A megújult (R6) OFFICE ÜGYKÖVETÉSI RENDSZER bevezetésének tapasztalatai az Országos Környezetvédelmi, Természetvédelmi és Vízügyi Főigazgatóságnál 2018. december 28. Nyitólap, melyet az előadás megkezdése előtt vetítünk ki. A nyitólapnak tartalmaznia kell a rendezvény, illetve az előadás címét. Például: UniOffice Felhasználói Klub Összpontosítás a felhasználói felületen A dátum mezőt az élőlap/élőláb mezőkből veszi. (Nézet élőfej/élőláb -> Dátum és idő) A dátum mező alapállapotban mindig frissül. Ha fix dátumot szeretnél beállítani használd a fix opciót a Nézet menü élőfej/élőláb beállításánál.

Bemutatkozás Pető Olga account manager Telefon: +36 1 375 7593 peto_olga@unioffice.hu UniOffice Rendszerház Kft. H1111 Budapest, Kende u. 3. www.unioffice.hu Mondj el minden fontosat magadról. Mivel foglalkoztál korábban, mikor jöttél a céghez dolgozni, jelenleg mivel foglalkozol, melyek a szakterületeid? Pető Olga 2018. december 28.

Környezet Az OKTVF a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium alá tartozó országos hatáskörű közigazgatási szerv Több intézmény összevonásával 2004. január–március folyamán alakult meg Az elődök különböző iktatási módokat és kézi, illetve számítógépes iktatást használtak Az egyik előd szervezetnél az Office rendszerünk R4 kiadásának bevezetését korábban előkészítettük Pető Olga 2018. december 28.

Általános elvárások (1) Az iktatás, az irat- és ügykezelés egységes és teljes körű megoldása az új szervezetnél  időben (keletkezéstől a selejtezésig, vagy levéltárig) formában (bármilyen adathordozón tárolt iratra) funkcionalitásban (iratkezelési szabályzattal) felhasználói körben (minden szereplő használhassa) A bevezetés – a szervezeti egységek létrehozásával párhuzamosan – fokozatosan történjen  Elvárások (majdnem lehetetlen) Egységes számítógépes iktatás és ügykezelés. A választott rendszer az UniOffice Rendszerház Kft. Office R6 rendszere. Gyűjtőszámos, központi iktatóval, három szintű szignálás. Teljes körű irat- és ügykezelés. Az alkalmazás segítse valamennyi résztvevő napi munkáját (vezetők, ügyintézők, ügykezelők). A bevezetés legyen folyamatos. Készüljön új iratkezelési szabályzat. A rendszer feleljen meg a vonatkozó közigazgatási és levéltári és a legszigorúbb hozzá­férési – láthatási előírásoknak. Tegye lehetővé a több helyszínen telepített igazgatóságok együttműködését (részben on-line kapcsolattal, részben bérelt vonali, időszakos kapcsolattal). Vállalták, hogy béta változatban használatba veszik, élesben tesztelik. 2018. december 28. Pető Olga

Általános elvárások (2) A rendszer feleljen meg a vonatkozó közigazgatási és levéltári valamint a legszigorúbb hozzáférési előírásoknak  és tegye lehetővé a több helyszínen telepített igazgatóságok együttműködését (részben on-line kapcsolattal, részben bérelt vonali, időszakos kapcsolattal) Pető Olga 2018. december 28.

A működési módra vonatkozó előírások Gyűjtőszámos iktatási rendszer  Központi iktatóval  Három szintű szignálással és jóváhagyással  Szigorú hozzáférési és láthatási előírásokkal  Főnök-titkárnő folyamatos helyettesítéssel  Egyéb helyettesítések korrekt megoldásával  A Lotus Notes/Domino levelezési rendszerrel integráltan  Az alkalmazás segítse valamennyi résztvevő napi munkáját (vezetők, ügyintézők, ügy­ke­ze­lők). A bevezetés legyen folyamatos – az optimális munkafolyamat kialakítása és az igényeknek megfelelő beállítások elvégzése „menet közben” történjen meg, az alábbi sorrendben központi iktató (érkeztetés és iktatás, irattár kezelés); főigazgatói és igazgatói titkárságok (iktatás, ügykezelés, a vezetők helyettesítése); a távoli igazgatóságoknál a bevezetés időben elhúzódhat, addig a központi iktatón keresztül történjen az ügyiratkezelés; beosztott felhasználók (iktatás, ügykezelés); vezetők (a szervezeti hierarchiában hozzájuk tartozók ügyeiben áttekintés, továbbá, szignálás, feladatok kiadása, jóváhagyás [elektronikus aláírás], ikta­tás, ügykezelés). 2018. december 28. Pető Olga

A megrendelő vállalása, könnyítések Vállalták, hogy béta változatban használatba veszik és élesben tesztelik. A szkennelést és fax szerver integrálást a végleges változat bevezetése után kezdik majd használni. Pető Olga 2018. december 28.

Eredmény A rendszer részlegesen üzemel A központi iktató kizárólag az Office R6-ot használja, az iktatási adatok 2004 január 02-től rendelkezésre állnak A szignálást a vezetők és titkárnőik részben használják A Lotus Notes R6-tal rendelkező ügyintézők ismerkednek vele, részben már ügyintézésre is használják Eredmény (majdnem csoda) Akik már birtokba vették (központi iktató, főigazgatói titkárság, egyes igazgatóságok titkárságai, egyes főosztályok titkárságai, néhány ügyintéző) örömmel és érdeklődéssel hasz­nálják. Beosztástól függetlenül úgy érzik, hogy a rendszer nagyban segíti, egyszerűsíti a mun­kájukat. Felhasználói törekvés, hogy minél előbb valamennyi szervezeti egység és valamennyi munkatárs megtanulja és használja a rendszert. 2018. december 28. Pető Olga

Felhasználói vélemények Központi iktató munkatársai Nagyon jónak tálálják – szeretnek dolgozni vele. Felső vezetés Barátkoznak vele – áttekinthetőnek, biztonságosnak találják. Vezetők titkárnői Nem hitték el, hogy ennyire megkönnyíti a munkájukat. Ügyintézők Akinek van LN R6 munkaállomása az használja, akinek nincs, szeretné használni. Adminisztrátorok Nem jelent többletmunkát, tehát támogatják. Pető Olga 2018. december 28.

Összesítve A rendszer várakozáson felül jó fogadtatásban részesült. A betanulási idő a fontos helyeken (LN felhasználói ismerettel) 1 - 2 nap volt. Az áttérés zökkenőmentes volt, a kézi nyilvántartásokat önként mellőzték. A bevezetés még folyamatban van, örömmel folytatjuk. Pető Olga 2018. december 28.

Mivel tudtuk ezt az eredményt elérni? Az UniOffice Rendszerház Office rendszere a cégre szabott elektronikus ügyintézés egyszerűen Pető Olga 2018. december 28.

Office – egyszerűen használóbarát Vezetők Alkalmazottak Adatgazdák Adminisztrátorok Pető Olga 2018. december 28.

Office – egyszerűen biztonságos Lotus Notes/Domino hozzáférési jogosultságok A rendszerhez (ID) Az adatbázisokhoz (ACL és szerepek) Office rendszeren belüli hozzáférési jogosultságok szervezeti egységre és (szervezeti hierarchia = ACL csoportok), személyre szabott a dokumentumban szereptől és állapottól függő, a szövegtörzsre külön állítható Szövegtörzs aláírás Naplók Automatikus levélküldések (azonnal, vagy naponta egyszer) Pető Olga 2018. december 28.

Office – egyszerűen rugalmas Lotus Domino címtárral szinkronizált felhasználó kezelés (Kulcslisták) Adatbázis profilok (Ügykövetés ~50 paraméter) Egyéni profilok (16 paraméter) Pető Olga 2018. december 28.

Office – egyszerűen áttekinthető Pető Olga 2018. december 28.

Office – egyszerűen kezelhető Referenciáink Pető Olga 2018. december 28.

Office – egyszerű kapcsolatok Iktatás közvetlenül a levelesládából Kimenő e-mail és (fax) kezelés az ügykövetés adatbázisból Ügykövetés adatbázisok között közvetlen kapcsolat (reptetés) Szkennelt iratok elhelyezése és iktatása közvetelnül az UniStorage adatbázissal Beérkezett faxok iktatása közvetlenül a beérkezett faxok adatbázisból (fax szerverrel) Dokumentum szintű közvetlen kapcsolat az archiv adatbázisokkal …. Pető Olga 2018. december 28.

Integrált partner kezelés Pető Olga 2018. december 28.

Nem elektronikus iratkezelés támogatása A nem elektronikus iratok útjának követése Integrált kézbesítőkönyv használat Irattári terv alapján selejtezési/átadási jegyzékek Pető Olga 2018. december 28.

Instant messaging integráció Pető Olga 2018. december 28.

Jó technikai megoldások, támogatás Message Queue - aszinkron kérésfeldolgozás teljes biztonsággal (Mail-In adatbázis, feldolgozó agent, tranzakciótól föggő állapotrögzítés) Dokumentum hierarchiák kezelése (kapcsolások) Helyettesítések kezelése Teljes körű támogatási rendszer Üzemeltetői (adatgazda) és felhasználói oktatás és támogatás Hibabejelentés, garanciális-, és support tevékenység Adminisztrációs támogatás (RobotAdmin profilok) Publikus verziókövetés Migrációs segítség Élő termékbemutató…. 2018. december 28. Pető Olga

Zárógondolatok A siker záloga a jól paraméterezhető, nagy biztonsággal üzemeltethető, felhasználóbarát programrendszer. De volt valami többlet: a kölcsönös bizalom és jó kapcsolat, melynek alapja az országos rendszer kiépítése, az egyéb alkalmazásokkal kapcsolatos 12 éves és az Office R4 bevezetésével és használatával kapcsolatos 4 éves együttműködés volt. Mit szeretne az UniOffice Rendszerház Kft. a közlejövőben elérni? Több cégnél ehhez hasonló sikereket elérni. Zárógondolatok 2018. december 28. Pető Olga

Kérdések ? Kérdések 2018. december 28. Pető Olga

Köszönöm figyelmüket Pető Olga Account manager Telefon: +36 1 375 7593 peto_olga@unioffice.hu UniOffice Rendszerház Kft. H1111 Budapest, Kende u. 3. www.unioffice.hu Köszönöm figyelmüket. Pető Olga 2018. december 28.

Lotus Notes/Domino háttér Pető Olga 2018. december 28.