Kelemen Katalin (MNB) Konkoly Péter (Montana) „Papírmentes iroda”, avagy mit jelent ma a teljeskörű elektronikus dokumentumkezelés Kelemen Katalin (MNB) Konkoly Péter (Montana)
Előadásunk felépítése Kezdetek A probléma megfogalmazása Mi a cél? A Megoldás Bevezetés lépései Az eredmény!
Kezdetek Hagyományos papír alapú nyilvántartások Érkeztetőkönyv Iktatókönyv Irattár Papír alapú információ továbbítás Manuális nyomkövetés
A probléma megfogalmazása Lassú visszakeresés, Nehézkes, olykor lehetetlen információ nyomonkövetés Nem egységes, központi nyilvántartások Kockázatos üzemeltetés Magas költségek!
Mi a cél? Hatékonyság Szakszerűség Költségek csökkentése Meglévő korszerű műszaki-technikai infrastruktúra lehetőségeinek kiaknázása Felkészülés az EU csatlakozással járó magasabb elvárásokra és megnövekedő dokumentumszámra
A Megoldás Papír- és festék-felhasználás valamint a sokszorosító kapacitások csökkentése Központi, egységes elektronikus iratkezelés Papír dokumentumok kezeléséhez kapcsolodó feladatok, költségek csökkentése Papír dokumentumok szkennelése, elektronikus archíválás Elektronikus, nyilvántartások létrehozása Munkafolyamattámogatás: kézbesítés, ügyintézés elektronikus formában történik
A Megoldás (az eszközök) Érkeztetés Iktatás Ügynyilvántartás Operatív és központi irattár, Kölcsönzés Kézbesítőlapok Selejtezés/levéltárba adás Postai feladójegyzés Elektronikus dokumentumtár Munkafolymattámogatás: kiszignálás, véleménykérés, ügyintézés, tájékoztatás
A Megoldás (az eszközök) Ascent Capture Központi szkennelés Képfelismerés, automatikus továbbítás IXOS Dokumentum archíválás
A Megoldás Technológia A csapat Microsoft SQL 2000 adatbázis IIS alkalmazásplatform .NET, C# fejlesztő környezet MS Exchange 2000 dokumentumtárolás, üzenetküldő infrastruktúra A csapat EuroDoc 2000
Bevezetés lépései Követelményspecifikáció és új iratkezelési szabályzat (1.-3. hónap) Rendszerterv elkészítés (4. hónap) Implementáció (5.-7. hónap) Telepítés, oktatás (7.-8. hónap) Rendszer átadás (8. hónap) Eredményes üzem (8.-10. hónap) Összesen 10 hónap
Az eredmény Titkárnőtől az elnökig: a teljes szervezet átállt, egységes iratkezelési rend valósult meg Felgyorsult és hatékonyabb munka: minden elektronikusan kezelt: gyors visszakeresetőség, mindig minden látható az illetékesek számára A teljes életciklust lefedő rendszer: beérkezéstől a selejtezésig Drasztikusan csökkent az eredeti papír dokumentumok szerepe Gyors betanulás Költségcsökkenés ‘Papírmentes’ iroda
Köszönjük a figyelmet!