MAG – Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Ügyfélbarát ügyintézés, partneri kapcsolat a pályázatkezelésben – Az Új Széchenyi Terv pályázatok tanulságai.

Az előadások a következő témára: "MAG – Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Ügyfélbarát ügyintézés, partneri kapcsolat a pályázatkezelésben – Az Új Széchenyi Terv pályázatok tanulságai."— Előadás másolata:

1 MAG – Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Ügyfélbarát ügyintézés, partneri kapcsolat a pályázatkezelésben – Az Új Széchenyi Terv pályázatok tanulságai Biró Eszter, igazgató 2013. február 7. Budapest

2 2012 számokban az ellenőrzések érdekében megtett kilométerek: km európai uniós programokhoz folyósított támogatások: 110,1 milliárd A MAG Zrt. honlapja látogatót fogadott elvégzett ellenőrzések száma: 2586 darab kedvezményezettek sajtóközleményeinek száma: 1038 darab

3 Kifizetések buktatói Nettó átfutási idő Bruttó átfutási idő
A MAG Zrt. adott elszámolás feldolgozására fordított ideje Nettó átfutási idő + Hiánypótlás Helyszíni ellenőrzés Szerződésmódosítás Szabálytalansági vizsgálat Köztartozás vizsgálata, felszólítás IH állásfoglalás Jog állásfoglalás Monitoring jelentés elfogadása Korrekció Bruttó átfutási idő = pénzügyi felfüggesztést igénylő folyamatok Elszámolás beérkezése és az átutalás között eltelt idő Előleg kérelem 15 nap Időközi-/záró kifizetési igénylés 45 nap Nem árt hangsúlyozni, hogy a dokumentáció drasztikus mértékben nem csökkenthető, mert az uniós ellenőrző szervek elvárásainak meg kell felelni.

4 Az átfutási időt csökkentő intézkedések
Folyamatos kapcsolattartás és tájékoztatás Projekt Partneri rendszer Roadshow, információs napok Ügyféloktatás MAG Zrt., NFÜ honlap A benyújtandó dokumentáció felülvizsgálata A hiánypótlás a leggyakoribb felfüggesztési ok, az elszámolások többségét érinti. A hiánypótlás beküldéséig eltelt idővel meghosszabbodik a kifizetés. A hiánypótlások száma csökkenthető a kedvezményezettek minél teljesebb körű tájékoztatása segítségével. Felsorolhatóak a projekt partneri rendszer előnyei, a múlt héten zárult MAG-os roadshow a kifizetések felgyorsításáért, a Széchenyi Programiroda által szervezett roadshow szintén pénzügyes előadókkal, illetve az összes előadás, amit megtartunk, amin részt veszünk. Az ügyféloktatás szintén rendszeres, a MAG szervezi, szintén az elszámolásokhoz, a Pályázati E-ügyintézéshez kapcsolódik (számlakitöltő, egyéb elektronikus funkciók) A honlapunkon elérhető monitoring tájékoztató anyagokat, mintaelszámolást is meg lehet említeni, csakúgy, mint az NFÜ-s honlapon egy-egy kiíráshoz kapcsolódó különböző pályázati közleményeket, tájékoztatókat, köztük a nagyon fontos, és a támogatási szerződés mellékletét képező Pénzügyi Tájékoztatót is! Illetve az előírt dokumentáció kapcsán az EMK meghatározza az úgynevezett dokumentum-mátrix keretében a bekérhető dokumentumok maximális körét. Ráadásul ezt rendszeresen felülvizsgáljuk. Ennek eredményeként a jelenlegi helyzet egyszerűbb az ÚSZT-t megelőző időszaknál, valamint egységes az összes OP tekintetében. A formanyomtatványok elérhetők az elektronikus alkalmazásból.

5 Projekt Partner Rendszer
A Projekt Partneri Rendszer célja, hogy a MAG Zrt. ügyfelei minden pályázat esetében egy adott személytől, a pályázatukhoz rendelt Projekt Partnerüktől kapjanak naprakész tájékoztatást a pályázat teljes életútja során. A Projekt Partner feladata az ügyfélkapcsolatok partneri színvonalú kezelése, a megkeresések nyomon követhetőségének és átláthatóságának biztosítása. Minden esetben, amikor a MAG Zrt.-hez fordulnak az ügyfelek, telefonon vagy en, mindig ugyanazon személlyel, a pályázatukhoz rendelt, szakmailag felkészült, a projektet jól ismerő Ügyfélszolgálati munkatárssal, saját Projekt Partnerükkel vehetik fel a kapcsolatot.

6 A pénzügyi dokumentációban tapasztalt gyakori hiányosságok
Formanyomtatványok hiányos kitöltése, elírások (nagyon gyakori a bankszámlaszám elírása) Üzembe helyezési dokumentum hiányzik Megrendelés vagy szerződés vagy nyilatkozat szóbeli megállapodásról hiányzik (helyszínen mégis előkerül) a számlákon hiányoznak a feliratok idegen nyelvű számla nincs fordítással ellátva Előlegbekérő vagy Előlegszámla vagy proforma számla nem kerül benyújtásra Számlák kiegyenlítését igazoló dokumentumok hiányoznak vagy nem egyértelműek nincsenek összhangban – pl. korábban üzembe helyezik, mint a leszállítás dátuma, stb.

7 A helyszíni ellenőrzésen tapasztalt gyakori hiányosságok
A kiértesítő levélben felsorolt, vagy az ellenőrrel egyeztetett dokumentumok hiányos előkészítése, több helyszínes dokumentumőrzés/kezelés esetén megfelelő koordináció hiánya A könyvelési dokumentumok nincsenek a helyszínen, az elkülönített nyilvántartás hiánya Beszerzett eszközök nem a megvalósítás helyszínén találhatóak és előre nem jelezték a további helyszíneket Ellenőrzéshez szükséges személyi feltételek nem adottak, projekt szakmai tartalmát ismerő szakember nem vesz részt az ellenőrzésen (különösen IT és K+F+I projektek esetében) Cégjegyzésre jogosult személy nincs jelen az ellenőrzésen, illetve hiányzik a meghatalmazás Tanulság: A helyszíni ellenőrzésre fel kell készülnie a projektgazdáknak a kiértesítő levélben foglaltak alapján, ha valami nem világos kérjük keressenek meg minket előzetesen, hogy a kérdéseket megbeszéljük, pontosítsuk, ne a helyszínen derüljenek ki a hiányosságok.

8 Mi az, amire nem lehet elégszer felhívni a figyelmet?
Vonatkozó dokumentumokat - pályázati kiírás, útmutató, támogatási szerződés – újra és újra érdemes elolvasni Érdemes nyomon követni a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok változását Nélkülözhetetlen a beruházás megvalósulását igazoló dokumentumok pontos kitöltése, rendelkezésre állása Az elszámolások hiánytalanul kerüljenek benyújtásra Az elszámolások, előrehaladási jelentések sikeres benyújtásához segítséget nyújtanak a kitöltő programok Nem beruházás jellegű projektek esetén a teljesítések dokumentálására nem fordítanak kellő figyelmet. Ez pedig utólag nem pótolható. Előzetesen keressenek meg minket, és kérdezzenek bizalommal! Először is nagyon fontos, hogy a szerződéskötést követően ajánlatos az uniós támogatások felhasználására vonatkozó dokumentumokat - pályázati kiírás, útmutató, támogatási szerződés, általános szerződési feltételek, horizontális vállalásokhoz kapcsolódó útmutatók - újra elolvasni. Érdemes nyomon követni a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok változását, hiszen a projektek végrehajtása során az egyik legtöbb problémát okozó terület a közbeszerzések szabályossága. Lényeges, hogy a projekt folyamataihoz kapcsolódó időbeosztás megfelelően legyen felmérve és beépítve a projekt ütemezésébe, hiszen ellenkező esetben a felmerülő probléma a projekt végrehajtását veszélyeztetheti. Nélkülözhetetlen a projekt szabályos végrehajtásához a beruházás megvalósulását igazoló dokumentumok és a támogatási szerződés pontos kitöltése, rendelkezésre állása. Sajnos a tapasztalatok azt mutatják, hogy a benyújtott elszámolások nagy része hiánypótlásra szorul. Ez jelentős kapacitásokat köt le és lassítja a kifizetéseket, ezért fontos, hogy az elszámolások hiánytalanul kerüljenek benyújtásra. Nem elhanyagolható a kedvezményezettek adataiban történő változások és a projekt műszaki tartalmában bekövetkezett eltérések bejelentése. Ezek elmulasztása lassítja a jóváhagyási, kifizetési és projektzárási folyamatokat. A végrehajtás során keletkező elszámolások, előrehaladási jelentések sikeres benyújtásához segítséget nyújtanak az ún. kitöltő programok, amelyek segítségével elektronikus úton nyújthatják be anyagaikat a nyertesek, illetve tájékozódhatnak azok előrehaladásáról. Gyakori hiba, hogy a kedvezményezettek a nem beruházás jellegű projektek esetén a teljesítések dokumentálására nem fordítanak kellő figyelmet. Ez pedig utólag nem pótolható. Erre lehet példa egy rendezvény, ahol a képi anyagok elkészítésére később már nincs lehetőség, így nagyon fontos ezeket a megvalósításkor rögzíteni.

9 Nemzeti Fejlesztési Ügynökség
honlap: Infovonal: MAG Zrt. honlap: Infovonal:

10 Köszönöm megtisztelő figyelmüket!