Útmutató Az alapadatok feltöltéséhez

Az előadások a következő témára: "Útmutató Az alapadatok feltöltéséhez"— Előadás másolata:

1 Útmutató Az alapadatok feltöltéséhez
Kiméra Iktató- és Iratkezelő Rendszer

2 Belépés a programba A programban a felhasználó azonosítása a település azonosító, a felhasználói név és jelszó alapján történik. A bekért adatok rögzítése után a Belépés a programba megnevezésű ikon aktiválásával történik a belépés. Amennyiben mégsem akarunk belépni, akkor a Kilépés megnevezésű ikonra kattintunk. Belépés a programba Kilépés

3 Adatelőkészítés indítása
Az iktatási alapadatok rögzítésének első lépése az önkormányzat típusának beállítása. A beállítás a legördülő menü segítségével történik. A típus beállítása után a beállítás eltárolása a Tárolás megnevezésű ikonnal történik. A tárolás után az Adatelőkészítés indítása feliratú nyomógomb aktiválásának hatására indul az előkészítés. Az előkészítés folyamán történik a beállított önkormányzat típushoz tartozó alapértelmezett adatok betöltése. A betöltés után a továbblépés a következő fázisba a Továbblépés a következő fázishoz megnevezésű nyomógomb aktiválásával történik. Továbblépés a következő fázishoz Tárolás

4 Érkeztetési paraméterek beállítása
Az érkeztetési paraméterek beállítása fázisban történik az időbélyeg készítéséhez használandó egységkód, a fogadható és biztonságosnak ítélt kiterjesztések beállítása. Itt rögzíthetőek a beérkező és kimenő paraméterek. A beérkező és kimenő paraméterek kitöltése nem kötelező, kitöltéséhez az informatikus tud segítséget nyújtani. A szükséges adatok rögzítése után a tárolás a Tárolás megnevezésű ikonnal történik. A továbblépés a következő fázisba a Továbblépés a következő fázishoz megnevezésű nyomógomb aktiválásával történik. Továbblépés a következő fázishoz Visszalépés az előző fázishoz Tárolás

5 Szervezeti egységek kezelése
Ebben a fázisban történik az önkormányzatok szervezeti egységeinek rögzítése, szerkesztése. Szervezeti egység alatt itt azon osztályokat értjük, melyekre külön történik az iktatás. Minden szervezeti egységhez tartozik egy kód és egy megnevezés. Új szervezeti egység bevitele: Első lépésként be kell írni a kódot a Kód megnevezésű szerkesztő mezőbe, a szervezeti egység megnevezését pedig a Tartalom megnevezésű szerkesztő mezőbe. Ezután aktiválni kell a Tárolás megnevezésű ikont, melynek hatására megtörténik a tárolás, és a rögzített szervezeti egység megjelenik az ablak mezők alatti lista részében. Szervezeti egység szerkesztése: A szerkesztés első lépéseként az ablak mezők alatti lista részében ki kell jelölni azt a szervezeti egységet, melyet szerkeszteni szeretnénk, majd aktiválni kell az előtte található Szervezeti egység szerkesztése megnevezésű ikont. Az ikon aktiválásának hatására a kiválasztott szervezeti egység, megjelenik a szerkesztő mezőkben, ahol megtörténhet a szükséges módosítás. A módosítások elvégzése után aktiválni kell a Tárolás megnevezésű ikont, melynek hatására megtörténik a módosított adatok tárolása, és a módosított szervezeti egység megjelenik az ablak mezők alatti lista részében. Szervezeti egység törlése: A törés úgy történik, hogy az ablak mezők alatti lista részében aktiválni kell a Szervezeti egység törlése megnevezésű ikont az előtt a szervezeti egység előtt, melyet törölni szeretnénk. A továbblépés a következő fázisba a Továbblépés a következő fázishoz megnevezésű nyomógomb aktiválásával történik. Visszalépés az előző fázishoz Továbblépés a következő fázishoz Szervezeti egység szerkesztése Tárolás Szervezeti egység törlése

6 Iktatási helyek kezelése
Ebben a fázisban történik az önkormányzatok iktatási helyeinek rögzítése, szerkesztése. Iktatási hely alatt itt azon helyeket értjük, ahol fizikailag külön történik az iktatás. Értelem szerűen több szervezeti egység esetében is történhet egy iktatási helyen az iktatás. Minden iktatási helyhez tartozik egy kód és egy megnevezés. Új iktatási hely bevitele: Első lépésként be kell írni a kódot a Kód megnevezésű szerkesztő mezőbe, az iktatási hely megnevezését pedig a Tartalom megnevezésű szerkesztő mezőbe. Ezután aktiválni kell a Tárolás megnevezésű ikont, melynek hatására megtörténik a tárolás, és a rögzített iktatási hely megjelenik az ablak mezők alatti lista részében. Iktatási hely szerkesztése: A szerkesztés első lépéseként az ablak mezők alatti lista részében ki kell jelölni azt az iktatási helyet , melyet szerkeszteni szeretnénk, majd aktiválni kell az előtte található Iktatási hely szerkesztése megnevezésű ikont. Az ikon aktiválásának hatására a kiválasztott iktatási hely megjelenik a szerkesztő mezőkben, ahol megtörténhet a szükséges módosítás. A módosítások elvégzése után aktiválni kell a Tárolás megnevezésű ikont, melynek hatására megtörténik a módosított adatok tárolása, és a módosított iktatási hely megjelenik az ablak mezők alatti lista részében. Iktatási hely törlése: A törés úgy történik, hogy az ablak mezők alatti lista részében aktiválni kell az Iktatási hely törlése megnevezésű ikont az előtt az iktatási hely előtt, melyet törölni szeretnénk. A továbblépés a következő fázisba a Továbblépés a következő fázishoz megnevezésű nyomógomb aktiválásával történik. Visszalépés az előző fázishoz Továbblépés a következő fázishoz Iktatási hely szerkesztése Tárolás Iktatási hely törlése

7 Dolgozó adatok kezelése
Ebben a fázisban történik az önkormányzatok olyan dolgozóinak rögzítése, akik kapcsolatba kerülhetnek bármely ügyintézési folyamatával. Ez gyakorlatban a hivatal összes dolgozóját jelentheti. Minden dolgozóhoz tartozik egy név, becenév, belépési név és jelszó mező. A belépési név és jelszó biztosítja a dolgozó számára a KIMERA Iktató- és Iratkezelő Rendszerbe történő belépést. Új dolgozó bevitele: Első lépésként be kell írni a dolgozó nevét, becenevét, belépési nevét és jelszavát a megfelelő szerkesztő mezőkbe. Ezután aktiválni kell a Tárolás megnevezésű ikont, melynek hatására megtörténik a tárolás, és a rögzített dolgozó adatai megjelennek az ablak mezők alatti lista részében. Dolgozó szerkesztése: A szerkesztés első lépéseként az ablak mezők alatti lista részében ki kell jelölni azt a dolgozót, melyet szerkeszteni szeretnénk, majd aktiválni kell az előtte található Dolgozó szerkesztése megnevezésű ikont. Az ikon aktiválásának hatására a kiválasztott dolgozó adatai megjelennek a szerkesztő mezőkben, ahol megtörténhet a szükséges módosítás. A módosítások elvégzése után aktiválni kell a Tárolás megnevezésű ikont, melynek hatására megtörténik a módosított adatok tárolása, és a módosított adatok megjelennek az ablak mezők alatti lista részében. Dolgozó törlése: A törés úgy történik, hogy az ablak mezők alatti lista részében aktiválni kell a Dolgozó törlése megnevezésű ikont az előtt a dolgozó előtt, melyet törölni szeretnénk. A továbblépés a következő fázisba a Továbblépés a következő fázishoz megnevezésű nyomógomb aktiválásával történik. Visszalépés az előző fázishoz Továbblépés a következő fázishoz Dolgozó szerkesztése Tárolás Dolgozó törlése

8 Iktatókönyvek kezelése
Iktatókönyvnek nevezzük az eddigiekben használt SÁV/ÉV kombinációt. Fontos, hogy a programban ezentúl ezt a formát kell használni. Új iktatókönyv bevitele: Amennyiben nem az aktuális iktatási év iktatókönyveit kívánjuk szerkeszteni ki kell választanunk a kívánt évet a képernyő tetején lévő legördülő menü segítségével. A listában csak a kiválasztott év iktatókönyvei jelennek meg. Új iktatókönyv megadására a lista alatt található Új listatétel bevitele megnevezésű ikon segítségével van lehetőségünk. Újbevitel esetén a program automatikusan megadja az iktatókönyv kódját és az évszámot. Lehetőségünk van az iktatókönyvhöz hozzárendelni iktatási helyet és szervezeti egységet, melyhez a legördülő menük nyújtanak segítséget. A jelzés mező (általában az iktatókönyv rövid neve) beállítástól függően megjelenik az iktatószámban. Megadhatjuk továbbá a kezdő gyüjtő-ill. főszám értékeket, valamint az alapértelmezett elintézési nap számát. Az előzmény és következmény mezőben azokat az iktatókönyveket kell "iktatókönyv kód/iktatási év" formátumban megadni amelyekhez szerelésnél az adott iktatókönyv tételeit kapcsolni szeretnénk. Ha az adatmegadással elkészültünk a felfelé mutató nyilat ábrázoló gomb segítségével eltárolhatjuk a bevitt adatokat. Ekkor az új tétel megjelenik a listában. Iktatókönyv szerkesztése: Amennyiben egy már meglévő iktatókönyvet szeretnénk módosítani vagy csak megtekinteni az egyéb adatait, akkor az adott tételre állva a listában nyomjuk meg a lefelé mutató nyilat ábrázoló gombot, amely ekkor lehozza a kiválasztott tétel adatait az alul lévő szerkesztő részbe. Amennyiben az adatmódosítással elkészültünk a felfelé mutató nyilat ábrázoló gomb segítségével eltárolhatjuk a módosított adatokat. Ekkor a módosítások megjelennek a lista megfelelő tételén. Amennyiben a szerkesztés után ezt nem hajtjuk végre a megadott adatok el fognak veszni. Iktatókönyv törlése: Első lépésként kijelöljük a listában a törölni kívánt tételt, majd a Kijelölt tétel törlése megnevezésű ikon aktiválásával indítjuk a törlés folyamatát. A program a törlés végrehajtása előtt még kér egy megerősítést. Az iktatókönyvek lezárását a fent leírt szerkesztési módban a ZÁROLT jelzés bepipálásával tudjuk elvégezni. Iktatni csak nyitott iktatókönyvbe lehet. Amennyiben szükséges az iktatókönyv ismét nyitottá tehető a ZÁROLT jelzés kikapcsolásával. Új iktatási év iktatókönyveinek megadásánál igen nagy segítséget jelenthet a képernyő tetején lévő hosszúkás gomb. Ennek segítségével az előző évi iktatókönyveinket azok beállított paramétereivel együtt lemásolhatjuk az aktuális évre. Amennyiben már megadtunk iktatókönyveket, ezeket a program nem fogja felülírni. Az áthozott iktatókönyv adatokat azután igény szerint módosíthatjuk.  A továbblépés a következő fázisba a Továbblépés a következő fázishoz megnevezésű nyomógomb aktiválásával történik.

9 Iktatókönyvek kezelése 2.
Visszalépés az előző fázishoz Továbblépés a következő fázishoz Új listatétel bevitele Kijelölt tétel törlése Szerkesztett tétel listába írása Lista tétel kijelölése szerkesztésre

10 Dolgozó jogosultságainak beállítása
Ebben a fázisban történik a rögzített dolgozók jogosultságainak, szerepköreinek beállítása. Első lépésként kijelöljük azt a dolgozót az ablak alsó részében látható berögzített dolgozók listájából, akinek a jogosultságait szeretnénk megadni. Természetesen egyszerre több dolgozó is kijelölhető. A kijelölés a Kell megnevezésű oszlopban történik. A szerepkörök és iktatókönyvek személyhez rendelése, valamint a szervezeti egységek hozzárendelése a sárga színű nyomógombok segítségével történik. A nyomógombok aktiválásakor felnyílnak a hozzájuk tartozó törzsállományok, melyekből ki kell választani a megfelelő tételt vagy tételeket. A kiválasztás a törzsállományokat tartalmazó ablakban úgy történik, hogy a Kell feliratú oszlopban kijelöljük a dolgozóhoz rendelendő tételt vagy tételeket, majd aktiváljuk a Választás visszaírása megnevezésű ikont. Az ikon aktiválásának hatására bezáródik a törzsállomány ablak, és a kiválasztott tétel kódja megjelenik a megfelelő mezőben. A szükséges hozzárendelések és jogosultság kijelölések megtörténte után pipát helyezünk a Szétírható felirat előtt lévő kis négyzetbe, majd aktiváljuk az Adatok szétírása a kijelölt személyekhez megnevezésű ikont, melynek hatására megtörténik a szétírás. A jogosultságok és hozzárendelések ekkor megjelennek a kijelölt dolgozók adatainál a listában. A továbblépés a következő fázisba a Továbblépés a következő fázishoz megnevezésű nyomógomb aktiválásával történik. Visszalépés az előző fázishoz Továbblépés a következő fázishoz Tárolás

11 Irat besorolási séma kialakítása
Ebben a fázisban lehet megadni hogy az egyes iratok jellegük szerint milyem módon kerüljenek feldolgozásra ill. hogy milyen útvonalon valamint hová kerüljenek a rendszerben. Az irat besorolási séma tetszőlegesen alakítható, alapértelmezettként a minisztériumi rendeletben meghatározott irattári besorolási rendszer kerül betöltésre az alapértékek létrehozásakor. Különböző mélységű besorolási sémát határozhatunk meg. Maximum hat mélységig mehetünk le, de természetesen ennek kihasználása nem kötelező. A szintek jellemzői felűről lefelé öröklődnek, ezért először mindig a felsőbb szintek paramétereit érdemes megadni. Lehetőség van Iktatási helyek, Szervezeti egységek és Iktatókönyvek hozzárendelésére. Valamint igény szerint különböző funkciójú dolgozókat is megadhatunk az egyes iratfajtákhoz. A hozzárendelés úgy történik, hogy első lépésként az ablak listarészében ki kell választani a megfelelő ágazatot, irattári tételszámot. Majd a kezet ábrázoló ikonok aktiválására felnyíló törzsállományokból kell kiválasztani a megfelelő tételt vagy tételeket. A kiválasztás a törzsállományokat tartalmazó ablakban úgy történik, hogy a Kell feliratú oszlopban kijelöljük a dolgozóhoz rendelendő tételt vagy tételeket, majd aktiváljuk a Választás visszaírása megnevezésű ikont. Új kategória létrehozása: A létrehozás első lépéseként ki kell választani azt a kategóriát, amelyen belül az új bevitelt szeretnénk eszközölni. Ezután aktiválni kell az Új tétel rögzítése a kijelölt tételhez megnevezésű ikont, melynek hatására aktiválódik a Kategória megnevezése nevű mező, melybe beírjuk a kategória megnevezését, majd eltároljuk a mező mellett megjelenő Szerkesztett adatok tárolása megnevezésű ikonnal. Kategória szerkesztése: Első lépésként ki kell választani azt a kategóriát, amelyet szerkeszteni szeretnénk. Ezután aktiválni kell a Kijelölt tétel szerkesztése megnevezésű ikont, melynek hatására aktiválódik a Kategória megnevezése nevű mező, melyben elvégezzük a szükséges módosításokat, majd eltároljuk a mező mellett megjelenő Szerkesztett adatok tárolása megnevezésű ikonnal. Kategória törlése: Első lépésként ki kell választani azt a kategóriát, amelyet törölni szeretnénk. Ezután aktiválni kell a Kijelölt tétel törlése megnevezésű ikont, melynek hatására megtörténik a kijelölt kategória törlése.

12 Irat besorolási séma kialakítása 2.
Visszalépés az előző fázishoz Kilépés Kijelölt tétel törlése Új tétel rögzítése Kijelölt tétel szerkesztése Kategória megnevezése Törzsállomány nyitása