BCE Információrendszerek Tanszék ERP rendszerek Szeminárium-vezető: Dr. Ternai Katalin Katalin.ternai@uni-corvinus.hu BCE Információrendszerek Tanszék

ERP rendszerek Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek egy viszonylag új, de egyre gyakrabban használt elnevezése a szakirodalomban az ERP (vállalati erőforrások tervezése). Az elnevezés mögött a vállalatok sokoldalú kiszolgálása húzódik meg. Az integrált vállalatirányítási rendszer egy vállalat valamennyi feldolgozását (komplett üzleti folyamatok) megvalósító, egységes információs rendszer, amelyben minden adat csak egyszer szerepel (mindenki ugyanabból az adatbázisból dolgozik), és az adat a keletkezése helyén kerül rögzítésre.

Alapfogalmak… Adat Információ Tudás Dolgok, események, tevékenységek és tranzakciók alapvető leírása, ami rögzített, osztályozott, tárolásra került. Információ Az adatok megfelelő feldolgozása révén hozható létre, jelentéssel bír, aminek értéke van a felhasználó számára Tudás Az információ feldolgozásával, felhasználásával nyert megértés, tapasztalat és szakértelem, amely alkalmazható egy konkrét problémára vagy tevékenységre Adat: tényeknek, jelenségeknek, eseményeknek, tranzakcióknak jelkonfigurációban rögzített leírása. Lehet szám, betűszám, jelek, hangok vagy képek formájában; rögzítve, csoportosítva, osztályozva és tárolva. Az adatbázisok alkotóelemeit képezik. Információ: Egy adott rendszer számára, annak működését befolyásoló, új ismeretet jelentő jelkonfiguráció. Leggyakrabban adatokból származik. Jelentése és felhasználhatósága alapján értékel bír. Tudás: adatból és információból áll. A szervezeti tudás magas fokú érték, a tudásmenedzsment a legfontosabb része egy információrendszernek. Az adat, információ és tudás egyaránt lehet be- és kimenete egy információrendszernek.

Információrendszer Control Input Process Feedback Output Az információrendszer (IR) információt gyűjt, dolgoz fel, tárol, elemez, és oszt el egy meghatározott cél érdekében. Más rendszerekhez hasonlóan az IR részekből áll: inputok (adat, instrukciók) és outputok (jelentések, számítások). Feldolgozza az inputokat technológia segítségével (pl. PC) és a végeredményt a felhasználóhoz vagy más rendszerhez továbbítja elektronikus hálózaton keresztül. Működését valamilyen visszacsatolási mechanizmus tartja kontroll alatt. A nagy szervezetekben kitermelt tudás és ismeretek gyors terjesztését, az információ megszerzését, tárolását és időbeni elérhetőségét, a döntések meghozatalát, a termelő kapacitások koordinációját és ellenőrzését pedig csak megfelelő információrendszerekkel lehet biztosítani. Az információrendszerekhez kapcsolódó tevékenységek alapvetően öt kategóriába sorolhatók, ezek kombinációjával látják el e rendszerek feladataikat a vállalat érdekében: bemeneti adatok fogadása adatfeldolgozás kimeneti adatok létrehozása adattárolás kontroll (ellenőrzés) Az információrendszerek szerepe, jellemző feladatai szintén néhány tipikus osztályba rendezhetők: nyilvántartási tevékenységek támogatása döntés-előkészítés erőforrások allokációja kooperáció, kommunikáció támogatása Process Input Output Feedback Control

Számítógép-alapú információrendszer Alkalmazás Hardver Szoftver Adat Hálózat Eljárások Emberek Hardver Szoftver Adat Emberek Az információrendszerek erőforrásai lehetnek: humán: végfelhasználók, információrendszer-szakértők, akik dolgoznak a rendszerekkel és használják azok eredményeit. hardver: fizikai eszközök rendszere – processzor, memória, monitor, stb. szoftver: programok, eljárások, melyek lehetővé teszik, hogy a hardver adatokat dolgozhasson fel adat, adatbázis, tudásbázis (az adatbázis adatokat tároló, kapcsolódó fájlok, táblák, relációk, stb. gyűjteménye) hálózat (számítógépek erőforrásainak megosztására szolgáló kapcsolatok kialakítását biztosító megoldások) eljárások: utasítások halmaza, mely leírja, hogyan kell kombinálni a többi komponenst. Egy információrendszer esetében tehát nem csupán egy számítógépre kell gondolni, ez a sematikus felfogás távol áll a valóságtól. Komplex rendszerekről van szó, amelyek rengeteg technológiai eredetű erőforrás mellett szervezeti erőforrásokat is felhasználnak feladataik elvégzéséhez. Több, mint csupán hardver és szoftver!

Az információrendszerek képességei 1. Nagy sebességű, nagy volumenű számítási feladatok végrehajtása Gyors, pontos és olcsó kommunikáció biztosítása szervezeten belül és szervezetek közt Óriási mennyiségű adat tárolása és könnyű, olcsó elérhetőségének biztosítása

Az információrendszerek képességei 2. Akár földrajzilag távol lévő emberek csoportmunkájának hatékony és eredményes támogatása Emberi elme által már feldolgozhatatlan mennyiségű információ kezelése Rutin üzleti tranzakciók és manuális tevékenységek automatizálása

Információrendszer: – Osztályozás a szervezeti struktúra szerint Egy információrendszer (IR) kiszolgálhat szervezeti funkciókat, üzleti egységeket és teljes vállalatokat is. Funkcionális IR Vállalatirányítási IR Szervezetközi IR Az előző előadásból ismétlés. Az egymásra épülést, az egyre nagyobb kiterjedést kell érzékeltetni A kezdeti funkcionális rendszerek (szigetmegoldások) integrálódásával eljutunk a vállalatirányítás rendszerekhez, és a különböző cégek információrendszereinek integrálódásával pedig a szervezetközihez. Az információrendszerek általában elektronikus hálózatokon keresztül kapcsolódnak

Információrendszer: – Osztályozás a funkcionális egység szerint Egy információrendszer (IR) egy vállalat valamennyi funkcióját támogathatja Üzemvitel Számvitel Pénzügy Marketing HR Point-of-Sale (POS) Az informatikai alkalmazások korai szakaszában a számításigényes, nagytömegű tranzakciót kezelő funkcióknál alakultak ki az első alkalmazások. Az egyes funkciók elkezdték saját alkalmazásaikat fejleszteni, ezek fokozatosan funkcionális rendszerekké alakultak, egy-egy szervezeti egység feladatainak nagy részét támogatták, de az egyes funkciók nem integrálódtak. Tranzakciófeldolgozó rendszerek (Transaction Processing Systems, TPS): rutin és ismétlődő feladatokat automatizál, melyek kritikusak a szervezet működése szempontjából

Információrendszer: – Osztályozás a funkcionális egység szerint Egy információrendszer (IR) egy vállalat valamennyi funkcióját támogathatja A funkcionális rendszerek vállalati rendszerré integrálódnak. A vállalati rendszerek szervezetközi rendszerek révén más rendszerekhez kapcsolódhatnak.

Az integrált rendszer struktúrája Ellátási lánc Belső architektúra HR Pénzügy Interfész Központi adatbázis Interfész VEVŐK Az ERP struktúrája. Itt jól látható, hogy a korábbi szigetmegoldások most már egy közös adatbázist használnak, így alakítva ki egy nagyobb, komplexebb rendszert. A rendszer interfészekkel nyitott újabb és újabb funkcionális rendszerek integrálódására, illetve integrálható mind a szállítókkal, mind a „vevőkkel”. SZÁLLÍTÓK Marketing Logisztika

Irányítás céltudatos szellemi tevékenység, amelynek során beavatkozás történik egy folyamatba, annak érdekében, hogy a transzformáció célnak alárendelten menjen végbe a határozatlanság csökkentése érdekében Az IRek, főleg a vezetői információrendszerek feladata az irányítűás. IR-ek felügyelik a vállalati folyamatok többségét, MIS-rendszerek pedig a szervezetet és a tevékenységek és teljesítmény egészét. Taxi – milyen szerepe lehet a bevezetett rendszereknek irányítás szempontjából? Tesztkérdés lesz! – Irányítás fogalma T(x) X Y

Az elektronikus integráció perspektívája értékláncon belüli integráció értékláncok összekapcsolása értékláncok alárendelése elektronikus piac Az IT és a digitális gazdaság kialakulása új vállalkozási modellek kialakulását hozták. Az Internet megmozgatja a régi típusú vállalatokat és ezek új arculatot alakítanak ki. Az üzleti modell egy eszköz, amelyhez egy vállalat működése igazodik, ez a modell határozza meg az értékteremtés módját, és részben azt, hogy kik lesznek a fogyasztói és milyen jellege lesz az adott terméknek vagy szolgáltatásnak. Ezen modellek kialakulása segített sokakat a gyors alkalmazkodás képességéhez. Az IT támogatja, illetve lehetővé teszi az üzleti funkciók integrációját. Ez az integráció négy különböző formában valósulhat meg: értékláncon belül, értékláncok összekapcsolásával, értékláncok alárendelésével és az elektronikus piac megvalósításával. Az értékláncon belül összeköthetők a tervező és termelő tevékenységet végző csoportok a szervezeten belül, ami rövidebb termelési időt, jobb minőséget és légkört eredményezhet. Az értékláncok összekapcsolása szervezetek között történhet, a szállító közvetlenül kapcsolódhat a vásárló beszerzési központjához. Értékláncok alárendelése esetén a szervezet értékláncának egy részét egy másik szervezettel végezteti el, és kihasználja az ebből eredő előnyöket. A legfejlettebb elektronikus integrációs forma az elektronikus piac, ami több szervezet között nyílt piacot tesz lehetővé. Ilyenek pl. az elektronikus tőzsdék vagy az utazási ügynökségek helyfoglaló rendszerei.

Szervezetközi rendszerek A szervezetközi rendszerek 2 vagy több szervezetet kötnek össze. Üzleti együttműködésben, e-kereskedelemben általánosan használt rendszerek, különösen fontosak az ellátási lánc menedzsment támogatásában. Az első IT rendszer, ami célzottan az üzleti partnerek közti kommunikáció fejlesztésére szolgált, az 1980-as években jelent meg: elektronikus adatcsere (electronic data interchange (EDI). Közvetlen számítógép-számítógép kapcsolatra épül, standard üzleti dokumentumok cseréjére szolgál (megrendelések és megrendelések visszaigazolása) az üzleti partnerek közt. E rendszerek lettek az alapjai az electronikus piacoknak, ami később az electronikus kereskedelemmhez vezetett. A Web-alapú rendszerek (általában XML-re épülve) üzleti alkalmazásokat biztosítanak az Interneten keresztül. Böngésző és internet segítségével különböző szervezetek alkalmazottai tudnak kommunikálni, együttműködni, nagymennyiségű információt elérni, és képesek a szervezeti erőforrások és eljárások felhasználására. Tesztkérdés lesz! Két vagy több szervezet

Technológiai trendek A chipek költség-teljesítmény aránya ratio folyamatosan javul. Moore törvénye: a szilicium-chipek feldolgozási kapacitása minden 18 hónapban megduplázódik. McGarvey & tenornetworks.com: az optikai kommunikációs hálózatok teljesítménye 3 évente megtízszereződik A tárolási kapacitás és teljesítmény javítására is számos módszer és eszköz létezik Objektum-orientált technológia segíti a szoftverfejlesztést, újrafelhasználható, megosztható szoftver elemekkel A hálózatos és elosztott számítástechnika gyorsan terjed Objektum-orientált technológia teszi lehetővé a szoftver összetevők könnyebb újrahasznosítását és megosztását, csökkentik a fejlesztési és karbantartási költségeket. A multimédia és az objektum-orientált rendszerek használata révén az elektronikus dokumentum-menedzsment lehetőségei tovább bővülnek. A hálózatos és elosztott számítástechnika gyorsan terjed (R. Metcalf, a számítógépes hálózatok szakértőjének megfigyelése: a hálózatok értéke négyzetesen nő a felhasználók számának növekedésével). Az internet mellett a mobil számítástechnika térnyerése is egyre látványosabb, a drótnélküli hálózatok és eszközök új üzleti, szolgáltatási lehetőségeket biztosítanak. 2004-re kb. 1 milliárd mobil informatikai eszköz volt használatban. Az internet terjedése látványos: míg 1997-ben 50 millió felhasználója volt, 2007-re kb. 750 millióra becsülik ezt a számot. Integrált otthoni számítástechnika: az otthoni számítógép, a televízió, a telefon, a biztonsági berendezések és az egyéb intelligens háztartási eszközök egy rendszerbe integrálódnak, egyre több intelligens eszköz fog az internethez kapcsolódni (pl. a ha kifogy a tojás és a tej a hűtőből, akkor az automatikusan rendelést küld).

Az üzleti modellek megváltoztatását kikényszerítő erők Környezeti, szervezeti, és technológiai tényezők fokozzák a versenyt az üzleti környezetben, változékonyak, gyakran megjósolhatatlanul átalakulhatnak. Az IT meghatározó szerepet játszik a modern szervezetekben és a megújulás katalizátora Az üzleti környezet rendkívül éles versennyel jellemezhető a piaci, gazdasági, társadalmi és technológiai tényezők összhatása miatt. Gyors és nagy változások tapasztalhatók a fenti tényezőkben, ami gyors reagálóképességet és nagyfokú rugalmasságot követel meg a legtöbb szervezettől. A globalizáció miatt egyre nagyobb lesz az igény a koordinációra, az ellenőrzésre és az együttműködésre. Ezekre az igényekre választ adni csak az IT megfelelő és fokozott mértékű felhasználásával lehetséges.

Átalakulások az üzleti környezetben Tudásalapú gazdaság Termelékenység Új termékek és szolgáltatások Tudás, mint vállalati eszköz Idő-alapú verseny Rövidülő termék-életciklusok Turbulens környezet Az alkalmazottak korlátozott ismeretei

Információs túlterhelés A változás okozói Üzleti kényszerítő hatások változásokat tesznek szükségessé Piac Technológia Társadalom Globalizálódás Élesedő verseny Megváltozott vásárlói magatartás Innovációk Gyors avulás Információs túlterhelés Társadalmi felelősség Dereguláció/ szabályozás Etikai problémák Piaci hatások: élesedő verseny, globalizálódás, munkaerő-költség különbségek, változékony piacok, megváltozott vásárlói preferenciák, a fogyasztók nagyobb befolyása Technológiai hatások: gyors technológiai változások és fejlődés, gyors avulási ütem, információs túlterhelés, a költség/teljesítmény hányados gyors javulása Társadalmi hatások: dereguláció, etikai és jogi kérdések előtérbe kerülése, a szociális felelősség fontosságának felismerése, politikai változások, megváltozott természetű munkaerő

Üzleti válaszlehetőségek A szervezeteknek gyorsan és hatásosan kell reagálniuk mind az üzleti környezetből eredő fenyegetésekre, mind a lehetőségekre. A válasz lehet egy meglévő hatásra adott reakció, jövőbeli fenyegetések kivédését szolgáló kezdeményezés vagy a változó körülményekből eredő lehetőségek kihasználását célzó akció A hagyományos törekvések a költségcsökkentésre nem elegendőek, jelentős innovációkra van szükség, pl. új termékek/szolgáltatások, új üzleti modellek kialakítására, a szervezet újrastrukturálására, az IT-ban rejlő lehetőségek kiaknázására. Gyakran nem elég a szervezet keretein belül változtatásokat megvalósítani, hanem a kiterjesztett üzleti hálózatban (a szállítókkal, vevőkkel való kapcsolatban) is átalakulásokra lehet szükség. Reakció: az üzemanyagárak növekedése, vagy a verseny élénkülése miatt a légitársaságok elektronikus piactereken szerezhetik be a szükséges inputokat a költségcsökkentés érdekében. Könyvesbolt-hálózat: modernizálja a háttér-adminisztrációt, egységes rendszert alakít ki a hatékonyabb működés érdekében Jövőbeli fenyegetés kivédése: felkészülni a kihívásokra – az e-kereskedelemből fakadó piacvesztés veszélye sok vállalatot az előre menekülés stratégiájára késztet – légitársaságok weblapja nem csak jegyértékesítésre szolgál, de komplett utazási iroda. Könyvesbolthálózatok: e-boltok, mint új értékesítési csatorna Lehetőségek kihasználása: integráció más vállalatokkal, szövetségek kialakítása elektronikusan integrálva a kapcsolatokat – légitársaságok szálloda-láncokkal, autókölcsönzőkkel, e-könyvesboltok a kiadókkal, lakáskultúra, szórakoztató elektronikai cikkek forgalmazóival, stb.

Szervezeti válaszok a kihívásokra Stratégiai menedzsment és rendszerek Folyamatos fejlesztés – működési hatékonyság és kiválóság Üzleti folyamatok átalakítása Rendelésre gyártás, Mass-Customization Fogyasztóközpontú stratégiák Elektronikus kereskedelem Stratégiai szövetségek Stratégiai rendszerek kifejlesztése: olyan IT alapú információrendszerek kialakítása, amelyek a vállalatnak stratégiai előnyöket biztosítanak a versenyben, pl. támogatják a piaci részesedés növelését, kedvezően befolyásolják a szállítókkal/vevőkkel való kapcsolatot, átalakítják a vállalat piaci kapcsolatrendszerének természetét, belépési korlátot jelentenek a potenciális versenytársak számára, vagy a termék/szolgáltatás megkülönböztetése révén, a termelési költségek csökkentésével, stb. Folyamatos minőségfejlesztési projektek: a szervezet termelékenységének és a termékek/szolgáltatások minőségének javítását célzó, inkrementális jellegű, kisebb léptékű, fokozatos javulást célzó projektek, pl. TQM (Total Quality Managment: ott javítani a minőségen, ahol az csak lehetséges. Az IT a TQM-t az adatok gyűjtésével és elemzésével tudja segíteni. A minőségellenőrzés az IT által vált gyorsabbá, a tesztelések, a pontosság is javult és csökkentek a minőségellenőrzési költségek). Az üzleti folyamatok újraszervezése (BPR): radikális üzleti innováció, amely átalakítja a szervezet struktúráját, értékteremtő folyamatait, és összehangolja a szervezet stratégiai, technológiai, strukturális és emberi dimenzióit. A BPR jól alkalmazható eszköz a kiszolgálási idő (ciklusidő) csökkentésére és az innovációk piacra-juttatási idejének (time to market) csökkentésére, a csoportmunka lehetőségeinek kihasználására, a hatáskörbővítésre és feladatdelegálásra (empowerment), a szervezeti tudás jobb menedzselésének elősegítésére, a fogyasztó-orientáció megerősítésére, de akár új üzleti szövetségek kialakításánál is. Üzleti szövetségek kialakítása: az IT segítségével a kompetenciák, erőforrások rugalmas és hatékony megosztására, kiterjedt vállalatközi együttműködésre van lehetőség, a céltól függően ad-hoc és hosszú távú szállító-vevő kapcsolatokat lehet kialakítani, közös kutatás-fejlesztés (K+F) tevékenységet lehet folytatni, virtuális szervezeteket lehet létrehozni, stb., ami jelentősen javíthatja a kooperáló szervezetek piaci sikerességének esélyeit. Ilyen a termelésben pl. a JIT – Just In Time: Termelésütemezési és készlet-ellenőrzési, valamint logisztikai rendszer, amely a beszállítók és az összeszerelő cégek együttműködését támogatja. Elektronikus kereskedelem: mára ez is fontos eszköz a piaci kihívások kezelésében, támaszkodik az IT eszközeire, jellemzően stratégiai rendszerekben valósul meg, jelentős kihatása van a minőségre és alapvetően átalakíthatja az üzleti folyamatokat akár szervezeten belül, akár szervezetek közt, akár vállalatok közti együttműködésről, akár kiskereskedelmi célú alkalmazásról van szó. Az IT nélkülözhetetlen e válaszok megvalósításához

Az IT stratégiai fontossága Az IT nagy költségekkel jár Az IT kritikus fontosságú Az IT stratégiai fegyver Az IT alkalmazást a gazdasági környezet igényli Az IT-val kapcsolatos problémák egyre fontosabbak Az IT nagy költségekkel járó tevékenység: a cégek bevételük 1–5%-át költik az információtechnológiára. Az IT a többi stratégiai, strukturális és humán tényező mellett meghatározójává válik a szervezeti teljesítménynek, és az IT-ba az iparági átlag fölött beruházók általában vezető szerepet játszanak saját területükön. A költekezés növekedésének üteme is nagy: évi 20–40%, de élre törő cégek esetében 60–100% is lehet. Az IT kritikus számos szervezet számára: sok szervezet működése bénulna meg nélküle. Összetett szervezeteknél (több stratégiai üzleti egységből álló, több üzletágban tevékenykedő cégek ilyenek) az egyes egységek különféleképpen viszonyulhatnak az IT-hoz, tehát nem beszélhetünk uniformizáltan fontosságról. Az IT stratégiai fegyver: alkalmazásával számos lehetőség nyílik a szervezetek számára, innovatív alkalmazásával versenyelőnyt lehet elérni, javítani lehet a teljesítményt, a termelékenységet, meg lehet újítani a szervezetet. Az IT alkalmazását a gazdasági környezet igényli: a piacok globálissá válnak, a termékpiacok egyre széttagoltabbak, emiatt a jó minőség mellett gyors válaszkészségre is szükség van. Ez rugalmas termelési eljárásokat igényel, ami az IT alkalmazása nélkül megvalósíthatatlan (pl. rugalmas termelési rendszerek). Az IT változásokat tesz szükségessé és lehetségessé a szervezetben, és alkalmazása gyakran kompetitív szükségletté válik. A vezetői információigények változnak: a szervezetek egyre összetettebbekké válnak, a környezet is egyre változékonyabb, emiatt egyre nagyobb szükség van a vezetést támogató információrendszerre. A vezetők idejének javát a kommunikáció, az információgyűjtés és -feldolgozás, a jelentéskészítés teszi ki, amiben az IT pótolhatatlan szerepet játszik. Az IT alkalmazását számos érdekhordozó befolyásolja: a versenytársak IT fejlesztései, a felhasználók, szállítók kezdeményezései, a felhasználói igények, a kormányzat jogi szabályozása, a gyártók technológiája és szabványai, a munkavállalók szempontjai mind befolyásolják a szervezeti IT fejlesztési döntéseket. Az IT-val kapcsolatos problémák egyre fontosabbak: a hardver, a szoftver, az adatok és rendszerek fölötti döntések egyre nagyobb gondosságot, szakértelmet igényelnek (pl. két vállalat fúzióját akadályozta meg rendszereik inkompatibilitása). Itt említendők meg az egyoldalú szállítói függésből fakadó problémák is – ami a szállító erőfölényéhez, minőségrontáshoz, rugalmatlansághoz vezethet.

Az IT lehetőségei Az új technika beépítése a meglévő termékekbe és szolgáltatásokba Költségcsökkentés (energiamegtakarítások, jobb irányítás) Döntéshozatal támogatása (hatékonyság növelés) A vállalat profiljának, célkitûzéseinek megváltozása A vállalatközi kapcsolatok megváltozása Új termékek, szolgáltatások létrehozatala Az IT révén új termékek Fizikailag automatizálhat, javítva a fizikai feladatot egy-egy tevékenységnél (pl. számítógép vezérelte szerszámgépek). A technológia fizikailag is összekapcsolhatja a tevékenységeket (pl. kommunikációs kapcsolat a termelés és értékesítés funkciója közt). A tevékenységek menedzselését, ellátását is segíteni tudja az IT (pl. készletgazdálkodási rendszerek). Az IR optimalizálhatja a tevékenységeket a kapcsolódások mentén (pl. egy CAD-CAM rendszer az integrált termelési rendszerek esetében).

Információrendszer : – Osztályozás a támogatott funkció szerint Alsó szintű vezetés Adatmunkások Középvezetés Felsővezetés 5 éves eladási előrejelzés Profit tervezés 5 éves költségvetési előrejelzés Termékfejlesztés Felsővezetői rendszerek Értékesítés menedzsment Készletezési kontroll Éves költségvetés Termelés ütemezés Költségelemzés Árazás elemzés Vezetői információrendszerek Döntéstámogató rendszerek Intelligens támogató rendszerek Szimuláció Rendszer támogatás Szövegfeldolgozás Szövegszerkesztés Tudásmenedzsment rendszerek Irodaautomatizáló rendszerek Itt csak felsorolásszerűen kellene jelezni a főbb rendszertípusokat. Egy részükről már hallhattak az üzleti informatika alapjaiban (I. féléves tárgy). Itt lehet elolvastatni a TAXI-s esettanulmányt. Javasolt kérdések: Milyen rendszereket vezettek be? Milyen szolgáltatásokat nyújtanak? Milyen üzleti indoka volt ezeknek? Miért hasznosak ezek a rendszerek? Melyik kategóriákhoz kapcsolódnak a bevezetett rendszerek? Ezekhez tesztkérdés is lesz! Megrendelésfeldolgozás Teljesítés Anyagmozgatás Bérszámfejtés POS Tranzakciófeldolgozó rendszerek

Az információrendszerek típusai A rendszer jellege A támogatott csoport Operatív szint Tudás szint Középvezetés Felsővezetés OAS, Workflow, stb. EIS Stratégiai szint Felsővezetés Menedzsment szint Középvezetés MIS, DSS Tudás szint, elemzés Tudás és adatmunkások (KWS) Az IR kategóriák és a szervezet kapcsolata: melyik szintnek milyen jellemzői vannak (feladat, felelősség, munka jellege) és milyen rendszer tartozik hozzá – kérdés is lehet a szemináriumon! Tesztkérdés lesz! Operatív szint Operatív vezetés TPS Értékesítés Gyártás Pénzügy Számvitel Emberi erőforrások marketing

Az információrendszerek fő típusai Felsővezetői információrendszerek - executive information systems (EIS) Vezetői információrendszerek - management information systems (MIS) Döntéstámogató rendszerek - decision support systems (DSS) Tudásalapú rendszerek - knowledge work systems (KWS) Irodaautomatizálás - office automation systems (OAS) Tranzakciófeldolgozó rendszerek - transaction processing systems (TPS) Csak rövid felsorolás, a részletezés most következik! A következő rendszertípusoknál a cím jelenik meg először, akkor lehet kérdezni a hallgatókat, majd a válaszok után jön fel a szöveg! Tesztkérdés lesz! (az elnevezések ismerete)

Tranzakciófeldolgozó rendszerek (TPS) Operatív szint Bemenetek: tranzakciók, események Feldolgozás: frissítés (updating) Kimenet: részletes jelentések Felhasználók: operatív személyzet Példa: számlakiegyenlítés Milyen példát tudnak mondani (utalva a TAXI-ra: csekkek feldolgozása, kártyás fizetés) TPS automatizálja a rutin és ismétlődő tevékenységeket, amelyek kritikus fontosságúak a szervezet működése szempontjából: bérszámfejtés, számlázás, POS, raktárkészlet nyilvántartás. A működést támogató rendszerekből gyűjtött adatok felhasználásával működnek a MIS és DSS rendszerek a középvezetés támogatására Az értéklánc elsődleges és támogató tevékenységeinek nagyrészét számítógépesíti. Elsődleges célja a tranzakciók végrehajtása és az adatgyűjtés. Tesztkérdés lesz!

A rendszerek fő funkciói: Tipikus tranzakciófeldolgozó alkalmazás Értékesítés és marketing rendszerek A rendszerek fő funkciói: értékesítés menedzsment; piackutatás; promóció; árazás; új termékek Fő alkalmazási rendszerek: megrendelési információs rendszerek; piackutatási rendszerek; árazási rendszerek TAXI: hogyan támogatják az értékesítést a rendszerek (kirendelés egyszerűbb)

Tipikus tranzakciófeldolgozó alkalmazás Termelési rendszerek A rendszerek fő funkciói: ütemezés; beszerzés; szállítás / átvétel; tervezés; műveletek Fő alkalmazási rendszerek: nyersanyagszükséglet tervezés; beszerzési megrendelés kontroll rendszerek; tervező rendszerek; minőségellenőrzési rendszerek Mondjanak általános példát, pl. autó-összeszerelés

A rendszerek fő funkciói: Tipikus tranzakciófeldolgozó alkalmazás Pénzügyi és számviteli rendszerek A rendszerek fő funkciói: költségvetés tervezés; főkönyv; számlázás: költségelszámolás Fő alkalmazási rendszerek: főkönyv; számla-bevételezés / fizetés; költségvetés tervezés; költségvetési-gazdálkodási rendszerek (kincstár) TAXI-s esetre lehet utalni, milyen rendszer lehet erre a célra, és mit csinál? Tesztkérdés lesz!

Tipikus tranzakciófeldolgozó alkalmazás Emberi erőforrás-menedzsment A rendszerek fő funkciói: Személyzeti adatok; munkaügyi rendszerek, juttatások; képzés Fő alkalmazási rendszerek: Bérszámfejtés; Személyzeti adatnyilvántartás; Juttatási rendszerek; Karriertervezési rendszerek; Személyzeti tréning rendszerek Tesztkérdés lesz!

Tipikus tranzakciófeldolgozó alkalmazás Egyéb típusok (pl. Egyetem) A rendszerek fő funkciói: beiratkozás; érdemjegyek nyilvántartása; kurzusok nyilvántartása; alumni Fő alkalmazási rendszerek: Regisztrációs rendszerek; Hallgatói index rendszerek; Kurzus és képzés-nyilvántartási rendszerek; végzett hallgatók nyilvántartása Lehetséges kérdések: Milyen feldolgozásokat végezhet egy tanulmányi rendszer? Milyen szerepe van egy intézmény életében? Milyen szolgáltatásai vannak a diákok, az oktatók, az adminisztrátorok számára? Mit okoz, ha a rendszer leáll? Hogyan lehetne helyettesíteni? Tesztkérdés lesz!

Tudásmunkás rendszerek (KWS) Tudás/szakértelmi szint Bemenetek: terv specifikáció Feldolgozás: modellezés Kimenet: tervek, grafikák Felhasználók: technikai személyzet Példa: mérnöki tervező munkaállomás A felső és középvezetés közti támogatási szint a professzionális szakértők csoportja (pl. pénzügyi vagy marketingelemzők). Feladatuk a tudásfeltárás és fejlesztés a szervezet számára külső és belső források felhasználásával. KMS a tudásmunkások számára nyújt támogatást: Internet kereső motorok, szakértő rendszerek, Web-alapú számítógéppel támogatott tervező rendszerek és kifinomult, speciális adatkezelő alkalmazások.

Irodaautomatizálási rendszerek (OAS) Elmozdulás a “papírmentes” iroda felé A munkafolyamatok újratervezése Integrált szoftverek Ergonomikus tervezés Világos, kellemes munkakörnyezet Példa: prezentációs grafikák Elektronikus kommunikáció Szövegszerkesztés dokumentum menedzsment rendszerek desktop publishing. OAS rendszereket alapvetően az irodai adminisztráció használja a szervezet valamennyi szintjén dolgozó vezetők támogatására. Azokat az irodai dolgozókat, akik információt használnak, dolgoznak fel vagy osztanak szét, adatmunkásnak nevezzük

Vezetői információrendszerek (MIS) Vezetői szint Bemenet: nagymennyiségű adat Feldolgozás: egyszerű modellek Kimenet: összefoglaló jelentések Felhasználók: középvezetés Példa: éves költségvetés tervezés Ezek az IR-ek érik el, szervezik, foglalják össze és jelenítik meg az információt a rutin döntések meghozatalához a funkcionális területeken. A középvezetés irányába a MIS főleg rendszeres jelentéseket biztosít, pl. dolgozók listája és a ledolgozott munkaórák, vagy havi jelentések a kiadásokról a költségvetéshez viszonyítva Tipikus használatuk pl. az eladás-menedzsmentben A támogatott döntések inkább strukturáltak. A fő céljuk adatokból információt nyerni Tesztkérdés lesz!

Vezetői információrendszerek (MIS) Strukturált és félig strukturált döntések Jelentési kontroll orientáció Múlt és jelen adataira alapszik Belső orientációjú Hosszadalmas tervezést igényel Milyen információ lehet szükséges egy felsőoktatási intézményben a vezetőknek? Hogyan állítható ez elő? Pl. oktatók terhelése, tanszékek terhelése Tárgyak évfolyamátlaga Oktatás minősége Tesztkérdés lesz!

Rendelés feldolgozási rendszer Nyersanyagellátás tervezési rendszer Tranzakciós adatok a vezetői információrendszerek számára MIS MIS adatok Eladási adatok Termelés egység-költsége Termék-változási adatok Kiadási adatok Jelentések Vezetők TPS Rendelés feldolgozási rendszer Nyersanyagellátás tervezési rendszer Főkönyvi rendszer Megrendelési adatok Termelési adatok Számviteli adatok Kapcsolódások, integrálás fontosságának kiemelése Tesztkérdés lesz!

Döntéstámogató rendszerek (DSS) Vezetői szint Bemenetek: kismennyiségű adat Feldolgozás: interaktív Kimenetek: döntési elemzés Felhasználók: szakértők, professzionális személyzet Példa: szerződési költségek elemzése Ezek a rendszerek komplex nem-rutin döntéseket támogatnak. Fő céljuk adatból információ kinyerése DSS tipikusan a taktikai szintű vezetés használja, a döntések, elemzések (what-if analysis) kevésbé struktúráltak. Nem csak egy eredményt biztosít, de kiterjedt információkat alternatívák formájában. DSS módszerek Mathematikai Modellezés Szimuláció Lekérdezések What-If (OLAP-kockák) Data mining Tesztkérdés lesz!

Döntéstámogató rendszerek (DSS) Rugalmas, adaptív, gyors A felhasználó kontrollálja a bemeneteket és kimeneteket Nem professzionális a programozás A döntési folyamat támogatása Kifinomult modellezési eszközök

Felsővezetői információrendszerek (EIS) Stratégiai szint Bemenetek: aggregált adatok Feldolgozás: interaktív Kimenetek: előrejelzések Felhasználók: felsővezetés Példa: 5 éves működési terv Az ESS rendszerek (Enterprise Information Systems - EIS) eredetileg a felsővezetés számára készültek. Ezeket fokozatosan kiterjesztették, hogy a szervezet többi vezetőjének munkáját is támogassa. A felsővezetés szintjén a Strategiai tevékenységeket támogatja, melyek alapvető hatást gyakorolhatnak az üzleti tevékenység menetére. Tesztkérdés lesz!

Felsővezetői információrendszerek (EIS) Felsővezetés eszköze Személyre szabott Összeköti a vezetőt a többi szervezeti szinttel Fenntartása nagyon költséges Kiterjedt támogatást igényel

Intelligens rendszerek: Intelligent Support Systems (ISS) Mesterséges Intelligencia rendszerek (Artificial intelligence (AI) intelligens problémamegoldásra képesek. Tipikus MI alkalmazások a szakértő rendszerek (expert systems). Ezek a bennük tárolt tudást biztosítják nem szakértők számára bonyolult vagy időigényesen megoldható problémák esetén. Tanácsadó rendszerek, teljesen különböznek a TPS alkalmazásoktól, melyek az adatokra koncentrálnak, és a MIS ill. DSS alkalmazásoktól, melyek információfeldolgozásra szolgálnak. A DSS segítségével a felhasználó döntést hozhat a rendszer által generált információknak megfelelően. ES a benne tárolt szakértelem és tapasztalat révén döntési javaslatot tesz a felhasználónak. Kihagyható, ha kevés az idő

Információs infrastruktúra Hardver Szoftver Hálózati és kommunikációs szolgáltatások Adatbázisok IT személyzet Information Systems Function Az informatikai infrastruktúra fő alkotóelemei a fizikai eszközök, a szolgáltatások és a támogató menedzsment: Hardver Szoftver Hálózati és kommunikációs szolgáltatások Adatabázisok IT személyzet Az infrastruktúra ezeken az erőforrásokon kívül tartalmazza mindezek integrációját, üzemeltetését, dokumentációját, karbantartását, irányítását Tesztkérdés lesz!

Információs architektúra Hardver alapú osztályozás Az információs architektúra osztályozásának alapvető módja a számítógépes háttér szerint történik. Nagygépes (Mainframe) környezet PC környezet PC-LAN környezet Elosztott számítástechnikai környezet Kliens/szerver környezet Szervezetet átfogó informatikai környezet Kötelező (Legacy ) rendszerek Az információs architektúra elvontabb, fizikailag nem megfogható jellegű: a szervezet információs erőforrásainak magas szintű terve vagy „térképe”. Ez lényegében a szervezet IT erőforrásainak a modellje. A legtöbb nagy szervezet IT architektúrája meglehetősen bonyolult, (bár egyszerűsítve is ábrázolható), de a legbonyolultabb architektúra is bizonyos alapvető típusokból (mint egy puzzle) összeállítható. A szervezetközi információrendszer fólia pl. egy egyszerű architektúra Tesztkérdés lesz!

IT döntéshozó struktúra Ügyvezetés Menedzsment Architektúra és Infrastruktúra A szervezet és a technológia kapcsolata, az IT funkció helye a szervezetben –kihagyható, nem lesz kérdés. Az információrendszerek több ok miatt is rendkívül fontosak a legtöbb szervezetben: jelentős stratégiai értékkel bírnak, akár rövid leállásuk is komoly károkat okoz, működésképtelenné válhat a szervezet. Jelentős az életciklus-költségük (beszerzés, üzemeltetés, biztonság, karbantartás)- emiatt a jó menedzselés fontos. Emiatt az információs erőforrások menedzsmentje, tehát a szervezet IT alkalmazás-portfóliójának és infrastruktúrájának tervezése, szervezése, megvalósítása, üzemeltetése, kontrollja egyre inkább fontossá válik. Ez persze legtöbbször nem egyszerű feladat, mert az informatikai erőforrások menedzselésének felelőssége hagyományosan két szervezeti tényező közt oszlik meg, az informatikai funkció (mint a vállalat egy konkrét szervezeti egysége) felelős a professzionális szolgáltatásokért, míg a végfelhasználók (akik a szervezet minden részében megtalálhatók) számtalan kisebb feladat, alkalmazás vagy infrastrukturális összetevő felett gyakorolhatnak felügyeletet. Technológia

IT döntéshozó struktúra Technológia Architektúra és Infrastruktúra Menedzsment Ügyvezetés Szervezeti vezető Funkcionális vezető Számítástechnikai vezető Az információmenedzsment célja „az információs erőforrások hatékony menedzselése és a szervezet képessé tétele arra, hogy gondoskodni tudjon mindarról, amire szüksége van az információs rendszerek alkalmazása, az információhoz való hozzáférés és a végfelhasználók megfelelő segítése tekintetében Az információrendszerek feladata az, hogy segítséget nyújtsanak a vállalat céljainak eléréséhez. Az információrendszerekkel a legtöbb közép és nagyvállalatnál, szervezetnél egy-egy specializálódott részleg foglalkozik, ennek az informatikai funkciónak/egységnek a legfontosabb feladatai: Az információtechnológiák felhasználásának megtervezése a szervezet céljainak véghezvitele érdekében A vállalat IT infrastruktúra tervezése, üzemeltetése, karbantartása, felhasználói kérések kezelése (rendszergazdák és hálózatgazdák) A vállalati alkalmazások fejlesztése, üzemeltetése, karbantartása (az új információrendszerek kialakítása, valamint a már meglévő rendszerek fenntartása) Az információ védelme (adatok és információk védelme biztonsági követelmények teljesítése) A kiszervezett IT szolgáltatások (outsourcing) felügyelete (kapcsolattartás a külső partnerekkel, telekommunikációs, alkalmazásfejlesztő vagy szolgáltató cégekkel, stb.)

Az EIS-től az OLAP-ig OLAP: Online Analitical Processing DSS OLAP MIS OLTP TPS Ez NEM pontosan az előző ábrán látható piramis, mert a tudás szint nem jelenik meg rajta! A MIS-ek a középvezetői szinthez tartoznak, csak a jobb lerajzolhatóság miatt „került” lejjebb. OLTP (Online Transaction Processing): A korábbi TPS-ek fejlesztésével kialakult rendszerek, melyekben megoldottá vált, hogy egyszerre több felhasználó vigyen be adatokat (ezért lett a neve online). A MIS-ek inputjai korábban is a TPS-ek outputjai voltak, logikus volt a kétféle rendszer integrálása. Az OLTP tehát az eseményekből, tranzakciókból akár a középvezetés számára hasznos jelentések előállítására lehet képes. OLAP (Online Analitical Processing): Olyan rendszerek, amelyek az összesített adatok több szempont szerinti gyors lekérdezését támogatják. Gyors, egy-két másodperces válaszidőt tesz lehetővé akkor is, ha a felhasználók előre nem látható, "tetszőleges" lekérdezéseket indítanak. Ebből jól látszik, hogy miként egyesíti a DSS-ek és az EIS-ek képességeit. OLAP: Online Analitical Processing OLTP: Online Transaction Processing

ERP Az integrált vállalatirányítási rendszer definíciója: Egységes információs rendszer Egy vállalat valamennyi feldolgozását megvalósít(hat)ja Minden adat csak egyszer szerepel Az adat a keletkezése helyén kerül rögzítésre Ami magyarázatra szorulhat: Egy vállalat valamennyi feldolgozását megvalósít(hat)ja: Azért csak feltételes mód, mert eleve nem kötelező minden területre bevezetni az ERP valamelyik modulját, illetve a vállalatok egyedisége miatt nem is lehet mindent támogatni =és nem is cél). Az adat a keletkezése helyén kerül rögzítésre: nem azt jelenti, hogy fizikailag azon a terminálon, vagy gépen kerül tárolásra, ahol létrejön, hanem azt, hogy egy adat abban a pillanatban kerül be a központi adatbázisba, amikor először használja valamelyik munkatárs. Inenntől kezdve mindenki az adat központilag tárolt változatával fog dolgozni, jogosultságának megfelelően.

Az ERP rendszerekhez vezető út… A ‘60-as évek eleje: MRP (Material Requirements Planning) 70-es évek: Zárt láncú MRP A ‘80-as években: MRP-II (Manufacturing Resource Planning) A ‘90-es évek elején: ERP (Enterprise Resource Planning) A XXI. századra elértünk az ERP-II rendszerekhez Kezdetben a raktározás folyamatát oldották meg informatikai eszközökkel. Ekkor született meg az MRP rendszer (Material Requirements Planning, 1960). A raktározást jól oldotta meg, azonban a vállalat forrásait nem vette figyelembe. Ezt kijavítva született meg a zárt láncú MRP (1970), mely tulajdonképpen egy megváltoztatott logikájú MRP rendszer volt, mely már figyelembe vette a termékekre vonatkozó kapacitást is. Idővel azonban már ez is szűkösnek bizonyult, ezért kifejlesztették az MRP II-t (Manufacturing Resources Planning, 1980). Fő jellemzője az volt, hogy a részrendszerekből származó outputokat integrálta a pénzügyi jelentésekkel. Az informatika támogató funkciójának egyre szélesebb körű felhasználásával kialakultak a funkcionális rendszerek, melyek egymástól függetlenül működtek. (Szigetmegoldások) A probléma akkor kezdődött, amikor időszerűvé vált ezeknek az elavult, régi programozási nyelveken készült szoftvereknek a fejlesztése és hálózati integrálása. Némely szigetrendszer integrálható volt, azonban ekkor még nem beszélhettünk integrált vállalatirányításról. Az ekkori rendszerek csak néhány funkció integrálását valósították meg, másrészt pedig olyan elemek hiányoztak belőlük, mint a fix átfutási idő, végtelen kapacitás. Az ilyen és ehhez hasonló igények miatt alakult meg az ERP (Enterprise Resource Planning, 1990), mely már teljes integrációt nyújtott a vállalatnak. A látványos hatékonyságjavulást ígérő, viszont gyakran több százezer dolláros beruházást igénylő rendszerek rohamosan terjedtek, ám forgalmazóik eleinte kizárólag a nagyvállalatokat célozták meg. Ezeket a rendszereket igyekeztek minél jobban a vállalat profiljához, folyamataihoz szabni, ugyanakkor egyre több rendszert lehetett készen venni. Idővel már nem csak a profitorientált vállalatok alkalmazták, hanem a közigazgatási szektor és a non-profit szervezetek is. A rendszerek funkcionalitása egyre csak bővült, a bevezetés is egyre egyszerűbb, eredményesebb lett Ezután egyre terjedt a nézet, miszerint a vállalat értékteremtési folyamata nem ér véget a vállalat határainál, a sikerhez elengedhetetlen, hogy ki tudja elégíteni vevőkörének igényeit, és ez csak úgy lehetséges, ha szorosabb kapcsolatot tart fenn mind a vevőivel, mind a beszállítóival. Ekkor fogalmazódott meg a CRM, SCM rendszerek integrálása az ERP rendszerekbe, ezzel megszülettek az ERP-II rendszerek.

…és kitekintés a jövőbe Vállalati erőforrás- tervezés Vállalatok közötti együttműködés e-Közösségbeli együttműködés Költségek csökkentése és a hatékonyság növelése az üzleti folyamatok integrálásával Az ábra hármas felosztás nagyjából megfeleltethető a múlt – jelen – jövő hármasnak. ERP rendszerek bevezetése a vállalatoknál – ellátási lánc mentén történő integráció – jövőbeli e-közösségekké való alakulás Megnövelt hatékonyság a logisztikai láncban az együttműködés révén Értékképzés az üzleti közösségekkel való együttműködés révén Internet-forradalom

Integrációs elvárások I. Funkcionális integráció A hagyományos vállalati funkciók tranzakciós megoldásainak integrálása egy rendszerben Számvitel Logisztika Emberi erőforrás menedzsment Kontrolling Mivel az ERP rendszerek a funkcionális rendszerek integrálásával jönnek létre, ez a dia nem igényel bővebb magyarázatot.

Integrációs elvárások II. Alkalmazások integrációja Különböző vállalati alkalmazások (felhasználói funkciók) integrálása egy rendszerben Tranzakció-feldolgozás Döntéstámogatás Információs rendszerek Irodaautomatizálás Workflow Annak megfelelően, hogy az operatív, és a középvezetői szintek rendszereinek funkcionalitása jelenik meg az ERP rendszerben, a fenti alkalmazások támogatottak.

Integrációs elvárások III. Alkalmazási területek integrációja A különböző vállalati hierarchiaszinteknek megfelelő tranzakciós és információs igények együttes biztosítása Stratégia Menedzsment kontroll Operatív kontroll Tranzakció-feldolgozás Annak megfelelően, hogy az operatív, és a középvezetői szinteken megjelenő feladatok, területek támogatása valósul meg az ERP rendszerekben.

Alapvető elvárások Széles funkcionalitás Folyamat-orientáltság Rugalmasság Integrálhatóság Modularitás Nyitottság Felhasználóbarát kezelési mód Biztonság Folyamat-orientáltság Megbízhatóság Egységesség Gazdaságosság Nemzetköziség Valós idejű tranzakció-feldolgozás Néhányat célszerű kiemelni, némelyik logikusan következik a definícióból. Modularitás: ennek a tulajdonságnak a segítségével biztosítható, hogy egy vállalat a neki leginkább megfelelő részekből állítsa össze ERP rendszerét, akár teljesen különböző fejlesztőktől beszerezve is. Felhasználóbarát kezelési mód: Ez valóban jó lenne, de azért… Nézzük meg az SAP-t, vagy a Librát… Folyamatorientáltság: a modern ERP rendszerek egyre inkább a folyamatokra koncentrálnak, nem a funkcionális szervezetekre. Egyre erőteljesebb workflow megoldások épülnek be a rendszerekbe, és a folyamatok túlívelhetnek a szervezet határain is akár. Nemzetköziség (kollaborativitás): kiemelt fontosságú, hogy a nemzetközi jelenléttel, a cégek akár több földrészen történő megjelenésével az ERP rendszerek több országban, többféle pénznemet, nyelvet, adózási szabályt, stb. támogassanak. Valós idejű tranzakciófeldolgozás: Az ERP rendszerek OLTP jellegéből következő tulajdonság. Azonban ez nem azt jelenti, hogy például egy zárás ne venne igénybe az SAP-nek akár 4 napot is…

Elvárások az ERP-II szintjén A vállalat beszállítóival és vásárlóival való kapcsolattartás képessége (CRM: Customer Relationship Management) A termékek teljes életciklusának kezelése (SCM: Supply Chain Management) E-business támogatás Adattárház és adatbányászat Customer relationship management: Az ügyfelet középpontba helyező vállalati filozófia informatikai eszközökkel való támogatása. Egy központi ügyféladatbázist kialakítva minden szempontból meg lehet ismerni az ügyfelek igényeit, jellemzőit, így azok jobb kiszolgálásban részesülhetnek. Supply chain management: Az ellátási lánc menedzsment folyamata a nyersanyag-kitermeléstől a késztermékeknek a végfelhasználókhoz történő kiszállításáig tart, ennek támogatására. Az elektronikus beszerzésen túlmenően az e-SCM az értéklánc-menedzsment elektronikus módon való támogatása. Ez a fogalom kiterjed az árubeszerzési, raktározási, termelési, logisztikai szállítási, értékesítési, pénzügyi, stb. funkciókra.

Előnyök Könnyebb információhoz jutás Hibák aránya csökken Automatizmus Egyszeres adatbevitel A vállalat tevékenysége jobban nyomon követhető Alacsonyabb munkaigény Optimalizálható folyamatok Javul a szervezeten belüli kommunikáció Földrajzi távolságok jelentőssége csökken

Hátrányok, nehézségek Igény „percrekész” adatokra Hatáskörök átrendeződése Belső hálózat fejlesztése elkerülhetetlen Az egyszeres adatbevitel buktatói Precíz jogosultság-kiosztás iránti igény Minden egy helyen – biztonsági kérdések Az egyszeres adatbevitel buktatói: A központi adatbázis használatával megoldódott, hogy egyetlen konzisztens adatbázissal rendelkezzen a vállalat, viszont pontosan emiatt ha valamit hibásan visznek fel, akkor az mindenkinél, aki használja azt az adatot, hibásan fog megjelenni. Precíz jogosultság-kiosztás iránti igény: A központi adatbázis használatával nagyobb igény mutatkozik arra, hogy a jogosultságok pontos kiosztásával szabályozzák, ki mihez férhet hozzá, mit módosíthat, stb. Minden egy helyen – biztonsági kérdések: Mind hálózati támadások, mind meghibásodások (elérhetetlenség, áramszünet) szempontjából lényeges szempont.

Az ERP bevezetésének költségei Betanítás Integrálás és tesztelés Személyre szabás Adatok átvitele, átalakítása Tanácsadók költsége ERP szakértők növekvő bérigénye ERP bevezetési visszaesés ERP szakértők növekvő bérigénye: Ha egy munkatárs valahol már elvégzett egy sikeres ERP bevezetést, akkor magasabb bérigényt fog megfogalmazni, hiszen olyan tudásra tett szert, mellyel a munkaerő-piaci értéke magasabb lett. Több bevezetés után ez egyre magasabb és magasabb. ERP bevezetési visszaesés: Nem költés, hanem bevétel-kiesés, mely abból adódik, hogy a rendszer még vagy nem teljesen testre szabott, vagy a felhasználók elutasítják a használatát, stb.

Magyar helyzet Három piaci szegmens azonosítható: Nagyvállalatok Bevezetés költsége: 600-2000 millió forint Ideje: 1-2 év Közepes vállalatok Bevezetés költsége: 10-300 millió forint Ideje: 3-8 hónap Kis és mikro vállalatok Bevezetés költsége: 10-1000 ezer forint Ideje: elhanyagolható Lehet tippeltetni a hallgatókat!

Kiknek jó? Az ERP nem egy problémamegoldó eszköz A bevezetést az üzleti folyamatok áttekintése és szükség esetén üjratervezése (BPR) kell, hogy megelőzze! Stabil, növekedő vállalatoknak ajánlott Optimalizációs céllal Fel kell mérni, hol nincs értelme a bevezetésnek Léteznek olyan vállalatok, melyek esetében nem szükséges ERP rendszer bevezetése, mert például túl kicsi méretű, vagy mert nem indokolja semmi a jól működő rendszerek leváltását. Ha valahol csak egy, vagy néhány funkcionális rendszer található, ott felesleges ezek lecserélése: nagyobb lesz az alkalmazottak elutasítása miatt keletkező veszteség, mint a haszon, amit a bevezetéstől várnak.

Piaci kitekintés Jelenleg igazán nagy megrendeléseket kapni már nehézkes, hiszen a nagyvállalatok már bevezették az ERP rendszereket A fejlesztők már a KKV-kra összpontosítanak, valamint az ERP-II elvárások kielégítésére Igazán jelentős piaci részesedéseket felvásárlásokkal szereznek Új üzleti modellek: ASP (Application Service Provider): Alkalmazásszolgáltatás Outsourcing: Kiszervezés ASP: Interneten jelenlévő cégek vállalják, hogy az ő szerverükön futó alkalmazásokat bérbe adják a vállalatoknak, akiknek így nem kell a telepítéssel, testre szabással, tanácsadással járó költségeket és gondokat magukra vállalniuk, csupán egy meghatározott havidíjat kell fizetniük a szolgáltatásért. Outsourcing: A vállalat fő tevékenységi körébe nem tartozó funkciók, területek kiszervezési szakosodott szolgáltatóknál. Ezek a cégek nem virtuális cégek, míg az ASP-k legtöbbször azok. Sok esetben kiszervezés keretében konkrét eszközök is átkerülnek a szolgáltatóhoz, vagy legalábbis az irányítási jogot a szolgáltató veszi át. A két módszer sokban, például az előfizetéses jellegben, illetve a „cégen kívül helyezésben” hasonlít, azonban ASP sokkal inkább virtuális megoldás.

Az integrált rendszerek evolúciója

ERP rendszerek Integrációs elvárások funkcionális integráció Különböző hagyományos vállalati területek tranzakciós megoldásainak integrálása egy rendszerben: számvitel (könyvelés) logisztikai (értékesítés, anyaggazdálkodás) emberi erőforrás menedzsment controlling...

ERP rendszerek Integrációs elvárások alkalmazások integrációja Különböző vállalati alkalmazások (felhasználói funkciók) integrálása egy rendszerben: tranzakció feldolgozás (OLTP), döntéstámogatás és elemzés (OLAP), információs rendszerek irodaautomatizálás, dokumentumkezelés, workflow CAD / CAM rendszerekkel összekapcsolás

ERP rendszerek Integrációs elvárások alkalmazási területek integrációja Vállalati területek (hierarchia szintek) tranzakciós és információs igényeinek együttes biztosítása egy rendszerben: stratégia menedzsment kontrol operatív kontrol tranzakció feldolgozás

ERP rendszerek Elvárások megbízhatóság széles funkcionalitás egységesség gazdaságosság valós idejű tranzakciófeldolgozás összekapcsolási lehetőségek szolgáltatások nemzetköziség széles funkcionalitás integráció rugalmasság nyitottság felhasználóbarát kezelési mód modularitás biztonság bevezetési módszertan folyamat orientáltság

Az integrált rendszerek előnyei kevesebb idő, erőfeszítés az információkhoz való hozzájutás gyorsabb érthetőbb prezentációs technikák A hibák aránya jelentősen csökken többek közt az automatizmusoknak és az egyszeres adatbevitelnek köszönhetően. Jobban nyomon követhető a vállalat tevékenysége alacsonyabb munkaerőigény optimalizálható a beszerzés, termelés, értékesítés javul a szervezeten belüli kommunikáció csökken a földrajzi távolságok jelentősége STRATÉGIAI ELŐNYT JELENTHET ...

Új elvárások a 21. században Ügyfélkapcsolati terület (CRM), Adattárház funkció (DW), Adatbányászat (DM), Elektronikus kereskedelem (E-business), Ellátási lánc menedzsment (SCM) területén is alkalmazhatóak.

Információrendszerek bevezetésének szakaszai Tenderkiírás - választás Üzleti folyamatok újraszervezése Rendszerbevezetés Koncepcionális tervezés Prototípus tervezés Tesztelés Éles üzembeállítás Utómunkálatok

ERP rendszerek Magyarországon Piac mérete: 12+ milliárd Ft, még mindig nem telített Három piaci szegmens 1. Nagyvállalatok (bevezetés: 600 - 2000 millió Ft, 1-2 év) 2. Közepes vállalatok (bevezetés: 10 - 300 millió, 3-9 hónap) 3. Kis és mikro vállalatok (bevezetés: 10 - 1000 ezer Ft, elhanyagolható)

Vezetői döntések Menedzsment: olyan folyamat, amely erőforrások felhasználásával a szervezeti célok elérését biztosítja Az erőforrások a folyamat bemenete, míg a célok elérése a várt kimenet A vezetők feladata a folyamat felügyelése és optimalizálása

Vezetői döntések és IT támogatás A vezetés sikere olyan tevékenységek sikeres végrehajtásától függ, mint a tervezés, szervezés, irányítás és ellenőrzés Ezek sikeres végrehajtása érdekében a vezetőknek döntéseket kell hozniuk A döntéshozatalt kvalitatív és kvantitatív technikák, és jellemzően informatikai alkalmazások támogatják

Modell és modellezés A modellek a döntésekben a valóság leegyszerűsített ábrázolásai, absztrakciói Segítségükkel a valós helyzetek, problémák helyett virtuális kísérletek és elemzések végezhetők A modellek olcsóbb, gyorsabb, rugalmasabb, és alacsonyabb kockázattal bíró megoldást kínálnak összehasonlítva a valóságban való kísérletezéssel

Történeti áttekintés

A döntési folyamat fázisai A döntések szervezeti hierarchia szerinti osztályozása: a felsővezetői, a középszintű, valamint az alsószintű vagy operatív vezetői döntések. A felsőszintű vezetői döntések feladata a szervezeti tevékenységekre vonatkozó szervezeti stratégia meghatározása. E hosszútávú döntések eseti, egyedi természetűek – mind a szükséges vállalati és külső környezeti adatok, mind a felhasznált eljárások tekintetében. A feladatok nem rutin jellegűek, teljesen nem is gépesíthetők. A középszintű vezetői döntések a szervezeti stratégiának megfelelően kialakított szervezetei tevékenységek szervezésére vonatkoznak (pl. az erőforrások és hatáskörük kijelölése). E középtávú problémákról szóló döntések időszakosak, de rendszeresen ismétlődnek. Az ismétlődés miatt figyelembe lehet venni a korábbi döntések tapasztalatait, ami miatt rendszeresen gyűjtik, strukturálják és elemzik az adatokat. Tipikus igény pl. a döntések jövőbeli következményeinek felmérése szimulációval, trendszámítással. Az alsószintű vezetői döntések feladata az operatív irányítás, ellenőrzés (controlling), amely pl. erőforrás hasznosítási problémákkal foglalkozva biztosítja a szervezet rövidtávú céljainak elérését. Rendszeres információk alapján, azokat a tervekkel összevetve, időben kell dönteni az esetlegesen szükségessé vált beavatkozásokról. A szükséges adatok és információk köre jellemzően jól definiált és jól-strukturált. Gyakran automatikus döntési rendszereket is alkalmaznak (pl. termelésirányítás, folyamatirányítás). Az azonban gyakori tévedés, hogy a felső vezetés kizárólag nemstrukturált, az alsó pedig kizárólag strukturált problémák megoldásával foglalkozik. Mindhárom szinten előfordulnak mind a három strukturáltságú szintű (nem struktutrált, félig strukturált, strukturált) probklémák. Az viszont igaz, hogy felfelé haladva a vezetői piramison egyre több kevésbé strukturált problémával kerülnek szembe a vezetők és ezek súlya is nő.

DSS definíció (Turban) DSS-ek azok a döntéshozatal folyamán használható számítógépes rendszerek, amelyek a strukturált és kevéssé strukturált feladatok megoldásához is segítséget nyújtanak a beépített döntési szabályok és modellek felhasználásával, s ezeket a felhasználó is módosíthatja, vagy bővítheti. A DSS tehát komplex döntési szituációk megoldásában segít, növelve a döntések hatásosságát. Jól-strukturált problémák (well-structured problems) Teljes mértékben ismertek mind a cél(ok), mind a műveletek; dönteni csak a műveletek alkalmazásának sorrendjéről kell, mégpedig rutinszerűen. Olyan tipikusan ismétlődő problémák ezek, amelyek megoldásánál – a megoldás minden lépésében – szabványos módszerek használhatók Mivel jól algoritmizálhatók, jól gépesíthetők, programozható problémáknak (programmed problems) is szokás ezeket nevezni (ilyen az előbb látott 4-királynő probléma). Példák (főleg a műszaki életből): technológiai folyamatok irányítása, szimulációs feladatok (amelyek a döntés eredményének virtuális kipróbálását teszik lehetővé). További példák: pénzügyi menedzsment, rövidtávú előrejelzés, kintlevőségek kezelése. Félig-strukturált problémák (semi-structured problems) A kitűzött cél(ok) teljesen, a műveletek viszont csak részben ismertek – vagyis a megoldási módszerek, eszközök és utak részben vagy teljesen ismeretlenek. (Megjegyezzük, hogy a félig-strukturált problémák igazából részben strukturált problémák!, a név az angol semistructured tükörfordításaként terjedt el.) Példák (többnyire a szervezeti hierarchia felsőbb szintjeiről): profit maximalizálása, üzleti döntési kockázat minimalizálása. További példák: új termék vagy minőségbiztosítás tervezése, projekt ütemezés, termelés ütemezés.

Az adatok adat, információ, tudás belső adatok (internal data) alkalmazottakról nyilvántartott adatok, a forgalmazott termékek adatai, a vállalat folyamataihoz kapcsolódó adatok, a szolgáltatások adatai külső adatok (external data) adatok a gazdasági környezetről, a versenytársakról, az ügyfelekről, stb. A külső adatok forrása széleskörű: Internetes források, kereskedelmi adatbázisok, statisztikai, kutatási adatok, stb.

Adatminőség Pontosság (accuracy): az adat hitelesen reprezentálja-e a valóságot, vagy az ellenőrizhető adatforrást? Konzisztencia (consistency): az adat elemeket következetesen, ellentmondások nélkül (vagyis konzisztens módon) definiálták-e? Integritás, sértetlenség (integrity): az adatszerkezet, az entitások közötti kapcsolatok és attribútumaik karbantartása nem tartalmaz-e ellentmondást (vagyis, konzisztens-e)? Teljesség (completeness): valamennyi szükséges adat jelen van? Érvényesség (validity): az adat az üzleti követelmények által meghatározott tartományba esik-e? Időszerűség (timeliness): az adat hozzáférhető-e amikor szükséges? Elérhetőség (accessibility): az adat elérhető-e, megérthető-e, használható-e?

Metaadatok Az adatokról nyilvántartott adat A metaadatok úgy működnek, mint az indexek az adattárház tartalmára vonatkozóan Tipikusan a következő információkat tárolják: az adatstruktúra (úgy ahogyan azt a programozó ismeri) az adatstruktúra (úgy ahogyan azt az elemző ismeri) forrásadatok az adattárház feltöltéséhez adattranszformáció az adattárház feltöltése során adatmodell az adatmodell és az adattárház kapcsolata a kiterjesztések (extracts) élettörténete

Informatikai rendszerek beszerzése az a folyamat, amelynek során a szervezet egy új információrendszerhez jut: vásárol fejleszt lízingel

Az információrendszerek beszerzési folyamatának szakaszai a beszerzésre vonatkozó IT projekt meghatározása, a megtérülés igazolása, a beszerzendő információrendszer tervezése az IT architektúra kialakítása a fejlesztési, beszerzési alternatíva kiválasztása tesztelés, installálás, integráció üzemeltetés és karbantartás.

A fejlesztés, beszerzés alternatívái belső (szervezeten belüli) fejlesztés külső fejlesztő készíti el a szervezet igényeinek megfelelő, testreszabott információrendszert az IT alkalmazás megvásárlása (a szervezet igényeinek megfelelő módosítással, vagy nélküle) alkalmazás-szolgáltató (ASP - Application Service Provider) igénybevétele, lízing csatlakozás olyan szövetséghez, amelynek segítségével más szervezetek által kifejlesztett IT alkalmazások használata válik lehetővé csatlakozás elektronikus piacokhoz, aukciós webhelyekhez a fentiek kombinációja.

IT rendszerbevezetési projekt lépések és elemek Előkészítés Beszerzés Bevezetés utáni tevékeny-ségek Fejlesztés / Testreszabás Bevezetés Részletes tervezés Üzleti folyamatok kialakítása Funkcionalitás megvalósítása Tesztelés Oktatás Adattisztítás Migráció Biztonság Üzemeltetés kialakítása Dokumentálás Minőségbiztosítás és kontrolling Előkészítés Megvalósítás

A BPR szükségessége túlzott komplexitás: a szervezeti tevékenységek egyszerű szabványosított tevékenységekre való felosztása romló versenyképesség: a tradícionális funkcionális szervezeti struktúra elérte teljesítmény-határait A megoldás: egyszerűsítés, ‘mass Customization’, új alapelvek

„Laposabb”, rugalmasabb szervezetek jönnek létre

Egyszerűbb, gyorsabb, automatizált folyamatok

Mi a folyamat? Olyan elõre definiált tevékenységek logikailag kapcsolódó sorozata, melyek elõre specifikált kimenetek létrehozására irányulnak. Tipikus példa lehet a termékfejlesztés, a szállítótól való rendelés, a marketingterv készítés, stb. Általában funkciók (pl. a marketing, a pénzügy, stb.) sokaságát érinti. Folyamatok egy rendszere alkotja az üzleti rendszert

Milyen a jó folyamat? Értéket maximalizál (eredményes) Veszteséget, redundanciát minimalizál (hatékony) Egyszerű, átlátható, rugalmas Világosak a kapcsolódásai a többi folyamathoz Egyértelmű a felelőse Mérhető

Business Process Redesign Hammer és Champy definíciója: az üzleti folyamatok alapvető újratervezése, átalakítása révén drámai javulás elérése a teljesítmény olyan kritikus, átfogó jellemzőiben, mint a költségek, minőség, gyorsaság vagy szolgáltatások. Az üzleti folyamatok radikális javítási lehetőségeinek felkutatása és implementálása. A szervezet által értéket teremtő üzleti folyamatok és a támogató architektúrák átgondolása, "áramvonalasítása" A stratégia, a szervezeti tudásalap, a kulcsfolyamatok és az architektúra közti szoros megfeleltetés Az értékfolyam optimalizálása a cél

A folyamatok osztályozása (Earl) Magfolyamatok vagy kulcsfolyamatok (Core Process) Támogató folyamatok (Support Process) Üzleti hálózat folyamatok (Business Network Process) Menedzsment folyamatok (Management Process)

A kulcsfolyamatok Az üzleti kulcsfolyamat kapcsolódó tevékenységek rendszere, amely funkcionális határokat keresztezve a piaci igényeknek való megfelelést teszi lehetővé és meghatározza a szervezeti képességeket. Minden szervezetnél 3-7 kulcsfolyamat jellemző

A BPR alapelvei A kimenetek és nem a feladatok körül kell szervezni Azok javítsák a folyamatot, akik a végeredményt használják Az információfeldolgozást az információt teremtő valós tevékenységekbe kell bevonni A földrajzilag széttagolt tevékenységeket úgy kell kezelni, mintha centralizálva lennének A feladatok integrációja helyett a párhuzamos megoldásokra kell törekedni A döntési pontot oda kell helyezni, ahol a munka végrehajtása folyik, az ellenőrzést a folyamatba építve „A kimenetek és nem a feladatok körül kell szervezni.” Ez azt jelenti, hogy a vállalati tevékenységeknél a hangsúly a végeredményen van. Az üzleti folyamatoknak fogyasztóorientáltaknak kell lenni. A folyamatok termékét a fogyasztó bírálja el (azzal, hogy megveszi), így a folyamatok megtervezését a végéről kell elkezdeni, mégpedig azzal, hogy meghatározzuk a kívánt kimenetelt. „Azok javítsák a folyamatot, akik a végeredményt használják.” Ahhoz, hogy meg tudjuk határozni a kívánt kimenetet, tudnunk kell, hogy mit akarnak a fogyasztók, fel kell mérni igényeiket. „Az információfeldolgozást az információt teremtő valós tevékenységekbe kell bevonni.” Az információt ott lehet legkönnyebben és leggyorsabban feldolgozni, ahol a hozzá kapcsolódó tevékenységet is végzik. Másrészt a releváns információkat azok tudják leginkább hasznosítani, akik a munkát elvégzik, a hatalomdelegálás segítségével pedig a döntéshez szükséges információk is a munkát végzők számára lesz fontos. „A földrajzilag széttagolt tevékenységeket úgy kell kezelni, mintha centralizálva lennének.” Az információtechnológia fejlődésének köszönhetően (workflow) a földrajzi távolságok megszűnnek, az egyazon folyamathoz tartozó tevékenységeket együtt lehet koordinálni helyszíntől függetlenül. „A feladatok integrációja helyett a párhuzamos megoldásokra kell törekedni.” Szintén az információtechnológiának köszönhetően (groupware alkalmazások) az egyes feladatokat párhuzamosan lehet csinálni úgy, hogy közben a hozzákapcsolódó tevékenységeket is követni lehet, például a redundancia elkerülése végett. „A döntési pontot oda kell helyezni, ahol a munka végrehajtása folyik, az ellenőrzést a folyamatba építve.” Ez az úgynevezett empowermentet (hatalomdelegálást) jelenti. Az alkalmazottakat nem csak a munka tartalmát hanem annak feltételrendszerét illető kérdésekbe is bevonják. Ezeket a tevékenységeket nem alkalomszerűen végzik, hanem beépülnek az alkalmazott alapfeladataiba. A résztvevők kezdeményezik és hozzák meg a döntéseket, a felelősség is őket terheli (Bakacsi, 2001).

A BPR folyamata