Levéltár a falakon kívül – az egyházi levéltárak külső kapcsolatai Előadás a MFLSZ évi vándorgyűlésének szakmai konferenciáján: A levéltárak szerepe a fenntartók arculatformálásában Pécs, augusztus 29. Lakatos Andor:

Bevezető •Arculatunk vizsgálatához tükörbe kell néznünk, s a szükséges külső nézőpont eléréséhez falainkon kívül kell merészkednünk – a feladat nem könnyű… •A felvezető kép-montázs tulajdonképpen egy külső szemmel készített megfogalmazása volt tevékenységünknek, mely a közelmúltban, e-kutatás szolgáltatásunk hirdetéseként született Kalocsán •Az arculat formálása szükségképpen felveti a kommunikáció kérdését, melyben korunk igényeihez- nyelvéhez kell alkalmazkodnunk – elkerülhetetlen az „e- világok” emlegetése… •A címben szereplő egyházi levéltárakról szakfelügyelői és egyesületi-kollegiális tapasztalatok alapján szólok (MELTE, OKGYK), külön adatgyűjtést a témában nem végeztem, közel húsz éves kalocsai tapasztalataim nyilvánvalóan hangsúlyosak lesznek…

Adottságaink •„Másfél személyes”, kis intézmények vagyunk (Már ez is eredmény… Hová akasszunk még lámpást? – ld. bevezető gondolatok…) •Gyűjteményi „szimbiózis” – gyakran könyvtárak és múzeumok közelségében élünk. Közös feladataink és terheink is vannak, viszont velük együtt, rajtuk keresztül is kommunikálhatunk… •Szűk szakmai kör: kb. 80 munkatárs a magyar egyházi levéltárak világa az egész Kárpát-medencében – jól átlátható, szervezhető közösség •Alapvetően kedvező ellátottság körülmények: a külkapcsolatokhoz szükséges kommunikációs- és egyéb eszközök általában rendelkezésre állnak (informatikai eszközök, előadó- és kiállítótér stb.) •Keveset tudnak rólunk (a falakon kívüli munkát gyakran szinte a nulláról kell kezdenünk) – ha viszont a nyilvánosság elé lépünk valamivel, az újdonság erejével hathat (sikerélmény lehetősége)

Fenntartóink •Fenntartóink levéltári jártassága az utóbbi két évtizedben csökkent. A hagyományos levéltári munkát jól ismerő, központi hivatali karrierek után más életutak, új vezetők jöttek, akik kevesebbet jártak-járnak levéltárban •Fenntartóink levéltárakról alkotott képe ugyanakkor számunkra pozitív módon változott. Ennek egyik jele, hogy a financiális szempontból válságos évek nem eredményeztek bezárást vagy leépítést – inkább az áldozatváltozás volt jellemző. (Szükség van ránk?!) •Jellemző a kultúra növekvő szerepe a pasztorációban – számunkra kedvező háttér, mellyel élhetünk. Róma, 1997: Az egyházi levéltárak szerepe a lelkipásztori életben c. körlevél, mely a levéltári „vagyon” és az új evangelizáció összefüggéseiről beszélt… •A kultúra missziós jelentősége kétségtelen – szélesebb körök elérésére, a média-figyelem felkeltésére a kulturális események kiválóan alkalmasak (megemlékezések, évfordulók, kiadványok, kiállítások stb.) – a levéltár ezekben partner, résztvevő lehet – arculatformálás igénye

Falakon kívüli környezetünk •Kutatószolgálat: évente összesen kb. 1-2 ezer, intézményenként kb kutatónk van, őket általában „családias környezet” és gyors kiszolgálás fogadja, így elégedettek, de ők valójában még falakon belül vannak(!) •Adatszolgáltatás, levelezés: az ek világában nagyon elterjedt, a kutatószolgálatnál jelentősebb ügyszámban történik. Itt már megoszlik a kép: van ahol nincs energia válaszolni, van ahol kutatási megbízásként, szolgáltatási díj fejében dolgoznak, és van ahol alapos és részletes válaszokat adnak ingyen (arculatformálásként!) •Kiadványok: elterjedtek és fontosak intézményeink életében, de igényes tartalom-kivitel esetén is maximum ezer példányos nagyságrendben, elég rossz terjesztéssel, jelennek meg, szélesebb körökben nehezen hozzáférhetőek •Iskolák, oktatás: néhány történelmi helyen rendszeres bemutatók (középkori oklevelek), TÁMOP 3-4 intézményben •Kiállítások: önállóan kevés, de gyűjteményi együttműködésben hatékonyak (az igények is változtak…) •Internet: egyelőre szerény honlapok, csekély látogatottsággal – a jövő fontos kitörési pontja lehet, szolgáltatásokkal…

Környezetből erőtér? •A környezetünkkel folytatott sikeres kommunikációval intézményünk céljaihoz hasznosítható erőforrásokat- támogatást is kaphatunk – pl. Communio-projekt Kalocsán •A Communio-projekt célja egyházmegyénk családtörténeti és helytörténeti forrásainak képi digitalizálása, és internetes kutatói szolgáltatása, melynek keretében jelenleg 235 regisztrált kutató mintegy 420 ezer képet használ (a szolgáltatás 9 hónapos) •A projektet levéltárunk 2009 augusztusában indította. A most két éves vállalkozás alulról építkezik, nem központi támogatásból működik, hanem helyi (a feldolgozásban érintett, motiválható) erőforrásokra épít •A rendszeres kommunikáció, környezetünk bevonása a tervezésbe-végrehajtásba intézményünk számára „társadalmi erőteret” eredményezett, arculatformáló tényezővé vált

Környezeti erőforrásaink 2011-ben •Városi önkormányzat-közmunka: a digitális képfelvételek készítése-kezelése közmunkások segítségével történik (három főállású személy – értéke kb. 3,4 mFt) •Megyei önkormányzat: mivel a vállalkozás regionális (a Kalocsa-Kecskeméti Főegyházmegye Bács-Kiskun megye területével azonos), a megye is támogat pl. eszközökkel – idén 300 eFt értékben •Paksi Atomerőmű Zrt: a közben beindult újszerű internetes tartalomszolgáltatás színvonalas technikai hátterét (server- hosting) a közeli Atomerőmű biztosítja – 400 eFt értékben •Magyar Örököskutató Iroda: anyakönyvi mutatók digitalizálása külföldön – 350 eFt értékben •E-kutatók: az internetes kutatói szolgáltatás „fogyasztói” regisztrációs díjukkal a rendszer támogatóivá válnak – éves bevétel kb. 1,2 mFt •Az említett támogatások éves végösszege: 5,6 mFt •A „társadalmi erőtér” formálja arculatunkat, és a pénznél többet jelent, számos területen van hatása…

Köszönöm a figyelmet!