A költségteljesítmény mérése (költség kontroll) A költségek pontos mérése kritikus fontosságú a projekt előrehaladása során, mert a költség a termelékenység mérőszáma. Minden munkacsomaghoz költségbecslés készül a munkaerőre, az eszközökre, és az anyagokra vonatkozóan. A munkacsomagok végrehajtásakor mindenképp tudni kell a valós költségeket, mert a tervezett és valós költségek összehasonlítása mutatja, hogy a projekt a terv szerint halad-e.
Az ellenőrzési rendszer az aktuális helyzet és a terv közötti eltéréseket vizsgálja. A költségkontrollban a tervezett és a ténylegesen felmerült költségek különbsége költségeltérésként ismert. Vizsgálata nagy körültekintést igényel, hiszen a pozitív költségkeret nem jelent egyértelmű megtakarítást és fordítva. A pozitív költségkeret csak akkor jelent kívánatos helyzetet, ha minden munka a terv szerint elkészült, a kontroll megfelelő volt és minden tétel regisztrálva lett. Ha a munka csak részben készült el, akkor pusztán annyi a biztos, hogy az eltérés összege áll rendelkezésre a munka befejezésére. A negatív költségkeret még akkor is bajt jelez, ha minden munkát a terv szerint elvégeztek. (költségek alulbecslése, nem tervezett munkák bevonása stb.).
Az aktuális költségek összevetése a költségvetéssel
Alapfogalmak Elvégzett munka tényleges költsége (Actual Cost of Work Performed – ACWP) Ütemezett munka tervezett költsége (Budget Cost of Work Scheduled – BCWS) Megtermelt érték=Elvégzett munka tervezett költsége (Earned Value=Budget Cost of Work Performed – BCWP)
Származtatott fogalmak Költségeltérés (Cost Variance – CV) CV=BCWP-ACWP Ütemezéseltérés (Schedule Variance – SV) SV=BCWP-BCWS Költséghatékonysági mutató (Cost Performance Index – CPI) CPI=BCWP/ACWP Ütemterv teljesülési mutató (Schedule Performance Index – SPI) SPI= BCWP/ BCWS
. Az ACWP fogalmat nem kell magyarázni, az elvégzett munka tényleges költsége. A BCWS azt mutatja meg, hogy a jelen időpontig mennyi költséget terveztünk a projekttervben. A BCWP (megtermelt érték) az a költség, amelyet a mostani időpontig ténylegesen elvégzett munka elvégzésére terveztünk (az elvégzett munka értéke). A CV és a CPI azt mutatja meg, hogy a megtermelt érték és ennek költsége hogyan viszonyul egymáshoz, tehát költségtartásban hogy áll a projekt. Az SV és SPI azt mutatja meg, hogy a mostani időpontig tervezett és valójában megtermelt érték hogyan viszonyul egymáshoz, tehát az időzítés tartásában hogyan áll a projekt. Az így kiegészített előző ábra már többet mond a pillanatnyi állapotról (65. ábra
Példa MunkacsomagABCDEFGH Befejezési időt1t1 t2t2 t3t3 t4t4 t5t5 t6t6 t7t7 t8t8 Tervezett költség (eFt) MunkacsomagABCDEF Készültségi fok (%) Tényleges költség (eFt)
Látszik, hogy E és F tevékenységek késésben vannak, A,B,C és D esetében túlléptük a tervezett költségeket. Az ütemezett munka tervezett költsége: BCWS = =650 eFt (első tábla alsó sora) Az elvégzett munka tervezett költsége: BCWP = (06*150)+(0,4*150)=500 eFt (E és F tevékenységnél 60% illetve 40%-os a készültségi fok) Az elvégzett munka tényleges költsége: ACWP = =620 eFt (második tábla alsó sora) Az ütemezés- eltérés: SV = BCWP – BCWS = 500 – 650 = -150 eFt A költségeltérés: CV = BCWP – ACWP = 500 – 620 = -120 eFt Mivel az SV és CV is negatív, látható, hogy a projekt késésben van és túlköltekezik.
Költséghatékonysági mutató: CPI = BCWP / ACWP = 500 / 620 = 0,8 Ütemterv teljesülési mutató: SPI = BCWP / BCWS = 500 / 650 = 0,77 Ha egy mutatóban szeretnénk látni a projekt aktuális teljesítményét, akkor bevezethetjük a: Kritikus arány (Critical Ratio – CR) mutatót CR = SPI x CPI Vagyis az előző számítás kritikus aránya: CR = SPI x CPI = 0,8 x 0,77 = 0,616 Néha hasznos, de vigyázni kell vele, mert a tényezőit elfedi. Ha az arányok csak kis mértékben térnek el 1-től, akkor még nyugodtak lehetünk. Ha 0,8 alá, vagy 1,2 fölé mennek, akkor el kell kezdenünk figyelni, de nem biztos, hogy be is kell avatkozni. Ha kívül esnek ezeken a tartományokon, akkor már probléma van, be kell avatkozni.
Költség- vetés BCWS Megter- melt éték BCWP Tényle- ges költség ACWP Költség- eltérés CV Üteme- zéselté- rés SV Költség- hatékony- ság CPI Ütemterv- mutató SPI Kritikus arány CR Értelmezés