Rászoruló Személyeket Támogató Operatív Program RSZTOP Tájékoztatás a Megvalósítási folyamatok eljárásáról és a kapcsolódó dokumentáció rendjéről Kemecsei.

Az előadások a következő témára: "Rászoruló Személyeket Támogató Operatív Program RSZTOP Tájékoztatás a Megvalósítási folyamatok eljárásáról és a kapcsolódó dokumentáció rendjéről Kemecsei."— Előadás másolata:

1 Rászoruló Személyeket Támogató Operatív Program RSZTOP Tájékoztatás a Megvalósítási folyamatok eljárásáról és a kapcsolódó dokumentáció rendjéről Kemecsei Judit és Szücs-Varsányi Nóra Hajléktalanokért Közalapítvány

2 Kiemelt projekt információk
A „Közterületen élők számára természetbeni juttatás biztosítása” elnevezésű, RSZTOP azonosítószámú kiemelt projekt megvalósítója a Hajléktalanokért Közalapítvány. A projektmegvalósítás székhelye: 1111. Budapest, Zenta utca 1. földszint Levelezési cím: Hajléktalanokért Közalapítvány RSZTOP Projektiroda 1464. Budapest, Pf.: 1383 Központi telefonszám

3 Kiemelt projekt információk
Megvalósító munkatársak Megvalósítás kérdésköreiben kompetenciák Elérhetőség munkanapokon 9:00 – 15:00 között Varga Péter Projektvezető Kemecsei Judit Szakmai vezető Megvalósítással kapcsolatos probléma esetén Keresztury Ágnes Projektasszisztens Adatszolgáltatással, dokumentációs sablonokkal, szolgáltatói együttműködéssel kapcsolatos kérdés, probléma esetén Boros Ulrika Szállítói koordinátor – monitorozó Szolgáltatókkal való együttműködéssel kapcsolatos kérdés, probléma esetén Szücs- Varsányi Nóra Szakmai koordinátor - monitorozó Adatszolgáltatással, dokumentációs eljárással és sablonokkal, szakmai megvalósítással kapcsolatos kérdés, probléma esetén Stépán Virág Kísérőintézkedések koordinátor-monitorozó A 2018-tól induló kísérő intézkedések c. program felelőse Hivatalos es jelzés, bármi olyan kérdéskörben, amely az iktatandó témakörbe tartozik, vagy nem eldönthető, hogy ki a téma felelőse.

4 Hol tartunk most a 2016-2020ig tartó RSZTOP programmegvalósításban?
Nyílt pályázati felhívás 2016. eleje RSZTOP Ez alapján indított Közbeszerzési eljárás Lezárult dec. A szervezetek, akiknek szolgáltatást tudtunk biztosítani megkezdték az ételosztást tól ig Akikhez nem tudtunk szolgáltatást biztosítani Közbeszerzési eljárás Lezárult 2017.május Ez alapján az előző szakaszban el nem indult ételosztások kezdődnek tól ig 2017. február RSZTOP Indítása folyamatban Sikeres közbeszerzési eljárást követően ételosztás megvalósítása

5 Megvalósítási folyamatok
Ételosztás előkészítésének szakasza Ételosztás megvalósításának szakasza Programzárást követő szakasz Program kezdését megelőző 1-3 hét – Program zárásától Főbb tevékenységek Technikai eszköztár előkészítése Ételosztás megkezdése Keletkezett dokumentációs anyagok archiválása Személyi feltételek előkészítése Programdokumentáció alkalmazása A kapcsolódó dokumentációt – szükség esetén - hozzáférhetővé kell tenni a fent jelzett időszakban Együttműködési megállapodás megkötése Adatszolgáltatás megkezdése

6 Előkészítés tevékenységei
Programindítást megelőző 1-3 hét  1. hét 2. hét  3. hét Szolgáltatókkal való személyes egyeztetés Együttműködési megállapodás megkötése Ételosztás tárgyi eszközeinek előkészítése Ételosztás személyi feltételeinek megszervezése, humánerőforrás felkészítése Étkeztetés lebonyolításának átgondolása Célcsoport tájékoztatása Programdokumentáció megismerése, megismertetése Adatszolgáltatási kötelezettségek, kapcsolódó dokumentáció megismerése, megismertetése

7 FONTOS INFORMÁCIÓK Együttműködési megállapodás és melléklete
Együttműködési megállapodás: Tervek alapján én kerül kiküldésre kitöltve, a megadott címre. 4 eredeti példány postára adásának határideje (péntek). Együttműködési megállapodás melléklete: 1 példány eredeti aláírásokkal. 3 példány „a másolat az eredetivel mindenben megegyező” aláírással.

8 Tájékoztatás a HKA - Közalapítványi Iroda által kiírt hazai pályázati felhívásról, amelynek részét képezi az étkeztetési helyszínek felszerelése: A kiírás tervezett megjelenése május vége/június eleje A résztvevők nyertes pályázat esetén 100%-os támogatást kapnak Támogatási időszak (az elszámolás tekintetében ) Pályázhatnak az RSZTOP projekt keretében a korábban ( RSZTOP) badellásra tervezett étkeztetési helyszínekre,  az újonnan RSZTOP-étkeztetést nyert szervezetek. Pályázat tárgya: Az étkeztetési helyszín felszerelése hűtő és melegítő eszközökkel (hűtőszekrény, mikrohullámú sütő) Eszközkalkulálás javaslata: Ipari mikrohullámú sütők Mélyhűtőrekesz nélküli hűtőszekrény Egyéb megjegyzés: A pályázati elbírálásnál figyelembe veszik a pályázati anyag tartalmát. (nem élveznek prioritást az RSZTOP-eszközök). Kellő számú árajánlat benyújtása hangsúlyos. Lehetőleg az RSZTOP-eszközpályázat külön kerüljön benyújtásra az egyéb alapvető eszközökre vonatkozó pályázattól, de ez nem követelmény.

9 Megvalósítás tevékenységei
Együttműködési megállapodásban foglalt időponttól kezdődően ig  Megállapodás kezdő időpontja 2017. JÚN. JÚL. AUG. 2017 . SZEPT. OKT. NOV. DEC. 2018. JAN. Programdokumentáció alkalmazása Ételosztás megkezdése, ételcsomagok átvétele Adatszolgáltatási kötelezettség Kommunikáció a Kiemelt projekttel és a szerződött Szolgáltatókkal Kisérő intézkedések előkészítése

10 Programdokumentáció témakörei
Ételcsomag Átadás-átvétele Átadás-átvételi elismervény Feljegyzés szavatossági kifogásról Adatszolgáltatás Igénybevétel Átvett ételcsomagok Étkezések száma = Kiosztott ételcsomagok száma Célcsoport sajátosságai Élelmiszersegélyben részesülő személyek száma Kisérő intézkedések 2017 második felében, meghívásos pályázat alapján, kezdődik a célcsoport mentális és pszichés jólétét célzó intézkedések megvalósítása

11 Előadás témakörei Átadás-átvételi elismervény // Ételkísérő jegy
Igénybe vevők egyéni heti táblázata Átadás-átvételi elismervény // Ételkísérő jegy Elismervény (kitöltendő doc., amikor az ételcsomag átvételre kerül) Kifogás (amikor az ételcsomag rossz…és lehet, hogy át nem vehető, vagy lehet, hogy már átvételre került, de nem fogyasztható) Ételcsomag Átadás-átvétel Heti tábla az Átvett ételcsomagról a naponta Kiosztott ételcsomagról Étkezések számáról Havi tábla a Kiválasztott napon étkezők sajátosságairól (kora, neme, állapot…stb) Heti tábla a Naponta étkezők névsoráról Adatszolgáltatás Igénybevétel heti táblázata Feljegyzés szavatossági kifogásról Célcsoporti sajátosságok mérése

12 Ételcsomagok átvétele
Csomagok ellenőrzése Dokumentálás

13 Ételcsomag átadás-átvételének menete
Megérkezik a Szállító Megkezdődik a kipakolás

14 Ételcsomag átadás-átvételének menete
Az Átvevő jelen van a kipakolásnál és… Számol Vizsgálja a csomagolást Érzékel Jegyzeteli a tapasztaltakat az Átvételi elismervényre

15 Átadás-átvételi elismervény
Az elismervényt csak a feladatkörrel megbízott munkatárs töltheti/írhatja alá Az elismervény 3 példányban kerül aláírásra (kitöltése elég 1 példányban, annak fénymásolása szükséges. Mind a 3 példányon az aláírásnak eredetinek kell lennie) 2 példány a Szállító részére átadásra kerül, 1 példány a programmegvalósítás dokumentációjába kerül Előre kitöltött sablonok gyártása lehetséges

16 Átadás átvételi elismervény kitöltése (előre kitölthető részek)
Az ételt készítő cég neve Az ételcsomagot átvevő neve és beosztása (minden megbízott kolléga nevére saját sablon szerkeszthető) Az ételcsomag átvételi helye Ételcsomag fajtája (badellás vagy előre csomagolt) - Vizsgálatot végző neve és beosztása (megegyező az Átvevővel)

17 Átadás átvételi elismervény kitöltése (aktuálisan kitöltendő részek)
Aktuálisan kitöltendő részek az elismervényen: Ételcsomagot Átadó neve és beosztása Szállítólevél azonosító száma Ételcsomag átvételi ideje (év, hónap, nap, óra, perc) Átadás átvételi elismervény kitöltése (aktuálisan kitöltendő részek) Ételcsomagok vizsgálata közben töltendő Ételek megnevezése Ételcsomagok darabszáma/megnevezés szerint Jelöljük, ha érkezett evőeszközcsomag (nem minden alkalommal fog érkezni, nem kell darabszámot jelezni) Érzékszervi vizsgálat megtörténik a csomagok számolása közben (nem szakadt a csomagolás, nem hiányos a szállítmány) Érzékszervi vizsgálatot követően: Kitöltésre kerül az átvett ételcsomagok darabszáma Ha van ilyen, akkor az át nem vett ételcsomagok darabszáma Ha hiányos a szállítmány, vagy szakadt rongált, ki nem osztható az ételcsomagok állapota, akkor kerül kitöltésre a Feljegyzés … szavatossági kifogásról c. nyomtatvány és zajlik az Intézkedési terv szerinti eljárás

18 Feljegyzés szavatossági kifogástól
Kifogás tartalma, ha… Átadás-átvétel során derül ki a hiba: beírható, hogy Lsd átadás-átvételi elismervény tartalma Átadás-átvételt követően, akkor megjelölni a szavatossági kifogást (étel állaga a csomag felbontását követően…stb) Feljegyzés szavatossági kifogástól Előre kitölthető cella a… „megvalósítási telephely címe” Étel fajtája: Előre csomagolt / badellás A nyomtatvány használható arra is, ha… Az Átadás-átvétel során kell szavatossági kifogással élni Az átvételt követően (pl. az ételosztás alkalmával) felfedezett hiba kapcsán kell szavatossági kifogással élni Csak olyan szociális munkás, munkatárs töltheti ki a feljegyzést, aki megbízott az átadás-átvétel eljáráskörével. Kifogásolt termék beazonosítása: Átvétel ideje: dátuma annak, amikor az átvétel megtörtént és a vonatkozó átvételi elismervény elkészült Szállítólevél azonosítószáma: a vonatkozó átadás-átvételi elismervényre is beírt szállítólevél azonosítószáma Hiba észlelésének időpontja és módja: Átadás átvételkor (lsd Átvétel ideje) Pl. Ételosztáskor – dátum beírása Hiba bejelentésének időpontja, észlelés dátumával megegyező Hiba bejelentésének módja, telefonos kapcsolatfelvétel programfelelőssel, aki egyeztet a Szolgáltatóval

19 Intézkedési tervek szavatossági kifogás esetén

20 Panaszjelzés folyamatának összefoglalása Szolgáltatói kontaktszemélyek
Ételcsomag átadás átvétel Ételcsomag vizsgálata - Számolni - Csomagolást vizsgálni Probléma észlelése - Átvételkor (ott van a szállító) Kifolyt, hibása csomagolású ételt NEM VESZÜNK át!!! Visszaküldjük a szállítóval. Feljegyezzük az ételkísérő jegyre/átvételi elismervényre - Átvétel után (nincs ott a szállító) Pl.: Ételosztáskor Probléma jelzése (AZONNAL) Telefonon és Írásban (Feljegyzés szavatossági kifogásról c. dok) (szolgáltatónak , programfelelősnek, kiemelt projektnek) Szolgáltató kontaktja (GMG-Car): Dömötör Szilvia Telefonon: cím:

21 Adatszolgáltatás

22 Programdokumentáció - Adatszolgáltatás
Adatszolgáltatás témakörei: 1. Igénybevétel Átvett ételcsomagok Étkezések száma = Kiosztott ételcsomagok száma 2. Célcsoport sajátosságai 3. Élelmiszersegélyben részesülő személyek száma

23 Adatszolgáltatás Igénybevétel
Célja: Az étkezések = étkező hajléktalan ember = kiosztott ételadagok száma napi szintű mérése. Felelőse: Telephely szociális munkása, aki hetente tölti és küldi a táblázatot a Programfelelős felé, aki hetente kapja (nyomtatja, aláírattatja) és tovább küldi Formája: Excel munkafüzet/táblázat, ebből nyomtatható adatlap. Rögzítés időpontja: Minden hét utolsó munkanapja, a hét utolsó ételosztásának napja Adatok beküldésének módja és ideje: Elektronikusan az Excel munkafüzet, és a scannelt aláírt példány : Heti rendszerességű. Az adatrögzítést követő hét első munkanapja. Postai úton a hónapra vonatkozó 4 db aláírt pecsételt adatlap: A hónap utolsó ételosztásának napját követő hónap első munkanapja.

24 Adatszolgáltatás „Igénybevlétel” javasolt módja
Igenybevetel_heti xls fájl használata Fájl kért elnevezése: Igenybevetel_heti_001_201645(az év és az adatszolgáltatás hetének száma) Javasolt a munkafüzetet alapsablonként is menteni, és a heti adatszolgáltatást követően MENTÉS MÁSKÉNT opcióval külön lementeni. A szállítás napjára írjuk az érkező adagszámot Kiosztott ételadag száma = Étkezések számával. Rögzítése naponta szükséges. Heti összesítés: Automatikusan summázza a cellákba beírt számadatokat. Alkalmazási infó: Az excel használata, adatgyűjtés és adatszolgáltatás módja került leírásra

25 Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások
Célja: Célcsoport sajátosságainak mintavételi napon történő, becslés alapú mérése. Felelőse: Programfelelős, aki a hónap utolsó ételosztásának napján vagy legkésőbb az adatok beküldésének napján összesíti az információkat. Formája: Excel munkafüzet (több munkalapból álló), nyomtatható adatlap. Rögzítés időpontja: Mintavétel napja az adott hónap utolsó ételosztásának napja. Adatok beküldése: Havi rendszerességű. A hónap utolsó ételosztásának napját követő hónap első munkanapja. Beküldés módja: Elektronikus (scannelt aláírt adatlapformában és excel adattábla) és Postai úton

26 Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások
Celcsoporti_specialitasok munkalap G és H oszlopaiba számokat kérjük NE írjanak be. Az adatok automatikusan generálódnak Szolgáltató telephely(1-14) munkalapok cellái szerinti adatokat töltik a megvalósító telephely munkatársai (javasolt külön excelben, hogy az alap munkafüzet ne sérüljön). Azokat a programfelelős összesíti az adott munkafüzet Szolgáltató telephely munkalapokon. A beírt adatok összesítve generálódnak a Celcsoporti_specialitasok FŐ munkalapon Celcsoporti_specialitasok munkalap a fő tábla. Ebbe automatikusan generálódnak a számadatok a Szolgáltatási telephely munkalapokra beírt adatok alapján. Ez a munkalap a nyomtatható, aláírható, scannelhető Celcsoporti_specialitasok_szervezet.xls fájl Fájl kért elnevezése: Celcsoporti_specialitasok_001_ (az év /hónap/ és a mintavétel napja) Javasolt a munkafüzetet alapsablonként is menteni, és a havi adatszolgáltatást követően MENTÉS MÁSKÉNT opcióval külön lementeni. Alkalmazási infó: Az excel használata, adatgyűjtés és adatszolgáltatás módja került leírásra

27 Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások – Szolgáltató telephelyek
Szolgáltató telephely munkalap F oszlop vonatkozó celláiba beírhatók a programfelelős által a telephelyekről beérkezett adatok. A Szolgáltató telephely munkalap egy segédtábla. A programfelelős havonta ide írja be a telephelyekről beérkezett adatokat. Minden Szolgáltató telephely munkalap külön megvalósító helyet jelöl. Ha a megvalósító szervezetnek 5 telephelye vesz részt a programban, akkor havonta 5 segédtáblában kerülnek rögzítésre az adatok

28 Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése
Célja: Az élelmiszersegélyben részesülő hajléktalan személyek számának mérése. Felelőse: Programfelelős, aki a hét utolsó ételosztásának napján vagy legkésőbb az adatok beküldésének napján összesíti az információkat. Formája: Excel munkafüzet Rögzítés időpontja: A hét minden ételosztásának napja. Adatok beküldése: Heti rendszerességgel. A hét utolsó ételosztásának napját követő hét első munkanapja. Beküldés módja: CSAK Elektronikus. Az aktuális excel munkafüzet es elküldése.

29 Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése
Adatrögzítés javasolt alapja (a szervezetek igényei szerint): Mindenhol van napi igénybevételi lista vezetése KENYSZI-ből lehívható riport vagy Saját adatbázis, exportálható igénybevételi listákkal Saját nyilvántartás (akár kézzel vezetett excel) Az ebből nyert napi névsorokat érdemes az ételosztás igénybevételére leszűrni, és a kért formában összesíteni. Igenybevevok_egyeni.xls fájl Fájl kért elnevezése: Igenybevevok_egyeni_001_ (az év / az adatokra vonatkozó naptár szerinti hét száma) Javasolt a munkafüzetet alapsablonként is menteni, és a heti adatszolgáltatást követően MENTÉS MÁSKÉNT opcióval külön lementeni.

30 Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése
„Szolgáltatás napja” oszlopok (A-B-C) esetén: Elég az egyik dátum sort kitölteni Pl.: A9-B9-C9 ( ) az aktuális ételosztás napján. Új ételosztási nap esetén új dátum sor kitöltése szükséges Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése „Sorszám” oszlopokat nem kell kitölteni „Szolgáltatás helyszíne” cellákban kerül rögzítésre a megvalósítás telephely címe. Ha több telephely van egy pályázati azonosító alatt, akkor több excel munkafüzetet kell tölteni. „Születési év.hónap.nap „ cellák töltése: Pont-tal elválasztott számok beírásával tölthető ki. Pl.: „Név” cella kitöltése: A személyt igazoló okiratban leírt módon kerül rögzítésre. Pl.: Dr. Próbáné Stencil Aranka Próba-Stencil Aranka

31

32 Köszönöm a figyelmet! Szücs- Varsányi Nóra
Szakmai koordinátor - monitorozó