RENDEZVÉNYSZERVEZÉS GYAKORLATI ALAPJAI

Rendezvényszervezési alapfogalmak  A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely lehetővé teszi, hogy egy adott helyen és adott időben, zömében idegen személyek meghatározott célból, eseményen találkozzanak, amelynek kiszolgálására egy kiépített és tökéletesen működő infrastruktúrára van szükség.  Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és egyéb) összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező munka, mely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.

RENDEZVÉNY A rendezvény szó szintetizáló fogalom, magában foglalja mindazokat a nagyobb tevékenységi formákat, amelyek megszervezésére professzionális szervezőre van szükség. Így többek között a kongresszus,- konferencia vagy kiállítás szervezést, művészeti -, sport-, valamint komplex vendéglátó események szervezését (pl. bál) RENDEZVÉNYSZERVEZŐ A rendezvényszervező az a személy, aki összefogja a különböző résztevékenységeket, s ezeket a tevékenységeket koordinálja.

HELYSZÍN Az a terület, létesítmény, épület ahol a rendezvény bonyolítható. A rendezvényhelyszínnek megfelelő infrastruktúrával kell rendelkeznie.(hangosítás, világítás, színpad, nézőtér, WC, ruhatár, büfé stb. ) KÖZREMŰKÖDŐK: Művészek Műszaki személyzet (roadok).Az előadás kötelékébe tartozó, különféle munkaköröket ellátó szakmunkások és segédmunkások, akik az előadás előkészítésének és lebonyolításának technikai feladatait végzik. (hangosító, világosító, villanyszerelő, díszletmunkás, pirotechnikus, videó technikus,) Egyéb közreműködők: jegyszedő, ruhatáros, büfés, biztonsági őr, stb.

Rendezvények csoportosítása „Jellegük” szerint: Művészeti jellegű (koncert, fesztivál) Tudományos jellegű (konferencia, bemutató) Közművelődési jellegű (fesztiválok, közösségi szokásokhoz fűződő programok) Társadalmi, politikai jellegű (közgyűlés, felvonulás) Egyházi jellegű (körmenet) Sport jellegű (verseny, bemutató) Kereskedelmi jellegű (árubemutató, vásár) Komplex

Előkészítés szerint  Tervezett rendezvények  Spontán rendezvények (tüntetés) Gazdasági cél szerint:  Nyereség-orientált  Non-profit Helyszín jellege szerint:  Zárt térben, épületben  Szabad téri Helyszínek száma szerint:  Egyhelyszínes  többhelyszínes

Funkcionális tartalom szerint  Kongresszus, konferencia  Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház)  Versenyek  Kiállítások  Játékok, közösségi szabadidős programok  Látványfelvonulás, demonstráció  Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés

„Volumene” szerint Világrendezvények Európai Nemzetközi Országos Regionális Megyei Kistérségi, települési, kerületi Kisebb közösségi

Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint:  Kandidált rendezvény: Az adott nemzetközi szervezetnél pályázni kell, így lehet megszerezni a rendezvényszervezés jogát. Ilyen pl. a sport világbajnokság..  Adaptált rendezvény: Más országból átvett rendezvény, amely nagy érdeklődésre tart számot külföldön, és emiatt érdemesnek tartják nálunk is adaptálni. Ilyen típusú rendezvényszervezés pl. a Budapesti Tavaszi Fesztivál.  Innovált rendezvény: Olyan rendezvények, amelyeket sem hazánkban, sem külföldön nem rendeztek még meg.  Konvencionális rendezvény: Egy adott térségben/helyszínen időszakosan visszatérő, hagyományos rendezvény továbbfejlesztésével létrehozott rendezvények, pl. Mediterrán Ősz

Rendezvény célja szerint:  hagyományteremtő rendezvény  hagyományőrző rendezvény  imázs teremtő rendezvény  imázs erősítő rendezvény  szórakoztató rendezvény  közösség erősítő, építő rendezvény  oktató, ismeret közvetítő rendezvény  profitszerző rendezvény

Rendezvénytípusok Hivatalos rendezvények:  Konferencia: előre meghatározott napirend és program szerint zajló, problémamegoldó ülés.  Kongresszus: egy politikai, szakmai, kulturális, vallási stb. csoport több száz vagy akár ezer képviselőjének rendszeres találkozási formája.  Corporate meeting (~ Testületi ülés): a létszáma 50 fő alatt van.  Ülés, meeting: közepes nagyságú összejövetel.  Tréning: kisebb-nagyobb csoportok számára szervezett oktatás, továbbképzés.  Sajtótájékoztató: tárgyalások, konferenciák, vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók, vállalati évfordulók, kitüntetés vagy csupán a nagyobb nyilvánosságnak, vagy meghatározott szakmai köröknek szóló tájékoztatás esetén híják össze a sajtó képviselőit. Több országból érkező újságíró meghívása esetén sajtóértekezletről, sajtókonferenciáról beszélünk.  Kiállítás: az eladás ösztönzésének egyik módja, amely lehet vásár, kiállítás, szakkiállítás, szalon, expo és szak-világkiállítás.

Étkezéssel egybekötött rendezvények  Bankett, fogadás, állófogadás: a fogadás valamilyen esemény ünneplése, vagy valamely magas rangú vendég tiszteletére vendéglátással összekapcsolt összejövetel. A bankett ehhez hasonló, amely lehet ünnepi lakoma, díszebéd, díszvacsora.  Buffet-dinner: az úgynevezett ültetéses álló rendezvényeken, a buffet-dinner alkalmával a teremben a büféasztalon kívül annyi asztalt kell megteríteni ülésrend nélkül, ahány vendég visszaigazolta a részvételt.  Koktélparti: ezen a társas összejövetelen köttetnek az új üzleti kapcsolatok és ismeretségek. Az étkezés visszafogott, elegáns.  Egy pohár pezsgő: kiállítás megnyitásának, szerződés aláírásának, szoboravatásnak, kitüntetés átadásának a szerves része.

Egyéb rendezvények:  Ankét: tanácskozás, értekezlet, vitaülés  Táncmulatság, bál: nagyobb szabású, általában szervezett  Bemutató: valaminek az első nyilvános előadása  Estély: az esti órákban rendezett, gyakran vacsorával és tánccal egybekötött ünnepélyes összejövetel, amit valakinek a tiszteletére adnak  Fesztivál: ünnepi játékok, ünnepi előadás sorozat, ünnepélyes seregszemle  Gála: díszes, ünnepélyes előadás, műsor  Parádé: látványos, fényűző, pompás ünnepség, felvonulás  Show: látványos, vegyes szórakoztató műsor  Tutorial: oktatási, konzultációs rendezvény

A rendezvényszervezés fázisai  A rendezvényszervezés előkészületei A rendezvényszervezés előkészítő feladatai közé tartozik többek között az időpont és a helyszín kiválasztása, a rendezvényprogram összeállítása, a teljes költségvetés megtervezése. A rendezvényszervező feladata továbbá a rendezvényhez szükséges engedélyek beszerzése és a bejelentési kötelezettségek megtétele.  A rendezvényszervezés „aktív” része A rendezvényszervező legizgalmasabb feladatai a rendezvény alatt zajló tevékenységben mutatkoznak meg: a programkoordináció, a vendégek fogadása és regisztráció lebonyolítása, a technikai háttér biztosítása, a rendezvény alatti protokoll feladatok ellátása és számos más egyéb feladat tartozik ide.  A rendezvényszervezés utómunkái A rendezvényszervező számára nem ér véget a rendezvényszervezés folyamata a rendezvény befejezésével, hiszen hátravan még a helyszín bontása, a szemét eltakarítása, a tereprendezés, valamint a dokumentációk, utókalkuláció, értékelések, PR cikkek és sajtóanyagok elkészítése.

Mit kell átgondolnunk? Helyszín kiválasztása Technikai szükségletek-lehetőségek világítási és hangosítási lehetőségek (bekötések, meglévő világítási rendszer használata, mikrofonok, mikrofonállványok) áramvételi lehetőségek (honnan, milyen teljesítményű /amperszám/, bekötés módja) Biztonságtechnika (kordonok, security, stage pass, a felszerelések –technikák biztonsága)

Színpad (milyen dobogó rendszerek vannak, függönyök, díszlet lehetőségek, vonal és ponthúzók) Öltözők (tükör, mosdók, zárhatóság, fűtés-szellőzés, színpad megközelítése, biztonsági szempontok) Bejáratok és kijáratok száma, mérete (a tömeg és a pakolás miatt) Mosdók (számuk és azok állapota) Büfék (állapota, választék, árak) Jegypénztárak (száma, elhelyezkedése, nyitva tartás) Vendégek irányításának, mozgatásának jelzései (piktogramok) Vendégek és közreműködők közlekedése és parkolása. Beszállítás Orvosi szoba

Reklám és propaganda információk Mennyi idő áll a rendelkezésre a reklámhoz ? Milyen reklámhordozókat tudunk és akarunk használni ? (hatékony hordozók ismerete, reklámhatékonyság vizsgálata) Milyen lehetőségeink vannak ? (fizetett és ingyenes lehetőségek) Reklámhordozók tervezése (plakát, szórólap, média reklámok stb.) Szponzorok felkutatása, szponzorajánlat készítése

Rendezvény körüli más események Hasonló műfajban abban az időpontban mi lesz ? (azonos típusú rendezvények hatása) Dátum megállapításának buktatói (ünnepnapok, alkalmas napok, művészeti eseménynél fizetésnapok) Konkurencia elemzés (mivel és kivel szabad versenyezni ?) Gazdasági helyzet Kockázat elemzés (előkalkuláció) -kiadások fedezete, várható bevételek, -fedezeti pont számítása -pályázatok lehetősége -szponzorok és mecénások

Szakmai tervezés Rendezvény forgatókönyve - díszlet terv -reklám és propaganda terv -rendezvény szakmai terve -biztonsági terv -időtáblázat felelősökkel

Gazdasági tervezés Kiadások: -Bérleti díjak ( helyszín) -Technikai költségek ( hang, fény, videó,díszlet, jelmez, stb.) -Nyomda költségek (plakát, szórólap, jegy) - Reklám költségek ( plakáthely, rádió, televízió, hirdetések a sajtóban, egyéb : szórólaposztás) - Tiszteletdíjak (megbízás, vállalkozói szerződés) -Hivatalos költségek: -jogdíj (nettó bevétel 9 %-a) -közönségszervezés jutaléka (10-15 %) Bevételek: jegybevétel,részvételi díj, szponzor pénz, reklámbevétel, stb. pl. üzleti Ütemezés cash-flow

Műsorközlés  Rendezvény helye  Rendezvény megnevezése  Időpontja  Rendező neve és címe  A helyiség befogadóképessége ( fő)  Résztvevők száma ( fő )

Lebonyolítás SZERZŐDÉSKÖTÉSEK ENGEDÉLYEK BESZERZÉSE POSTÁZÁS ( MEGHÍVÓK, VIPJEGYEK, ) KÖZREMÜKÖDŐK SZERZŐDTETÉSE SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ MEGSZERVEZÉSE HIRDETÉSEK ÉS PROPAGANDA BEINDÍTÁSA RENDEZVÉNY NAPJA

Szerződések Szerződéskötések (megbízási szerződések, szponzori, terembérleti, egyéb bérleti, vállalkozói pl. árusok, büfé-vendéglátás, jegyterjesztés, nyomdai munkák stb. ) Mit kell tartalmazni a szerződésnek ? -kik kötik meg ( pontos címek és adatok) -megállapodás célja -díjazás -lemondási kikötések -záró rendelkezések (bíróság kijelölése)

Engedélyek, tájékoztatás  PIROTECHNIKA  MENTŐK (LÉTSZÁM FÜGGŐ)  SZABADTÉREN TERÜLETFOGLALÁS  RENDŐRI BIZTOSÍTÁS

Meghívók  Mit tartalmazzon?  a Meghívó szó  a meghívott neve titulusa, ha a meghívottat kísérővel hívjuk meg, a megszólított neve után az "és kísérőjét" vagy "Önt és kísérőjét"  az alkalom, aminek kapcsán a rendezvényre sor kerül  a rendezvény műfaja (fogadás, aláírás, ünnepi ülés stb.)  a rendezvény időpontja (koktél, állófogadás esetén a kezdés és a várható befejezés időpontja;  Öltözködés meghatározása, ha releváns  a rendezvény helye pontos cím, szükség esetén kis térképpel  visszajelzés kérése- ennek adatai  Időbeni kiküldés ( nem túl előre, de nem túl későn)  Sajtójegyek, VIP kezelése  Egyéb propaganda: plakát, szórólap tömegkommunikáció, meglepő ötletek pl. parkoló autó

Közreműködők felkészítése  Rendezők – hostessek (öltözet, kitűző)  Művészek feltételei ( esetleges ellátások)  Ruhatárosok  Biztonságiak  Orvos stb Sajtótájékoztató  Sajtóterv elkészítése  Sajtótájékoztató időpontjának kijelölése  Sajtóanyag elkészítése  Sajtólista  Sajtótájékoztató körülményei, vendéglátása  Sajtótájékoztató levezetése

Rendezvény napja Helyszín átvétele ( helyi emberek átadják, amennyiben valami sérülés látunk, jegyzőkönyv, tisztaság és műszaki állapot ellenőrzése, a helyi dolgozók jelenléte, pl. villanyszerelő a bekötéshez) Irányító rendszerek felszerelése(öltöző beosztás kiírása, vendégtájékoztatás, WC. büfé, orvos, pénztár, bejárat – vészkijárat stb.) Színpad díszletépítése és technikai felszerelése (forgatókönyvben meghatározott sorrendben és időben) Jegyárusítás a helyszínen (megmaradt jegyek árusítása ) Vendéglátás – büfé (személyzeti büfé, vendégbüfé) Próbák (fellépők érkezése, fogadása, próbarend előre a forgatókönyv szerint) hang és fénypróbák

 Kezdés (max. 10 perccel a meghirdetett időpont után)  Megvalósítás  Bontás  Jegyelszámolás a helyszínnel  Kifizetések ( gázsik, alkalmiak)  Rövid értékelés - köszönet !!!!

Értékelés  Elszámolás ( jegyelszámolás)  Számlák kifizetése  Utókalkuláció – tényleges kifizetések birtokában, gazdasági értékelés  Köszönő levelek  Sajtófigyelés  Közvetlen stábbal és a művészekkel értékelés  Szerzői Jogvédő Iroda bejelentés

Felhasznált irodalom:  Dr. Faragó Hilda: Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése (1999)  Görög Ibolya: Protokoll az életem (1999)  Sille István: Az etikett és a protokoll kézikönyve  Görög Ibolya: Protokoll az életem; Athenaeum 2000 Kiadó  Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervezési kalauz; Athenaeum 2000 Kiadó  Ottlik Károly: Protokoll; Protokoll '96 Kft., 1993

Köszönöm a figyelmet!