dr. Fehér Csaba Budapest Főváros Levéltára A fővárosi elektronikus adatvagyon felmérés tapasztalatai és eredményei dr. Fehér Csaba Budapest Főváros Levéltára

Flexus Consulting E-levéltár projekt: adatvagyon felmérés Közel 20 éves dokumentumkezelési kompetencia 50 államigazgatási projekt (folyamatszervezés, dokumentumkezelés, tartalomkezelés) Jelenleg: KIM projekt (EKIR)

A FELMÉRÉS CÉLJA, HATÓKÖRE Mekkora legyen az elektronikus levéltári rendszer? Mennyi és milyen jellegű adatot kell befogadnia az elkövetkező 10-15 évben? Alkalmazott megoldások, gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok meghatározása

Előzmények BFL munkatársai által folytatott vizsgálatok Kérdőíves Nem teljes körű Eredmények 2007-ben 9 TB 2008-ban 11 TB Utóbbi esetben maradandó mennyiség 4 TB (becsült adat)

Felmérés lefolytatása, módszertana (2009-2010) I. Előkészítés A korábbi kérdőívek felülvizsgálata, a kérdőív véglegesítése Teljeskörű szervjegyzék meghatározása Pilot-projekt egyes kiemelt szerveknél és workshop A módszertan véglegesítése

II. Végrehajtás Kérdőív kiküldése Helyszíni személyes interjúk folytatása, adatfelvételi jegyzőkönyvek rögzítése Folyamatos adatrögzítés, szervcsoportonkénti összegzés Kiértékelés szempontjainak kidolgozása Értékelő résztanulmányok, jelentések elkészítése

III. Értékelés A felmérés adatainak összefoglaló elemzése, értékelő tanulmány és jelentés elkészítése A megvalósítás tervezett időtartama 10 hónap, végül 13 hónapra módosult Hosszabbítás oka: a dekoncentrált szervek ellenőrzésének nehézségei

Kérdőív témakörei: az elektronikus iktatás helyzete, az elektronikus iratkezelő rendszerek alkalmazása, az e-mail-ek archiválása, bármely típusú elektronikus aláírással ellátott e-iratok alkalmazásának helyzete, az elektronikus adatbázisok helyzete, a hang- és képrögzítés, a konvertálás, migrálás kérdésköre, az intézményi honlapok, az e-irattári szolgáltatások.

A fővárosi szervek jegyzéke Tervezett: 62 Két katonai ügyészségi iratképzőnél, valamint a Fővárosi Büntetés-végrehajtási Intézetnél nincs e-irat, utóbbi helyett BVOP nyújtott felvilágosítást Megvalósult: 57 APEH Kiemelt Adózóinak Igazgatósága (MOL) Oktatási Hivatal (MOL) Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség Közép-magyarországi Munkavédelmi, illetve Munkaügyi Felügyelőségeinek adatait a Főfelügyelőségen összesítve kezelik

A vizsgált iratképzők szakterületenként Önkormányzatok: 24 Jogszolgáltatás: 6 Egészségügy: 13 Dekoncentrált szervek: 9 Oktatás: 2 Rendészeti szervek: 2 Köztestület: 1

Az elektronikus iktatás helyzete Elektronikus iktatás elterjedtsége jellemző Hiányok: oktatás, egészségügy Jogszabály ellenesen túlnyomórészt nem akkreditált szoftverek használata Pl. ügyészségi, bírósági szervezet! Szoftverek sokszínűsége, kimeneti formátumok változatossága tapasztalható Migrálás, archiválás bizonytalan 90-es évek adattartalma veszélyeztetett

Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása I. Teljes funkcionalitás használatának hiánya csak iktatási, nyilvántartási metaadatok, csupán részleges ügykezelés (pl. hatályosítás) kisrészt csatolt állományok kezelése (szkennelt, vagy elektronikusan előállított dokumentum) Informatikai rendszerek központosítása (országos adatbázisok) költséghatékony, de a jelenlegi levéltári hálózatra nincs tekintettel Veszélyei: az ügyirat fizikai és elektronikus iratra válhat szét, leválasztás nehézsége, lehetetlensége

Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása II. Dinamikusan nő a tárolandó adatmennyiség Használata: jellemzően önkormányzatok egyrésze, Földhivatal, Cégbíróság, APEH Akkreditáció feltétele: szabványos xml export Ügykezelés elterjedésének akadálya az elektronikus irat hitelességének költségei Elektronikus aláírás, időbélyegző

E-mail archiválás Minden szerv használ levelező rendszert Üzemi mentések aránya 80% feletti Archiválás inkább kivétel: APEH, ÁNTSZ, néhány jogszolgáltatási és önkormányzati szerv Iratképzői szemlélet: a hivatali iktatásra kerül Levéltári szemlélet: döntés-előkészítő, félhivatalos is maradandó (leválasztás?) Megoldás: hivatalos, vezetői postafiók, felvétel az irattári tervbe

Elektronikus aláírással ellátott dokumentumok küldése és fogadása A szervek döntő többsége nem használja Kivételek oka jogszabályi kötelezettség APEH: igazolási kérelmek Közigazgatási Hivatal Földhivatal: e-tulajdoni lap Kórházak: OEP Gyógyinfo Cégbíróság Önkormányzatok: elsorvadás Költséges, alternatíva hivatali és ügyfélkapu

Adatbázisok I. Vizsgált iratképzők túlnyomó része rendelkezik Jellemzően: bér, számviteli, munkaügyi, eszköz Maradandó: Helyi: ingatlan és térképnyilvántartás, vagyonkataszter, építési és térinformatikai, szociális és gyámügyi rendszerek, oktatási, képviselőtestületi információs rendszerek, betegnyilvántartó és digitális röntgen központi: népesség/jármű/anyakönyvi nyilvántartás

Adatbázisok II. Mentés általános – archiválás ritka Adatállományok évenkénti elkülönítése nem jellemző Export lehetőségek nem biztosítottak Gyakran csak az adatbáziskezelő (pl. Oracle) nyújtotta lehetőség Probléma: informatikusoknak nincs rálátása az adott szerv összes adatbázisára Pl. gyakori a külső üzemeltető

Hang- és képrögzítés Az iratképzők több mint fele használ megfelelő eszközöket Digitális rögzítés Hangrögzítés: jellemzően képviselőtestületi ülések, építési hatósági ügyek Képrögzítés: rendészeti szervek, bv. intézetek, kórházak Nagyobbrészt maradandó értékű (archiválás külső adathordozókon és kijelölt szervereken) Nyilvántartás nem megoldott (kiv. APEH, kórházak)

Migrálás Iratképzők 20%-a rendelkezik nem migrált – veszélyeztetett - adatállományokkal Mennyisége kb. 1.3 TB 95%-ban az egészségügyben Valószínűsíthetően jóval több és szélesebb körű Nagyobbrészt gazdasági, de regisztratúra jellegű is Ok: forráshiány, technikai problémák, ügyviteli érdekmúlás

Konvertálás Iratképzők felénél megtörtént Elmúlt 5 évben – oka: jogszabályi változások, relációs adatbázisok, pályázati források Forrás-cél: dos/dbase-oracle/MS vagy MySql Általában 100%-os siker, kevés kivétel 5-10%-os adatvesztés (kézi javítás) Leggyakrabban vállalkozók végezték – forrásigényes – tapasztalatok hiánya

Honlapok Iratképzők kivétel nélkül rendelkeznek honlappal Különbség: követlen elérés, vagy központi Üzemeltetés: központi, vagy vállalkozó által, ritkábban helyben Jobbára üzemletetési mentés, archiválás elenyésző (pl. APEH) Közigazgatási portál javíthat az archiválási arányon Gyakori a statikus honlap Dinamikus honlap archiválási nehézségei

E-irattári szolgáltatások Élénk érdeklődés a tárhely-szolgáltatás iránt az iratképzők többségénél Előnyök: 0 ft, katasztrófatűrő rendszer, adatvédelem és adatbiztonság Kétségek: költségek, adatvédelem és adatbiztonság, sebesség

Maradandó érték számítása Iktatás 100% Iratkezelés 50% E-mail 20% Adatbázis 80% Hang/kép 10%

A felmérés hasznosulása Módszertani eszközök alkalmazása a levéltárosi szervellenőrzés gyakorlatában Szervdosszié és nyilvántartás kiegészítése 10/2002. NKÖM rendelet 6.§.(4) i. Problémák megvilágítása: Szabványok, szabványos adatcsere szabályozatlansága (pl.formátum, export) Konvertálás, migrálás hiánya, informatikai nehézségei Archiválás esetlegessége, elégtelensége

Köszönöm a figyelmet!