Elektronikus katalógus — papíralapú leltárnapló? Szépvölgyi Katalin (ELTE EK) Székelyné Török Tünde (ELTE EK) Konzulens: Fehér Miklós (OSZK KI)

Időszaki kiadványok naplózása Időszaki kiadvány specifikus törvényi szabályozás nincs 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről és az állományból történő törlésről „2. § (1) A könyvtár köteles minden dokumentumáról … folyamatosan és idősorrendben olyan állománynyilvántartást (leltárt) vezetni, amelynek alapján az állomány egészének a darabszáma és értéke, továbbá az egyes dokumentumok értéke bármikor megállapítható és ellenőrizhető.” Naplózási gyakorlatok • évfolyam • kötési egység • esetleges • nincs („időleges megőrzésre beszerzett dokumentumok” = 3 év) • cardex = állományba(?)vétel 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Időszaki kiadványok naplózása az ELTE Egyetemi Könyvtárban • 250.000 bekötött egység • 2400 m2 raktár • évi 700-900 kurrens cím Története Gyakorlata első periodikák: XVI. század közepétől papíralapú naplózás kezdete: 1953-tól hibrid naplózás a Horizon integrált könyvtári rendszerben 2000-től (e-adatokból papíralapú napló ) e-naplózás az Aleph integrált könyvtári rendszerben: 2011-től (e-adatokból e-napló) 2011-ig: - évfolyamonként - esetleges visszamenőleges 2011-től: kötési egységenként (kötet, téka, dokumentum) utolsó tag beérkezésével (nagyobb adatbiztonság: számozás, hiány, ár) felmerülő nehézség: utólag módosítandó kötési egység (repertórium, különszámok, mellékletek) 2017.04.08.

Időszaki kiadványok - kötési elv 2014 2014 2011 - 2014 2011 2012 2013 2014 1 2 2014 3 4 1 2 3 4 5 6 2014 1-6 2014 7-12 7 8 9 10 11 12 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Egyedi példányadat – Periodika leltári példányadat 2011 Aleph 2012 Aleph 2011 2012 2011-2014 Aleph lelt.pld 2011-2014 Aleph 2011-2014 2013 Aleph 2014 Aleph 2013 2014 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Időszaki kiadványok - példányadat kezelési elv az Aleph IKR-ben 2014 Aleph +lelt. adatok 2014 2014 polc 2014 Aleph 2011 Aleph 2012 Aleph 2011 2012 2011-2014 Aleph lelt.pld 2011-2014 Aleph 2013 Aleph 2014 Aleph 2013 2014 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1-6 1-6 Aleph 7-12 10 11 12 10 11 12 7 8 9 7 8 9 7-12 Aleph 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak 6

Egyedi példányadat – Periodika leltári példányadat 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak 7

Periodika leltári példányadat jellemzői köttetésig fiktiv példányadat; köttetés után, az egyedi példányadatok megszüntetésével, valódi példányadattá válik olvasó számára nem látható tartalmazza: - a kötési egység egyedi azonosítóit (vonalkód, leltári szám, jelzet,…) - összevont számozási adatot (befoglaló tagok számozási adatai) - kötési egység egyedi jellemzőit (hiányok, kötési megjegyzések,…) - a leltározás adatait (leltárszám, dátum, ár, szállító, beszerzés forrása,…) - az elérhetőségre, szolgáltatásra vonatkozó információkat - a tagdokumentumok speciális, egyedi jellemzőit (mellékletekre, részcímre, tematikus címre vonatkozó információk,…) 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

e-napló készítése Aleph IKR-ben Aleph - Szerviz menü – Példányok – Inventory list 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Időszaki kiadványok e-naplója 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak e-napló jellemzői tartalmazza az összes kötelező és szükséges információt igényekhez alakítható archiválható megosztható távolról elérhető gyors visszakereshetőséget biztosít az adattartalomban támogatja a statisztikai adatszolgáltatást , statisztikai trend kimutatást környezetbarát helytakarékos hitelesítés – megoldandó feladat 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak Nem időszaki kiadványok elektronikus naplózása Az elektronikus leltárnapló és a jogszabályok 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak Egyedi leltárnapló 2017.04.08. 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak 13

Az egyedi leltárnapló különböző formátumai Egyetemi Könyvtár TáTK PPK BTK 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak 14

Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak A riport oszlopai Általános adatok(2) leltár dátuma 245$a almező tartalma Általános adatok(1) gyűjtemény Általános adatok(2) távoli tárol. azon. 008-as mező 35-37. poz. Általános adatok(2) leltári szám Általános adatok(2) belső megj. Általános adatok(1) rakt.jelz. típusa Általános adatok(2) ár Általános adatok(2) statisztika 2017.04.08. 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak 15

Statisztikai adatok az egyedi leltárnapló alapján 2017.04.08. 2017.04.08. 16

Statisztikai adatok az egyedi leltárnapló alapján 2017.04.08. 2017.04.08. 17

Statisztikai adatok az egyedi leltárnapló alapján 2017.04.08. 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak 18

Az elektronikus leltárnapló előnyei Időtakarékos Minden, naplóban rögzített adatelem gyorsan visszakereshető Statisztikai adatok Állományelemzés Közös tárhelyen tárolva széles körben hozzáférhető 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Az egyedi leltárnapló és a gyakorlat Vizsgálat tárgya: ODR-szolgáltató könyvtárak megkeresése, tájékozódás a leltározási gyakorlatukról. Időpontja: 2013-2014. Összegzés: egyetlen válaszadó könyvtár sincs, amely kizárólag hagyományos leltárkönyveket használna állománya nyilvántartására. 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak Networkshop l 2015. 03.31-04.02. l Sárospatak

Az elektronikus leltárnapló és a jogszabályok 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Kötelező előírások Teljesül i/n/r Minden dokumentumról folyamatosan, idősorrendben állománynyilvántartást vezet részben Megállapítható az állomány egészének darabszáma és értéke igen Megállapítható és ellenőrizhető az egyes dokumentumok értéke Tartalmazza a dokumentum egyedi azonosításához szükséges adatokat Tájékoztat a dokumentumok beszerzésének idejéről és módjáról Feltünteti a dokumentumok beszerzési árát, illetőleg a becsértékét Tartalmazza a dokumentum állományból törlésére vonatkozó utalást 2017.04.08.

Az egyedi leltárnapló pénzügyi okmány Kötelező előírások Javaslat Folyamatosan számozott lapokból áll Nem szükséges Használatbavétel előtt hitelesíteni kell Elektronikus aláírás* Csak tollal vezethető A téves bejegyzést egyszeri áthúzással és aláírással hitelesített módon lehet javítani Excel táblázat oszlopainak írásvédettsége Nem selejtezhető Biztonságos tárhely *2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak Javaslatok EMMI 2015. évi jogalkotási terv része 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról jogszabály módosítása. A nagyobb könyvtárak kialakult gyakorlatának figyelembe vétele. A kialakult gyakorlat és a jogszabályi összhang mielőbbi megteremtése. 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak

Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak Köszönjük a figyelmet! 2017.04.08. Networkshop l 2015.03.31-04.02. l Sárospatak 25