PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS ÉS HATÓSÁGI SZOLGÁLTATÁS Bemutató.

Az előadások a következő témára: "PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS ÉS HATÓSÁGI SZOLGÁLTATÁS Bemutató."— Előadás másolata:

1 PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS ÉS HATÓSÁGI SZOLGÁLTATÁS Bemutató Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Pályázat „Páty Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése” ÁROP-3.A.1/A-2008-0006 kódszámú pályázat keretében 2009

2 eForte ® 5.0 e-Időpont Modul

3 e-Forte 5.0 e-Időpont modul fő jellemzői A hivatali ügyintézők oldaláról tervezhetőbbé teszi a feladatok ellátását A hivatali vezetők számára információk gyűjthetők le az ügyfélfogadási idő felhasználásának jellemzőiről Az ügyfél oldaláról csökkenti a bizonytalanságot, jelentősen csökkenti a várakozási időt

4 e-Forte 5.0 e-Időpont modul felhasználói Ügyfelek Jóváhagyók Ügyintézők Adminisztrátorok

5 Az időpontfoglalás folyamata Ügyfél Időpontfoglalás Jóváhagyó Jóváhagy/elutasít ÜgyintézőAdminisztrátor Ügyfélfogadás Ügyfélfogadás adatainak rögzítése Lekérdezés

6 Ügyfelek számára elérhető funkciók Regisztráció, aktiválás Bejelentkezés Saját adatok módosítása Időpontfoglalások megtekintése Időpontfoglalás küldése Üzenet küldése Időpontfoglalás lemondása Kilépés

7 A rendszer elindítása, regisztráció, aktiválás A rendszer indítása után a képernyőn a bejelentkezési oldal jelenik meg, ahol a regisztráció, majd a későbbiekben a bejelentkezés érhető el.

8 Saját adatok módosítása

9 Időpontfoglalások megtekintése Az időpontfoglalások listája az alábbi információkkal szolgál : Beérkezés: az időpontfoglalás elküldésének ideje Ügyintéző neve Ügytípus Jóváhagyás: az időpontfoglalás státusza, lehet: jóváhagyott, nem jóváhagyott. Kért időpont

10 Időpontfoglalás küldése

11 Időpontfoglalás küldése során ki kell választani az ügytípus csoportot. Az ügytípus mezőben megjelennek a kiválasztott ügytípus csoporthoz tartozó ügytípusok. Ügytípus választás után kiválasztható az ügyintéző. Az időpontfoglalás elküldése előtt kitölthető még az ügyiratszám, az ügy tárgya és az üzenet mező is.

12 Üzenet küldése Az időpontfoglalás részleteinek megtekintése és üzenet küldése az időpontfoglalás kijelölése után az üzenet gombbal történik Az elküldött üzenet az ügyfélnek, és az ügyintézőnek is megjelenik az időpontfoglalás részleteinél

13 Időpontfoglalás lemondása Az időpontfoglalás lemondása a töröl gomb segítségével történik

14 Kilépés A rendszerből történő kilépés a kilépés gombra kattintással lehetséges

15 Jóváhagyó, ügyintéző és adminisztrátor jogosultsággal rendelkezők esetében azonos módon működő funkciók Belépés A Kolibri e-FORTE® 5.0 e-Időpont Modult internetes böngészőprogram segítségével indítható el Az ügyfelektől eltérően, az ügyintéző, jóváhagyó és adminisztrátor jogosultsággal rendelkező felhasználóknak nem kell regisztrálniuk. Belépéshez a bejelentkezési nevet és a jelszót kell megadni Adataim szerkesztése menüpont személyes adatok módosítására, illetve kiegészítése Kilépés

16 Jóváhagyók számára elérhető funkciók Időpontfoglalás megtekintése Időpontfoglalások jóváhagyása/elutasítása

17 Időpontfoglalás megtekintése Keresés az időpontfoglalások között

18 Időpontfoglalás módosítása: jóváhagyás/elutasítás A módosít gombbal az időpontfoglalás adatlapja jelenik meg: Ügytípus csoport és ügytípus Hivatkozási szám Kezdete Vége Üzenet beérkezése Tárgy

19 Időpontfoglalás módosítása: jóváhagyás/elutasítás Jóváhagyás esetén lehetőség van az időpontfoglaláshoz ügyintéző hozzárendelése is Elutasítás esetén az „időpontfoglalás elutasítása” jelölőnégyzet bejelölése után megadható az elutasítás dátuma is. A jóváhagyás/elutasítás után a jóváhagyandó időpontok listájából eltűnik az időpont, és az ügyfél értesül a döntésről

20 Ügyintézők számára elérhető funkciók Időpontfoglalások megtekintése Időpontfoglalás módosítása: –Üzenet küldése az ügyfélnek –Az időpontfoglalás tényleges adatainak rögzítése

21 Időpontfoglalások megtekintése Az időpontfoglalások listája az alábbi információkkal szolgál: –Beérkezés ideje –Ügyfélnév –Ügytípus –Kért időpont –Tárgy Keresés a jóváhagyott ügyek közt ügytípus csoport és ügytípus alapján

22 Időpontfoglalás módosítása Üzenet küldése az ügyfélnek

23 Időpontfoglalás módosítása Ügyintézéshez szükséges idő dokumentálása Ha az ügyfél megjelent a lefoglalt időpontban, akkor az ügyintézéshez szükséges idő az alábbi mezők segítségével rögzíthető: Tényleges kezdés időpontja Tényleges befejezés időpontja „Az ügyfél megjelent” jelölőnégyzetet

24 Adminisztrátorok számára elérhető funkciók Vezetői információk Szervezeti egységek Eseti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadás Ügytípusok Adatbázis frissítés Felhasználók/Felhasználó csoportok Naptár

25 Vezetői információk Az ügyfélfogadás jellemző adatiról, szervezeti egységenként és időszakonként (továbbá ügyintézőnként és ügytípusonként) jelentés generálható A kész jelentés xls és pdf állományba exportálható Kimutatás készíthető az ügyfelek számáról, összmunkaidőről továbbá a munkaidő átlagáról

26 Szervezeti egységek Szervezeti egységek listája

27 Szervezeti egységek Szervezeti egység adatlapja

28 Eseti ügyfélfogadás Létrehozható olyan időszak, amiben van ügyfélfogadás Ilyen esetben adjuk meg az eseti ügyfélfogadás kezdő és végdátumát, és idejét nincs ügyfélfogadás Ilyen esetben adjuk meg az eseti ügyfélfogadás kezdő és végdátumát, és idejét, valamint jelöljük be a tiltás jelölőnégyzetet

29 Heti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadás szervezeti egységekhez állítható be Hetente ismétlődik Naponként állítható be Egy napra több időtartam is megadható Módosítható Törölhető

30 Heti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadások listája

31 Heti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadás létrehozása

32 Ügytípusok Ügytípusok listája

33 Ügytípusok Új ügytípus létrehozása

34 Ügytípusok Új ügytípus létrehozása: Az ügytípus ügycsoportokhoz rendelhető Az ügyintézési idő mezőben megadott időtartam alapján kerül felosztásra az ügyfélfogadási idő. A megjegyzés rovatba az adott ügytípushoz megadott információ tájékoztatásul megjelenik az ügyfélnél az időpontfoglalás menüpontban Az ügytípusok a későbbiekben módosíthatók illetve törölhetők

35 Adatbázis frissítés Az aktuális adatbázisok listája az alábbi információkkal szolgál: Adatbázis csoport Modul Adatbázis típus Adatbázis kapcsolat Major verziószám Minor verziószám

36 Adatbázis frissítés 1.Biztonsági mentés készítése az Eforte50 és a ForteService50 könyvtárakról, valamint az adatbázisról 2.Az InterMap Kft-től megkapott állományt bemásolása a ForteService50 könyvtárba. 3.Web.config állomány módosítása úgy, hogy a régi verziószámot az InterMap Kft-től megkapott verziószámra módosítjuk 4.Az admin modul/adatbázis frissítése menüpontban indítás gomb

37 Felhasználók/Felhasználó csoportok Új felhasználók/felhasználó csoportok létrehozása Felhasználók/felhasználó csoportok törlése Felhasználók/felhasználó csoportok módosítása

38 Felhasználók/Felhasználó csoportok Új felhasználó létrehozása során megadható adatok : Felhasználó név (kötelező) Jelszó (kötelező) Jelszó meg egyszer (kötelező) E-mail cím Név Leírás Csoportok Felhasználó típusok Szervezeti egységek Alszámtípusok

39 Felhasználók/Felhasználó csoportok e-Időpont felhasználó létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont felhasználó nevű csoportot. (A Felhasználó típus, Szervezeti egység és Alszámtípus mezőkben nem kell semmit kiválasztani.) Ügyintéző létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont ügyintéző csoportot, majd adjuk meg a szervezeti egységet, és az alszámtípust Jóváhagyó létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont jóváhagyó csoportot, majd a felhasználó típusa mezőben válasszuk ki az e-Időpont jóváhagyó típust.

40 Felhasználók/Felhasználó csoportok Felhasználók listája

41 Felhasználók/Felhasználó csoportok Új felhasználói csoport létrehozása során megadható adatok: Csoport neve Jogok Szabályok

42 Felhasználók/Felhasználó csoportok Felhasználó csoportok listája

43 Naptár A naptár a munkaszüneti napokat beállítására szolgál Munkaszüneti nap beállításához jelöljük ki az érintett napot, vagy írjuk be a dátumát a kiválasztott dátum mezőbe, majd kattintsunk a rögzít gombra Ha egy munkaszüneti napot vissza akarunk állítani munkanapnak, akkor jelöljük kimajd kattintsunk a töröl gombra

44 Naptár

45 Köszönjük figyelmüket!