A minőségmenedzsment bevezetésének hatása a szervezetre Könyvtáros szakmai nap Debrecen, 2015. 05.18.

Az előadások a következő témára: "A minőségmenedzsment bevezetésének hatása a szervezetre Könyvtáros szakmai nap Debrecen, 2015. 05.18."— Előadás másolata:

1 A minőségmenedzsment bevezetésének hatása a szervezetre Könyvtáros szakmai nap Debrecen, 2015. 05.18.

2 Miért kell ? Jogszabályban előírt kötelezettség 2013. évi CCXVII. Törvény egyes kulturális tárgyú törvények módosításáról 3. § A Kultv. 55. § (1) bekezdése a következő k) ponttal egészül ki: (A nyilvános könyvtár alapfeladatai:) „k) a szolgáltatásait a könyvtári minőségirányítás szempontjait figyelembe véve szervezi.” 120/2014. (IV.8.) Korm. Rendelet a nyilvános könyvtárak jegyzékének vezetéséről „A könyvtár a Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról szóló miniszteri rendelet alapján kidolgozott könyvtári önértékelés szakmai szempontjait figyelembe véve szervezi a szolgáltatásait, vizsgálja a könyvtárhasználók igényeit”

3 Miért kell ? A szakma elvárása Minőségi szolgáltatások biztosítása A jó példák követése Gazdagít A szervezet ambíciója

4

5 Minőség fogalma Termék– és szolgáltatás színvonal, amely kielégíti, illetve túllépi a vevők igényeit. Termékek esetén ez magában foglalja a megjelenést, a működést és a megbízhatóságot Szolgáltatásoknál azok nyújtásának környezetét, a szolgáltatást nyújtók felkészültségét, magatartását

6 Minőségirányítás A minőségirányítás a könyvtár olyan koordinált irányítási tevékenysége, melynek célja a minőség bevezetése, fejlesztése és megtartása A minőségirányítás tartalmazza: –a minőségpolitikát –a minőségszervezést –a minőségfejlesztést –a minőségbiztosítást

7 TQM (TOTAL QALITY MANAGEMENT) Vezetési, irányítási, működtetési filozófia, amely megfelelő feltételeket és lehetőségeket teremt egy emberközpontú csapatban zajló folyamatos tevékenységhez Célja: az emberi és anyagi erőforrások leghatékonyabb felhasználása a stratégiai célok elérése érdekében Átfogja a szervezet egészét A minőségügy nem külön kérdés, hanem alapvető stratégiai elem

8 A TQM ALAPELEMEI HOSSZÚ TÁVÚ SIKEREK ELÉRÉSE CÉL ALAP- ELEMEK partner- központúság folyamatos javítás,fejlesztés teljes elkötelezettség vezetés, rugalmas támogató szervezet, képzés, tréningek, kommunikáció, értékelés, motiváció, elismerés, mérés, eszközök (módszerek, technikák) TÁMOGATÓ ELEMEK

9 A minőségi szemlélet meghonosításának alapfeltételei A könyvtár vezetőjének, vezetésének elkötelezettsége A minőségmenedzsment eszközeinek elsajátítása és használata a könyvtár céljainak elérése érdekében A változásokat kezelő, jól felkészített munkatársak

10 Felkészülés a változásokra Megnő a tervezés fontosságának a szerepe –pontos célkitűzések –határidők Megnő a tanulás fontossága Új ismereteket kell befogadni Új munkamódszerek – munkacsoport

11 Felkészülés a változásokra Különböző szervezeti egységekben dolgozó kollégák együttműködése Az irányító személyének a változása Fokozott terhelés Napi rutin helyett új kihívások Kommunikáció módszerei Dokumentálás fontossága

12 Változást akadályozó tényezők Külső támogatás hiánya A belső erőforrás hiánya Emberi képességek, készségek hiánya Ismeretlentől való félelem (a hajtóerő és a visszahúzó erő egyensúlyának szükségessége)

13 A változtatás sikerességének kritériumai A vezetők esetében erős, kezdeményező vezetés a külső események változását felismerő képesség megfelelő tervezés, stratégia a fenntartó megnyerése a változást vezető munkacsoport tagjainak megfelelő kiválasztása

14 A változtatás sikerességének kritériumai Munkatársak esetében a megfelelő munkahelyi légkör a munkahely tradíciója a kialakult normák a bizalomérzet a személyiség-jegyek az egyéni ambíciók, elvárások

15 A vezetés felelőssége Tevékenységek példaadás feladatmegosztás tervezés jövőkép küldetés minőségpolitika értékrend motiválás értékelés nyílt kommunikáció Hatás nyitottság kreativitás bizalom összetartozás

16 Teljes elkötelezettség Tevékenységek tanulás, képzés, továbbképzés a minőségelvű gondolkodás elsajátítása dolgozók bevonása, részvétel a munkacsoportokban Hatás proaktív magatartás egyéni és szervezeti eredmények a tudás és az innováció értékének megerősödése

17

18

19

20

21 Stratégiai tervezés Tevékenységek trendek megismerése elemzések - PGTTJ, SWOT alapvető célok kulcsfontosságú területek cselekvési tervek felelősök, időpontok igazítás a változásokhoz eredmények szétsugárzása Hatás elkötelezett dolgozó tudatosabb munkavégzés elemző gondolkodásmód feladatok súlyozása felelősségérzet közösen elért sikeresség érzése

22 Partnerközpontúság Tevékenységek partnerek számbavétele, súlyozása naprakész partnerlista partnerek elvárásainak, elégedettségének a mérése panaszkezelés dolgozói elégedettségmérés folyamatos tréningezés Hatás személyre szóló kommunikáció a partnerközpontú gondolkodás áthatja az egész szervezetet elvárt normáknak megfelelő viselkedés folyamatos szellemi megújulás – készenlét példaértékű működés

23 Folyamatközpontúság Tevékenységek folyamatok azonosítása folyamatleltár készítése folyamatgazdák kijelölése folyamatleírások, folyamatábrák készítése ellenőrzőpontok kijelölése ellenőrzőpontokon végzett mérések hibajavító technikák alkalmazása Hatás rutinszerű munkavégzés helyett rendszerbe foglalt munkafolyamatok a folyamatgazdák felelőssége a munkatársak felelőssége lehetővé válik a hibák korai felismerése

24 PDCA elv alkalmazása Tevékenységek hibát észlelve bele tudunk avatkozni a folyamatba adatgyűjtés ellenőrzés, eltérések keresése beavatkozás, intézkedések Hatás problémamegoldó gondolkodás elterjedése egyre hibátlanabb folyamatok partneri elégedettség növekedése dolgozói elégedettség növekedése

25 Dokumentálás, adatgyűjtés Tevékenységek stratégiai-és cselekvési tervek elemzések folyamatleírások kommunikációs terv partnerlista események írásos és képi dokumentálása médiamegjelenések Minőségi Kézikönyv Hatás szabatos, szakszerű fogalmazás lényeglátás adatgyűjtés gyakorlata tartalmi és formai egységesítés - arculat

26 Önértékelés Tevékenységek értékelési, önértékelési folyamat megtervezése a KKÉK alapján önértékelés lebonyolítása,egyéni és konszenzusos értékelés fejlesztendő területek, intézkedési elemek meghatározása eredmények kommunikálása Hatás a munkacsoportban való részvétel lehetősége beavatkozási lehetőség az intézmény adottságainak és eredményeinek a javításába közösen átélt sikerek - motiváció

27 Változás a szervezeti kultúrában Előtérbe kerül a feladatkultúra a feladat elvégzése van a középpontban a szakértelem a fontos az egyéni érdekek a csoport ambícióinak vannak alárendelve rugalmasan alkalmazkodik az éppen aktuális feladatok elvégzéséhez

28 Változás a szervezeti kultúrában Külső jegyek szolgáltatási környezet szabályok dokumentációk

29 Változás a szervezeti kultúrában Tapintható, tapasztalható kifejeződések dokumentumok stílusa, nyelvezete szóbeli kommunikáció stílusa Tapinthatatlan kifejeződések jelek, amelyek mélyről irányítják a szervezet tagjainak magatartását, gondolkodását

30

31 Ha hazamegyek Holnap úgy menj be a könyvtáradba, mintha idegen lennél! Tekints a munkahelyedre az olvasóid szemével! Határozd el, mit szeretnél megváltoztatni! Legyen hosszútávú és rövidebb időszakokra vonatkozó célod! Keress képzési lehetőségeket, szakirodalmi anyagokat!

32 Köszönöm a figyelmet!