Üzleti levelezés Levél - beszéd Könnyebb írni, mint beszélni?

Az előadások a következő témára: "Üzleti levelezés Levél - beszéd Könnyebb írni, mint beszélni?"— Előadás másolata:

1 Üzleti levelezés Levél - beszéd Könnyebb írni, mint beszélni?

2 Írásbeli kommunikációt választunk,ha Az információ komplex és kiterjedt Személyes kommunikáció nem megoldható vagy nem szükséges hozzá a személyes jelenlét Azonnali visszajelzés nem szükséges Dokumentálni tudjuk ……

3 Üzleti levél Konkrét ügyeket tárgyal Célja: –Félreérthetetlen tájékoztatás –Érdemi közlés –A személyes kapcsolat elhalványul???

4 Az üzleti levél célja Másik/mások befolyásolása Cselekvésre ösztönzése Ezért hatékonyan módon írjunk levelet! A levelünket elolvassák (ne kerüljön PK- ba) a kívánt eredményt elérjük –a levelünk személyes ízt kapjon „ én szólok hozzád” fogalmazással –Tűnik ki a többi közül, mert olvashatóbb

5 A levél stílusa többirányú igazodást vár el a levél írójától Figyelembe kell venni –levél tárgyát –a levél írásának célját és azt, hogy –ki a címzett –a címzett és a levélíró közötti kapcsolatot –a kapcsolat jellege meghatározza a hangnemet –bárki a címzett, kötelező az udvarias forma

6 Az írás Hátrány Pontosan, egyértelműen kell fogalmazni Nincs közvetlen visszacsatolás Kapcsolati sík kezelésénél magunkra maradunk Előnye Hosszasan átgondolható Keresgélhetünk a szavak között

7 Hogyan írjunk levelet? Írjunk úgy, mintha beszélnénk. Fogalmazzunk egyszerű mondatokat Fogalmazzunk konkrétan, képi jelleg Fogalmazzunk pozitívan A rövid egyszavas mondatok erős impulzust jelentenek. Képzelje maga elé azt a személyt akinek a levelet szánja.

8 Az olvasó a levélben mindig azt keresi, hogy Mi a jó nekem ebben a levélben ? MAJNE = Empátia Úgy kell nézni a dolgokat, ahogy a másik ember látná!

9 Köszöntés, megszólítás Kerüljük Használjuk Tiszteltelt, Kedves XY Uram, Asszonyom, Úrhölgy, T. Cím Üdvözlöm,Jó napot, Szia, Hello! (Állhat önmagában) Személynév, Keresztnév, Rang Szóljunk az egyénhez!

10 Példák Üdvözlöm, kedves János! Üdvözlöm Kovács úr! Jó napot, Kovács úr! Jó estét, Tamás! (indoklás a kezdésnél) Jó reggelt, Főnök! Jó napot Uram!

11 Oldjuk a levélírás merev szabályait! Kerüljük Csatoltan küldöm Indítványoz Megállapítható Rendelkezésre bocsát Szíveskedjen Használjuk Amint, láthatja elküldöm önnek a… Javasol Tekintse át vagy Vegye figyelembe Átad Kérem

12 Bevezetés Hatásos, lendületes Kerüljük a sablonokat Közöljük, hogy miről írunk

13 Első mondat Igaz, egyszerű, őszinte szavakkal kifejezett bók. (ha lehet) (Hadd köszönjem meg,Bevallom, örülök, hogy önnel tárgyalok, Lekéstem a határidőd, vagy fogalmazzak nyíltabban? Eltoltam.) Mire a levél végére ér, biztos, hogy a következő két dolog egyikét teszi majd: Vagy felveszi a kagylót és tárcsázza a számomat, Vagy kidobja a levelet a kukába

14 Első mondat Figyelem felkeltő, a sablontól eltérő legyen A cég imago-ját emeljük ki. (Pl. megbízható, pontos, vevőorientált, hatékonyság stb.) Majd, így folytatjuk. Mondják, a jó menő cégnél ez a siker titka. És milyen igazuk van! Vagy „Jaj, ne!” Többnyire így reagál minden főnök, ha fizetésemelést kérnek tőle.

15 Átvezetés a tárgyaláshoz Fontos az átvezetés. Ilyen mondatokkal pl. –Tudnia kell –Elmagyarázom mit értsünk ezen –Gondoljuk csak végég –Képzelje el a következő helyzetet

16 Tárgyalás Annak konkrét megfogalmazása, mi a jó az olvasónak az ügy kapcsán. Pl. –Azért hogy…..Ön is –Ez annyit jelent, hogy …….Ön is TényÖsszekötő elemMAJNE A könyv számos példalevelet tartalmaz, azért hogy a segítségükkel Ön is üzleti és magánszférájában egyaránt alkalmazni tudja a bemutatott ötleteket.

17 Összekötő elemek A beékelt összekötő elemek közvetlen képbe hozzák az olvasót, olyanba, amilyet az olvasó maga szeretne.

18 Lezárás Fontosnak tartom megemlíteni… Jó tudni, hogy… Ezen túlmenően… Ami az ön számára valódi előnyt jelent… Sőt tapasztalni fogja…

19 Befejezés Mit kívánok a másiktól

20 Elköszönés Tisztelettel, esetleg helyette Minden jót kívánok! Üdvözlettel További jó munkát! Addig is had kívánjak önnek minden jót! …… egyre több üzleti sikert!

21 Utóirat (U.i.) Kézzel is lehet írni 25 % - kal megnöveli a levelünkre adott választ! A különösen fontos gondolatokat a levél testétől elválasztva újból leírjuk, kiemeljük, de nem ugyanúgy. Pl. Majd elfelejtettem!....... „Ha személyesen is szeretne beszélni..velem, kérem, hívjon….. Számon.” „Kata hamarosan jelentkezik majd Önöknél, hogy a tréning időpontját mielőbb egyeztessék”

22 További szabályok Inkább kifejezően, mint lenyűgözően írjunk! Idegen szavak kerülése* Technikai zsargon kerülése* Kérdve kifejő módszer alkalmazása

23 Technikai zsargon kerülése A tó biotópjának mortalitása elérte a 100% -ot. A tó élővilágának halálozásai aránya elérte a 100 %-ot. A tó élővilága teljesen kipusztult. Az összes hal megdöglött.

24 Technikai zsargon,idegen szavak kerülése „A rekonstrukcionális terveinket csak optimális lehetőségek esetén realizálhatjuk. Kapacitásunk csak minimális rekonstrukciómódosítás feltételeit produkálja az eljövendő periódus időszakában, ezért maximálisan kell orientálódnunk a racionálisan produktív termelés irányába.”

25 Tartózkodjon a Kioktató, támadó Ironikus hangvételtől Pl. Nem tartotta be a használati utasítást! Kérem ellenőrizze, hogy a csomagba mellékeltük-e a használati utasítást.Talán ön nem követte a használati utasítást!

26 Fontos a személyes hangvétel Egyes és többes szám első személy helyett, inkább az olvasó megszólítása kapjon helyet. Én vagy MiÖn vagy Önök Név szerint Feladtuk önnek a csomagot! Ön hamarosan kézhez kapja a csomagot! Nem kaptuk meg a visszaigazolást. Ön még nem jelzett vissza.

27 Pozitív tónus Kerüljük a negatív tartalmú szavakat pl. probléma, akadály, lehetetlen, nem Garantáljuk, hogy a gépkocsi fényezése nem veszti el fényét, nem tompul meg, Nem karcosodik, nem korrodálódik öt évig. A gépkocsi fényezése garantáltan színtartó, korróziómentes marad legalább öt évig. Tilos a dohányzás! Kérem kerüljék a dohányzást!

28 Fogalmazzon konkrétan „Az Önt megillető adóvisszatérítést hamarosan megküldjük. „ „ Ön a 15 000 Ft ÁFA visszatérítést 2010. június 20.-áig kézhez kapja.”

29 Formázás Fontos a tagolás –Behúzás –Szövegkiemelés –Aláhúzás –Idézőjelek használata –Nagybetűket csak módjával használjunk

30 A helyesírás szabályainak betartása! Ügyeljen a központozásra!*

31 Központozás A mondatok tagolását,hanglejtését jelző írásjelek alkalmazása. „ A burok nem ehető késsel könnyen eltávolítható, a csokoládét sokáig frissen tartja.”

32 A hivatalos levél formája Céges papír Küldő (név, cím, tel/fax) Bizalmas CímzettHivatkozási szám Ügyintéző (aki az üggyel foglalkozik, telefon / faxszáma) Tárgy: Megszólítás (ezt helyettesítheti a T. cím) Az üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek

33 A levél megszerkesztésének szabályai Fejrész: –Küldő pontos intézmény név, cím elérhetőség, bankszmlszám –Keltezés –Iktatószám –Hivatkozási szám –Ügyintéző –Címzett jobb oldal Szövegrész Aláírás

34 Cégszerű aláírás (jobb vagy baloldal) –Név, beosztás (gépelve és kézzel) –Pecsét –Dátum –Mellékletek –Kapják

35 Szövegrész Tárgy: a lényeget összefoglaló mondat. pl: –Megrendelés –Kérvény –Megszólítás A levél szövegének tagolása: –bevezetés –tárgyalás –befejezés