1 „Papírmentes iroda” avagy Mit jelent ma a teljeskörű elektronikus dokumentumkezelés? Bács Andrea fejlesztési konzulens

2 Miről lesz szó  Miért is gondolkozunk elektronikus irat- és dokumentumkezelésen?  A probléma  Elektronikus dokumentumkezelés célja  A Megoldás –  Hogyan segítünk mi – a bevezetési projekt  Miért a ?

3 Miért is gondolkozunk elektronikus irat- és dokumentumkezelésen?  Papír alapú iratkezelés problémái (nyilvántartás, ügyintézés)  Nincs egységes nyilvántartás  Heterogén iratok (elektronikus, papíralapú)  Irodai tevékenységek, folyamatok követhetetlensége, definiálatlansága, lassúsága  Káosz az irattárban - nincs irattár  Nincs valós kép a teljesítményekről Dokumentumszám Ügyszám - ügy / ügyintéző Határidő figyelés, és tartás  Felesleges költségek (másolás, nyomtatás, papír kezelés)

4 Elektronikus dokumentumkezelés célja  Minden irat megvan, bármikor előkereshető  Átláthatóság, egységesség  Az ügyek nyomon követhetőek, eljutnak a címzetthez a feladatok  Határidők követhetősége - az egyes munkatársak teljesítménye egyértelműen mérhető  Naprakész információ bázis segíti a döntéseket  A korszerű technikai lehetőségek kiaknázása

5 A Megoldás – A Megoldás –  Kész megoldások Az igények és nyújtott funkciók nem fedik egymást (kompromisszum) Átfedő funkcionalitás más alkalmazásokkal  Keretrendszer - Integrált megoldásokkal A rendszer alkalmazkodik az igényekhez Egymást kiegészítő alkalmazások Testre szabott megoldásokkal kiegészítve

6 A MonDoc egy komplex irodai rendszer, mely illeszkedik olyan erős vagy piacvezető technológiákra, mint a Microsoft SQL Server, SharePoint Portal Server 2003, BizTalk 2004 és illeszkedik a vállalati intranet vagy Microsoft Office irodai környezetbe. A Megoldás – A Megoldás –

7  Alapelvek Saját fejlesztésű alkalmazás, keretrendszer Moduláris (meglévő és új modulok) - Testre szabható Illeszthető egyéb rendszerekhez Könnyen kezelhető felhasználói felület A megszokott munkakörnyezet maximális kihasználása A Megoldás – A Megoldás –

8  Modulok Iktató alrendszer Irattári alrendszer Munkafolyamat-támogató alrendszer A Megoldás – A Megoldás –

9  Iktató alrendszer Érkeztető könyvek kezelése Iktatókönyvek kezelése (főszám/alszámos iktatás, előzménykeresés, elő-utóiratkezelés) Ügynyilvántartások kezelése Átadókönyv/kézbesítőlap funkció Éves iktatókönyv nyomtatás Postai feladójegyzék kezelés

10 Kapcsolt dokumentumok kezelése  Dokumentumok tárolása a dokumentumtárban  Dokumentumok csatolása különböző forrásokból (fájl, e- mail, fax, Word, Excel alkalmazások)  Papír dokumentumok digitalizálása, igény esetén karakterfelismerés (OCR) alkalmazásával  Teljes szöveges keresés a dokumentumok szövegében is  Hitelesítés, digitális aláírás

11 A Megoldás – A Megoldás –  Irattári alrendszer Raktároz (doboz illetve irat alapú irattárazást is biztosít) Kölcsönzés Az Operatív és Központi irattárat külön kezeli Automatikus irattári tervet készít Selejtezési és levéltárba adási funkciókkal.

12 A Megoldás – A Megoldás –  Munkafolyamat-támogató alrendszer Levelezőrendszerbe integrált, alapú értesítések a felhasználóknak A folyamatok nyomon követése (adatok, lépések, szereplők központi figyelése) Határidő figyelés Helyettesítés funkció Folyamatok egyszerű módosítása Beavatkozási lehetőség a „befulladt” folyamatokba Riport lehetőségek (Személyes és szervezeti hatékonysági elemezések, stb.)

13 A Megoldás – A Megoldás –  Microsoft SQL 2000 adatbázis  IIS alkalmazásplatform, Intranet-es megoldás  Igény szerint választható dokumentumtár infrastruktúra SharePoint Portal Server 2003 (vagy Windows SharePoint Services) MS SQL Server 2000 MS Exchange 2000 Fájlrendszer  Igény szerint választható Munkafolyamat támogató megoldás: BizTalk Server 2004 SQL alapú egyedi megoldás  Tetszőleges üzenetküldő infrastruktúra .NET, C# fejlesztő környezet

14  Munkateam-ek felállítása (Követelmény team, Szoftver team, Informatikai team)  Követelményspecifikáció és módosított iratkezelési szabályzat  Rendszerterv elkészítés  Implementáció, telepítés, konfiguráció  Oktatás  Rendszer átadás  Pilot üzem  Összesen: 2-6 hónap Hogyan segítünk mi? A bevezetési projekt Hogyan segítünk mi? A bevezetési projekt

15 Miért a ? Miért a ?  Testreszabható keretrendszer, melyet a Megrendelő is elvégezhet (nem függ a szállítótól)  Modulárisan összeállítható: így pont az és csak azt kapja a felhasználó amire szüksége (nem kell fizetni felesleges funkciókért)  Törvényi és ISO megfelelés évi LXV. Tv., évi LXVI. Tv., a 79/1995, 40/1998, 179/2003 és 180/2003 kormányrendeletek Már most megfelel a tervezett új törvényeknek is MSZ ISO/IEC 17799:2002-nek megfelelő információvédelem Teljesíti a MoReq (EU) ajánlásban megfogalmazott kritériumokat  Az ISO 9001:2000 szabványoknak megfelelő belső működés, a teljes szervezetre

16 Miért a ? Miért a ?  A legmagasabb szintű Partneri viszony az infrastruktúra gyártójával:  A terméket a Microsoft forráskód szinten auditálta  5 éves múlt, kiforrott termék  Számos működő referencia, melyek közül csak a legnagyobbak: KÜM, MNB, NKÖM, T-Mobile, PSZÁF, VPOP, BM GFIO, FőTáv  Összesen 3075 MonDoc felhasználó október 31.-ig!

17 Köszönjük a figyelmet!