Csoportmunka számítógépes támogatása

Workgroup szoftverek általános jellemzése A workgroup szoftverek (csoportszoftverek) lényege, hogy nem az egyéni, hanem a csoportos produktivitást növelik az információ megosztásával. A workgroup szoftverek olyan, a csoportmunka hatékonyságát növelő termékek, amelyek strukturálatlan és félig strukturált információ kezelésére alkalmasak. Egy folyamatos szöveg teljesen strukturálatlan, míg például egy fax félig strukturált, mivel a címzésben szereplő szavak (név, cégnév, faxszám) szerepe előre meghatározott, míg a szöveges részé nem. Ezzel szemben egy bankszámlavezetésre szolgáló tábla teljesen strukturált, mivel minden egyes adatmező pontosan meghatározott jelentéssel bír (pl. számlatulajdonos neve, számlaszám, egyenleg stb.). Ezek szerint a workgroup szoftverek szöveges információkat, dokumentumokat különösen hatékonyan képesek kezelni. Ezek a dokumentumok a szövegen kívül tartalmazhatnak képeket, táblázatokat, grafikonokat stb. Ezért a csoportszoftvereket dokumentumkezelő szoftvereknek is nevezhetjük (bár ez az elnevezés néha túlzottan leszűkíti a fogalomkört).

A csoportszoftverek jellemző funkciói Alkalmasak a csoport tagjai (és a külvilág) között az információ megosztására és gyors visszakeresési lehetőségeket nyújtanak. Ez az információ általában dokumentum jellegű, félig strukturált (részben mezőkből álló). Támogatják a csoport tagjainak kommunikációját egymással és a külvilággal. Alkalmasak az üzleti folyamatok automatizálására, ügymenet (workflow) kialakítására, és e célból gyakran lehetővé teszik egyedi alkalmazások készítését rövid idő alatt. Egyes workgroup szoftverek minden fenti tulajdonságot rugalmasan kezelnek, és lehetővé teszik, hogy a felhasználó a legmesszebb menőkig egyedi rendszert alakítson ki (saját dokumentum típusokkal, keresési módokkal és automatikus folyamatokkal). Lehetővé teszik a dokumentumok biztonságos tárolását, titkosítását, aláírását, verziók követését, a felhasználók módosításainak ellenőrzését.

A csoportszoftverek technikai jellemzői Kliens-szerver üzemmódban működnek. A kliens lehet egy személyi számítógép (PC vagy Macintosh, esetleg Unix gép). A szerver többféle platformon futhat. Kis teljesítményű rendszerek file-megosztás üzemmódban is működhetnek. Üzemeltetésükhöz számítógép-hálózatra is szükség van. Alkalmasak arra, hogy több távoli telephelyen ugyanazt az adatbázist folyamatosan frissítve bocsássák a felhasználók rendelkezésére. Ezt a szaknyelv replikációnak nevezi. Elektronikus levelezést tartalmaznak, képesek kapcsolódni más levelező rendszerekhez is. Lehetővé teszik többféle szövegszerkesztő használatát a dokumentumok létrehozásához, emellett saját szövegszerkesztőjük is van. Szövegen kívül másféle adattípusokat is tudnak tárolni és megjeleníteni (OLE1 és OLE2 funkciók). Képesek külső (hagyományos) adatbázisból adatokat importálni. Képesek a szövegek minden szavára keresni (teljes szöveges keresés) és jó rendszer esetén egy könyvtárnyi anyagot is perceken belül áttekintenek. Sokszor saját, könnyen használható alkalmazásfejlesztő környezettel is rendelkeznek. Nem feltörhető titkosítási algoritmust használnak a felhasználó azonosítás, aláírás azonosítás és adat titkosítás céljára.

Keretrendszer vagy kész rendszer A piacon kétféle felfogású csoportszoftverrel találkozhatunk. A kész rendszerek nem tartalmaznak fejlesztő környezetet, hanem a leggyakoribb felhasználási módokat készen beprogramozva kínálják. Előnyük, hogy ezeket a gyakori felhasználásokat nem kell már kifejleszteni. Hátrányuk viszont, hogy másra nem is alkalmasak, csak a megadott feladatok ellátására képesek. Például ha egy rendszer elektronikus levelezést, elektronikus konferenciát és könyvtár nyilvántartást készen tartalmaz - ezeket bátran használhatjuk, azonban egy államigazgatási határozathozatali folyamatot soha nem fogunk tudni leképezni vele. Ezzel ellentétes a keretrendszerek filozófiája. Ezek végleges kész alkalmazásokat nem tartalmaznak, ezzel szemben beépített fejlesztő környezetük lehetővé teszi, hogy a vevő saját igényeinek pontosan megfelelő alkalmazásokat készítsen vagy készíttessen. Ezáltal a rendszer tökéletesen rugalmas és bármilyen üzleti folyamatban bevethető. A gyakori típusalkalmazásokat itt sem a semmiből kiindulva szokták készíteni, hanem a szoftverrel szállított mintapéldákra alapozva vagy specializált fejlesztő cégek korábbi eredményeit felhasználva.

Fontosabb szoftverek

A Lotus Notes 1990 óta a világ első számú és legelterjedtebb dokumentumkezelő irodaautomatizálási rendszere. A Notes hozta létre a "groupware" (csoportmunka szoftver) fogalmát. A Notes az egyetlen széles körben elterjedt dokumentumkezelő csoportszoftver,1995 végén több mint 4,5 millió ember használta 7000 vállalatnál és intézménynél világszerte. A Lotus Notes egy kliens/szerver felépítésű, dokumentumkezelésre tervezett keretrendszer. Segítségével rövid idő alatt fejleszthetők alkalmazások az olyan mindennapi üzleti folyamatokhoz, mint például az ügyfélkövetés, projektkövetés, iktatás. Ezeknek az alkalmazásoknak a célja, hogy segítse a munkatársak együttműködését és ezzel pénzt és időt takarítson meg.

1. Információk hatékony tárolása és visszakeresése A Lotus Notes 1990 óta a világ első számú és legelterjedtebb dokumentumkezelő irodaautomatizálási rendszere. A Notes hozta létre a "groupware" (csoportmunka szoftver) fogalmát. A Notes az egyetlen széles körben elterjedt dokumentumkezelő csoportszoftver, 2005 végén több mint 6,5 millió ember használta 7000 vállalatnál és intézménynél világszerte. A Lotus Notes egy kliens/szerver felépítésű, dokumentumkezelésre tervezett keretrendszer. Segítségével rövid idő alatt fejleszthetők alkalmazások az olyan mindennapi üzleti folyamatokhoz, mint például az ügyfélkövetés, projektkövetés, iktatás. Ezeknek az alkalmazásoknak a célja, hogy segítse a munkatársak együttműködését és ezzel pénzt és időt takarítson meg. 1. Sok cégnek okoz gondot a nagy mennyiségű dokumentáció és irat kezelése (szerződések, jegyzőkönyvek, adatlapok, levelek, faxok, termékleírások, szabályok, törvények). A Notes segítségével bármilyen fajtájú és mennyiségű irat logikus rendben tárolható, és bármilyen szempontból pillanatok alatt visszakereshető. Könnyedén megállapítható, hogy egy dokumentum kinél van feldolgozás alatt, és ki milyen lépéseket tett vele kapcsolatban. 2. Szintén jellemző probléma, hogy a cégen belül valahol rendelkezésre álló információ nem érhető el az azt használó valamennyi munkatárs számára. Emiatt számtalanszor többszörösen elvégzik ugyanazt a munkát vagy sok időt fektetnek a meglévő információ felkutatásába és "kölcsönkérésébe". A Notes-ban tárolt dokumentumok viszont egyszerűen elérhetők bármely azt használó munkatárs számára. A hozzáférési jogokat tetszőleges finomsággal magunk állíthatjuk be. Ezzel megszűnik a többszörös munka és a kollégától kollégáig bóklászó keresgetés. Minden adat egyetlen gombnyomásra oda kerül, ahol dolgozni szeretnének vele. 3. Egy számítógépes adatbázis elérése távoli telephelyről vagy költséges, vagy bizonytalan. A Notes-szal rendkívül olcsón és teljes biztonsággal építhetünk országos vagy nemzetközi hálózatot és minden telephelyen elérik a legfrissebb dokumentumokat. Ehhez csak egy telefonvonalra van szükség. Bizonyos kiválasztott információkat más cégek Notes felhasználói számára vagy az Interneten is elérhetővé tehetjük. 4. Ha egy ügyön (projekten, feladaton) többen dolgoznak, nagy gond a csoport tagjainak teljes informálása és a közös munka koordinálása. A vezető legnehezebb feladata, hogy folyamatosan tisztában legyen a felelőségi körébe tartozó ügyek állásáról. A Notes segítségével a csoport és vezetője folyamatosan tökéletesen informált, az elvégzett feladatok eredményéhez mindenki azonnal hozzáfér, ezzel sokkal egyszerűbb és hatékonyabb lesz együtt dolgozni. A rutinfolyamatokat a Notes-szal automatizálni lehet (ún. "work-flow" készíthető). Hogyan támogatja a Lotus Notes a vállalatok és egyéb szervezetek munkáját? 1. Információk hatékony tárolása és visszakeresése 2. Információk megosztása 3. Információk eljuttatása távoli telephelyekre és más szervezetekhez 4. Csoportmunka támogatása

A Lotus Notes tulajdonságainak összefoglalása: Információ megosztás. A Notes rendszerben tárolt információt minden érdekelt munkatárs azonnal és egyidejűleg eléri. Egységes és egyszerű felhasználói környezet. Azonos felhasználói felület különböző platformokon. Páratlan keresési lehetőségek. Nézetek, szabad szöveges keresés, keresési feltétel-kombinációk, SQL. Összetett dokumentumok tartalmának egységes kezelése, bárhonnan is származzanak a benne lévő adatok (szövegszerkesztőből, táblázatkezelőből, relációs adatbázisból, grafikai programból, stb.) Gyors alkalmazásfejlesztés, ahol egy egész munkacsoport számára fejleszthetők alkalmazások és azok platformok között módosítás nélkül hordozhatók. Kifinomult biztonsági rendszer (7 szint), ahol még az adatmezők szintjén levő információkhoz is hozzárendelhetünk biztonsági szinteket. Replikáció használatával az összes felhasználó a mindenkori aktuális információhoz juthat, bárhol is legyen helyileg a hálózatban. A telephelyek könnyedén beköthetők a Notes rendszerbe. Nyíltság: hálózati szabványok, operációs rendszerek, üzenetkezelési szabványok támogatása. Integráció más alkalmazásokkal. Keresés a beágyazott objektumok tartalmára is. Méretezhetőség: bármilyen méret céget, szervezetet kiszolgálhat a legkisebbtől (néhány fő) a legnagyobbakig (százezer felhasználó).

Várható haszon a Notes használatával: Munkaidő megtakarítás A Notes esetében a megtakarítás a következő forrásokból táplálkozik: kommunikációs idő (személyes, telefon, fax) : 20 - 50% csökkenés többszörös munkavégzés elkerülése (egy munkát csak egyszer kell végezni): 80-100% információ keresési idő (iratok, adatok, jelentések, szerződések...): 80-95% információ prezentálási idő (szerkesztés, nyomtatás): 20-30% információ gyűjtési idő (mások hozzájárulásának begyűjtése): 70-95 % információ áttekintés ideje (megértés, analízis, döntéshozatal): 20-80% információ elhelyezése (azon a helyen, ahonnan hatékonyan lehet keresni): 0-50% információ tömeges szétosztása (körlevél, körtelefon stb.): 90-98% elveszett információ pótlásának megtakarítása, mivel itt nem vész el információ: 100 % Például vegyünk egy kereskedelmi képviselőt, aki ügyfelekkel tart kapcsolatot, ajánlatokat készít stb. Az időfelhasználása így nézhet ki: - kommunikáció: 20% - többszörös munka (amit már más megcsinált): 20% - információ keresés:10% - elveszett információ pótlása: 5% - egyéb: 45% MEGTAKARÍTÁS=20%*0.2(=20%)+20%*0.8(=80%)+10"%*0.8(=80%)+5%*1 (=100%)=33%, tehát munkaidejének 33 %-át megtakarítja a Notes rendszer. Üzemeltetési, karbantartási, fejlesztési költségek megtakarítása. Iroda terület megtakarítása. Több ügyfél megszerzése. Új termékek és szolgáltatások bevezetése. Információ szétosztási, levelezési, telefon, posta stb. költség megtakarítása.

Specifikus Notes alkalmazások Távközlési berendezések engedélyezése Vasúti kocsik kihasználtsága Alvállalkozók menedzselése Támogatási kérelmek kezelése Gépkocsiadó nyilvántartás Biztosítási ügynöki rendszer Kormányhatározatok nyilvántartása Munkaerő közvetítő rendszer Banki hitelengedélyezési rendszer Általános Notes alkalmazások Ügyfélkezelés Iktatás Szakirodalom, termék dokumentáció Technikai tudásbázis Minőségfejlesztési ötletek Körlevél, tömegmarketing Projekt menedzsment Naptár és feladat nyilvántartás Szerződés nyilvántartás Árlista és megrendelési rendszer Árajánlat készítő rendszer Személyzeti rendszer Információ elosztó rendszer fiókhálózathoz

2002-es bevezetésétől kezdődően az IBM Lotus Domino Utility Server bevált, kitűnő megoldás az olyan csoportmunka alkalmazások számára, melyeknél a felhasználók száma nagy vagy a felhasználók számát nehéz meghatározni (pl. Internet alkalmazások). A Domino Utility Server processzoronkénti árazása lehetővé teszi az alkalmazá-sok elérését korlátlan számú felhasználónak, Web böngészővel vagy a – külön megvásárolható – Lotus Notes klienssel.

Alkalmazásfejlesztés A Lotus Domino sokrétű szerver átfogó szolgáltatásokkal; teljes infrastruktúrát biztosít a többnyelvű csoportmunka alkalmazások fejlesztéséhez, teszteléséhez és menedzseléséhez. Tartalmazza a következő szolgáltatásokat: központi címtár, adatbázis, alkalmazásszerver, adminisztráció, biztonsági rendszer, web szerver, integráció relációs adatbázisokkal, levelező- és naptárszerver stb. – mindez egy rendszerben. A Domino alkalmazások elérhetők Lotus Notes klienssel, web böngészővel és a támogatott mobiltelefonokkal és palmtopokkal is. A Domino megoldások dokumentumkezelést és munkafolyamat-kezelést is tartalmaznak. Csak néhány példa: projektmunkahely, megosztott dokumentumtárak, tudásmenedzsment, vitafórumok, értékesítést támogató rendszerek, iktatórendszerek, helpdesk, szerződéskezelés, számla jóváhagyás stb. Mint átfogó alkalmazásplatform, a Lotus Domino dokumentum alapú objektum-modellt biztosít és számos programnyelvet (pl. Basic, Java) támogat. Számos beépített és azonnal használható alkalmazásminta (pl. TeamRoom, MS Office dokumentumtár, Vitafórum...) is rendelkezésre áll. Ezek villámgyorsan testre szabhatók a vállalat igényeinek megfelelően az IBM Lotus Domino Designer® segítségével. Adminisztráció A Domino web-adminisztrációs alkalmazása képes a leggyakoribb szerver- és felhasználó-adminisztrációs funkciók kiszolgálására, amilyen például az adatbázisok és szerverek menedzselése, a jogosultsági táblák (ACL)-kizárás helyreállítása, a felhasználók regisztrálása, a szerver-konzol távoli használata. Alkalmazásfejlesztés A Lotus Domino rugalmas és nyílt alkalmazásplatform, amely támogatja az eXtensible Markup Language (XML) szabványt és számos elterjedt programnyelvet.

Többnyelvűség támogatása Integráció A Domino rendszer rugalmas és nyílt, ezért kiválóan együttműködik a J2EE alkalmazásokkal, így a WebSphere alkalmazásszerveren futó rendszerekkel, a WebSphere Portal szerverrel vagy az IBM Workplace megoldásokkal. A Domino támogatja az olyan szabványokat, mint a Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), a Multipurpose Internet Mail Extension (MIME), a Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), a Secure Socket Layer (SSL), a CORBA/IIOP, telepítéshez és a meglévő rendszerekkel való integrációhoz nem szükséges semmilyen infrastrukturális átalakítás. A Domino kiválóan együttműködik az elterjedt címtár szerverekkel (pl. Microsoft Active Directory, Novell eDirectory, IBM Directory Server) – ez lehetővé teszi az alkalmazások webes klienseinek autentikálását külső címtárakból is. A Domino saját webszervert tartalmaz, de együttműködik a legelterjedtebb webszerverekkel (Apache, Microsoft IIS, IBM HTTP Server, iPlanet) is. A Domino külső adatforrásokkal (relációs adatbázisok, ERP rendszerek) is együttműködik: fejlesztés nélkül, vizuális tervezéssel integrálhatók a relációs adatmezők a Domino űrlapokkal, a Domino beépített Enterprise Connection Services eszközének segítségével. Támogatott relációs adatbázisok pl. IBM DB2, Oracle és Microsoft SQL Server. Többnyelvűség támogatása A Lotus Domino Designerhez mellékelt Domino Global Workbench segítségével az alkalmazások egyszerű űrlapok segítségével többnyelvűsíthetők, így ugyanazt az alkalmazást minden felhasználó a saját nyelvén kezelheti.

A GroupWise 7 a Novell vezető munkacsoportos és együttműködési szoftverének legújabb verziója. A GroupWise leegyszerűsíti a kommunikációt: egyetlen helyre, az ún. Univerzális Postafiókba gyűjti, az összes üzenetet, határidőnapló-bejegyzést és dokumentum-információt. A GroupWise által biztosított legfontosabb szolgáltatások az alábbiak: E-mail Naptár és ütemezés Feladatkezelés Dokumentumkezelés Munkafolyamat támogatás Azonnali üzenetküldés Párbeszédek kezelése Internetes publikálás Webes és vezeték nélküli hozzáférés

1. Jobb üzleti együttműködés 2. Rugalmas hozzáférés A GroupWise leegyszerűsíti a kommunikációt: egyetlen helyen, az ún. Univerzális Postafiókon keresztül biztosít hozzáférést minden lényeges információhoz, beleértve az üzeneteket, határidőnapló-bejegyzéseket, dokumentumokat. Előnyök: 1. Jobb üzleti együttműködés 2. Rugalmas hozzáférés 3. Egyszerű, megelőző jelleg rendszerfelügyelet 4. Teljeskör csomag 5. Kezelt szabványok A GroupWise kezeli az összes gyakran használt üzenettovábbítási és kommunikációs szabványt, így többek között a POP, IMAP, SMTP, MIME, S/MIME, NNTP, WAP, HTML, HDML, WML, LDAP, és sok más egyéb szabványt is. 6. Erőforrások koordinálása 7. Egyszerűsített projektfelügyelet és feladatkezelés 8. Közös címjegyzék 9. Zökkenőmentes frissítés 10. Magasabb szint belső és külső kommunikáció 11. Egyszerűbb kommunikáció világszerte 12. Nagyfokú biztonság 13. Alacsony költségek.

Az alábbi táblázat a GroupWise komponenseiről, eszközeiről, és hozzáférési módszereiről ad összehasonlító listát. Komponens COM OLE Automation OCX/ ActiveX C/C++ Java DDE Administrative Object API Igen API Gateway C3PO Controls for ActiveX MAPI Object API ODMA Tokens WebAccess Customization