Táblázatkezelés EXCEL

Az előadások a következő témára: "Táblázatkezelés EXCEL"— Előadás másolata:

1 Táblázatkezelés EXCEL

2 Tervezett menetrend Minden, amit a tantárgyról tudni illik...
Táblázatkezelő rendszerek áttekintése szolgáltatások, kezelés alapműveletek képletek, függvények, diagramok általában Fontosabb függvények További lehetőségek (adatkezelés) Tippek, trükkök, példák

3 I. Az Excelről általában
Táblázatkezelő programok alkalmazása Az Excel felépítése Alapvető kezelési ismeretek

4 Táblázatkezelő programok felhasználási területei
DIAGRAM TÁBLÁZAT Adatbázis

5 Alapfogalmak Munkafüzet Munkalap állomány (.xls, vagy .xlsx) max. 255
alapértelmezés szerint 3 hivatkozása: névvel (Munka1, ...) fül (szegély) csoportosítható (egységes formázás)

6 Alapfogalmak Sor Oszlop 65 536 (verziószámtól függően változhat)
hivatkozás: sorszámmal Oszlop 255 (2007-től 16384) hivatkozás: betűvel (A..IV) Hivatkozás 2007-től: (A..XFD)

7 Alapfogalmak Cella sor-oszlop metszéspontja
hivatkozása: koordinátákkal: X99, de nem 99X a táblázatkezelés alapegysége (1 cella = 1 adat) aktív cella: a következő művelet helye tartalma és a megjelenített kép nem feltétlen azonos! (szerkesztőléc!)

8 Alapfogalmak Tartomány cellák együttese
alapértelmezés szerint négyzetes speciális eset: nem összefüggő tartomány hivatkozása: átellenes sarokcellái koordinátái kettősponttal elválasztva A11:G4 nevesíthető

9 Az Excel képernyője 1. Címsor: A munkafüzet címét mutatja, és a program nevét, amivel megnyitottam. 2. Menüszalag: A menüsor segítségével használhatjuk az egyes funkciókat. Ikonos segítenek az egyes feladatok megoldásában. 3. Szerkesztési felület: a táblázat, sorok, oszlopok: Az a felület, ahol a táblázatunkat megszerkeszthetjük. Mindig az aktuális táblázat, munkalap látszik. A táblázat sorokból és oszlopokból áll. Függőlegesen helyezkednek el az oszlopok, vízszintesen a sorok. Az oszlopokat nagy betűkkel jelöljük, a sorokat számokkal. 4. Cellahivatkozások megjelenítése: Egy cellára az oszlop és sor azonosítójával hivatkozhatunk. Ezt az azonosítót láthatjuk mindig az aktuális cella esetén a jelölt helyen. 5. Munkalapok: Egy megnyitott munkafüzeten belül több munkalap is elhelyezhető. Ezek a munkalapok és nevük találhatók a jelölt helyen. 6. Szerkesztőléc: Ezen a helyen adhatod meg a számoláshoz használható képleteket, és függvényeket, amiről a későbbiekben részletesen szó lesz. 7. Lapozó fülek: A munkalapok között válthatsz a segítségükkel. Akkor kell használnod, ha olyan sok munkalapod van, hogy nem látszik a munkalapok között. Ebben az esetben a két nyíl segítségével léphetsz jobbra és balra a munkalapok között. 8. Gördítő sávok: Ha annyi adatot tárolsz a táblázatban, hogy nem fér ki a képernyőre, akkor a gördítő sávok segítségével léphetsz jobbra és lefelé a munkafüzetedben, így a nem látható adatok is láthatóvá válnak.

10 Munkavégzés eszközei Menü Eszköztárak Szerkesztőléc Referencia doboz
szokásos + formázó Szerkesztőléc a cellatartalom bevitele, megjelenítése, szerkesztése Referencia doboz aktív cella (vagy nevesített tartomány) azonosítója

11 Kezelés indítás, leállítás típusok: xl_ (xls, xla, xlb, ...)
alapvető állományszintű műveletek: új munkafüzet létrehozása létező munkafüzet megnyitása, mentése nyomtatás bizonyos megkötésekkel (nyomtatandó terület, stb.)

12 Szerkesztési műveletek
II. Elemi műveletek Adatbevitel Szerkesztési műveletek Navigáció eszközei

13 Adatbevitel Aktív cellába közvetlenül a cellába (felülírás!)
szerkesztőlécen keresztül bevitel befejezése: egér vagy ENTER, TAB, kurzormozgatók – egy cellányi elmozdulás „prediktív” szövegbevitel Választéklista

14 Adatbevitel (egyidejűleg) több cellába: sorozatok
sorozatok megadása: Eszközök/Beállítások/Sorozatok előre definiált sorozatok (napok, sorszámok, stb...) felhasználói sorozatok: elemek ENTER-rel felsorolva sorozat bevitele: Szerkesztés/Kitöltés kezdőértéket tartalmazó cella az aktív lépésköz, sorozat típusa, végérték megadható

15 Adatbevitel sorozatok megadása húzással
kezdőértéket tartalmazó cella aktív egynél több cella esetén különbség! BAL egérgomb + CTRL vagy JOBB egérgomb cellakiterjesztő!

16 Sorozatok

17 Adatbevitel (egyidejűleg) több cellába: azonos értékek
kijelölés BAL egérgomb + húzás nem összefüggő tartomány: +CTRL SHIFT + kurzor mozgató billentyűk sor/oszlop: 1X az azonosítón bevitel lezárása: CTRL + ENTER többértékű képlet lezárás: CTRL+SHIFT+ENTER

18 Szerkesztés Javítás Törlés cellában: dupla kattintással
szerkesztőlécen Törlés DEL: tartalom BackSpace: tartalom, szerkeszthető Szerkesztés/Törlés tartalom és formai beállítások is

19 Másolás, áthelyezés Vágólap Vonszolás
Eszköztár, gyorsmenü, Szerkesztés/ speciális művelet: Irányított beillesztés Vonszolás alapértelmezett művelet: áthelyezés +CTRL: másolás +SHIFT: kivágás+beillesztés +CTRL+SHIFT: beszúrás (helyet csinál!) +ALT: munkalapok között

20 Keresés, csere

21 Munkafüzet szerkezetének módosítása
Beszúrás aktív / kijelölt terület elé a korábbi tartalom tolódik Beszúrás/..., gyorsmenü Törlés a törölt részre „ráhúzódik” a következő terület Munkalapok kezelése a munkalap fülén keresztül

22 Mozgás a munkafüzetben
Konkrét cellára egérrel referencia-mezőbe írt cellacímmel Szerkesztés/Ugrás (F5) CTRL + kurzor mozgató billentyűk tartalomtól függő pozícionálás (következő üres/nem üres cella, munkalap első, utolsó cellája, stb.) Navigátor munkalapok között

23 III. Cellatartalom Adattípusok Formázás Képletek Hivatkozások
Megjegyzés

24 Adattípusok Szám: 0..9, +, -, ., E Dátum: 2003.05.10 14:00:01
legfeljebb 15 értékes jegy értéktartomány: 1E307 Dátum: :00:01 számként tárolódik! a dátum 1900 január 1-hez képest (egészrész) az idő a 24 óra arányában (törtrész) alakja függ a Windows beállításától!

25 Adattípusok Logikai: IGAZ/HAMIS Szöveg
konstansként is megadható, de jellemzően képlet eredménye Szöveg ami nem fér bele az előző kategóriákba max. 32K karakter (legfeljebb 1024 jelenik meg) cellánként

26 Adattípusok Sajátosságok
alapértelmezett igazítás – az igazítás nem határozza meg a cella típusát! alapértelmezett (alaktól függő) típus-definíció szöveg: BAL logikai: KÖZÉP szám és dátum: JOBB

27 Adattípusok Speciális szimbólumok pénznem: szám %: szám
200 Ft, $10 a Windows területi beállításaitól függ! %: szám 10% VIGYÁZAT! A „/100” beleértendő! ‘ (aposztróf): szöveg ‘2003. szöveg típusú, szám alakú adat

28 Példák 2 000 Ft 2000 FT $ 100 3/4/2005 3/4/5 0,1 10 10% 1000% 1000 '1000

29 A cella tartalma és a megjelenő adat nem kötelezően azonos!
Cellaformázás A cella tartalma és a megjelenő adat nem kötelezően azonos! Formátum/Cella gyorsmenü Formázó eszköztár

30 Cellaformázás I. Szám

31 kényszerített sortörés: ALT+ENTER
Cellaformázás II. Igazítás sormagasság! kényszerített sortörés: ALT+ENTER

32 akár a cella minden karakterére eltérő beállítások!
Cellaformázás III. Betűtípus akár a cella minden karakterére eltérő beállítások!

33 A munkalapok (szerkesztést segítő) rácsvonalai nem nyomtatódnak!
Cellaformázás IV. Szegély, mintázat A munkalapok (szerkesztést segítő) rácsvonalai nem nyomtatódnak!

34 Cellaformázás V. Formátumsablonokkal Formátum/Automatikus formázás
formázandó tartományt ki kell jelölni

35 Cellaformázás VI. Feltételes formázás legfeljebb 3 feltétel alapján
a feltételekben használhatók a függvények tartományra vonatkozik

36 Adatvédelem cellatartalom védelme (módosítás): képletek elrejtése
cellavédelem (Cellaformátum/Zárolt) alapértelmezés szerint minden cella zárolt! munkalap védelem (Eszközök/Védelem) képletek elrejtése Cellaformátum/Rejtett + munkalap védelme munkafüzet védelme: Mentés másként/Eszközök/Mentési beállítások megnyitásra módosításra

37 Képlet Részei = konstans (kivéve dátum, logikai!), hivatkozás, operátor (műveleti jel), függvény A cellában mindig az eredmény, a szerkesztőlécen mindig a formula jelenik meg! Példák =GYÖK(100+(A2^3)) =ÁTLAG(A1:C4)

38 Hivatkozás Hivatkozás Típusok cella vagy tartomány címe (azonosítója)
abszolút: a koordinátákat tartalmazza: $C$7 jele a $ (a koordináta előtt) relatív: a felhasználás helyéhez képesti irányt és távolságot tartalmazza: B9 alapértelmezett, jele nincs kevert típusú: az egyik koordináta abszolút, a másik relatív: A$4 vagy $B1

39 Hivatkozások Jelentősége:
a hivatkozást tartalmazó cella átmásolásakor (kiterjesztés is!) az Excel módosítja a hivatkozott cellák relatív címeit!

40 Operátorok Típusfüggő! matematikai: +, -, /, *, ^, % szöveges: &
speciálisan dátumon értelmezett műveletek: dátum  szám: adott idővel korábbi/későbbi dátum dátum – dátum: két dátum között eltelt idő (szám) szöveges: & szöveges konstansok „”-ek között logikai: <, >, =, <=, >=, <>

41 Függvények Általános alak Megadás módja függvénynév(paraméterek)
paraméter nélküli: MA() egy paraméteres: GYÖK(100) több paraméteres: SZUM(A2;A3;A4) Megadás módja szerkesztőlécen függvényvarázslóval

42 Függvényvarázsló I. Függvénycsoport és függvény megadása

43 függvény és a paraméterek leírása
Függvényvarázsló II. kötelező paraméter kijelölő parancsikon függvény és a paraméterek leírása eredmény

44 Matematikai függvények
Alapműveletek ABS(x) = |x| FAKT(x) = X! GYÖK(x) = 2x HATVÁNY(x;n) = xn LOG(x;a) = logax SZORZAT(x1;x2;x3;...) = x1 * x2 * ... SZUM(x1;x2;...) = x1 + x

45 Matematikai függvények
Mátrixfüggvények *MSZORZAT(A;B) = Ai,j X Bj,k = Ci,k MDETERM(A) = det(A) *INVERZ.MÁTRIX(A) = A-1 *: többértékű függvények! Trigonometriai műveletek COS(x) SIN(x) PI() RADIAN(x), ...

46 Matematikai függvények
Kerekítések INT(x) = kerekítés lefelé KEREK(x;t) = matematikai kerekítés t tizedesre KEREK.FEL(x;t), KEREK.LE(x;t) PLAFON(x;a), PADLÓ(x;a) = kerekítés fel/lefelé a legközelebbi többszörösére, pl. PLAFON(18;4)=20 Egyéb VÉL() = 0 és 1 közötti véletlenszám RÓMAI(x;m) = konvertálás római alakba

47 Elemi statisztikai függvények
SZUM(T), ÁTLAG(T), MIN(T), MAX(T) DARAB(T) – elemszám (numerikus cellák) DARAB2(T) – elemszám (nem üres cellák) DARABÜRES(T) – elemszám (üres cellák) KICSI(T;n), NAGY(T;n) – n. legkisebb/legnagyobb elem DARABTELI(T;f) – elemszám (feltételnek eleget tevő cellák) SZUMHA(T1;f;T2) – feltételes összegzés (azon cellák összege T2-ből, amelyek T1-ben eleget tesznek a feltételnek)

48 Szövegfüggvények HOSSZ(t) – karakterek száma
BAL(t;n), JOBB(t;n), KÖZÉP(t;n_start;n_db) – szöveg első/utolsó/középső n karaktere ÖSSZEFŰZ(t1;t2;...) SZÖVEG.KERES(t1;t2;n) SZÖVEG.TALÁL(t1;t2;n) – hanyadik karaktertől fordul elő t1 t2-ben (n. kar-tól kezdve az összehasonlítást)

49 Dátum-idő függvények MA(), MOST() – rendszeróra értéke
ÉV(d), HÓNAP(d), NAP(d), ÓRA(i), PERC(i), MPERC(i) – a dátum részei számként DÁTUM(x;y;z), IDŐ(a;b;c) – számokkal megadott dátumérték: xxxx.yy.zz aa:bb:cc HÉT.NAPJA(d;2) – milyen napra esik az adott dátum

50 Logikai, feltételes és kereső függvények
IGAZ(), HAMIS() – konstansok ÉS(f1;f2;...), VAGY(f1;f2;...), NEM(f1) HA(f;é1;é2) = ha f igaz, eredménye é1, egyébként é2 pl. HA(C4>100;C4-100;C4) VÁLASZT(n;é1;é2;...) = eredménye az n. érték FKERES/VKERES(x;T;n;IGAZ/HAMIS) – ha x értéke szerepel a T tartományban, akkor eredménye az x-hez képest n. cella értéke

51 Megjegyzések Megjegyzés cellához fűzött szöveges információ
nem a cellában tárolódik létrehozása: Beszúrás/Megjegyzés szerkesztése: gyorsmenü nyomtatható

52 Diagram-készítő varázsló
IV. Diagramok Diagram típusok Diagram-készítő varázsló Diagram formázása

53 Diagram Szerepe Típusok tárolt adatok grafikus megjelenítése
működés szerint: önálló: külön munkalapon helyezkedik el, kizárólagos beágyazott: adatokat tartalmazó munkalapon helyezkedik el, de nem része a munkalapnak! megjelenítés szerint

54 Diagram Létrehozása mindig adatsorhoz kötődik
csak numerikus adatok szemléltethetők Diagram Varázsló: eszköztár vagy Beszúrás/Diagram

55 Diagram Varázsló Lépései adatsor(ok) megadása (kijelölés)
nem csak összefüggő tartomány lehet formátum kiválasztása adatsorok megadása ha az 1. lépésben kijelöltük, akkor nem kell az adatsorok módosíthatók diagramelemek beállítása típus (hely) meghatározása

56 Diagram varázsló I. előnézet!

57 Diagram varázsló II. leíró (cím) rész adatsor

58 Diagram Varázsló III.

59 Diagram Varázsló IV. önálló diagram beágyazott diagram

60 Diagram formázása Az elkészült diagram átméretezhető, áthelyezhető,
bármely diagram-elem módosítható (2X) Az elkészült diagram átméretezhető, áthelyezhető, elemei szerkeszthetőek: a diagram területén a szerkeszteni kíván objektum kijelölése 2X BAL egérgomb vagy gyorsmenü a diagram-szegéllyel mozgatható méretező pont

61 V. Nyomtatás Nyomtatás általános jellemzői Nyomtatási tulajdonságok
Speciális elemek nyomtatása

62 Kapcsolódó parancsok Fájl/Nyomtatási kép Fájl/Oldalbeállítás
margók beállítása oldaltörések (Nézet/Oldaltörések v. Normál) nyomtatási beállítások (Fájl/Oldalbeállítás) Fájl/Oldalbeállítás Fájl/Nyomtatás alapértelmezés: aktív MUNKALAP! ha van kijelölt diagram, akkor az!

63 Oldalbeállítás lehetőségei
Tájolás, Kicsinyítés/Nagyítás, Oldalszám Margók Margók mérete, Élőfej/élőláb mérete, Tartalom igazítása a lapon (középre) Élőfej-élőláb Előre definiált szerkezet (bal – közép – jobb) Lap Nyomtatási terület, speciális beállítások

64 Oldaljellemzők beállítása
margók oszlop-szélesség élőfej

65 Élőfej-élőláb használata
előre definiált fej- és láblécek

66 Speciális nyomtatási lehetőségek

67 VI. Adatkezelés Adatsorok Rendezés Szűrés Műveletek

68 Nyilvántartások, listák, stb.
Adatsorok Formailag fejléces táblázat Szerkezetileg azonos típusú adatok Tartalmilag oszlopok: azonos jelentésű adatok sorok: egy elem jellemzői Nyilvántartások, listák, stb.

69 Műveletek adatsorokkal
Rendezés Szűrés Űrlap Számítási műveletek Összegfokozatos lista Kereszttábla Ellenőrzés ADATOK menü elemei Eszköztárak

70 Rendezés előkészületek eszköztárból ADATOK/Sorbarendez
aktív cella a lista egyik mezőjén vagy teljes lista kijelölése eszköztárból aktuális cella oszlopa szerint ADATOK/Sorbarendez több (3) szintű rendezés fejléc vagy oszlopazonosító szerint

71 Szűrés Fogalma Típusai
feltételnek eleget tevő adatokat tartalmazó sorokon (=rekord) kívül a többi sor elrejtése az elrejtett sorok adatai részt vesznek a műveletekben! Típusai automatikus szűrés irányított szűrés

72 Autoszűrő ADATOK/Szűrő/Autoszűrő
aktív cella a fejléc sorban (ez a sor nem vesz részt a műveletben!) fejléc celláiban legördülő menüből választható: értékegyenlőség alapú szűrő szélsőértékek szűrése legfeljebb 2 feltétel alapján egyéni szűrő

73 Autoszűrő Jellemzők Megszüntetése
feltételt tartalmazó oszlopok szűrője kék szűrőnek eleget tevő sorok azonosítója kék különböző oszlopokra vonatkozó szűrők között ÉS kapcsolat: szűkítő feltételek Megszüntetése feltétel visszavonása: (mind) szűrő kikapcsolása: ADATOK/Szűrő/Auto

74 Autoszűrő értékegyenlőség alapú szélsőérték szerinti (Helyezés)
csak numerikus adatra!

75 Autoszűrő egyéni szűrő
legfeljebb 2, azonos oszlopra vonatkozó feltétel esetén feltételek között ÉS, VAGY kapcsolat

76 Irányított szűrő Alkalmazási példák Részei
két oszlop közti VAGY kapcsolat tetszőleges számú (>2) feltétel feltételben függvények Részei adattábla szűrőtábla (feltételtábla) eredménytábla

77 Irányított szűrés Feltételtábla fejléce megegyezik az adattáblával
nem kötelező az összes oszlopot megadni mezőiben feltételek helye: az adattábla alatt vagy fölött! speciális eset: adattáblából származtatott adatra vonatkozó feltételnek NINCS fejléce és a hivatkozása az első adatmező RELATÍV címe!

78 Irányított szűrés Eredménytábla
alapértelmezés szerint az adattábla helyén szűr az adattábla fejléceivel meghatározhatóak az eredménytábla oszlopai, tartomány kijelölésével korlátozható a mérete (rekordszáma), elegendő csak a bal felső sarokmező helyének megadása is nem frissül (a feltételek módosulásakor)