Pályázatkészítés lépésről-lépésre Kellermann Éva.

Az előadások a következő témára: "Pályázatkészítés lépésről-lépésre Kellermann Éva."— Előadás másolata:

1 Pályázatkészítés lépésről-lépésre Kellermann Éva

2 Pályázati dosszié/csomag Felhívás Felhívás Alapinformációk, ebből: vezetői összefoglalóAlapinformációk, ebből: vezetői összefoglaló Pályázati útmutató Pályázati útmutató Alaposan ismerni, minden sorát komolyan venni!Alaposan ismerni, minden sorát komolyan venni! Módszertani útmutatókat alkalmazniMódszertani útmutatókat alkalmazni Űrlap Űrlap Minden pontját kitölteni: tömören, de információgazdagonMinden pontját kitölteni: tömören, de információgazdagon Költségvetés (és indoklása) Költségvetés (és indoklása) Pénzügyesekkel együtt tervezni, indoklás tételesenPénzügyesekkel együtt tervezni, indoklás tételesen Stb. (logikai keretmátrix, cash flow tábla, nyilatkozatok, programtervek rendezvényekhez, stb.) Stb. (logikai keretmátrix, cash flow tábla, nyilatkozatok, programtervek rendezvényekhez, stb.)

3 A pályáztató szemével… Mindig, mindent a kályhától Mindig, mindent a kályhától Szervezet bemutatása, szükségletfelmérés, szakértői gárda: laikusnak is meggyőző legyen!Szervezet bemutatása, szükségletfelmérés, szakértői gárda: laikusnak is meggyőző legyen! Ha van mellékelt értékelési útmutató, az alapján készítsük el a pályázatot Ha van mellékelt értékelési útmutató, az alapján készítsük el a pályázatot Súlyozott pontszámok!Súlyozott pontszámok! Használjuk a pályáztató terminológiáját és szakmai módszertanát! Használjuk a pályáztató terminológiáját és szakmai módszertanát! Tömör, konkrét, információgazdag, világos, áttekinthető Tömör, konkrét, információgazdag, világos, áttekinthető A pályáztató nem csodákat vár, hanem realitástA pályáztató nem csodákat vár, hanem realitást Tartsunk be pontosan minden utasítást! Tartsunk be pontosan minden utasítást!

4 A pályázatfelelős Rendszeresen figyelemmel kíséri Rendszeresen figyelemmel kíséri a pályázati lehetőségeta pályázati lehetőséget a szervezet stratégiai terveit, fejlesztési elképzeléseita szervezet stratégiai terveit, fejlesztési elképzeléseit Ismeri a belső (erő)viszonyokat! Legalább alapszinten ért Legalább alapszinten ért a szakmaterületheza szakmaterülethez a közbeszerzésheza közbeszerzéshez a pénzügyekheza pénzügyekhez a szerződéskötéshez („jogi véna”)a szerződéskötéshez („jogi véna”) Informálódik Informálódik a belső költségekről és a piaci árakról (bérek, szakértői díjak, terembérlet, nyomdai költségek, stb.)a belső költségekről és a piaci árakról (bérek, szakértői díjak, terembérlet, nyomdai költségek, stb.) vezessünk nyilvántartást, gyűjtsünk árajánlatokat vezessünk nyilvántartást, gyűjtsünk árajánlatokat Jól ír! – vezetői összefoglalókat, jelentéseket is… Jól ír! – vezetői összefoglalókat, jelentéseket is…

5 Amit folyamatosan végzünk... Rendszeres tevékenységek Rendszeres tevékenységek Szervezet stratégiai céljainak meghatározásaSzervezet stratégiai céljainak meghatározása SWOT elemzés: minimum évente SWOT elemzés: minimum évente Erőforrások vizsgálata Erőforrások vizsgálata Projektötletek azonosítása költségvetés-becsléssel Projektötletek azonosítása költségvetés-becsléssel Munkatervek készítése, végrehajtás ellenőrzéseMunkatervek készítése, végrehajtás ellenőrzése Éves munkatervek Éves munkatervek Javasolt negyedévente ellenőrizni, korrigálni a végrehajtást Javasolt negyedévente ellenőrizni, korrigálni a végrehajtást Pályázatfelelős tevékenységePályázatfelelős tevékenysége Kulcsfontosságú a megfelelő információk begyűjtése (stratégiai célok, projektötletek, forrásigények, szervezeti erőviszonyok, piaci árak, bérek) Kulcsfontosságú a megfelelő információk begyűjtése (stratégiai célok, projektötletek, forrásigények, szervezeti erőviszonyok, piaci árak, bérek) Pályázatfigyelés Pályázatfigyelés Visszacsatolás a stratégiai tervezésnek (szorosabb illszekedés szakmapolitikához, új stratégiai irányok, projektötletek felvetése) Visszacsatolás a stratégiai tervezésnek (szorosabb illszekedés szakmapolitikához, új stratégiai irányok, projektötletek felvetése)

6 Amíg a pályázatot benyújtjuk...1. A pályázati lehetőség vizsgálata A pályázati lehetőség vizsgálata Feltételek vizsgálataFeltételek vizsgálata  Pályázati célok – illeszkednek-e a fejlesztési elképzeléseinkhez? még jobb, ha konkrét projektötletünkhöz!  Rugalmasság: ők akadálymentesítést támogatnak, mi liftet szeretnénk...  Jogosultság  Benyújtási határidő: pályázat kidolgozására elég-e az idő  Elszámolható költségek  Mellékletek beszerzése, elkészítése  Egyéb kizáró feltételek (pl. magas pályázati díj)  Bírálati szempontok  Szerződéses feltételek elfogadhatósága (pénzfolyósítás ütemezése!) Első szűrő: pályázati felhívásElső szűrő: pályázati felhívás Második szűrő: pályázati útmutatóMásodik szűrő: pályázati útmutató Harmadik szűrő: szerződésmintaHarmadik szűrő: szerződésminta Ha kevés az infó: kérdezzük a pályáztatót!Ha kevés az infó: kérdezzük a pályáztatót!

7 Amíg a pályázatot benyújtjuk...2. A pályázatnak megfelelő projektötlet azonosítása A pályázatnak megfelelő projektötlet azonosítása Ha új ötlet, a kidolgozás során végig biztosítani a stratégiai céloknak való megfelelést!Ha új ötlet, a kidolgozás során végig biztosítani a stratégiai céloknak való megfelelést! 1.Pályázatismertető készítése operatív döntéshozóknak Főbb feltételek pályázati felhívás alapján Főbb feltételek pályázati felhívás alapján Kritikus pontok és pénzügyi megvalósítás útmutató és szerződés alapján Kritikus pontok és pénzügyi megvalósítás útmutató és szerződés alapján Projektötlet néhány mondatban Projektötlet néhány mondatban Pénzügyi vezető is támogassa! 2.Projektszinopszis készítése döntéshozók és potenciális partnerek számára Partnerkereséshez elengedhetetlen Partnerkereséshez elengedhetetlen Partnerek ez alapján nyilatkoznak írásban az együttműködési szándékról és a kidolgozásban való részvételről Partnerek ez alapján nyilatkoznak írásban az együttműködési szándékról és a kidolgozásban való részvételről Csatoljuk a pályázatismertetőt is!Csatoljuk a pályázatismertetőt is!

8 Amíg a pályázatot benyújtjuk...3. Projektszinopszis Készítése belső munkacsoporttal: Készítése belső munkacsoporttal: Előzetes érdekcsoport-elemzésElőzetes érdekcsoport-elemzés Előzetes probléma- és célkitűzéselemzésElőzetes probléma- és célkitűzéselemzés Kidolgozás lépéseinek azonosításaKidolgozás lépéseinek azonosítása Szükséges dokumentáció idő- és forrásigénnyel! Szükséges dokumentáció idő- és forrásigénnyel! Tartalma: Tartalma: Célkitűzések Célkitűzések Tevékenységek Tevékenységek Kulcsindikátorok Kulcsindikátorok Időtartam Időtartam Partnerek Partnerek Összes költség becslése Összes költség becslése Ebből támogatás és partnerenkénti önrész Ebből támogatás és partnerenkénti önrész Kidolgozás lépései: feladatok, lépések, határidők, becsült költségek partnerenként Kidolgozás lépései: feladatok, lépések, határidők, becsült költségek partnerenként

9 Amíg a pályázatot benyújtjuk...4. Partnerkeresés Partnerkeresés Elsősorban meglévő kapcsolatokra építsünk, de lehetőség partneri kör bővítéséreElsősorban meglévő kapcsolatokra építsünk, de lehetőség partneri kör bővítésére Pályáztató segíthet (adatbázisok, fórumok, nemzetközi)Pályáztató segíthet (adatbázisok, fórumok, nemzetközi) Általában kompromisszum:Általában kompromisszum: szakmai szempontok szakmai szempontok együttműködés képessége és eddigi tapasztalatai együttműködés képessége és eddigi tapasztalatai pályáztató elvárásai pályáztató elvárásai korlátozott információk korlátozott információk Megállapodás közös pályázat kidolgozásáról Megállapodás közös pályázat kidolgozásáról Operatív döntéshozók aláírásávalOperatív döntéshozók aláírásával Benne:Benne: projektötlet leírása projektötlet leírása feladatok és költségek részletezése feladatok és költségek részletezése felelősök és határidők megjelölése felelősök és határidők megjelölése

10 Amíg a pályázatot benyújtjuk...5. A projektterv kidolgozásaA projektterv kidolgozása Logikai kerettervezéssel Logikai kerettervezéssel Partnerekkel közös munkacsoport Partnerekkel közös munkacsoport Pénzügyesek, közbeszerzési felelősök részvételévelPénzügyesek, közbeszerzési felelősök részvételével Megfelelő szakértelem és pályázatírói kapacitás!Megfelelő szakértelem és pályázatírói kapacitás! Ezzel párhuzamosan: mellékletek beszerzése, készítéseEzzel párhuzamosan: mellékletek beszerzése, készítése Időigényes lehet Időigényes lehet Háttértanulmányok (főleg beruházásnál) Háttértanulmányok (főleg beruházásnál) A projekt jellege és a pályáztató igénye szerintA projekt jellege és a pályáztató igénye szerint Használjuk ami már megvan, ha relevánsHasználjuk ami már megvan, ha releváns Engedélyeztetés! Engedélyeztetés! Pl. építési engedélyekPl. építési engedélyek Egyéb speciális problémák Egyéb speciális problémák Pl. építésnél tulajdonviszonyok rendezésePl. építésnél tulajdonviszonyok rendezése

11 A pályázat benyújtása Egy eredeti példány képviseletre jogosultak aláírásával Egy eredeti példány képviseletre jogosultak aláírásával Kell-e minden oldalon aláírás + pecsét? Kell-e minden oldalon aláírás + pecsét? Mellékletek: eredeti v. hitelesített másolat? Ha utóbbi, ki hitelesít? Mellékletek: eredeti v. hitelesített másolat? Ha utóbbi, ki hitelesít? Partnerektől: konzorciumi szerződés v. szándéknyilatkozat, mellékletek Partnerektől: konzorciumi szerződés v. szándéknyilatkozat, mellékletek Másolati példányok Másolati példányok Több száz/ezer oldal lehet: időigényes + fénymásoló kontra Murphy Több száz/ezer oldal lehet: időigényes + fénymásoló kontra Murphy Áttekinthetőség Áttekinthetőség Minden példány összefűzve, címlap, elválasztó oldalakMinden példány összefűzve, címlap, elválasztó oldalak Tagolt íráskép: bekezdések, francia és számozott bekezdések, kiemelések használataTagolt íráskép: bekezdések, francia és számozott bekezdések, kiemelések használata Postai benyújtás vagy személyes érkeztetés Postai benyújtás vagy személyes érkeztetés Határidőn túli beérkezés = automatikus elutasításHatáridőn túli beérkezés = automatikus elutasítás

12 A bírálati folyamat 1. Pályáztató Érkeztetés, regisztráció Érkeztetés, regisztráció Időben érkezett, esetleg alapvető formai kritériumokIdőben érkezett, esetleg alapvető formai kritériumok Formai bírálat Formai bírálat Felszólítás hiánypótlásra?Felszólítás hiánypótlásra? Hiánypótlás befogadása?Hiánypótlás befogadása? Formai szűrő, ld. bírálati szempontokFormai szűrő, ld. bírálati szempontokPályázó Értesítés befogadásról? Értesítés befogadásról? Közben: hiánypótlás? Közben: hiánypótlás? Rövid határidő, előre készüljünk rá Csak mellékletek, szöveg nem változtatható Értesítés formai bírálat eredményéről? Értesítés formai bírálat eredményéről? Csak elutasítás esetén?

13 A bírálati folyamat 2. Pályáztató Szakmai bírálat Szakmai bírálat Előminősítés?Előminősítés? Szakmai (és pénzügyi) Szakmai (és pénzügyi) Helyszíni szemle?Helyszíni szemle? Sajnos nagyon ritka  Sajnos nagyon ritka  Bíráló bizottsági döntésBíráló bizottsági döntés Értékelés jóváhagyásaÉrtékelés jóváhagyása Kérdések fogadása elutasítás okairól?Kérdések fogadása elutasítás okairól? A bírálati folyamat titkos, a dokumentáció és a résztvevők kiléte nem adható ki! A bírálati folyamat titkos, a dokumentáció és a résztvevők kiléte nem adható ki!Pályázó Várunk, várunk, várunk... Várunk, várunk, várunk... Esetleges helyszíni szemle fogadása Esetleges helyszíni szemle fogadása Értesítés támogatási döntésről Értesítés támogatási döntésről Információkérés elutasítás okairól? Információkérés elutasítás okairól? A teljes bírálati folyamat időtartama általában min. 2-3 hónap!

14 Szerződéskötés Min. 1 hónap Min. 1 hónap Azonnal megkezdeni a döntésről való kiértesítés után Azonnal megkezdeni a döntésről való kiértesítés után Ne most ismerjük meg a szerződést, mert az alapfeltételek nem változtathatók meg (= a támogató diktál)!Ne most ismerjük meg a szerződést, mert az alapfeltételek nem változtathatók meg (= a támogató diktál)! Szigorú feltételek, de: a támogatónak NEM érdeke, hogy visszafizettessen velünk pénztSzigorú feltételek, de: a támogatónak NEM érdeke, hogy visszafizettessen velünk pénzt Esetleges további dokumentumok bekérése Esetleges további dokumentumok bekérése Általában pénzügyi garanciák, de lehet más, a pályázati útmutatóban szereplő pótlás isÁltalában pénzügyi garanciák, de lehet más, a pályázati útmutatóban szereplő pótlás is Minél több aláíró, annál időigényesebb Minél több aláíró, annál időigényesebb SA pályázatokban kedvezményezett partnerekSA pályázatokban kedvezményezett partnerek Esetleges ellenjegyzők (pl. SA pályázatokban közreműködő szervezetek)Esetleges ellenjegyzők (pl. SA pályázatokban közreműködő szervezetek) A hatálybalépés után pedig... A hatálybalépés után pedig...

15 SEGÍTSÉG, NYERTÜNK!!!!