Iktatás és selejtezés folyamata

Iktatás

Iktatási bélyegző rovatai: Iktatás folyamata Iktatási bélyegző rovatai: A cég megnevezése: Az érkezés dátuma: Az érkeztető könyv száma: Kapja szerv, egység: A szervezeti egység iktatószáma: Irattári tételszám: Ügyintéző: Melléklet:

A cég megnevezése: küldő neve Dátum: a mai dátum Iktatás folyamata A cég megnevezése: küldő neve Dátum: a mai dátum Az érkeztető könyv száma: az adott évben a megnyitott iktatókönyvek darabszáma - aktuális év (pl. 1- 2010) Kapja szerv egység: konkrét címzett

Iktatószáma: 1 / iktatási főszám első betűje – iktatási alszám / aktuális év.

Nézzünk egy konkrét példát az iktatószám felírására: 1/G-32/2010

Nézzünk egy konkrét példát Irattári tételszám: csak selejtezésnél Ügyintéző: a hallgató Melléklet: amennyiben van a következő formátumot használjuk: „1 lap” Nézzünk egy konkrét példát

1/G-32/2010 - A cég megnevezése: Gál István Gimnázium Az érkezés dátuma: 2017. április 7. Az érkeztető könyv száma: 1-2010 Kapja szerv, egység: Tóth Kornélia gazdasági vezető A szervezeti egység iktatószáma: Irattári tételszám: 1/G-32/2010 - Ügyintéző: <hallgató> Melléklet: -

Iktatószám: az adott iktatószámot írjuk be Beérkezett: küldő adatai Az ügyirat tárgy: levél tárgya Kezelési feljegyzések: ügyintéző neve Irattári elhelyezés dátuma: aktuális dátum

Iktatókönyv kitöltése Iktatás folyamata Iktatókönyv kitöltése 2017.04.07.

Betűrend: tárgy első betűjét figyelembe véve beírjuk a oszlopba az ügyirat tárgyát Iktatószám: az általunk adott iktatószámot ebbe az oszlopba írjuk be Név hely vagy iktatandó anyag tárgya: a leiktatott dokumentum tárgyát írjuk be

Betűrendes kimutatás iktatáshoz

Selejtezés

Döntsük el a 3 irat közül melyik selejtezhető (iktatószám és a keltezés dátuma alapján történik a Selejtezés táblázat segítségével) A selejtezendő iratot áthúzzuk Kitöltjük a Selejtezés táblázatot

Az első irat keltezésének időpontja: 2006. Július 4. Az első irat iktatószáma: 5/N-13/2006

Megvizsgáljuk az iktatószámot: 5/N-13/2006 Az iktatószám alapján kiderül, hogy az első iratunk nem selejtezhető. Ilyenkor nincs szükségünk a keltezés dátumára, így ezt az iratot nem selejtezzük le.

A második iratunk keltezésének időpontja: 2009. január 7. Az második irat iktatószáma: 4/N-16/2009

Megvizsgáljuk az iktatószámot: 4/N-16/2009 Az iktatószám alapján kiderül, hogy a második iratunk 5 évig nem selejtezhető Megvizsgáljuk az iratunk keltezését, (2009. január 7.), így ez az irat nem selejtezhető.

A harmadik iratunk keltezésének időpontja: 1994. április 5. A harmadik iratunk iktatószáma: 1/N-15/1994

A harmadik iratunk melléklete

Megvizsgáljuk az iktatószámot: 1/N-15/1994 Az iktatószám alapján kiderül, hogy a harmadik iratunk 5 évig nem selejtezhető. Megnézzük az irat keltezését (1994. április 5.), mivel az 5 éves határidőn túl vagyunk, így ezt a mellékletet fogjuk leselejtezni.

A selejtezhető iratot és mellékletét áthúzzuk!

Most pedig nézzük meg a Selejtezési jegyzőkönyv kitöltését, a mellékletünk alapján!

Iktatás folyamata 2017.04.07.

Általános kitöltés a megnevezésekkel

További sikeres felkészülést kívánunk! Köszönjük a figyelmet, reményeink szerint sikerült megtanulniuk a folyamatot bemutatónkból! További sikeres felkészülést kívánunk! Eumedia Bt.