Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Körlevél. Mire jó a körlevél? Körlevelet célszerű szerkeszteni akkor, ha több, hasonló tartalmú és formátumú dokumentumot szeretnénk előállítani, az egyes.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Körlevél. Mire jó a körlevél? Körlevelet célszerű szerkeszteni akkor, ha több, hasonló tartalmú és formátumú dokumentumot szeretnénk előállítani, az egyes."— Előadás másolata:

1 Körlevél

2 Mire jó a körlevél? Körlevelet célszerű szerkeszteni akkor, ha több, hasonló tartalmú és formátumú dokumentumot szeretnénk előállítani, az egyes dokumentumokban változó adattartalommal.

3 A körlevélhez szükséges dokumentumok A törzsdokumentum tartalmazza azokat a szövegelemeket, amelyek mindegyik dokumentumban ugyanúgy jelennek meg. Az adatforrás tartalmazza a levelenként változó adatokat (például a neveket és a címeket.)

4 Az adatforrás Az adatforrás egy táblázat: adatbázistáblázat vagy másnéven adatbázislista, azaz olyan táblázat, amelynek első sora mezőneveket (oszlopcímkéket, listafejlécet) tartalmaz, további sorai az adatrekordok. SorszámNévTelepülésUtcahsz 2Szabó JolánMohácsPetőfi u.911 4Kovács PéterDunaszekcsőPonty u Takács IrénMohácsPetőfi Siptár MelindaBonyhádKossuth Pethő GáborSimontornyaZöldfa u Bíró IzoldaPaksKeszeg u Bedecs ViktorPécsFelsőhavi 7. 21Balla SándorPécsMakár u Nagy RichárdMohácsKisfaludy u. 22

5 Az adatforrás formátuma TXT (szöveges állomány - ha az adatok a sorokon belül TAB karakterrel vannak elválasztva),.DOC (tabulátorokkal tagolt szöveg, vagy táblázat),.XLS (Excel tábla),.MDB (Access adatbázis tábla) stb. Az adatforrás többféle formátumú lehet A szokásos MS Office környezeten túlról is használhatunk adatforrásokat, a mindenre jó txt formátumon kívül. pl. HTML táblázat, más adatbáziskezelő, táblázatkezelő formátumok.

6 Kapcsolat A törzsdokumentum és at adatforrás közötti kapcsolatot az adatmezők tartják. Ezek a törzsdokumentumban elhelyezett hivatkozások az adatforrás mezőire. Az adatforrást a program formázatlan szövegnek tekinti, az adatmezők megjelenését a törzsdokumentumban lehet szabályozni.

7 A körlevélkészítés lépései 1.Törzsdokumentum létrehozása 2.Adatforrás hozzárendelése 3.A törzsdokumentum szerkesztése. 4.A törzsdokumentum egyesítése az adatforrással.

8 Törzsdokumentum létrehozása Az aktuális dokumentumot „kinevezzük” törzsdokumentummá. Ezzel nincs túl sok tennivalónk, ha normál Word dokumentummal kívánunk dolgozni. Bekapcsoljuk a Körlevél eszköztárat. (Nézet / Eszköztárak, vagy Eszközök / Levelek és küldemények. Ezen jelenleg csak egy két ikon érhető el, az első a törzsdokumentum beállítása. Erre csak akkor van szükség, ha nem normál Word dokumentummal kívánunk dolgozni. (Pl boríték, címke stb)

9 Adatforrás hozzárendelése Ha nincs kész adatforrásunk, a Word segít létrehozni. Régebbi verziókban ez egy Word táblázat készítését jelentette, a Office2000 óta egy Access adatbázisban egy táblát hoz létre (!) Ettől inkább kíméljük meg magunkat azzal, hogy készítünk előre egy gyakorlatilag bármilyen formátumú, egyszerű táblázatot a szükséges adatokkal. Ha kész az adatforrás, hozzárendeljük a törzsdokumentumhoz az eszköztáron lévő második ikon segítségével. Ha Excel táblából dolgozunk, a munkalapot is ki kell választani. Ha kész a hozzárendelés, „feléled” a többi ikon is az eszközsávon.

10 Törzsdokumentum szerkesztése Az adatmezőket (amelyek tartalma minden címzettnél különböző) az adatforrásban szereplő mezőnévre való hivatkozással jelöljük. Ez a hivatkozás a Körlevél eszköztáron lévő Adatmező beszúrása paranccsal történik. A hivatkozott mezőnév > jelek között jelenik meg a törzsdokumentumban. Az eszköztáron lévő Egyesített adatok megtekintése váltógomb hatására már szerkesztés közben betekinthetünk tényleges adatokat tartalmazó dokumentumba, lépkedhetünk a rekordmutató segítségével az adatrekordok közt.

11 Egyesítés Egyesítéskor létrejön egy új dokumentum, amely a törzsdokumentum szövegét tartalmazza annyi példányban, ahány adatsor szerepel az adatfájlban (ill. ahányat abból meg szeretnénk jeleníteni), az adatmezőhivatkozások helyett a tényleges adatokkal. Az egyesített dokumentumot lehet akár azonnal nyomtatóra, - ként vagy faxként is küldeni, de célszerű előbb egy új dokumentumban létrehozni.

12 Formázás, mentés Formázni mndig a törzsdokumentumot érdemes. Az adatforrás formázása hatástalan a megjelenésre, az egyesített dokumentumban meg annyi helyen kell módosítani, ahány címzett van. Ementeni későbbi felhasználásra a törzsdokumentumot és az adatforrást célszerű. Az egyesített dokumentum ezekből bármikor létrehozható.

13 Speciális lehetőségek Az adatforrás tartalma szűrhető, kijelölhetjük mely rekordok kerüljenek egyesítésre. Ehhez bekapcsoljuk az Eszközök / Levelek és küldemények / Körlevél paranccsal a körlevél varázslót. Itt a 3. lépésnél (címzettek kiválasztásánál) a Címzettlista szerkesztése paranccsal jelölhetjük ki a szükséges rekordokat. Az adatmezők egyszerű megjelenítése helyett a Word mező beszúrása paranccsal speciális igényeket is kielégítjhetünk, például az adatmező tartalmától függően más-más szöveget jeleníthetünk meg a dokumentumban, vagy kihagyhatunk bizonyos rekordokat.


Letölteni ppt "Körlevél. Mire jó a körlevél? Körlevelet célszerű szerkeszteni akkor, ha több, hasonló tartalmú és formátumú dokumentumot szeretnénk előállítani, az egyes."

Hasonló előadás


Google Hirdetések