Delegációs munkamenet

Munkafolyamat Feladatvétel Feladat tisztázása Jelentés elkészítése, felterjesztése Feladat végrehajtásának előkészítése Feladat végrehajtása Utómunkák

Feladatvétel Szóban (mindig kell írásos megerősítés!) Írásban (74/2011. HM utasítás alapján)

Feladat tisztázása A feladat jellegétől függően együttműködők: HM Miniszteri Kabinet HM NEF ország referens HM HVK Vezérkari Titkárság HM HVK Vezérkari Iroda ország referens Tisztázandó kérdések Résztvevők Beosztások Programpontok (tárgyalások, csapatlátogatások…) Helyszínek (szállás, hivatalos helyszínek, kulturális programok) Öltözetek

Feladat tisztázása Adatbekérések: étkezési és egészségügyi megkötések ajándékok vércsoport hobbi, érdeklődési kör biztonsági kérdések

Jelentés elkészítése, felterjesztése Jelentés csak HM HVK programok esetén készül, miniszteri és államtitkári programokhoz „csak” költségvetést kell készíteni. Jelentés tartalma: Szállás, Szállítás, Ajándék, Kulturális program, Hölgy program, Étterem, valamint menüjavaslat, Költségvetés tervezet

Feladat végrehajtásának előkészítése Telefonon, valamint írásban tájékoztatni kell a programban érintett intézmények, objektumok, szervezetek vezetőit (képviselőit) A pénzmozgással járó megrendelők kiküldése csak a jelentés jóváhagyása után kezdődhet meg

Feladat végrehajtásának előkészítése Feladatok az előkészítés fázisában: Szállásfoglalás, adategyeztetés Szállítás megszervezése (menetoszlop, gk. típusok, rendszám, kék lámpa, várbelépő…) Faxok elkészítése, kiküldése (pénzmozgással nem jár) Megrendelők elkészítése, kiküldése (költségvetés jóváhagyása után) Tolmács, idegenvezető Programfüzet elkészítése Hivatalos programok előkészítése Plenáris tárgyalások (terem, hangosítás, tolmácsfülke, büfé…) Sajtótájékoztatók (helyszín, ültetők, asztali zászló, stb.) Aláírási ceremóniák (dekrétum, aláíró toll, ültető, pezsgő,stb.) Udvariassági látogatások (helyszín, résztvevők, büfé, ajándék)

Feladat végrehajtásának előkészítése Kulturális programok előkészítése Étkezések (menü, ültetés) Díszétkezés (meghívó, menü, ültetés, ajándék, zene, terembérlet, dekoráció) Ajándékok, gravírozások elkészítése Szobabekészítés Hivatalos ajándék Személyes ajándék Technikai kérdések Telefonkártya Kp. felvétel URH adó-vevők, stb.

Utómunkák Elszámolások (pénzügyi, technikai) Feljegyzések ( reméljük csak ritkán kell) Ajándékok nyilvántartásban rögzítése Számlák leigazolása