GAZDASÁGI INFORMATIKA 3. BMF KGK Szervezési és Vezetési Intézet

Információs rendszerek kialakítása…  saját fejlesztés  vásárlás és adaptálás olcsón, gyorsan, külső szakemberek bevonásával, döntés referenciák alapján, a „legjobb gyakorlat” (best practice) átvétele.

Mitől projekt a projekt?  amelynek egyszeri, konkrétan körülhatárolt célt kell elérnie: jól meghatározott költség-, ill. erőforráskeretek között, pontosan rögzített határidőre.  nem sorolhatók a hagyományos szervezeti egységek szokásos tevékenységei közé.

Informatikai projekt… „ alatt adott szervezet stratégiai céljainak megvalósítása érdekében kialakított projektet értünk, amely az elérendő projekteredmény tekintetében informatikai megoldások bevezetését, fejlesztését, illetve továbbfejlesztését valósítja meg…” (Görög Mihály- Ternyik László: Informatikai projektek vezetése)

A projekt indítása előtt… A projekt behatárolása („project scope” - a szállítandó szolgáltatás-termék csomag leírása és az elvégzendő munka meghatározása) Kockázatelemzés és –kezelés (tervezés és az erőforrás-igény meghatározása) Elfogadás (változtatások kezelése, konfiguráció kezelés) Jogi és kereskedelmi ügyek kezelése (árak, fizetési feltételek és időpontok, szerződéses feltételek, szerep és felelősségi körök meghatározása, személyek kezelése és kommunikáció, szervezeti felépítés, minőségügy, pénzügyek kezelése, jelentési rend) Felülvizsgálatok, áttekintések

Hogyan válhat sikeressé egy projekt?  Projektkészítéskor a sikernek és a kudarcnak is megvannak a jól meghatározható okai. Az eredményesség kritériu- mainak pontos meghatározását a legelső fázisban meg kell tenni, mert e-nélkül ellenőrizhetetlenné válna az egész folyamat és megkérdőjeleződne az értelme.  Néhány tényező, amin a siker áll vagy bukik:  koordináció,  kommunikáció,  eszközök hozzárendelése a célokhoz,  résztvevők,  ütemezés,  kockázati tényezők felmérése, válsághelyzetek kezelése.

A projektek sikeressége…  16%-uk fejeződik be időben és az előre meghatározott költségkeretek között (megfelelő)  31%-uk soha nem fejeződik be… (sikertelen)  53%-uk majd valamikor befejeződik és ráfordítások meghaladják az előirányzatok 189 %-át (átlag…) (Source: „The Standish Group”) A leggyakoribb okok:  gyenge a projekt tervezés  rosszul meghatározott üzleti célok  csúcsvezetés támogatásának hiánya

A projekt javasolt lépései…  Projekt előkészítés (koncepciós fázis)  Megfelelő átfutási idő, alkalmas megoldás (pl. ERP rendszer - minőség, ár, szolgáltatási csomag)  Szerződés  Tervezési,szervezési fázis  Koncepció lebontása, projekt menedzser kinevezése  Jelentés rendszer kidolgozása, kockázatkezelés tervezése  Végrehajtási fázis  Jelentés rendszer működtetése, kritikus út figyelés  Befejezési fázis (lezárási fázis)  Projekt értékelés, életciklus meghatározás

A projekt folyamata 1.  Projekt előkészítés - Célkitűzés  Előzetes helyzetfelmérés  Előzetes tervezés  Megvalósíthatósági vizsgálat  Rendszertanulmány összeállítása  Tervezés, szervezés - Rendszer és alrendszer tervezés  Átfogó – részletes helyzetfelmérés  Rendszer – alrendszer logikai tervezése  Rendszer fizikai tervezése  Üzemeltetési és megvalósítási feltételek pontosítása  Rendszerterv összeállítása

A projekt folyamata 2.  Végrehajtás - Kivitelezés  Programozás – emberi munka szabályozás  Kiképzés, oktatás  Teszt!!!  Rendszer leírás, felhasználói és oktatási dokumentáció készítése, aktualizálása  Befejezés - Bevezetés  Bevezetés előkészítése, lebonyolítása, értékelés, nyomon követés

Tesztelés (működő programok kipróbálása…) Végső cél: a felhasználói követelmények teljesülése, lehetőség szerint előre összeállított teszt-forgatókönyv(ek) alapján… Tesztelés szintjei: 1. ún. modul tesztek 2. integrációs teszt 3. rendszerteszt 4. átvételi teszt

Modul (unit) teszt normál események helyes kezelésének bizonyítása speciális és kivételes esetek kezelése (pl. nullával történő osztás) hibás adatok kezelése válaszidő kipróbálása kerekítések, túlcsordulások hibás algoritmusok kiszűrése, stb.

Integrációs- és rendszerteszt Integrációs teszt célja: az összeépítendő modulok együtt- működésének „iterációs” vizsgálata… (pl. beszerzési és készletgazdálkodási alrendszer…) Elsősorban az átadandó adatok ellenőrzésével (adatszerkezet) és a befogadó modul fogadókészségének vizsgálatával foglalkozik… A rendszertesztet általában a „szállító” és a megrendelő együttesen végzi, de rábízható külső, harmadik félre is… Itt már egy-egy „teljes” vállalati folyamat megfelelő modellezését vizsgálják (pl. beszerzési megrendelés az ajánlatkéréstől a beérkező számla kifizetéséig…)

Átvételi teszt Az átvételi teszt adatbázisát már a megrendelő készíti… Ugyanúgy mint a rendszerteszt esetében végezheti: csak a megrendelő, a megrendelő és szállító együtt, vagy külső, pártatlan fél. Mivel nincs idő „teljeskörű” tesztelésre, általában az „általános” vállalati folyamatokra koncentrál, kiegészítve néhány kritikus esettel (tömeghelyzetek, sztornírozás, hibajavítás)

Tesztelési tervek összeállításának szempontjai kockázati tényezők „terhelési-” vagy „tömegteszt” alkalmazása szükség szerint… „hibás” esetek ésszerű vizsgálata összes, lényeges felhasználói követelmény figyelembevétele a dokumentálás módja (reprodukálható tesztelési eredmények és helyzetek…) tesztadatbázisok összeállítása (a „valódihoz” hasonló szerkezetű és tartalmú, de annál kisebb adatbázis => betanítás…) tesztelési környezet biztosítása

Projekttervezés  Feladatlebontási struktúra (WBS) elkészítése  Erőforrás tervezés  Logikai összefüggések megtervezése  Mérföldkövek kitűzése  Időterv elkészítése  Kockázatelemzés  Kommunikációs terv elkészítése  Terv elfogadása

Bevezetési projekt (példa) IBM-COPICS bevezetési projektmódszertan az 1970-es évekből a.vállalati tevékenységek meghatározása, b.alkalmazások azonosítása, c.alkalmazási követelmények meghatározása, d.rendszertervezés, e.rendszer megvalósítás, f.rendszer üzemeltetés, kiértékelés.

A vállalatirányítási információs rendszer bevezetése (COPICS)

Egy ERP rendszer (infor:COM) bevezetési projektjének lépései: 1.hónap 2.hónap 3.hónap 4.hónap 5.hónap 6.hónap Analízis Prototyping Oktatások Testreszabás Törzsadatok Oktatások Tesztüzem Mérföldkő: a koncepció jóváhagyása Mérföldkő: a koncepció jóváhagyása Mérföldkő: Installálás Mérföldkő: Installálás Bevezetési támogatás Éles üzem Hotline Projektvezetés TervezésMegvalósítás„Run“ Mérföldkő: éles üzem indítás Mérföldkő: éles üzem indítás 7.hónap

A kivitelezés…  Controlling  Monitoring - a megvalósítás nyomon követése  Változások kezelése  Helyzetelemzések készítése

Projekt zárása  Dokumentumok elkészítése  A produktum (új, működő információs rendszer) átadása  Erőforrások reintegrációja  Lezáró értekezlet  Tapasztalatok rögzítése  Tájékoztatások  Követés/karbantartás

Buktatók…  Nem megfelelő projekt-előkészítés, -tervezés  Robbanásszerű fejlődés az informatikában  Hiányzó hagyományok  Nem megfelelő személyek  Tisztázatlan felhasználói igények  Nem megfelelő elkötelezettség  Vezetés hiánya, vezetői alkalmatlanság  Projekt menet közbeni növekedése  Dokumentálatlanság  Elvarratlan szálak

A projekt tevékenységei…  „Szabványok” összeállítása  Elvégzendő feladatok összeállítása  Teamek összeállítása  Feladatok kiosztása  Kapcsolati rendszer kialakítása  Team munkák összehangolása  Szükséges jelentések elkészítése  Kritikus pontok (mérföldkövek) meghatározása  Teljesítmények ellenőrzése  Erőforrások meghatározása  Szerződés teljes körű előkészítése

Projekt dokumentálása…  Döntések  Becslések  Tevékenységi terv  Feladatok, személyek, szervezetek, felelősségek  „Projekt eszközök” használata (Excel, Gantt diagramm, hálótervező szoftverek…)  Rendszeres és mérföldkövekhez kapcsolódó jelentések  Minden érdekelt féllel írassuk alá az Őt érintő anyagokat…

Projektkezelő szoftverekkel kapcsolatos igények  műszaki célok, erőforrás- és időkorlátok figyelemmel kisérése,  azonos erőforrásokat használó, párhuzamosan futó „alprojektek” együttes kezelése,  hálótervezés,  több szakember egyidejű, de különböző helyen történő hozzáférése (hálózati megoldások…),  gyors áttervezési lehetőség.

A projekt szervezete…  a bevezetésben érdekelt megoldás-szállító és az alkalmazó (későbbi felhasználó) közös projektszervezetet hoz létre,  mindkét oldal egyenrangú vezetőket és beosztottakat delegál,  közös munka, közös felelősség…

A projekt szervezete 2. (Movex)

Harmadik fél bevonása  tanácsadó (szakmai tanácsok az alkalmazónak),  projektmenedzser (projektmódszertani vezetés „mindkét félnek”),  minőségbiztosító v. minőségirányító (projekt célokat képviseli, nem avatkozik bele az operatív tevékenységekbe…),  alkalmazásszolgáltató (ASP-Application Service Provider).

Szervezet az üzemeltetéshez…  külső konzulensek, tanácsadók,  rendszergazdák,  modulgazdák,  kulcsfelhasználók (key-user),  felhasználók.

„Projektmódszertanok…”  PRINCE (Projects IN Controlled Environments),  ISPL (Information Services Procurement Library) v. Euromethod,  vállalatirányítási információs rendszerek „védett” bevezetési módszertanai,  letölthető projektmódszertanok az Interneten…

PRINCE2 - informatikai projektirányítási keretrendszer (Office of Government Commerce -UK) Összetevők: business case (üzleti eset), szervezet, tervezés, felügyelet, kockázatmenedzsment, minőség a projekt környezetben, konfiguráció menedzsment, változáskezelés.

PRINCE2 – projekt-tervezés a terv vázlatának kialakítása termék (információs rendszer) meghatározás és elemzés tevékenységek és függőségek megállapítása becslés és ütemezés kockázatelemzés (mi történik akkor, ha…?) a terv befejezése

PRINCE2 – a projekt életciklusát lefedő folyamatok 1. Projekt kezdeményezés (Initiating a Project) 2. Tervezés (Planning) 3. Projekt indítás (Starting Up a Project) 4. Projekt irányítás (Directing a Project) 5. Fázisok ellenőrzése (Controlling a Stage) 6. Fázis határok menedzselése (Managing Stage Boundaries) 7. Termék szállítás menedzselése (Managing Product Delivery 8. Projekt zárás (Closing a Project)

ISPL, ill. Euromethod - felépítés Áttekintés (bevezető a módszer alkalmazásához) Vevői útmutató Szállítói útmutató Kivitelezés tervezési útmutató (a kezdő és végállapot pontos leírásához) Útmutató a a vevőnél és szállítónál használt adaptálási különbségek áthidalására Esettanulmányok Fogalmi kézikönyvek (vevő-szállító kapcsolat, IR meghatározás, adaptációs projekt kockázatainak kezelése) Szótár (a felhasznált kifejezések szabványos értelmezése)

ISPL v. Euromethod Mire használható? tendereztetéshez, pályázati felhívás összeállítására, szállítók kiválasztására, szerződéskötésre, helyzetértékelésre, részteljesítések és végtermék átvételére, esetleges szerződésmódosításra. Egyszóval szállító és vevő közötti kapcsolat kezelésére…

ERP rendszerek „védett” bevezetési projekt módszertanai Accelerated Systems Applications and Products (ASAP) – SAP Rapidly, Economically, and Predictably (R.E.P) Methodology – J.D. Edwards-One World Signature Implementation Methodology – SCALA infor:Solution Concept – infor:COM goLive – proAlpha Implex ciklus – Intentia AB Movex

Internetről letölthető, rendszerfüggetlen (informatikai) projektmódszertanok… Technológiai, folyamatszervezési és emberi erőforrással kapcsolatos elemek mindegyikben találhatók… Pl. Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Ten Step ( Method 123 (