A benchmarking módszer alapján kidolgozott könyvtári teljesítménymérési mutatórendszer alkalmazásának tapasztalatai az érdi és a gödöllői városi könyvtárban.

Az előadások a következő témára: "A benchmarking módszer alapján kidolgozott könyvtári teljesítménymérési mutatórendszer alkalmazásának tapasztalatai az érdi és a gödöllői városi könyvtárban."— Előadás másolata:

1 A benchmarking módszer alapján kidolgozott könyvtári teljesítménymérési mutatórendszer alkalmazásának tapasztalatai az érdi és a gödöllői városi könyvtárban ISTÓK ANNA GÖDÖLLŐI VÁROSI KÖNYVTÁR ÉS INFORMÁCIÓS KÖZPONT 2007. június 27.

2 ELŐZMÉNYEK 2002: doktori kutatási téma
OSZK Könyvtári Intézet: Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben - MSZ ISO 11620:2000 szabvány alapján – 2003 NKA Könyvtári Szakmai Kollégiumának 2006-os Könyvtári Minőségbiztosítási Projekt pályázata

3 Mi a benchmarking? Teljesítménymérési módszer
Legsikeresebb céghez hasonlít Folyamatorientált módszer Pontos diagnózist ad Folyamatos javításra nyújt lehetőséget – önmagunkhoz is tudunk viszonyítani

4 Könyvtári sajátosságok:
Mi számít sikeresnek? Nehéz eldönteni, esetünkben ez még nem volt fontos, hiszen „próbaüzemről” van szó. Sikeresség mérése: szubjektív – kérdőívben figyelembe vettük

5 Könyvtári sajátosságok:
Azonos adottságok nehezen biztosíthatók Más az intézmény szociológiai, demográfiai, kulturális környezete egy közművelődési és egy egyetemi könyvtár esetében. De: a benchmarking lényege: tanulni mindenkitől lehet és érdemes is! Kérdőív igyekezett általánosan alkalmazható és összevethető kérdéseket feltenni.

6 Kérdőív felépítése Folyamatorientált módszer – könyvtári munkafolyamatokra bontott kérdések Minden munkafolyamathoz tartozik egy kulcsmutató, ami több részmutatóból áll össze. A mutatók önmagukban nem, csak összevontan értelmezhetők – ld. Grafikon Kulcsmutatónként 5-15 kérdés

7 Kérdőív felépítése Nem foglalkoztunk olyan kérdésekkel, ami másoknál fontosak voltak, pl. ülőhelyek, tárgyi eszközök kihasználtsága, válaszadási idő. Ezek okozatok, nem okok a mi felfogásunkban. Helyette próbáltunk olyan kérdésekre választ találni, mint a munkatársak motiváltsága, az információáramlás hatékonysága, stb.

8 Kérdőív felépítése Vezetőségi és munkatársi kérdőív
Kulcsmutatók kétféle kérdésből állnak: Objektív és szubjektív adatok felvétele „Minden szentnek maga felé hajlik a keze.” Mindenhol a rosszabbik adatot vettük figyelembe. Nehézségek a pontozásnál – több intézmény esetén ez könnyebb lesz Mindkét választ lehet számszerűsíteni és grafikont, ábrát készíteni belőle

9 Kulcsmutatók elemzése
Munkaerő hatékonysági kulcsmutató (grafikon 6) Végzettség, képzettség, összedolgozás és egy főre jutó olvasók, látogatók, kölcsönzött dokumentumok száma Eredmények: mindkettőnek van még javítanivalója, de a számszerű adatoknál egyértelműen Érd teljesít jobban De: Gödöllő adatain ront egy adottsága: a nagy épület, sok dolgozó – ld. Feldolgozóknál megegyeznek az adatok

10 Motivációs kulcsmutató (grafikon 1)
Munkavállalók és vezetőség oldaláról is vizsgáltuk a kérdést. Eredmények: mindkettőnek van hátránya, de egyértelműen Gödöllőn jobbak az eredmények

11 Stratégiai vezetés kulcsmutató
GVKIK ÉRD Küldetésnyilatkozat hasznosítása a gyakorlatban (max 5) 2p 4p Információs szolgáltatások száma 13p 14p Relatív kölcsönzői létszám Kölcsönzők száma/látogatók száma havonta 76% Vö. látogatói aktivitással 56% Nyitvatartási órák száma hetente 46 27,4??? A potenciális közönség hány %-a tényleges olvasó? 20% 8% Felnőtteknek szóló programok évente 77 36 Gyerekeknek szóló programok évente 75 25 vagy 46? Könyvtárban működő klubok száma 3 5 vagy 4 Az éves tervezés közös vagy önálló feladat? (max 3) 3p Tervezés hosszútávon (max 3) 1p

12 Stratégiai vezetés kulcsmutató
A vezetőség mennyiben próbálja megvalósítani a könyvtár küldetését. Eredmények: Két adat is félreértésre ad okot: relatív kölcs. létszám és a potenciális olvasók adata A többi kérdésnél van amiben Gödöllő, van amiben Érd a jobb. De: a nyitvatartási órák száma sokatmondó!

13 Marketing-orientált kulcsmutató (2)
Mennyire tervezett vagy ad hoc jellegű az intézmény marketingje? Eredmények: mindketten elég jól teljesítenek, de Gödöllő egy lépéssel előrébb van. Csak szubjektív válaszokat dolgoztunk fel.

14 Partnerségi kulcsmutató (5)
Hogyan viszonyul az intézmény környezetéhez? Eredmények: alapvetően nincs probléma egyiknél sem

15 Beszerzés-hatékonysági kulcsmutató (7)
A beszerzés formái, a gyűjtőköri szabályzat érvényesülése a gyakorlatban Eredmények: többnyire szubjektív válaszokkal dolgoztunk, Érd teljesítménye jobb, elsősorban a két kemény mutató esetében. Up-to-date mutatója nagyon jó Érdnek: ezért is lehetnek jók a forgalmi adatai Beszerzés/apasztás adatait kihagytuk Gödöllő új épültbe költözése miatt

16 Feldolgozás-hatékonysági kulcsmutató
GVKIK ÉRD Feldolgozott tételek száma havonta/ feldolgozók száma 207,5 202,5 vagy 135 Ellenőrzik-e a feldolgozás pontosságát? (max 1) 0p 1p Feldolgozott tételek száma/ rendelt tételek száma havonta 127% Ok: HGY 114%

17 Gyűjtemény-hatékonysági kulcsmutató (8)
Az állomány kihasználtsága, az olvasók és az olvasószolgálatos kollégák aktivitásának mérése csak kemény adatokkal Eredmények: az új könyvek kölcsönzése mindkét esetben nagyon alacsony! (52%) Mik lehetnek az okok? Majdnem az összes mutatóban Érd magasan jobban teljesít: vonatkozik ez az olvasókra és a dolgozókra is. Mik lehetnek az okok? Érdekes eredmény: az egy könyvtárosra jutó olvasók száma majdnem megegyezik, de a kölcsönzött dok. száma duplája Érden. Tehát a baj az olvasókkal van? Mi lehet az oka? Kölcsönzési mutatók Gödöllőn: a könyvek és az audiovizuális dokumentumok kölcsönzése látványosan eltér. Mi lehet az oka? Jövőben mérni fogjuk a gyerekkönyvtári adatokat is

18 Kölcsönzés-hatékonysági kulcsmutató
GVKIK ÉRD Kölcsönzés gépesítettsége (max3) 3p Egy nyitvatartási órára jutó kölcsönzések száma 14 15 (alacsony ahhoz képest mennyi a nyitvatartási órák száma) Olvasói létszám változása: előző év 100% 2002 2003 2004 2005 133 % 156 % 79 % 98 % 104 % 103 % 100 % Egy kölcsönzött dokumentumra jutó éves költség 1147 Ft* 511 Ft Egy kölcsönzésre jutó éves költség 3684 Ft* 2212 Ft Egy olvasóra jutó éves költség *20 évre előre tervezett épületről van szó 17 417 Ft* 14 196 Ft

19 Könyvtárközi-hatékonysági kulcsmutató
GVKIK ÉRD ODR szolgáltatást igénybe vevők/ olvasók száma évente 5,7% Jó az állomány 3% Átlagos könyvtárközi kölcsönzési sebesség 7 nap Megkapott dokumentumok száma/ Kért dokumentumok száma 98% 86%

20 Ellenőrzési kulcsmutató (3)
Mennyire jellemző a munkafolyamatok során az ellenőrzés? Szubjektív válaszok. Eredmények: Gödöllő teljesítménye egyértelműen jobb.

21 Adminisztrációs kulcsmutató (4)
Mennyire bürokratikus az intézmény vezetősége és szervezete, mennyire önállóak a dolgozók? Eredmények: mindkét intézmény kb. azonos szinten van, elég jók a mutatóik. Gödöllő: dolgozók önállótlansága probléma – motivációs feladat

22 Csoportos feladat – változtatás menedzsment
Ishikawa-diagram – adott probléma ok-okozati viszonyainak feltárása brainstorming keretében Legyen mindenki aktív! Két kérdés – két csoport vegyesen érdiek, gödöllőiek

23 Kérdések Mi lehet az oka annak, hogy Gödöllőn a potenciális közönség 20%-a a könyvtár olvasója, míg ugyanez az arány Érden 8%? Mi lehet az oka annak, hogy Érden többet és többször kölcsönöznek az olvasók, noha a nyitva tartási idő szinte fele a gödöllőinek és az 1 olvasó szolgálatos könyvtárosra eső olvasók száma szinte megegyezik?