Miért kell a változtatás és miért éppen most? A Magyar Természettudományi Múzeum könyvtárának példája Készítette : Szalai András EKF Médiainformatika intézet II. évf. 2. félév

PR menedzsment az új általános célok meghatározása érdekében Az intézmény sikerességének javítása Versenyorientált szabályozás – szakítás a a kizárólagos dokumentum-szolgáltatási kompetenciával Fókuszban a valóság, a hatékonyság és a minőség. Különbségtétel stratégiai és operatív vezetési szintek között Azonos szolgáltatások a külső- és belső használóknak

A rendelkezésre álló eszközök A könyvtár szolgáltatásainak árucikként való meghatározása A szolgáltatások és a könyvtári költségvetés Középtávú feladatok és – finanszírozási tervek A teljesítmény- és hatékonysági mutatók meghatározása A személyzet érdekeltté tétele Controlling, jelentések, visszacsatolás, megvalósítás

 A könyvtárosi munka az elmúlt 50 évben nem változott meg alapvetően!  A könyvtárosi gondolkodás sem változott meg alapvetően! A fenntartóé sem!  A könyvtár image-e a rossz-tól a nagyon rosszig terjed; de komoly változtatásokon senki nem gondolkodik!  Könyvtárunk arculata az utóbbi 100 évben nem sokat változott!  Reakcióink reaktívak alig-alig fedezhető fel proaktív viselkedés! 5 posztulátum a könyvtárosságról

 Finanszírozási problémáink vannak;  Egyik-másik kollégánkat pótolni, fegyelmezni, vagy elbocsátani voltunk kénytelenek;  Környezetünkhöz való kapcsolataink nem mindig kielégítőek.  Az említettek nem jelentenek strukturális krízist. Tényszerű megállapítások hétköznapjainkból

“Ha valamit ellenőriznek, attól az nem feltétlenül fog gyorsabban menni...” Murphy

Mely tényezők miatt elengedhetetlen a változtatás ?

Technológiai változások A tudományos élet változásai A könyvtár költségei Könyvtár Konkurrencia

Változások a tudományos kutatásban

Technológiai változások Egy egyszerű laptop sebessége az elmúlt 5 évben a 10 – szeresére nőtt Egy egyszerű laptop tároló kapacitása ugyanebben az időszakban a százszorosára nőtt A számítógépek teljesítőképessége (műveleti sebesség) 18 hónaponként megduplázódik (Moore törvénye)

Elhelyezés IT- vállalatok IT- vállalatok Egyetemek Közszféra Könyvtárak Dokumentum- szállítók Dokumentum- szállítók Könyv- kereskedelem Online hostok Online hostok Magán intézetek Tudományos kutatók Tudományos kutatók Könyvtár

A könyvtár költségeinek növekedése A folyóiratok áremelkedése  Áremelkedés : évi > 11%  Standing order: évi 13,5 %  Standing order - magfolyóiratok ( ): áremelkedés > 150%  A tudományos könyvtár látogatottsága  Látogatottság : kb. 1,3%  = Stagnálás a ’90-es években  A könyvtár vásárlóerejének csökkenése az áremelkedések következtében: 77%

A tudományos kutatás Költségek Konkurrencia Technologiai változások Könyvtár

Már temeti a könyvtárakat...

A tudományos kutatás Költségek Konkurrencia Technologiai változások Könyvtár

Az átalakulási folyamat 7 legfontosabb sikertényezője A sürgősség érzése Az újításban résztvevők összekovácsolódása Hierarchián átnyúló széles részvétel Egy vízió megszületése és megtárgyalása

„Ha nekem vízióim támadnának, orvoshoz fordulnék“ Helmut Schmidt

Az átalakítási folyamat 7 legfontsabb sikertényezője (folytatás) Az akadályok elhatárolása Rövidtávú sikerek szisztematikus előkészítése Az átalakítás tartósságának biztosítása

A K. Lewin-féle átalakítási modell

Átalakítási modell – 1. lépés Körkérdéssel felmértük munkatársaink elégedettségét,  Létrehoztunk egy „változtatni akarók“ - csoportot,  A csoportot beintegráltuk a nemzetközi cseréhez, itt történik a gyarapítás is. Deziderátát is készít!  Bátorítottuk a kollégákat, hogy vegyenek részt a másik csoport munkájában (leírók, tárgyszavazók)  Meglátogattunk más, hasonló szervezeti struktúrájú könyvtárakat,  Tartottunk egy értekezletet a tervezet bemutatására. Unfreeze

Dolgozói elégedettség: a vizsgálat eredményei A Nemzetközi csere /gyarapítási csoport munkatársainak kijelentései:  A jelenlegi helyzettel alapjában elégedett  A független munkavégzés nagyon kívánatos lenne  Kritikával illették a „lassú“ katalogizálási munkát A katalogizáló csoportok kijelentései:  A független munkavégzés nagyon kívánatos lenne  Szeretné a nagyfokú specializálódást  A gyarapítás által végzett „dezideráta-előzetes katalogizálás“ nem kielégítő; teljes leírásra van szükség Unfreeze

Általános értékelés  Igen a pontosan definiált együttműködésre  Nem az integrációra

Átalakítási modell – 2. lépés  Felállítottunk egy csoportokon átnyúló munkacsoportot új folyamatokkal való kisérletezésre  Újabb, egyszerűbb katalogizálási szabályokat vezettünk be  Felállítottunk egy panaszládát  Tréningeket szerveztünk az új feladatok begyakorlására  Tökéletesítettük a belső kommunikációt a munkatársak folyamatos tájékoztatására  Valamennyi, a változtatásokhoz pozitívan hozzáálló dolgozót intenzív kooperációra ösztönöztünk Move

Változtatási modell – 3. lépés  Felállítottunk három célcsoportot, csoportvezetőkkel  A csoportvezetőket egy szobában helyeztük el  Az első csoportnak „jutalmat” adtunk  Az új folyamatokat egy kézikönyvben dokumentáltuk  A fejlesztést a múzeum vezetésével megismertettük  A fejlesztési folyamat végén „ünnepi fogadást” tartottunk Refreeze

Az átalakítási folyamat melyik típusa a megfelelő a könyvtár számára?  A folyamatos átalakítás modellje  A következetes újratervezés modellje

A folymatos átalakítás modellje A mostani helyzet felvázolása A mostani helyzet felvázolása Az átalakulás mérése Az átalakulás mérése A folyamat megértése A folyamat megértése A mértéknagy- ság megha- határozása A mértéknagy- ság megha- határozása Javítások behatárolások, implementálások Javítások behatárolások, implementálások A projekt határainak megállapítása A projekt határainak megállapítása Az átalakítás megtervezése Az átalakítás megtervezése A „kell- folyamat” definiálása A „kell- folyamat” definiálása Tanulás másoktól Tanulás másoktól Implementálás A következetes újratervezés modellje Az MTM könyvtárában megvalósított folyamat: A két modell elemeinek vegyítése

A „modern könyvtár“ jellemzői A „könyvtárosi konszenzus felbomlása” Bizonytalanság

Bizonytalanság: hol állnak ma a könyvtárak? Mik a feladati a ma egy tudományos könyvtárnak? Hogy tudnak ma a könyvtárunk ezeknek a feladatoknak megfelelni? Mit jelent az elektronikus médiumok diadalútja és mit tudnak nyújtani a tudományos könyvtárnak? Kell-e a könyvtárnak kizárólag csak a fizetős szolgáltatásokat igénybe vevő használókra orientálódnia? Mit jelent az „ügyfélorientáltság” ennek a non-profit intézménynek (MTM) a könyvtárában? A könyvtárat a mai értelemben ígénylik-e még a tudományok művelői?

A „modern könyvtár“ jellemzői A „könyvtárosi konszenzus” felbomlása Bizonytalanság Differenciálás a könyvtárban Könyvtár és használó

A könyvtár és használói Szükség van-e a könyvtár által nyújtott szolgáltatásokra? Hol lehete takarékoskodni? Milyen ajánlatok nincsenek és miért?

A változtatási projektek lehetőségei  Elvileg a feltételek kedvezőek  Jogszabályi környezet/könyvtári, múzeumi törvény  A szervezeti/strukturális átalakítások relative egyszerűen végrehajthatóak ld. financiális/személyi keretfeltételek  Magas dolgozói munkamorál  Általában kooperatív beszédkultúra  Fenntartói hozzájárulás megnyerése – nem teljesen elképzelhetetlen

Az átalakítási folyamat a valóságban A helyzet kijózanító; semmilyen nagyobb aktivitás nincs A vezetők ebben a folymatban egyáltalán nem érdekeltek A könyvtárosi hozzállás erősen megosztott (osztályonként, táranként, házon belüli kapcsolatok) Nyitás a piac irányába / nemzetközi együttműködés – kivéve a cserét - nem létezik

„Már sok változtatást megértem, de következetesen még egyik sem lett végrehajtva“ Az ismeretlen könyvtáros