Vezetői információs rendszerek 2. 1-2. előadás: Integrált rendszerek bevezetése Elekes Edit, 2015. Anyagok: eng.unideb.hu/userdir/elekes.edit/Vezetoi.

Az előadások a következő témára: "Vezetői információs rendszerek 2. 1-2. előadás: Integrált rendszerek bevezetése Elekes Edit, 2015. Anyagok: eng.unideb.hu/userdir/elekes.edit/Vezetoi."— Előadás másolata:

1 Vezetői információs rendszerek 2. 1-2. előadás: Integrált rendszerek bevezetése Elekes Edit, 2015. E-mail: elekes.edit@eng.unideb.hu Anyagok: eng.unideb.hu/userdir/elekes.edit/Vezetoi _inf_rd_2 1

2 Tematika Integrált rendszerek bevezetési kérdései. BPR, BaaN Orgware, DEM, EIS, az ARIS rendszer. SAP, MFG-Pro, Kybernos rendszerek. A termelés irányítás támogatása az integrált rendszerekben. Külső kapcsolatok: az EDI 2

3 Tananyag Áttekintés: Információs rendszer, vállalati információs rendszer, vezetői információs rendszer, a VIR erőforrásai, a VIR fejlődésének története, EDP, TPS, MIS, DSS, ERP, BIS, a vállalati információtechnológia szerepe,. Informatikai stratégia Vásárlás vagy fejlesztés? A rendszerválasztás folyamata A rendszerfejlesztés A rendszer bevezetése A rendszer bevezetésének lépései Az integrált rendszerek bevezetésének technikai kérdései Tendenciák – szállítók és felhasználók 3

4 Az információs rendszer fogalma Információs rendszer: az adatok megszerzésére, tárolására és a tárolt adatok különböző szempontok szerinti feldolgozására, információkká alakítására létrehozott rendszer. InputTárolás Feldolgozás Output AdatTárolásLekérdezésInformáció 4

5 A vállalat, mint rendszer Felépítés: kapcsolatban álló alrendszerek Nyílt rendszer: kapcsolatok a külvilággal Üzleti folyamatok: sok adat, sok információ Szükséges a folyamatokat támogató rendszer, melyet vállalati információs rendszernek nevezünk. 5

6 Vállalati információs rendszer (ERP) fogalma Vállalati információs rendszer: gazdasági cél (nyereség) elérését szolgáló információs rendszer. Kezdetben: papír alapú nyilvántartó lapok, melyeken főleg a munkaidőt és raktári készleteket tartották nyilván, Később: ügyviteli szoftverek, elszigetelten működő számítógépes rendszerek egy-egy részterület lefedésére, pl: könyvelési rendszer, raktári rendszer… Manapság: integrált, modul rendszerű, standard számítógépes rendszerek. 6

7 Vállalati információs rendszer (ERP) fogalmának pontosítása A vállalat környezetére, belső működésére és a vállalatkörnyezet tranzakcióira vonatkozó információk koordinált és folyamatos begyűjtését, tárolását, feldolgozását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek, és technikai eszközök összessége. 7

8 A vállalati információs rendszerek régen 8

9 A vállalati információs rendszerek ma 9

10 Modul rendszerű vállalati információs rendszer Lehetséges modulok: Beszerzés Értékesítés Raktározás Termelésirányítás Hosszú és rövid távú termeléstervezés Pénzügy és számvitel Eszközgazdálkodás Minőségbiztosítás Karbantartás Kontrolling Emberi erőforrások Fontos, hogy a vállalati információs rendszerek integráltak, vagyis minden moduljuk a vállalat méretétől és a munkahelyek fizikai elhelyezkedésétől függetlenül egy egységes rendszert alkot, ezért a vállalat számítógépes infrastruktúrájának vizsgálatakor a teljes rendszert kell áttekinteni. 10

11 A vállalati információs rendszerek története 11

12 EDP – Electronic Data Processing Elektronikus adatfeldolgozó rendszerek – '50-es évek A papír alapú tárolást és manuális feldolgozást váltják le ezek a programok, elsősorban adatbevitelre, adattárolásra és minimális számításokra alkalmasak. Felhasználási területük: Bérszámfejtés, könyvelés, raktározás Az átfutási idő napokban mérhető 12

13 TPS – Transaction Processing System Tranzakció kezelő rendszerek – '60-as évek Elsődleges céljuk egy vállalat különböző osztályain (termelési, pénzügyi, marketing, emberi erőforrás, stb.) futó üzleti tranzakciók, ügyletek tárolása, feldolgozása, összesítése. Tranzakció: egy ügymenettel kapcsolatos elemi esemény, pl: jelentések, ellenőrzések, rendelések Jellemzőjük, hogy ismert és jól meghatározott gazdasági folyamatok egyes lépéseit viszik számítógépre oly módon, hogy a számítógép az ügyintézői munkát segíti. Átfutási idő: néhány nap 13

14 MIS – Management Information System Vezetői információs rendszerek – '70-es évek Olyan általános rendszerek, amelyek nyomon követik és ellenőrzik a vállalatok belső működését. A MIS elvileg nem más, mint a megfelelő információ a megfelelő embernek, a megfelelő időben és a megfelelő formában. Jellemzőik: csak strukturált feladatok megoldására alkalmasak, problémamegoldó képességük színvonala alacsony, outputként jelentéseket készítenek. A MIS célja: a vezetői munka (döntés előkészítés, tanácsadás) támogatása. 14

15 DSS – Decision Support System Döntéstámogató rendszerek – '80-as évek Feladatuk: az elemzők és döntés-előkészítők statisztikai, modellező, szimulációs munkájának támogatása. Ezek a programok nagy számításigényű algoritmusokat használnak, melyek paraméterezhetők, így viszonylag magas a problémamegoldó képességük. Kimenetük már nem csak egyszerű adatsor, képesek grafikusan diagramok rajzolására is. Az átfutási idő percekben mérhető. 15

16 ERP – Enterprise Resource Planning Vállalati erőforrás tervező rendszerek – '90-es évek Az ERP rendszerek alkalmasak egy adott vállalat teljes üzleti folyamatainak lefedésére, így a folyamatok tervezésére, szervezésére, irányítására és követésére, vagyis ezek a rendszerek tekinthetők az első integrált vállalatirányítási alkalmazásoknak. Kezdetben egy nagy egybefüggő rendszerként jelentek meg, ezekből alakultak ki a modul rendszerű ERP-k, melyeket „csak” kiválasztani, bevezetni és működtetni kellett. 16

17 BIS – Business Intelligence System Üzleti intelligencia rendszerek – 2005-től Olyan alkalmazások és technológiák, melyek célja, hogy a szükséges adatokhoz való hozzáférés biztosításával, ezen adatok megfelelő tárolásával, interaktív manipulálásával, azokat különböző aspektusokból vizsgálva meghatározzák a komponensek egymáshoz való viszonyát, egymástól való függésének mértékét, és ezzel támogassák a vállalati döntéshozatalt. OLTP (on-line tranzakció orientált) adatbázisok, DW (data warehouse) adattárházak, OLAP (on-line analitikai) rendszerek. 17

18 A vezetői információs rendszer (VIR) célja: A végrehajtó apparátus, valamint a közép- és felső vezetők ellátása a döntések meghozatalához szükséges megfelelő tartalmú és formátumú információkkal. Vezetői Információs Rendszer (VIR) feladata: A felső szintű döntéshozók, pénzügyi szakemberek döntés-előkészítésének hatékony támogatása. Vezetői Információs Rendszer (VIR) = Executive Information System (EIS): Olyan szoftver, amely  egy vállalat információs rendszerére épül,  és ebből egy előre kidolgozott működési modell alapján kiszűri  a vezetők számára az üzleti folyamatok irányításához szükséges információt. VIR fogalma, feladata és célja 18

19 VIR és ERP kapcsolata A VIR soha nem dolgozik bele a vállalati adatbázisba, hanem csak kiválasztja onnan az adatokat. A VIR a Vállalati Információs Rendszer „teteje”. Az ERP adatbázisából kiszűri a hasznos információkat és tálalja a menedzsment számára, könnyen áttekinthető, jól kezelhető módon. VIR: modern, hatékony üzleti megoldás a legkorszerűbb menedzselési, elemzési, döntési, irányítási know how felhasználásával. 19

20 VIR Óriási adatfeldolgozási kapacitás Jól áttekinthető grafikus környezet + Pénzügyi Gyártási Eladási Marketing ADATOK EGYÉB INFORMÁCIÓK Piaci trendek Külső hírek Pl. COMMANDER™ VIR kifejlesztése: Comshare Co. (USA), 10 millió dollár (3 milliárd Ft) Comshare Co.: 30 éves tapasztalat, kizárólag VIR fejlesztés, világpiaci részesedés a VIR terén 50%. 20

21 A VIR fő összetevői (erőforrásai) 1. Technikai erőforrások: Szoftver: Operációs rendszerek, adatbázis-kezelő rendszerek, irodai alkalmazások… Bővebben: a manuális és automatizált eljárások összessége Hardver: Számítógépek, hálózati eszközök, multimédiás eszközök, Bővebben: az információs rendszert támogató összes rendelkezésre álló berendezés Orgver: módszerek, megoldások, ismeretek Bővebben: a számítógép célszerű használatát lehetővé tevő szervezési ismeretek. 21

22 A VIR fő összetevői (erőforrásai) 2. Alkalmazottak: végrehajtók, döntéshozók A személyzet mindazon képessége, mellyel az információs rendszert működteti. Adatok A vállalatnál előforduló tények, tulajdonságok, jellemzők, utasítások, melyek alkalmasak emberi vagy más eszközök által történő automatikus kommunikációra, értelmezésére, feldolgozására. Bővebben: papíralapú vagy elektronikus dokumentumok (hangok, képek, videók, stb.) 22

23 VIR elvárások Az üzleti folyamatok elemi eseményeinek feldolgozása és nyomon követése (tranzakció kezelés), A különböző funkcionális szervezeti egységektől, ill. vállalati folyamatokból származó adatok rögzítése, Egységes vállalati adatbázis karbantartása, Különböző szintű vezetői információigények kielégítése, Optimalizálás költségre, átfutási időre, erőforrás felhasználásra, készletszintre… A vállalat aktuális állapotának feltárása, kijelzése. Az elvárásokból következik, hogy egy vállalati információs rendszer csak IT (Információtechnológia) eszközök segítségével valósítható meg. 23

24 A VIR előnyei Pontosabb, gyorsabb információk, Piaci versenyhelyzet javítása, Termelékenység növelése, Ügyvitel javítása, Hatékonyabb kapcsolat az ügyfelekkel, Hatékonyabb kapcsolat a partnerekkel, Hatékonyabb döntéshozatal, tervezés, Technológia hatásosabb fejleszthetősége. 24

25 A információk szintjei 25

26 IT – Információtechnológia a vállalatoknál IT: Az információ gyűjtésére, tárolására, feldolgozására és továbbítására szolgáló technológiák összefoglaló elnevezése. Két, szinte elválaszthatatlan szakterületből áll: Az információt feldolgozó számítástechnika, Az információt továbbító telekommunikáció. Egy korszak IT jellemzői: Hardver elemek és paramétereik, Szoftveres megoldások, A felhasználók munkavégzése. 26

27 VIR bevezetése A céloknak és felhasználási igényeknek megfelelően a vállalat döntési folyamataihoz kell igazítani. Ez két lépésben történik: ◦ A működési modell megtervezése, kialakítása. ◦ A modell integrálása a VIR és a vállalati információs rendszer közé. 27

28 A VIR életciklusa Általában 5–8 évre tehető, és a következő fázisokból áll: ◦ a prototípus és a kezdeti kiépítés előállítása: 6 – 8 hónap, ◦ alkalmazás és továbbfejlesztés: 18 – 24 hónap, ◦ felhasználók számának növelése és az alkalmazás megszilárdítása: 18 – 24 hónap, ◦ komolyabb átalakítás az újabban felmerülő igények alapján: 18 hónap, ◦ újraüzemeltetés: 12 hónap. 28

29 Informatikai stratégia A vállalati stratégia része. Stratégiai döntés: Rendszer választás Rendszer fejlesztés  Az információs rendszer bevezetése. 29

30 Érvek a fejlesztés mellett - ellen A legolcsóbb a meglévő rendszer továbbfejlesztése A régi rendszer leváltása: ha nem felel meg a cég jövőképének Fejleszteni akkor célszerű, ha az anyagi korlátokon belül a piacon nem szerezhető be megfelelő rendszer 30

31 A rendszerválasztás folyamata 1.A jövőkép megalkotása 2. A tulajdonságok / funkciólista elkészítése 3. Szóba jövő szoftverek összeállítása 4. A lista szűkítése 4-6 jelöltre 5.Kívánságlista összeállítása ajánlatkéréshez 6.Az ajánlatok értékelése 7. A „három legjobb ajánlat” kiválasztása 8. A demonstrációk megtekintése 9. A termék kiválasztása 10. Szerződéskötés, előzetes kísérleti bevezetés, a befektetés igazolása 31

32 A rendszerválasztás folyamata - jövőkép 1. A jövőkép megalkotása A vállalat területén működő legfejlettebb cégek célkitűzései (vevők, szállítók, alkalmazottak) A befektetés megtérülésének maximalizálása stratégiai gondolkodást igényel (nem taktikai) A közös jövőbeli cél minimalizálja a cégen belüli részlegek súrlódásait Átfogó (funkciók, alkalmazottak, vevők, szállítók) Lényegre törő, a felesleges részleteket elkerülő Világos, az egyes funkciókra gyakorolt hatása könnyen érthető „Kényszerítő erejű”, hogy a résztvevők lássák a változás előnyeit Újszerű, kihívó, hogy megragadja a résztvevők fantáziáját 32

33 A rendszerválasztás folyamata - funkciólista 2. A tulajdonságok / funkciólista elkészítése Kiindulás a jövőkép, és az ERP rendszerek ismert funkciói Rövid dokumentum (30-50 oldal telephelyenként) A fő funkciók tömör leírása Minden fő funkcióra részletesebb ismertetés, mely a vállalat számára fontos tulajdonságokat tartalmazza Szoftver független ! 33

34 A rendszerválasztás folyamata – szoftver lista 3. Szóba jövő szoftverek listája A cég területének szakmai sajátosságai A cég mérete Az IT platform Forrás: más cégek szoftverei, szállítói ajánlatok, reklámok, stb. 34

35 A rendszerválasztás folyamata – szűkítés 4-6 jelöltre 4. A lista szűkítése 4-6 jelöltre „Automatikus kiválasztódás”: választ nem adó szállítók Külső tanácsadók igénybevétele „Nehéz” kérdéseket tartalmazó kérdőív összeállítása, mely megszűri a szállítókat A válaszok megbeszélése a szállítókkal 35

36 A rendszerválasztás folyamata – kívánságlista 5. Kívánságlista összeállítása ajánlatkéréshez A cég működésének leírása Az ajánlatkérés célja, hatálya A kiválasztás és bevezetés tervezett ütemezése A kiválasztás módszere A felelős neve A tervezett üzleti modell A jelenlegi és a jövőbeli hardver és szoftver környezet Mellékletek Válasz űrlapok ! 36

37 A rendszerválasztás folyamata – ajánlatok értékelése 6. Az ajánlatok értékelése Az ajánlattevők látogatásából levonható következtetések Az ajánlatok erős pontjai Az ajánlatok gyenge pontjai A még tisztázandó területek A szállító „megbízhatósága” 37

38 A rendszerválasztás folyamata – a három legjobb ajánlat  A dokumentáció minősége  Az oktatás  Miért ezt választották, és mely más termékek jöttek szóba ?  Javasolják-e a szoftver megvásárlását, vannak- e fenntartásaik ?  Újra ezt a szoftvert vásárolnák-e meg ? 38

39 A rendszerválasztás folyamata – a három legjobb ajánlat (folyt.) 7. A „három legjobb ajánlat” kiválasztása Célja a bemutatót tartók körének meghatározása Bizottsági munka, egy szakértő segítsége értékes Az erős és gyenge pontok összevetése Referencia látogatások  A működés  A használat módja (integráltság !)  A bevezetési folyamat nehézségei  A támogatás módja  A szoftver minősége (funkcionális teljesség, hibajavítás) 39

40 A rendszerválasztás folyamata – demonstrációk 8. A demonstrációk megtekintése Szűkített adatkör összeállítása a bemutatóhoz  20-30 cikk  3-5 vevő  3-5 szállító  Műveletek, darabjegyzékek 40

41 A rendszerválasztás folyamata – demonstrációk (folyt.) Előírt folyamatok forgatókönyve  Rendelések  Változások  Műhely rendelések  Beszerzések  Vevői-, szállítói kifizetések  Stb. A látottak megbeszélése  Értékelés  Konszenzus kialakítása 41

42 A rendszerválasztás folyamata – a termék kiválasztása 9. A termék kiválasztása (szempontok) Pénzügyi erőforrások Támogatás A bevezetés „könnyűsége” A vállalat üzleti területének való megfelelés Technológiai rizikó Ráfordítás / várható előnyök 42

43 A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés 10. Szerződéskötés, kísérleti bevezetés, a befektetés igazolása Szerződéses feltételek véglegesítése  Pénzügyi kérdések  Határidők „Pilot” projekt  A legolcsóbb biztosítás a későbbi megfelelő rendszerműködésre  A „meglepetések” időben történő felfedése  Bevezetés a teljes rendszer „próba” kópiáján  Kb. egy teljes napi munka szimulációja 43

44 A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés (folyt.)  Időtartama: 12-16 óra  Szállítói tanácsadók jelenléte szükséges  Elvárt eredmény: o Esetleges hiányzó funkcionalitás és pótlási lehetősége o A szoftver megbízhatósága o A tanácsadók képessége o Nagyvonalú mentési, helyreállítási terv 44

45 A rendszerválasztás folyamata – szerződéskötés, kísérleti bevezetés (folyt.) A választás igazolása  Előnyök összegzése részlegenként  A feleslegessé váló feladatokra fordítandó erőforrások felszabadulása, melyek másra fordíthatók 45

46 A rendszerfejlesztés 1. Saját, vagy külső fejlesztés ? Személyi feltételek Pénzügyi feltételek A partner megfelelősége 2. SDLC (Software Development Life Cycle – szoftver életciklus 3. Partner követelmények Stabilitás Referenciák Együttműködési készség Támogatás Bevezetési támogatás Oktatás 46

47 SDLC – szoftver életciklus 47

48 A rendszer bevezetése Emberi projekt, nem technikai A szervezetnek és az embereknek változniuk kell 48

49 A rendszer bevezetésének lépései A projekt megszervezése  Irányító testület létrehozása (steering comittee)  Prioritások, erőforrások, költségvetés, résztvevők érdekeltté tevése, konfliktusok kezelése Jövőkép alapú működési mértékek definiálása (új célok) Az induló részletes terv elkészítése  Ráfordítások – eredmények diagram A projekt team és a kulcsfontosságú szereplők oktatása A meglévő adatbázis integritásának becslése (bevezetés előtt és -után is !) 49

50 A rendszer bevezetésének lépései (folyt.) Az új hardver installálása A szoftver installálása  „Számítógéptermi” pilot projekt  Installálás – implementálás A „kritikus tömeg” oktatása  Mindenki, aki használni fogja a rendszert  Mindenki, akinek napi munkáját érinti az új rendszer Az új rendszer eljárásainak definiálása, finomítása  A problémák, változtatási igények felderítése, a bevezetés előtt 50

51 A rendszer bevezetésének lépései (folyt.) Adatkonverzió (migráció)  Mekkora feladat ?  Jelentőségét hajlamosak alábecsülni  Következmények Az első modul éles bevezetése, finomítása, passzítása A lépés ismétlése a többi modulra  Befagyasztás – párhuzamos működtetés Folyamatos javítás, finomítás, felügyelet 51

52 Integrált rendszerek bevezetési kudarcának főbb okai A dolgozók nem akarják az új rendszer sikerét A dolgozók elégedettek napi munkájukkal, nem látják az új rendszer szükségességét Az új rendszerrel szembeni irreális elvárások Az új rendszer technikai nehézségei Az alapvető adatok pontatlanok 52

53 Integrált rendszerek bevezetése Eredmény: 40 % - 60 % 53

54 Az integrált rendszerek bevezetésének technikai kérdései Work flow Hasonló funkciója van az adminisztrációban, mint a művelettervnek a gyártásban Figyelmezteti azt a személyt, akinek tennivalója van az ügyvitelben, majd automatikusan továbbítja az elvégzendő feladatot a következő felelőshöz Objektum orientáltság Kliens szerver architektúra  kétrétegű (vastag kliens)  háromrétegű (vékony kliens) Feladatmegosztás, előnyök hátrányok 54

55 Tendenciák - felhasználók Fejlődés ◦ Változtak az elvárások az elmúlt 10 évben  Kezdetben a funkció a lényeg  Később hatékonyságnövelés  Ma: komplex vállalati szemlélet 55

56 Tendenciák – felhasználók (folyt.) Az Európai Unió hatása ◦ Növekszik a komplexitás ◦ Dinamikus növekedés már csak földrajzi határokat átlépő szoftverrel lehetséges ◦ Üzleti előny csak akkor, ha a folyamatok optimalizálása minimális idő alatt megy végbe, maximális információáramlással – azaz a hatalom már nem azé, aki birtokolja az információt, hanem azé, aki megosztja 56

57 Tendenciák - szállítók Turbulencia – konszolidáció ◦ ◦ SSA GT – Baan ◦ PeopleSoft – J.D. Edwards ◦ Oracle – PeopleSoft ◦ Microsoft – Damgaard (Navision, Axapta) 57

58 Harc a KKV szektorért A „nagyok” lefelé mozdulnak o Oracle: Pénzügyes, o SAP: kulcsr@készSAP, BusinessOne, All-in-One A „kicsik” felfelé mozdulnak o Pl. Volán Elektronika, Megatrend, GriffSoft Új belépő: Microsoft 58

59 Nem árt odafigyelni Microsoft Business Solutions (Axapta, Navision) Az IDC szerint az MBS az elmúlt két és fél év alatt a hazai kkv-k legnagyobb ERP- szállítójává vált. Az üzletág árbevétele 2004- ben több mint 50%-kal nőtt, ügyfelek száma elérte a 160-at. MFG/PRO (KFKI, Synergon-Atos Origin) IFS (IFS Hungary) – A NEC 10%-os részesedést szerzett, ezért fokozott figyelem irányul a japán autós és high-tech cégekre 59

60 Oracle-PeopleSoft – Hazai vonatkozások A PeopleSoft Magyarországon a JD Edwardsot jelenti partnereken keresztül közel 50 ügyfél, elsősorban a középvállalati piac felső szegmensében – ezek elérése az Oracle stratégiai célja Az Oracle 2013-ig támogatta a PeopleSoft és JD Edwards termékeket, a JD Edwards Enterprise One és JD Edwards World programtermékek magyar nyelvű változatait is. 2005 második negyedévében jelent meg a JD Edwards World A 7.3 verziója, a harmadik-negyedik negyedévben az Enterprise One ERP 8.11 változata, és 2006-ban az Enterprise One 8.12 verziója, valamint – nem magyarul – a PeopleSoft Enterprise csomag új, 9.0-s kiadása. Az Oracle megkezdte alkalmazáscsomagja következő generációjának fejlesztését („Project Fusion”). Ebben egyesíti a meglévő Oracle Application és valamennyi PeopleSoft termék legjobb gyakorlatát, funkcióit. A fejlesztési platform szakít a jelenlegi zárt iparági gyakorlattal, szabványos (J2EE, HTML) és nyitott lesz. 60

61 Külföldi vagy magyar? Érvek a külföldi mellett: - nemzetközi háttér - stabil pénzügyi helyzet - népes fejlesztőgárda - át tud csoportosítani, ha egy piacon baj van - módszertan, nemzetk. tapasztalat, referenciák - ár ugyan nagyobb, de magasabb színvonalú a kiszolgálás, bővebbek a funkciók Érvek a magyar mellett: - hazai specialitások megjelenítése - a fejlesztés olcsóbb és kevésbé időigényes - Nagyobb „rendcsinálás” nélkül bevezethető - egészében véve olcsóbb, a teljes projektérték akár 50 %-kal is alacsonyabb a multiénál 61

62 Köszönöm a figyelmet! 62 Következik: Integrált rendszerek hazai piaca