Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Rendezvényszervezés Rendezvényturizmus Rendezvényszervezés fogalma Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Rendezvényszervezés Rendezvényturizmus Rendezvényszervezés fogalma Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és."— Előadás másolata:

1

2 Rendezvényszervezés Rendezvényturizmus

3 Rendezvényszervezés fogalma Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és egyéb) összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező munka, mely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.

4 Rendezvények csoportosítása

5 „jellegük” szerint 1. Művészeti jellegű (koncert, fesztivál) 2. Tudományos jellegű (konferencia, bemutató) 3. Közművelődési jellegű (fesztiválok, közösségi szokásokhoz fűződő programok) 4. Társadalmi, politikai jellegű (közgyűlés, felvonulás) 5. Egyházi jellegű (körmenet) 6. Sport jellegű (verseny, bemutató) 7. Kereskedelmi jellegű (árubemutató, vásár) 8. Komplex

6 Előkészítés szerint •Tervezett rendezvények •Spontán rendezvények (tüntetés)

7 Rendezvényszervezők kompetenciája szerint •Hivatásos •Nem hivatásos

8 Gazdasági cél szerint •Nyereség-orientált •Non-profit

9 Helyszín jellege szerint •Zárt térben, épületben •Szabad téri

10 Helszínek száma szerint •Egyhelyszínes •többhelyszínes

11 Funkcionális tartalom szerint •Kongresszus, konferencia •Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház) •Versenyek •Kiállítások •Játékok, közösségi szabadidős programok •Látványfelvonulás, demonstráció •Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés

12 „volumene” szerint 1.Világrendezvények 2.Európai 3.Nemzetközi Országos 4.Regionális 5.Megyei 6.Kistérségi, települési, kerületi 7.Kisebb közösségi

13 Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint: 1.Kandidált rendezvények 2.Adaptált rendezvények 3.Innovált rendezvények 4.Konvencionális rendezvények

14 –2.3. Rendezvények •Jelentősége megnőtt, ok: társadalmi igény •Jelentős időbeli fejlődés (pl. Művészetek Völgye) •Típusai: –1. Kulturális rendezvények: »Gazdagabb rétegek látogatják »Magas életminőséget kínálnak a jól képzett rétegek számára »Típusai: »I. A szervezők és a résztvevők rendezvényhez való viszonya alapján: »A)belső jellegű rendezvények: a sajátos kultúrából kinövő, de annak szerves részét képező események; a szervezők és a résztvevők döntő része is ebből a körből kerül ki; elsősorban etnikai kisebbségek fesztiváljai

15 »B) kereskedelmiesedett rendezvények: megkezdődik az esemény reklámozása; a kultúrán kívülről is érkeznek;cél: szélesebb körben bemutatni a kultúrát »C) multikulturális rendezvények: halvány kapcsolat a befogadó terület és az esemény jellege között; különböző kultúrák mutatkoznak be; a szervezők és a közönség is más-más kultúrából jön »II. az esemény jellege alapján »A) örökségi jellegű rendezvények: a múltbéli hagyományokra támaszkodik; felújított épületek, hagyományok »B) művészeti jellegű rendezvények: valamilyen művészi esemény megrendezése

16 –2. Kereskedelmi rendezvények: »Típusai »A) kiállítások és vásárok »Jelentős történelmi múltja van »Jó fokmérője egy adott terület gazdasági helyzetének (van-e annyi tőkeerős vállalkozó, érzik-e a kiállítók annyira fizetőképesnek az adott terület piacát, hogy megjelenjenek?) »A hétköznapi szóhasználatban gyakran szinonima, pedig nem ugyanaz a két rendezvény

17 »Különbségek a kiállítások és vásárok között

18 »Csoportosítása: »I. Ajánlati paletta alapján »a)általános kiállítások és vásárok: sok termelési ág kínálata jelenik meg, de csak szűk választék »b) szakmai kiállítás és vásár: egy-egy termelési ág árui, teljes körű bemutatás; számuk egyre nő

19 »II. földrajzi hatókör alapján »a) helyi kiállítások és vásárok: 100km vonzáskörzet; helyi gazdasági szereplők számára »b) országos kiállítások és vásárok: km »c) euroregionális rendezvények: km, több országot átfogó »d) globális kiállítások és vásárok: az egész világról vonzzák az adott ágazat résztvevőit

20 »Külön kategóriát képeznek a világkiállítások »Nem csak szakmai, hanem szélesebb közvélemény is »1851. London volt az első »Típusai: »A) általános világkiállítás: »Egy-egy általános téma köré szerveződik »Pl. Hannover: „Az ember, a természet és a technológia” »B) speciális világkiállítások: »Egy-egy szűkebb témára koncentrálnak »Pl. Lisszabon: óceán

21 –3. Konferenciák és kongresszusok »Egyre nő a szerepe »Okai: »Nem szezonális »Hosszabb tartózkodási idő (bár napjainkban már csökken, mert a résztvevők nem tudnak hosszú ideig távol lenni munkahelyüktől) »Nagyobb költés »Nőnek az adott ország tudományos ismeretei

22 »Típusai: »A) Szervezetek, egyesületek ülései »- résztvevők száma igen tág határok között mozog »- általában nemzetközi (gyakori tolmácsolás) »- egymással párhuzamosan, több helyszínen tanácskoznak »- elszállásolás különböző kategóriájú szállásokon »Gyakran összefonódik kiállításokkal, vásárokkal »Oka: kiállításokat egyre több megbeszélés egészíti ki, cégek a konferenciákon be tudják mutatni termékeiket

23 »B) Testületi ülések: »- vállalatokhoz kapcsolódik »- alacsonyabb részvevőszám »- Közös munkanyelv »- Magas szintű vezetők a résztvevők »- Intenzív időkihasználás »- Aktív kikapcsolódás kapcsolódik hozzá

24 »Rendezvényszervezés a település oldaláról »- egyszerűen meg lehessen közelíteni a helyszínt »- Megfelelő kapacitás, felszereltség »- Megfelelő számú parkolóhely »- Megfelelő szálláshelyek »- Fejlett vendéglátóipar »- Kulturális és kikapcsolódási lehetőségek »- Természeti vagy társadalmi látványosságok

25 –4. Sportesemények »Típusai: »A) szabályos időközönként, különböző helyeken megrendezésre kerülő események (olimpia, EB, VB) »B) szabályos időközönként, korlátozott számú helyszínen megrendezésre kerülő események (Forma-1) »C) szabályos időközönként, egy meghatározott helyszínen megrendezésre kerülő események (Grand Slam)

26 –5. Vallási rendezvények »Távoli múltra tekint vissza »Típusai: »A) zarándoklat szent helyekre (Lourdes, Mekka, Vanarasi, Jeruzsálem) »B) vallási események: pápalátogatások, egyes vallások rendszeres rendezvényei

27 •A rendezvények hatásai: –1. Gazdasági élet területén: »Közvetlen bevétel a vállalkozók és a lakosság számára »Helyi és központi költségvetést növeli (adók) »Láthatatlan és sajátos exportbevétel (egy terület termékeit a településen vásárolják meg, nincs szállítási és csomagolási költség) »Munkahelyek számának növekedése »Magasabb árak a teleülésen »Veszteséges lehet a rendezvény

28 –2. Politikai élet területén »A rendezvény alkalmas az adott terület stabilitásának bemutatására »Politikai tiltakozások kinyilatkoztatására is alkalmas (pl. moszkvai és los angelesi olimpia) »A rendezvény elvonja a figyelmet az aktuális problémákról »A rendezvény sikere elősegíti az újraválasztást

29 –3. Idegenforgalom és a kereskedelem területén »Média: ingyenes reklám »A rendezvények résztvevők később átlagos látogatóként is visszatérhetnek »Az esetleges negatív események ronthatják a település hírnevét

30 –4. Fizikai és épített környezet területén »Helyi infrastruktúra nagymértékű fejlesztése »Javul a megközelíthetőség »Leromlott városrészek megújítása »A fejlesztéseket nem saját erőből kell fedezni, a központi kormányzat adja a forrást »Környezeti és ökológiai károk

31 –5. Társadalom és kultúra területén »Értékek és tradíciók megőrzésee »Helyi lakosság elégedettsége nő »Létrejöhet a „public-private partnership” alapja »Összehozhat egymástól távol álló csoportokat »A rendőri biztosítás zavarja a helyi lakosságot »Növekvő ingatlanárak »Széthúzás a társadalomban

32 Konferenciaturizmus

33 Miért alakult ki? 1. Tudás közvetítése, ismeretszerzés. 2. Kapcsolatteremtés. 3. Társadalmi program. & a konferenciaturista nagyon jó pénzköltő (átlag turista költésének 3*, 4* -e, Mo.-n 6*, 8*-a) Presztízsfogyasztók + számlájukat a küldő intézmény fizeti

34 Ülések csoportosítása a.) szervezetek, egyesületek ülései (nemzetközi szervezetek, kormánytestületek, non-profit szövetségek, vallási egyesületek, stb.) b.) testületi ülések (corporate meetings) (=cégek értekezletei, összejövetelei) Pl.: közgyűlés, termékbemutató, oktató- és tréningprogram

35 •Konferencia •Ankét: nyilvános értekezlet, előadók+vitavezető (mozgó mikrofon, szerény vendéglátás, jegyzőkönyv) •Értekezlet: valamilyen testület tanácskozása (tájékoztató anyagok, frissítők) •Közgyűlés: mindig előkészítés igényel, munkaanyagot kell csinálni, szerény vendéglátás, komolyabb technika (szavazógép) •Vándorgyűlés: más-más városban gyűlések •Kerekasztal-beszélgetésés: mindenki egyenrangú

36 Nemzetközi trend és statisztikák

37 Európa a vezető desztináció

38 Országos bontásban: 1. USA (7-8%) 2. Franciaország 3. Nagy Britannia 4. Olaszország & Németország ( nagy a verseny az országok és a városok között; Párizs, London, Brüsszel, Bécs)

39 Nemzetközi konferenciák számának változása Magyarországon és Budapesten

40 Konferenciák mérete, létszám

41 Konferenciák időtartama

42 Konferenciák szezonalitása

43 Konferenciák előkészületi ideje 14%4 évvel előbb 40%2-3 évvel korábban 35%1-2 évvel előre

44 Konferenciák helyszíne

45 A kongresszusi szakma nemzetközi szervezetei

46 Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége (ICCA) ben alakult meg -- titkársága Amszterdamban működik -- legátfogóbb szervezet -- hét kategóriából kerülnek ki a tagjai »utazási irodák »légitársaságok »kongresszus és kiállításszervezők »állami irányító hivatalok és testületek »kongresszusi központok, kongresszusi irodák »szállodák »egyéb szállítók és szolgáltatók -- ők állítják elő és birtokolják a világ legnagyobb konferencia adatbankját -- jelenleg 9000 rendezvény története és jellemzői állnak rendelkezésre (létszám, teremigény, időpontok, címek stb.)

47 Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége (IAPCO) •mintegy 40 tagja van: a világ vezető kongresszusszervezői •a szakma legjobb oktató szemináriumait tartják •kiadták a kongresszusi szakma kilencnyelvű szakszótárát

48 Kongresszusi és Látogató Irodák Nemzetközi Szövetsége (IACVB) •Amerika-orientált szakmai szervezet •felméréseket készít a turizmus általános hasznáról •egy város életére gyakorolt hatásáról •fő kutatási iránya a kongresszusokon és vásárokon résztvevők napi költési struktúrájának vizsgálata

49 Konferencia-megrendelők Nemzetközi Szövetsége (MPI) •Amerika orientált szervezet •a megrendelőknek ad át munkamódszereket a helykiválasztáshoz és az ellenőrzéshez

50 Konferenciatolmácsok Nemzetközi Szövetsége (AIIC) •székhelye Genfben van •tagjai a világ bármelyik tudományos konferenciáján vállalhatnak munkát •minden költségüket fedezni kell a megrendelőnek (utazás, szállás, ellátás, munkadíj) •megbízható, sok nyelven beszélő, leinformálható munkaerőt garantál

51 Európai Kongresszusi Városok Szövetsége (EFCT) •1958-ban alakult, titkársága Brüsszelben van •közel 100 tagja van •egy várost csak egy tag képviselhet, ez általában az adott város idegenforgalmi hivatalának kongresszusi osztálya, vagy kongresszusi központ •szoros kapcsolatban van az Európai Unió vezető hivatalaival •lobbyzik az üzleti és konferenciaturizmus kormányszintű elismeréséért és támogatásáért

52 Kongresszusi Központok Nemzetközi Szövetsége (AIPC) •konresszusi központok technikai felszerelésének kérdéseivel foglalkozik •tanulmányokat készítettek a kongresszusi központok építéséről és gazdaságos üzemeltetéséről •kiemelten foglalkozik a konferenciák rendezésének biztonsági kérdéseivel

53 Nemzetközi Szervezetek Szövetsége (UIA) •székhelye Brüsszelben található •óriási adatbázissal rendelkezik •statisztikai elemzései a szakma számára nagyon fontosak •összefoglalókat készít nemzetközi szervezetekről, melyet meg is jelentet •általános statisztikákat tesz közzé évente

54 Kongresszusi Látogató Irodák Ázsiai Szövetsége (AACVB) •létrejött, mivel nő az ázsiai ülésezési helyszínek jelentősége •sok új és korszerű helyszín található a térségben

55 Rendezvények szervezése Kétoldalú rendezvények (egy külföldi delegáció érkezik) Többoldalú rendezvények (nemzetközi rendezvény, lehet akár rotációs is)

56 Személyi háttér 1. Saját szervezésű (protokoll, rendezvényi, marketing, PR csoport) 2. Külső rendezvény szervező cég

57 •Meghatározza a rendezvény típusát, tartalmát, idejét •Dönt a program(ok)ról •Időbeosztást készít •Felkéri a védnököket, előadókat •Dönt a külső beszállítói partnerekről (pályázat) •Szerződéseket köt •Kiküldi a meghívókat •Jóváhagyja a forgatókönyvet •Folyamatosan ellenőriz, értékel •Kapcsolatot tart a stábokkal, ellenőriz a.) Szervezési (fő)bizottság

58 b.) Stábok •Hostessek/hostok ügyintézés, kapcsolatszervezés, információátadás, regisztrálás, utazási ügyintézés,vendég fogadása, kísérése (sál, kitűző, kalap, embléma) •Biztonsági szolgálat vagyonbiztonság résztvevők védelme

59 •Közlekedési stáb Forgatókönyvben: technikai felkészültség, kiállási isők, tartalék gépjárművek és gépkocsivezetők •Technikai stáb (egy vagy több személy)

60 c.) Külső szolgáltatók •Biztonsági szolgálatok •Orvosi ügyelet •Hostess-host szolgálat •Tolmácsküldő, fordító iroda •Gépkocsi kölcsönző szolgálat •Buszkölcsönzők •Grafikusok, tervezők •Nyomdák, kiadók •Fotós •Vendéglátási szolgáltatók •Virágkötők, kölcsönzők, díszítők •Szálloda, panzió •Külső programszervezők, kísérők

61 Szükséges eszközök •Mikrofonok (asztali, álló, hordozható) •Hangtechnika •Vetítők, vetítővászon •Szavazóberendezés •Tolmácsberendezés •Lámpák, irányított fények •Laptopok, nyomtatók, fénymásolók •Bútorzat •Dobogók •Posztertábla

62 Lebonyolítás •Ki miben dönthet és változtathat? •Ki mit írhat alá? •Kinek ki adhat utasításokat? •Ki mit ellenőriz? •Ki milyen ügyben intézkedhet? •Kinek tartozik beszámolni, mikor és hogyan?

63 Konferencia előkészítése A program leírását tartalmazó dokumentumok •Alapinformációk: •Időpont, kísérő kiállítás, várható létszám (résztvevő, előadó, kísérő), technika, nyelv, helyszín, vendéglátás, regisztrációs díj, szállásfoglalás, forgatókönyv

64 1. körlevél •Főbb témakörök •Szándék kérés •Címlista begyűjtése •Ajánlatok kérése (szállás, étkezés, programok)

65 2. körlevél •Témakörök, szekciók •Általános infok, fizetési feltételek, jelentkezési lap •Hirdetési lehetőségek •Nyomdai és promóciós anyagok •szponzorok

66 Meghívó •2 típus •1. konferenciákra, előadásokra, megnyitókra •2. üzleti vacsora, fogadás, borkóstoló •Az eseményt megelőző 8-10 nappal •Válaszbekérés telefonon, faxon •Hely, időpont,személy és intézmény neve, öltözet, visszajelzés határideje, hány személyre szól (feleség)

67 Programfüzet •Elegáns mappa, dosszié •Program, térkép, meghívó, helyszínrajz, idegenforgalmi anyagok •Résztvevőknek, rendezőknek, gépkocsivezetőknek •Külső borító: rendezvény neve, időpontja, helyszíne •1. oldal: köszöntő (több nyelven is) •További oldalak: programok •Utolsó oldal: szervezők, szolgálatok elérhetősége

68 Tájékoztatók, technikai- adminisztratív kiadványok •Belépési, behajtási engedélyek •Kitűzők •Ültetőkártyák •Asztalszámok •Konferenciatáblák •Konferencia zászlók •Sajtótájékoztató anyagok

69 Költségvetés •Költség-bevétel elemzés •Költség: szállás, ellátás, közlekedés, ajándékok, kommunikáció, munkabérek, oklevelek, honoráriumok, bérleti díjak, tolmácsköltség, nyomdaköltség, postaköltség, reklám, szabadidős programok •Bevétel: részvételi díjak, szponzorok, kiállítás bevételei, reklám, állami tám., belépők

70 Rekvizitumok •A pulpitus –A terem közepén, az elnökség helye, a résztvevők moziszerűen ülnek ezzel szemben •Dekoráció –Virág, üdvözlőszöveg, zászló (friss virág, locsolás) •Mikrofonok –Levezető elnök elé, kitűzhető mikrofon, mobil mikrofon, tolmácsnak •Asztalok –Moziszerűen vagy kör alakban

71 •Asztali zászlók –Az embereket ne takarja el •Szemléltetőeszközök –Biztosítani kell mindent, előre bekérni az igényeket •Tolmácsfülke, pihenőszoba –Poharak, frissítők, mindenkinek külön fülke, ne zavarják egymást

72 Étkezés •A konferencia helyszínén vagy annak közvetlen közelében •Ügyelni kell, hogy az adott helyen más étkezés ne legyen •Minimum kétféle menü •Fogadásnál svédasztal, több ország konyháját tükrözze •Nagy rendezvény esetén a terem helyszínrajzát. A dohányzóhelyet kifüggeszteni •Gondoskodni a pohárköszöntőkről •Ültetőkárty, menükártya, asztalszám, zászlók, stb

73 Fakultatív programok •Vásár, tárlat látogatás •Üzemlátogatás •Kulturális program, városnézés •Gulyásparty •hölgyprogramok

74 Kiegészítő programok •Tárlat, hangverseny •- szakember kell •Fontos: ki fogad, ki tart tájékoztatót, mit néznek, hallgatnak •Jelképes ajándékok

75 •Hölgyprogram •- feleségek részére, amikor a férj dolgozik •Kirándulás, városnézés •Nem szerencsés szabadtéri program (időjárás) •Karitatív, vagy gyermekekhez kapcsolódó programok

76 Elutazás •Check out •A közlekedési eszközök és menetrendek rendelkezésre bocsátása •Hostessek biztosítsanak •Kisebb ajándék

77 utómunkák •Bontások •Számlák kifizetése, elszámolás •Számlázás •értékelés

78 Adminisztratív előírások betartása a kölcsönvett technikák visszaszolgáltatása Építmények lebontása Veszélyforrások felszámolása A terület rendezvény előtti állapotának visszaállítása

79 •Pénzügyi elszámolása –Számlák kiegyenlítése, ill. igazolása –A költségtervhez képest megállapítani a túllépést v. megtakarítást –Hivatalos iratok irattározása


Letölteni ppt "Rendezvényszervezés Rendezvényturizmus Rendezvényszervezés fogalma Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és."

Hasonló előadás


Google Hirdetések