha a további kommunikációban is megtartjuk az azonos designt és hangsúlyozzuk, hogy az adott lépések a felmérés alapján kapott visszajelzések mely pontjain alapulnak. Így biztosíthatjuk, hogy a dolgozók valóban érezni fogják, hogy véleményük fontos volt számunkra, és ténylegesen felhasználtuk a fejlesztési folyamatokhoz. Legfontosabb üzenetek Erősségek és gyengeségek Eredmények a magyar átlaghoz, a Legjobb Munkahelyekhez képest Főbb területek, amelyeken beavatkozásokat tervezünk Hogyan kapcsolódhatnak be a dolgozók a folyamatokba

Eredmények és a további lépések kommunikációja Eszközök Prezentációk Az eredményeket először a vezetők számára fontos prezentálnunk, ahogy a felmérés elején is. Lényeges, hogy először ők értesüljenek az eredményekről, hogy a dolgozók később fordulhassanak hozzájuk is kérdéseikkel. A vezetők számára az eredmények prezentálásban az Aon Hewitt munkatársai szintén segítségükre lehetnek. Prezentációkat a dolgozók számára is tarthatunk, akár nagyobb, akár kisebb csoportokban, ahol egyben biztosítjuk számukra a kérdezés lehetőségét is. Tájékoztató levél a dolgozóknak A rangsorban elfoglalt helyezésről és a legfontosabb eredményekről akár papíros, akár elektronikus formában adjunk visszajelzést a dolgozóknak. Ha készítünk összefoglalót, ennek elérhetőségeit is megadhatjuk a dolgozóknak a levelekben. Fontos utalnunk a további lépésekről való tájékoztatás időpontjára, kérdésfeltevési lehetőségekre. Tájékoztató levél mintát mellékeltünk a kézikönyvhöz. Összefoglaló Az eredményekről rövid összefoglaló készítését javasoljuk, a főbb eredmények és a tervezett további lépések vagy további információk időpontjának feltüntetésével. Az összefoglalót elérhetővé tehetjük az intraneten, belső vállalati újságban vagy eljuttathatjuk minden dolgozóhoz papíros vagy elektronikus formában. Fontos, hogy az eredményekről valamilyen formában minden dolgozót tájékoztassunk. Ezzel alapozzuk meg bizalmukat bármilyen további felmérés iránt is. Az összefoglaló elkészítésében az Aon Hewitt munkatársai készséggel állnak rendelkezésükre. Fórum Mind az eredmények értelmezése, mind a további lépések tekintetében nagyon pozitív hatást érhetünk el olyan pl. elektronikus fórum létrehozásával az intraneten, ahol a dolgozók akár ANONIM módon feltehetik kérdéseiket, elmondhatják javaslataikat és választ kaphatnak azokra a HR osztály munkatársaitól. Ez főleg abban az esetben nagyon hasznos, ha további lépéseket tervezünk és ezekbe szeretnénk a siker és a magasabb elkötelezettség érdekében a dolgozókat is minél inkább bevonni. Egy ilyen fórum azt is erősíti a dolgozókban, hogy véleményük nem csak egyszeri alkalommal fontos. Ha elektronikus eszközök nem állnak rendelkezésünkre, használhatunk „kérdés-doboz”-okat a vállalat különféle területein elhelyezve vagy ötletládákat a további javaslatokhoz.

A rangsorban elért helyezés publikációjához kapcsolódó tudnivalók Legjobb Munkahelyek közé kerülés esetén A rangsorban elfoglalt helyezését minden vállalat októberben tudhatja meg. Amennyiben vállalatuk az eredmények alapján a Legjobbak közé kerül, abban az esetben külön tájékoztatóra invitáljuk meg Önöket. Ötleteket adunk a cím használatához, a további média és szakmai fórumokon való megjelenési lehetőségekhez. PR útmutatónk segítségükre lesz abban, hogy a logót milyen formában, hol és hogyan használhatják. Korábbi győzteseink legjobb gyakorlataival is megismertetjük Önöket. Munkatársaink folyamatosan segítségükre lesznek a cím kommunikálásnak megtervezésében is. Az Aon Hewitt által publikálásra csak a kategóriák első 3 helyezettje, illetve az iparági különdíjas vállalatok kerülnek. Minden további résztvevő kiléte és helyezése szigorúan bizalmas. A rangsorban elfoglalt egyéb helyezés esetén Az Aon Hewitt csak a győztes vállalatok helyezéseit és részvételét publikálja a nyilvánosság felé, előzetes hozzájárulásuk alapján. Van azonban arra is lehetőség, hogy a győztesek közé nem kerülve, de az Önök számára mégis fontos helyezésüket szintén kommunikálják, és megosszák környezetükkel eredményeiket. Ebben az esetben a szükséges lépésekről és lehetőségekről kérjük, konzultáljanak az Aon Hewitt munkatársaival!

Gyakran ismételt kérdések A Felmérés valóban önkéntes és anonim? A kérdőíveket névtelenül és szigorúan bizalmasan kezeljük. A kitöltött kérdőíveket az Aon Hewitt tanácsadó cég munkatársai dolgozzák fel, így válaszait senki nem láthatja munkahelyén. Rendkívül szigorú nemzetközi előírásaink garantálják, hogy munkahelye kizárólag olyan összesített mutatókat kaphasson meg, melyekből az egyes munkatársak véleménye nem azonosítható be. Milyen kérdőíveket kell kitölteni? A felmérés során három kérdőív kitöltésére, illetve azok eredményeinek megismerésére van lehetőség. Ezek a: Munkatársi elkötelezettség kérdőív (kitöltő: munkatársak) Felsővezetői kérdőív (kitöltő: a magyarországi vállalat első számú vezetője és a közvetlenül neki jelentő vezetők) HR kérdőív (kitöltő: HR-osztály) A Legjobb Munkahely Felmérésben való részvételhez, azaz a vállalatok közötti sorrendet mutató listába kerüléshez mindhárom kérdőívet ki kell tölteni. Mennyi időt vesz igénybe a kérdőív kitöltése? A munkatársi és felsővezetői kérdőív kitöltése kb. 20 percet szokott igénybe venni. A HR Audit kérdéssor előmunkálatokat (adatgyűjtést) igényel, de ennek kitöltése sem kerül 2-3 órányi munkánál több időbe. Hogyan érhetőek el a kérdőívek? Elektronikus formában érhetőek el mind a munkatársi, mind a felsővezetői és HR kérdőívek linkek és kódok (felhasználónév, jelszó XY mailboxából ment ki)

Gyakran ismételt kérdések Egyéni kódot kapok a kérdőívhez? Nem, a felmérés informatikai rendszere úgy van kitalálva, hogy minden résztvevő közös felhasználónevet és kódot kap, megőrizve a kitöltők adatbiztonságát és anonimitását, ami kiemelten fontos az Aon Hewitt számára. Nem tudok belépni a megadott kódokkal. Mi ebben a helyzetben a teendő? Leggyakoribb probléma a kódok helytelen másolása a megadott mezőkbe. További hibaként szokott előfordulni, hogy a jelszó előtti/utáni szóköz is bemásolásra kerül. Kérjük, fokozottan figyeljenek arra, hogy szóközök NE maradjanak a jelszavak másolásakor, illetve beírásakor. Mit tegyek, ha nem tudom befejezni a kérdőív kitöltését? A kérdőív kitöltése során lehetőség van folyamatos mentésre (ez az opció a weboldal alsó sorában található), valamint a kérdőív későbbi folytatására. Ebben az esetben a rendszer egy egyedi kódot generál, aminek az alkalmazásával a kérdőív kitöltése ott folytatható, ahol a legutóbbi mentés készült. Hogyan tudom használni az új kódot, amivel folytathatom a korábbi kérdőívem kitöltését? A korábban elküldött link, felhasználói név és jelszó használatával a bejelentkezés oldalán található (jelszó alatti rész) egy rész: „Kattintson ide, ha egy korábban elkezdett kérdőívet kíván folytatni…”. Erre a szövegre kattintva egy új mező jelenik meg, ahova a folytatáshoz kapott kódot lehet beírni. Hol találok bővebb információt a Felmérésről? A Felmérés hivatalos oldalai: www.legjobbmunkahelyfelmeres.hu, valamint www.aonhewitt.hu Kihez forduljak, ha bármilyen kérdésem van a Felmérésről, adatfelvételről? HR osztály ad részletes információt a Felmérésről.