6. modul SZERVEZETI IGAZGATÁS. Témakörök 1. ÜGYVITELI RENDSZEREK 2. SZABÁLYOZÁS 3. SZERVEZET MŰKÖDÉSI HATÉKONYSÁGA.

Az előadások a következő témára: "6. modul SZERVEZETI IGAZGATÁS. Témakörök 1. ÜGYVITELI RENDSZEREK 2. SZABÁLYOZÁS 3. SZERVEZET MŰKÖDÉSI HATÉKONYSÁGA."— Előadás másolata:

1 6. modul SZERVEZETI IGAZGATÁS

2 Témakörök 1. ÜGYVITELI RENDSZEREK 2. SZABÁLYOZÁS 3. SZERVEZET MŰKÖDÉSI HATÉKONYSÁGA

3 Ügyvitel Fogalma: a szakmai feladatok ellátásához szükséges személyi, tárgyi, információs, biztonsági és egyéb feltételek összességének biztosítása Fajtái: 1. Papíralapú ügyvitel 2. Elektronikus ügyvitel

4 Iratkezelési cselekmények a következők: a küldemény (kérelem) átvétele, felbontása és érkeztetése, iktatása, expediálása (iratok továbbítása), irattározása, selejtezése és végül levéltárba adása.

5 Érdemi cselekmények szignálás, irat- és jogszabály- tanulmányozás, a bizonyítási eljárás lefolytatásával kapcsolatos cselekmények elvégzése (idézés, szakértő kirendelése, szemle lefolytatása, tárgyalás tartása, társhatóságok megkeresése), döntés- tervezet megszerkesztése, valamint a kiadmányozás.

6 Folyamatok 1. Nyilvántartásba vétel (átvétel, felbontás) 2. Érkeztetés 3. Szerelés, csatolás 4. Szignálás 5. Iktatás 6. Érdemi ügyintézés  II. Érdemi szakasz 7. Archiválás  III. Archív szakasz I. Nyilván- tartásba vételi szakasz

7 Folyamatok 1. Nyilvántartásba vétel: Küldemények átvétele (ellenőrzés) Papíralapú küldemény (pl. kézbesítő, tértivevény) Elektronikus irat átvétele (átvételi nyugta) Küldemények felbontása Elektronikus irat felbontása (3 nap vizsgálat) Papíralapú iratok felbontása (Tilos felbontani: sk. jelű vagy a jogosult elrendelte)

8 Folyamatok 2. Érkeztetés Elektronikus – automatikus Egyéb – érkeztető bélyegző, érkeztető füzet 3. Küldemények szerelése, csatolása Előzmény – iktatás előtt, ha van…. 4. Szignálás Ügyintéző kijelölése - vezetői feladat Nyomon követés (átadókönyv)

9 Folyamatok 5. Iktatás Legfontosabb mozzanat! Célja: Beérkezés pontos ideje, ügyintéző neve, irat tárgya, elintézés módja, kezelési feljegyzések, irat holléte  megállapítható legyen Az iktatókönyv tartalmazza: Iktatószám, iktatás ideje, küldemény érkezése, módja, küldő neve, címe, azonosító adata, ügyintéző neve, ügyintézési határidő, irattári jel

10 Folyamatok 6. Érdemi ügyintézés Ügyiratkészítés, kiadmányozás Iratok sokszorosítása Iratok továbbítása – expediálás Iratok határidő-nyilvántartása 7. Archiválás Irattári terv – tárgyi alapú besorolás Irattár (fizikai vagy elektronikus tároló hely) Irattárba helyezés (biztonságos őrzés, kezelés) Selejtezés, megsemmisítés Levéltárba adás

11 Mit tartalmaz az iktatási szám? Hogyan történik az iratok selejtezése? Ki a felelős az ügyintéző által készített tervezetért? Kiadmány tervezetét szignóval kell ellátni?I Mit jelent a kiadmányozás?

12 Ki határozza meg az irattári tételszámot irattározáskor? Ügyintéző Ki bonthatja fel a küldeményt? - címzett Központi iratkezelési felügyelő által felhatalmazott SZMSZ-ben meghat. munkatárs

13 Érkeztetés azonos az iktatással? Hmi az útóirat? Mi az előirat? Iratkezelési cselekmények: a szignálás? H I-átvétel,levéltárba adás, felbontás, érkeztetés

14 Szignálással mire utasít? -az elintézés módjára I -az ügyintéző személyének kijelöléséreH -az ügyintézés határidejéreH

15 Iktató könyv az iratról az iktatás helyét nem kell, hogy tartalmazza! Mely dokumentumokat elég csak nyilván tartani- nem –iktatni? Meghívók Munkaügyi nyilvántartások Elektronikus visszaigazolások Visszaérkezett tértik

16 2. Szabályozás Költségvetési szervek alapdokumentumai: Alapító okirat – alapító szerv Áht. szerint Szervezeti és működési szabályzat – szervezeti felépítés, feladatellátás rendje Ügyrend – szervezeti egységek munkafolyamatai Egyéb szabályzatok (pl.)

17 Költségvetési szerv alapdokumentuma az alapszabály? H SZMSZ ki hagyja jóvá? irányító szerveI Költségvetési szerv H

18 2. Szabályozás Szervezetrendszeri igazgatási alaptevékenységek: A vezetés Az irányítás Az egyes irányítási típusok  Teljes irányítási jogkör  Megosztott irányítási jogkör  Államigazgatási szervi felügyelet = irányítási részjogkörök összessége

19 A vezetés Szerven BELÜL megvalósuló igazgatási tevékenység A vezetést végző és a vezetés tárgya egy szervezeten belül találhatók Hierarchikus, hatalmi viszony

20 Az irányítás Két különböző szerv között megvalósuló igazgatási tevékenység Az irányító és az irányítás tárgya elkülönült jogalany Hierarchikus, hatalmi viszony: az irányított szerv lényeges viszonyaira meghatározó befolyást gyakorol Az irányított szerv vezetésére hat Szervi és/vagy szakmai irányítás

21 Irányítási részjogkörök Államigazgatási szervi felügyelet esetében 1.Alapítás, átszervezés, megszüntetés 2.Vezető kinevezése, felmentése 3.Ellenőrzés (jogszerűségi, szakszerűségi, hatékonysági, pénzügyi ) 4.SZMSZ jóváhagyása 5.Jogszabálysértő döntések megsemmisítése 6.Jelentés tétételre vagy beszámolóra kötelezés

22 Irányítási részjogkörök Államigazgatási szervi felügyelet esetében nem illetik meg a felügyeleti szervet: 1.Költségvetési előirányzatok és létszámkeret meghatározása 2.Államigazgatási szerv döntéseinek előzetes vagy utólagos jóváhagyása 3.Feladat elvégzésére vagy mulasztás pótlására irányuló egyedi utasítás kiadása

23 Felügyelet Mindig kevesebb mint az irányítás A felügyelt szerv folyamatos figyelemmel kísérése Jogszabályban rögzített beavatkozási lehetőség

24 Ellenőrzés mint a felügyelet és irányítás része Olyan tevékenység, melynek célja mindig ténymegállapítás, információk szerzése, abból következtetés levonása, mind az okokra, mind a jövőbeni teendőkre nézve. A felügyeletnek és az irányításnak része De kevesebb, mint a felügyelet és az irányítás Fokozatok felállítása – jogszabályi felhatalmazás Mindig folyamat- vagy eseménykövető (összehasonlítás)

25 Irányítás Hatósági tevékenység irányítása Szervezetrendszeri tevékenységi eszközök gyűjtőfogalma Felügyeleti szervek jogköre – másodfok, fellebbezések elbírálása, tevékenység ellenőrzése Nem teljes szervezeti alá-fölérendeltséget jelent

26 3. A szervezet működési hatékonysága 1. Teljesítménymérés 2. Elektronikus igazgatásszervezés a szervezeti hatékonyság szolgálatában 3. A szervezeti hatékonyság A „Jó Állam” A szervezeti hatékonyság fogalma (eredményes, gazdaságos, hatásos, biztonságos, felügyelhető, alkalmazkodó)

27 3. A szervezet működési hatékonysága Hatékonyság: a szervezet a működése során a céloknak megfelelően használja fel erőforrásait Eredményesség: a nyújtott szolgáltatások valós társadalmi igények, szükségletek kielégítését szolgálják

28 Teljesítménymérés Teljesítménymérés során nyert információk céljuk szerint: Tanulás a szervezet számára Irányítás és ellenőrzés számára információt nyújt Elszámoltathatóság: kifele irányuló információ nyújtás, legitimáció

29 Teljesítménymérés A teljesítőképes közigazgatás ismérvei: az eredményorientált kormányzati intézkedések, a reformfolyamatok nyomon követése és értékelése, a közszolgáltatás-szervezés optimalizálása, a kompetencia-központú humánerőforrás- menedzsment bevezetése.

30 Performance of Governance PERF Kormányzás teljesítménye (7 tömb) és 53 komponens alapján 1.Összkormányzati teljesítmény 2.Közpolitikai kapacitás 3.Átláthatóság és integritás 4.Humánerőforrás 5.Költségvetés 6.Szolgáltatásnyújtás 7.Modernizáció  Indikátorgyűjtemény (tényleges mérés, adatgyűjtés még nincs)

31 Elektronikus igazgatásszervezés Elektronikus igazgatásszervezés - Hármas problémacsoport: Finanszírozás Ügyféloldali várakozás EU tagságból fakadó elvárások – interoperabilitás és interkonnektivitás az Európai Közigazgatási Térben

32 Elektronikus igazgatásszervezés Mely területeken segíthet az e-közigazgatás? Ügyfélszolgálat javítása (back-office,front-office) Ügysegédlet Tudásmenedzsment (döntés támogatás eszköze) Minőségmenedzsment megoldások (hibás döntések csökkentése, nyomon követhetőség stb.) Állam feladatai tisztulnak (dereguláció) Ügyviteli rendszerek (küldés-fogadás, gyorsaság) Ügyfelekkel megfelelő kommunikáció – front office

33 A „Jó Állam”  Jogszerű és méltányos egyensúlyt teremt az érdekek és igények között – igényérvényesítés és védelem  Örökölt természeti, kulturális javak védelme, továbbörökítése iránti felelősség  Hatékony joguralom megteremtése: intézményi működés, egyéni,közösségi jogok tiszteletben tartása  Versenyképesség Az, amely azt a meggyőződést kelti az emberekben, hogy az állam „erős és az övék”.

34 A szervezeti hatékonyság A Kormány igazgatási programja: Igazságügyi reform Önkormányzati reform Magyary Program (Források: ÁROP, EKOP)

35 A szervezeti hatékonyság Szervezeti hatékonyság fogalma (a Magyary Program szerint) Eredményes – feladatok megfelelően teljesülnek Gazdaságos – eredmények a ráfordításokkal arányban Hatásos - + hatás más területre is Biztonságos – rugalmas, tervezhető Felügyelhető – átlátható, befolyásolható Alkalmazkodó – fejlődés a visszacsatolások alapján

36 A képzés felépítése Modulok 1. Jogi alapismeretek 2. Közigazgatási alapismeretek 3. Európai Uniós alapismeretek 4. Gazdálkodási és pénzügyi alapismeretek 5. Információbiztonsági és adatvédelmi ismeretek 6. Szervezeti igazgatás

37 MINDEN EGYSZERŰ ÉS VILÁGOS