Az állomány Gyarapítása

A gyűjteményszervezés fogalma alá tartozó tevékenységek a szükséges dokumentumok kiválasztása, annak meghatározása, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket tárol, illetve melyek azok, amelyekhez számítógépes hozzáférést biztosít a könyvtár, a kiválasztott dokumentumok beszerzése, nyilvántartás vezetése, amely statisztikai adatokat is közöl, a gyűjtemény gyors visszakereshetővé tétele, azon művek kivonása, melyekre nincs igény, az állomány védelmének biztosítása. MI TARTOZIK IDE?

Brian Campbell Vickery „A könyvtári állomány szervezése nem csupán kezdete a könyvtári munkafolyamatoknak, annál több: a könyvtár outputjának és a szolgáltatások minőségének alapvető meghatározója.” Brian Campbell Vickery Az egész könyvtári rendszerre értelmezve is vizsgálhatjuk. Sipos Anna Magdolna 3K 2011. 10. http://epa.oszk.hu/01300/01367/00248/pdf/EPA01367_3K_2011_10_03-13.pdf

Állománygyarapítás FORMÁI A könyvtár állományának fejlesztésére, kiegészítésére vonatkozó tevékenységét állománygyarapításnak nevezzük. könyvtári gyűjtemény: a könyvtár tervszerűen fejlesztett, rendezett és feltárt állománya vásárlás, ajándék, csere, köteles példány, saját előállítás (digitalizálás, másolás) FORMÁI

Vásárlás (vétel) – leggyakrabb módszer Típusai: A vétel forrásai és lebonyolítási módja alapján megkülönböztethető:  a kurrens, azaz újonnan megjelenő dokumentumok vétele (szortiment vétel),  régebben publikált dokumentumok vétele (ún. antikvár vétel).   A vétel adminisztrációjának sajátosságait figyelembe véve megkülönböztethető:  jogi személytől való vétel,  természetes személytől való vétel.

Vásárlás (vétel) – leggyakrabb módszer A terjesztés módja szerint beszélhetünk: kereskedelmi forgalomban kapható dokumentumok vételéről, kereskedelmi forgalomban be nem szerezhető dokumentumok vételéről A fizetés módja szerint van: készpénzfizetéses vásárlás,  átutalásos vásárlás. A beszerzett dokumentum terjesztési helye szerint megkülönböztethető:  hazai vásárlás,  külföldi vásárlás.

Mi lehet a szortiment vétel forrása? Mi szükséges hozzá?

Könyvtárellátó intézmények – dokumentum vétele és további szolgáltatások központi cédulaszolgáltatás, könyvtári nyomtatványok, segédeszközök forgalmazása,  könyvtári bútorzat forgalmazása,  kötészeti munkák elvégzése,  számítógépes adatbázis építése,  propaganda- és reklámanyagok kiadása, nyomdai munkák könyvtárak számára,  általános szaktanácsadás

Menjen a KELLO oldalára, és nézze meg milyen szolgáltatások kínál.

Antikvár vétel Okai lehetnek: a gyakran igényelt, nem megfelelő példányban meglévő dokumentumok példány-számának növelése, az elveszett, de folyamatosan igényelt dokumentumok pótlása,  a gyűjteménybe szervesen beleillő, de hiányzó dokumentumok pótlása. Az antikváriumok típusai: általános profilú, vegyes kínálattal rendelkező antikváriumok (kínálatuk minden ismeretkörre és akár minden dokumentumtípusra kiterjed), speciális kínálatot nyújtó antikváriumok (meghatározott szempontok szerint építik kínálatukat, pl. szakterület, dokumentumtípus, műfaj, könyvészeti érték szerint).

Antikvár vétel – aukció, árverés Az árverés előtti napokon lehetőség van a kínálat megtekintésére. Az aukción mind magánszemélyek, mind könyvtárak részt vehetnek. Az 1997. évi CXL. törvény 61.§ (5). értelmében az antikváriumok és árverések anyagára az Országos Széchényi Könyvtárnak elővásárlási joga van. Ez azt jelenti, hogy a nemzeti könyvtár még az aukció megkezdése előtt kikiáltási áron megvásárolhatja a hungarica gyűjteményéből hiányzó dokumentumokat archiválás céljából. Többes példány esetén nem élhet ezzel a joggal. Az antikváriumokkal kapcsolatos minden hasznos információk: http://antikvarium.lap.hu

Természetes személytől való vétel Főként a retrospektív gyarapításra ad lehetőséget Újdonságokat - kereskedelmi forgalomban nem kapható dokumentumról van szó (pl. hivatalosan nem terjesztett magánkiadások). hagyatékok, teljes gyűjtemények vásárlása. Problémák:  a gyűjteményben lehetnek a könyvtár állományában meglévő vagy elavult dokumentumok,  a tulajdonos ragaszkodhat könyvtára egyben tartásához, különgyűjteményként,  egyes tulajdonosok – főleg biblofilek, tudósok – gyűjteményük eladását ahhoz a feltételhez kötik, hogy életükben az maradjon otthonukban, saját használatra - csak kivételesen értékes gyűjtemény esetén s

Kereskedelmi forgalomban nem kapható dokumentumok vétele SINGLE (System for Information on Grey Literature in Europe) - EAGLE az ún. szürke irodalom beszerzése. a kereskedelmi forgalomba nem kerülő, általában kis példányszámban, nem hivatalos kiadók által megjelentetett dokumentumok tartoznak, függetlenül annak megjelenési formájától. Ismertebbek típusai: felsőoktatási disszertációk,  kutatási jelentések (reportok),  kongresszusi, ill. konferenciaelőadások szövegei,  vállalati irodalom stb. Hivatalos kiadványok - igazgatási szervek, országos és nemzetközi hatású intézmények, szervezetek működésévek kapcsolatos publikációk - Magyarországon az Országgyűlési Könyvtár – online kiadványok!!!!

Ajándék 1. Köszönjük! magánszemély vagy jogi személy (intézmény, alapítvány, hatóság stb.) részéről Formái: spontán adományozás bekérés   letét Két fontos szabályt : az ajándék elfogadása előtt mérlegelni kell az ajándékba átvett gyűjteményről kísérőjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza:  az ajándékozó nevét, címét,  az ajándékba kapott dokumentumok tételes felsorolását (cím, szerző és egyéb azonosítók, ár, darabszám),  az ajándék átvételének dátumát,  az ajándékozó és az ajándékot átvevő aláírását.

Ajándék 2. Spontán adományozás egyes dokumentumok, de akár teljes gyűjtemény. Kurrens gyarapítási formának - a szerzők, közreadó testületek saját publikációikat adományozzák a könyvtárnak népszerűsítés, az utókorra hagyományozás céljából. A retrospektív gyarapítás - a magánszemélyek ajándékai, gyűjteményei, hagyatékai tartoznak. Bekérés a könyvtár kezdeményezi többnyire olyankor, amikor az új megjelenésű dokumentum nem szerezhető be kereskedelmi csatornákon (ilyen pl. szürke irodalom, hivatalos kiadványok). – a legtöbb esetben ezeket a dokumentumokat ingyenesen, ajándékba megküldik a könyvtárnak Letét Jogilag eltérő forma az előbbiektől, mégis az ajándék útján történő gyarapítás körébe tartozik. A letét használatára a könyvtár jogosult, de a tulajdonjog a letéteményezőnél marad. A letét nem a könyvtár gyűjteményi, hanem információs vagyonát és szolgáltatásait gazdagítja. Átvételére nem kötelezhető a könyvtár, de elfogadása esetén vállalnia kell a letét egyben tartását. A letétnek két formája van: ideiglenes letét (visszavonásig vagy meghatározott időre szól) és örökletét.

Csere saját kiadványok: kiadójuk, közreadójuk maga a cserélő könyvtár vagy annak anyaintézménye, újonnan megjelenő publikációk: nem a saját kiadású, kereskedelmi csatornákon keresztül beszerezhető kiadványokra vonatkozik. Ebben az esetben a cseréhez megfelelő pénzkeretet kell elkülöníteni. Szintén ide tartoznak az ajándékba kapott, de saját gyűjteménybe nem illeszthető kiadványok (ha az ajándékozó nem zárta ki a továbbadást), hivatalos kiadványok: nemzetközi cseréjüket többnyire (de nem feltétlenül!) ezek hivatalos gyűjtője, a nemzeti könyvtár végzi, de országonként mindenképp egy ki-jelölt könyvtár feladata, fölös példányok: általában nem új dokumentumokra, hanem az állományapasztás során kiiktatásra elkülönített dokumentumokra vonatkozik

Csere Az elszámolás történhet: tételes pénzértékben, Partnerek egyes könyvtárak (hazai vagy nemzetközi), egyéb – hazai vagy nemzetközi – intézmények, testületek,  csereközpontok (centralizált módon végzik az elosztást, egy együttműködési rend-szer keretében). Az elszámolás történhet:  tételes pénzértékben,  pénzérték nélkül, mennyiség alapján (pl. egy könyvért egy könyv),  általányban meghatározva, pénzérték és mennyiség figyelembe vétele nélkül

Csere Nemzetközi csere Kiadványcsere kiadói tevékenységet folytató könyvtárak. Saját megjelentetett kiadványaikat, bibliográfiákat, évkönyveket, szakmai anyagokat csere- megállapodás keretében kölcsönösen eljuttatják egymáshoz. minimális az anyagi ráfordítás, (postaköltség), de adminisztratív szempontból követelmény a partnerek naprakész nyilvántartása Fölös példányok cseréje Az állományból kivont, de nem elavult tartalmú és fizikailag is jó állapotban lévő dokumentumok - amely nem közvetlenül a könyvtárak között, hanem valamilyen közvetítő segítségével történik. Magyarországon egy igen elavult rendelet vonatkozik a fölös példányokra: 3/1975. PM-MM. Nemzetközi csere Elsősorban nemzeti, illetve nagykönyvtárak alkalmazzák ezt a megoldást, és vonatkozhat saját kiadású, de vásárolt, ajándékba kapott, gyűjteményükbe nem igényelt dokumentumokra. Kiemelendő az Országos Széchényi Könyvtár nemzetközi cseretevékenysége – hungarikumok beszerzése

Kötelespéldány Az első köteles példányra vonatkozó jogszabály 1537-ben született Franciaországban, amely I. Ferenc magánykönyvtára számára biztosított köteles példányokat. A köteles példány alapvető célja az ország területén keletkezett dokumentumtermés  nemzeti könyvtári gyűjtése és megőrzése  nemzeti bibliográfiai számbavétele, nyilvántartása  statisztikai számbavétele  könyvtári rendszerben való hozzáférhetővé tétele

Kötelespéldány Magyarországon Magyarországon 1726-ban született az első köteles példányra vonatkozó rendelkezés. Az 1802-ben alapított nemzeti könyvtárunk, az Országos Széchényi Könyvtár már két évvel alapítása után, 1804-től részesül köteles példányokban. Hazánkban jelenleg a 60/1998. (III. 27.) számú kormányrendelet („… a sajtótermékek kötelespéldányainak szolgáltatásáról és hasznosításáról”) határozza meg a köteles példány-szolgáltatás jogi kereteit. A rendelet a legalább 50 példányban kiadott dokumentumokra vonatkozik, beleértve a kép- és hangrögzítéses, ill. az elektronikus dokumentumokat is. A beszolgáltatási kötelezettség a kiadót/közreadót vagy az előállítót (esetenként mindkettőt) terheli. 1952 óta az Országos Széchényi Könyvtár hatáskörébe tartozik, amely mint központi szolgáltatást működteti:  − a köteles példányok begyűjtését,  − a beszolgáltatási kötelezettség betartásának ellenőrzését,  − a mulasztások szankcionálásának kezdeményezését,  − a példányok szétosztását a jogszabályban meghatározott könyvtárak között.  A beszolgáltatott hat példányból kettőt megtart, egyet a Magyar Nemzeti Bibliográfia előállítása, majd archiválása céljából, egyet pedig a nyilvános könyvtári ellátás céljából. A fennmaradt 4 példányt szétosztja a Debreceni Egyetemi Könyvtár, az Országgyűlési Könyvtár és a Központi Statisztikai Hivatal Könyvtára között. A negyedik példányt a gyűjtésben legilletékesebb országos szak- vagy felsőoktatási könyvtár kapja.

A saját előállítás okai Szerzői jogok  állománykiegészítés: olyan dokumentumok esetén, amelyek valamilyen okból nem szerezhetőek be, de gyűjtőköri szempontból nem hiányozhatnak az állományból. Archiválási céllal nem alkalmazható, ebben az esetben az eredeti példány beszerzésére kell törekedni.  példányszámnövelés: digitalizálás, másolás, mikrofilm – Mérlegelendő, hogy a másolatkészítés mennyivel olcsóbb megoldás, mint az újabb példányok vásárlása!  állományvédelem: ha a könyvtár gyűjteményében olyan dokumentum található, melyet hozzáférhetővé szeretne tenni, de ez tudományos vagy könyvészeti értéke, illetve rossz fizikai állapota miatt nem lehetséges, szintén másolat készítése indokolt.

Milyen szolgáltatást nyújtanak ezek a cégek?

Gyarapítás folyamata

Az állománygyarapítás folyamata Mi segíti a könyvtárosokat a kiválasztásban? Az állománygyarapítás folyamata További ötletek?

Nyilvántartásba vétel

Nyilvántartásba vétel A gyarapítás menete a nyilvántartásba vétellel, más néven leltározással zárul, amely a tulajdonbélyegzővel való ellátásból és a leltári nyilvántartásba való rögzítésből áll. A könyvtárba érkezett és ellenőrzött dokumentumok leltári állományba vételére vonatkozóan a 3/1975. (VIII. 17.) KM- PM együttes rendelet (http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=9750000 3.KMA), valamint az MSZ 3448-78 szabvány az irányadó. Az állomány darabszámát (könyvtári egységeket) és beszerzéskori értékét naprakészen tükröző nyilvántartás a könyvtár okmánya.

Hová kerülnek a bélyegzők? Az egyeztetést követően minden állományba kerülő dokumentumot el kell látni a könyvtár tulajdonbélyegzőjével, a leltári számmal és raktári jelzettel. A állománybélyegző négyszögletes, kerek vagy ovális, a közepe üres, melybe a leltári szám kerül. A külső ívén a felirat a könyvtár nevét és székhelyét jelöli.

Az időleges nyilvántartás füzetes nyilvántartás kartotéknyilvántartás fogyóanyag vagy brosúranyilvántartás számítógépes nyilvántartás Dokumentumok, amelyeket a könyvtár átmeneti időszakra, azaz 3 évnél rövidebb időre szerzi be, valamint azokat a periodikumokat, amelyeket a könyvtár végleges megőrzésre szán, de még nem kerültek köttetésre. Lehetőség van ezek körének értékhatárokkal történő megszabására – pl. 3000 Ft alatti brosúrák, tankönyvek – továbbá arra is, hogy a fenntartó a Gyűjtőköri Szabályzatban ennek tényét külön rögzítse. Ezt a nyilvántartási fajtát elegendő év végén lezárni, valamint az ebbe a nyilvántartásba vett dokumentumokat az összesített nyilvántartásban nem szükséges szerepeltetni.

Év végi teendők Napilapok – selejtezés ; leggyakrabban használt lapok bekötése és megőrzése, nagyobb közkönyvtárak a helyi és a megyei lapokat is megőrzik. Képes hetilapok, magazinok - eredeti ár töredékéért kiárusítás ; melyekre még igény van tékában vagy papucsban tárolják Tudományos és szakfolyóiratok – bekötik; ha egy teljes évfolyam összegyűlik, akkor állandó nyilvántartásba kerülnek.

Az állomány végleges nyilvántartása Formái Egyedi nyilvántartás: A dokumentum egyedi adatait közli. Csoportos nyilvántartás: Az állomány összetételének alakulásáról, pénzbeli értékéről ad tájékoztatást. Mindkét nyilvántartás megjelenési eszközei: Leltárkönyv – a tananyagban részletes bemutatás Kartoték-nyilvántartás Számítógépes nyilvántartás

Leltárkönyv – pénzügyi okmány!! A címleltárkönyvben kell állományba venni minden tartós megőrzésre szánt dokumentumot. Az egyedi állománynyilvántartás céljára a legelterjedtebb és legmegbízhatóbb eszköz, melynek vezetésére a következők érvényesek: A használatba vétel előtt hitelesíteni kell. A hitelesítés szövegét – terjedelem, megnyitás dátuma – a kötéstábla bal felső részében kell feltüntetni, majd a fenntartó aláírásával, illetve hivatali bélyegzőjével kell ellátni. Ha megtelt, szintén a fenntartónak kell hitelesíteni a benne lévő tételek számát. A hibás bejegyzés javításának módja: egyszeri áthúzás, fölé a helyes adat beírása, melyet a könyvtáros dátumoz és aláír. Csak tollal vezethető. Nem selejtezhető. Kizárólag erre a célra megbízott személy kezelheti. Folyamatosan számozott levelekből áll

Összegzés Az állománygyarapítás módjának megválasztására nincsenek szabályok, a gyakorlat könyvtártípusonként, sőt könyvtáranként eltérő. Korlátozó szempont a rendelkezésre álló pénzügyi keret!!! Az állománynyilvántartás a könyvtári vagyon okmányértékű bizonylata, ezért a könyvtár köteles minden dokumentumáról folyamatosan és időrendi sorrendben olyan állomány-nyilvántartást vezetni, melynek alapján az állomány egészének darabszáma és értéke, továbbá az egyes dokumentumok értéke bármikor megállapítható legyen.

Kattintsanak ide és nézzék meg a dokumentumot! Új trendek Patron driven acquisition E-könyvek beszerzése – IFLA principles for eLending Information resource management – az elektronikus források menedzselése Kattintsanak ide és nézzék meg a dokumentumot! Az IFLA és az e-könyvek https://tmt.omikk.bme.hu/tmt/article/download/591/555

IFLA principles for eLending A library must have the right to license and/or purchase any commercially available eBook without embargo. A library must have access to eBooks under reasonable terms and conditions and at a fair price. eBook licensing/purchase options must respect copyright limitations and exceptions available to libraries and their users in national law. eBooks available to libraries should be platform neutral and developed with standards for accessibility. Strategies must be in place to ensure the long term preservation of eBook titles by libraries. eBook services must protect the privacy of library users.

E-könyvek Muzs Krisztina E-könyvek a könyvtárban. 1. és 2 rész. TMT 2016. 1. sz. https://tmt.omikk.bme.hu/tmt/article/viewFile/4/924

Licencmegállapodások típusai Több felhasználó/korlátozott idő: a legtöbbet olvasott címekből összeállított könyvcsomagokhoz egyszerre több olvasó férhet hozzá, meghatározott ideig. (Dánia és Svédország) Egy felhasználó/korlátlan idő: ebben a felfogásban egy kötetet egyszerre csak egy felhasználó használhat, viszont a könyvtárnak csak egyszer kell megvennie az e- könyvet, nem kell megújítani a licencet (Random House, Hachette). Egy felhasználó/ korlátozott idő: az előbbihez hasonló módon egy kötethez egyszerre csak egy felhasználó férhet hozzá, viszont a könyvtárnak időről-időre újra fizetnie kell a könyv szolgáltatási jogáért (Macmillan, Simon & Schuster és Penguin). Egy felhasználó/korlátozott kölcsönzés: egy kötetet egyszerre csak egy felhasználó használhat, és meg van szabva, hogy egy e-könyvet összesen hány alkalommal bocsáthatnak az olvasók rendelkezésére (Harper Collins).

Összegzés Az állománymenedzsment minősége alapozza meg a szolgáltatás minőségét Az állomány beszerzésének számos forrása lehet A nyilvántartásba vétel lényeges része az állománymenedzsment folyamatának – a leltárkönyvek pénzügyi okmányok E-könyvek kérdésének megoldása országos szinten lehetséges Új trendeket és használói igényeket figyelembe kell venni