Szervezetfejlesztési Program ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Budapest, Károlyi – Csekonics Rezidencia 2013. június 18-19. Munkacsoport: 2.A. Teljesítménymenedzsment Előadó: Márton Ágnes Költségvetési Főosztály

SZERVEZETI ÉS EGYÉNI CÉLOK ÖSSZEKAPCSOLÁSÁNAK MÓDSZERTANA 2.A. Teljesítménymenedzsment munkacsoport: SZERVEZETI ÉS EGYÉNI CÉLOK ÖSSZEKAPCSOLÁSÁNAK MÓDSZERTANA

A módszertan tartalma: Kiinduló anyagok: jogszabályi környezet – értéküzenet 2. A módszertan kidolgozása: - szervezeti egység szintű célok lebontása egyéni célokká, munkaköri követelményekké - célkijelölés, célkijelölő megbeszélés - egyéni teljesítményértékelés megtervezése 3. Beszámolás-mérés: Visszacsatolás: Az egyéni teljesítményértékelési rendszer kialakításával kapcsolatos problémák

1. A beavatkozási terület jogszabályi környezetének rövid bemutatása: Szervezeti célok jogszabályi környezete Egyéni célok jogszabályi környezete 2011. évi CXCIX. Törvény (Kttv. 130. §) 10/2013. (I.21.) Korm. Rendelet Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Program (MP 12.0)

2.1. A teljesítményértékelés folyamata:   a kompetencia alapú munka-magatartás félévi részértékelése; egyéni kiemelt teljesítménykövetelmények meghatározása a munkaköri leírás alapján; egyéni teljesítménykövetelmények részmérése és/vagy részértékelése a kompetencia alapú munka-magatartás év végirészértékelése; év végi részértékelés és MINŐSÍTÉS (január) egyéni teljesítmény-követelmények meghatározása (január) félévi részértékelés; egyéni teljesítmény-követelmények meghatározása (július) A teljesítmény edzése, a folyamatok vezetői nyomon követése.

2.2. A teljesítményértékelés tervezése 2.2.1. Szervezeti célok lebontása az egyének szintjére Szervezeti szintű stratégiai célok Szervezeti egység szintű célok Egyéni célok

2.2.2. A munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása az adott munkakörre vonatkoztatható mutatószám csoportokból Munkakör-elemzés a MP 12.0-ben meghatározottak alapján: HAY módszer alapján 1. tudás 2. problémamegoldás 3. felelősség (beszámoltathatóság)

TUDÁS: az elfogadható munkaköri teljesítményhez szükséges ismeretek és gyakorlottság teljes összessége. Dimenziói: - a szaktudás szélessége és mélysége - vezetési képességek szélessége - emberi viszonyok kezelésének képessége 2. PROBLÉMAMEGOLDÁS: a fő tényező annak mértékét vagy fokát jelzi, hogy az adott munkakör mennyire igényli a problémák meghatározását, elemzését, megoldását Dimenziói: - gondolati szabadság - a feladat általi kihívás

3. FELELŐSSÉG (beszámoltathatóság): annak a befolyásnak vagy hatásnak a mértéke, amelyet az adott munkakör a szervezeti tevékenységre kifejt. Dimenziói: - a cselekvés szabadsága, függetlensége - hatás / befolyás - nagyságrend Kulcs (alap vagy általános) képességek: - logikus gondolkodás - absztrakt gondolkodás - kombinációs készség - elemző készség - ítélőképesség - tanulási képesség

2.2.3. A munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása az adott munkakörre vonatkoztatható mutatószám csoportokból

Az egyes munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása Szervezeti teljesítmény-jellemző Teljesítmény-indikátor típus Mit határoz meg az indikátortípus? Megjegyzés Mutató példa Input teljesítmény Input jellegű mutatók (beérkező feladatmennyiség) Mi és milyen mennyiségben áll rendelkezésre a működéshez, illetve az egyes tevékenységek elvégzéséhez (erőforrások), valamint milyen ügyek, feladatok és milyen mennyiségben érkeznek az adott intézményhez? A vizsgált tevékenység elvégzéséhez felhasznált inputok, erőforrások mennyiségét mérik. Jellemzően a célhierarchia alján lévő célok mérésére, a származtatott mutatók alapadataiként való használatra ajánlott.  Felhasznált pénzügyi, humán és fizikai erőforrások mennyisége és minősége Input jellegű mutatók (erőforrás jellegű mutatók)  Bevont külső erőforrások mennyisége és minősége Input jellegű mutatók (szervezeti együttműködés mutatói mutatók)  Szervezet szolgáltatása iránti kereslet mennyisége és minősége

Az egyes munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása Szervezeti teljesítmény-jellemző Teljesítmény-indikátor típus Mit határoz meg az indikátortípus? Megjegyzés Mutató példa Output teljesítmény Output jellegű mutatók Mit és milyen mennyiségben állít elő a szervezet a tevékenysége során? A hangsúly az előállított termék/szolgáltatás mennyiségén van (például határidőre elkészült dokumentumok száma, az elkészült jogszabály szakmai fogadtatása)  Szervezet által előállított (nyújtott) szolgáltatások mennyisége és minősége  Szervezeti (belső) felhasználásra előállított szolgáltatások mennyisége és minősége Költségvetési teljesítmény Költségvetés-gazdálkodási mutatók Milyen az adott intézmény költségvetési gazdálkodása, rendelkezésre álló forrásai, felmerült kiadásai, kötelezettségei, vagyoni mutatói, illetve azok arányai? - Igénybe vett belső és külső erőforrások felhasználásához kapcsolódó költségek nagysága

Az egyes munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása Szervezeti teljesítmény-jellemző Teljesítmény-indikátor típus Mit határoz meg az indikátortípus? Megjegyzés Mutató példa Hatékonyság Kapacitás kihasználtságot jellemző mutatók A működés során milyen mértékben használták fel ténylegesen a rendelkezésre álló erőforrásokat? Az adott intézmény rendelkezésére álló erőforrások kihasználtságát értékelő mérőszámok. Szolgáltatás előállítására (nyújtására) felhasznált erőforrások terheltsége Hatékonyságot jellemző mutatók Milyen viszonyban állnak a közvetlen és a közvetett eredmények a felhasznált erőforrásokkal? Az adott intézmény által elért közvetlen és közvetett eredmények, kimenetek és a hozzá kapcsolódó „befektetések" viszonyát értékelő mérőszámok. Egységnyi szolgáltatás előállítására (nyújtására) felhasznált erőforrások mennyisége

Az egyes munkakörökre vonatkozó teljesítményparaméterek, indikátorok meghatározása Szervezeti teljesítmény-jellemző Teljesítmény-indikátor típus Mit határoz meg az indikátortípus? Megjegyzés Mutató példa Eredményesség Eredményességet jellemző mutatók Milyen a működés közvetett (hatás) és közvetlen (output) eredményeinek viszonya az intézménnyel szembeni elvárásokkal és célokkal? Az intézmény működése során létrejövő közvetlen és közvetett kimeneteknek, eredményeknek és a velük szemben támasztott elvárásoknak való megfelelőség – minőség, szakszerűség, időszerűség – értékelésére szolgál. A szolgáltatás-nyújtás közvetett és közvetlen eredményeinek viszonya az intézménnyel szembeni elvárásokkal és célokkal

2.2.4. Az adott munkakörök ellátásához szükséges kompetencia követelmények meghatározása: 10/2013. (I.21.) TÉR Kormány rendelet 4. számú melléklet

Vezetői kompetenciák: Mindkét osztályra vonatkozó kompetenciák: Munkatárs kompetenciák   egyéb ismeretek alkalmazásának képessége csoportok irányítása etikus magatartás/megbízhatóság döntésképesség felelősségtudat munkatársak fejlesztése határozottság, magabiztosság szervező készség integritás stratégiai (analitikus, koncepcionális) gondolkodás kapcsolattartás tervező készség konfliktuskezelés teljesítményértékelés készsége mások megértése (empátia) mások motiválása változások irányítása önállóság rendszergondolkodás vezetési technikák (tervezőkészség, szervezőkészség, vezetés, irányítás, döntésképesség, követelménytámasztás, delegálás, ellenőrzés) rugalmasság szabálytudat és fegyelmezettség szakmai ismeretek alkalmazásának szintje szervezet iránti lojalitás ügyfél-orientáltság (partnerközpontúság) változásokra nyitottság, kezdeményező készség

2.2.5. Az egyéni fejlesztési célok meghatározása Munkavégzéshez kötődő fejlesztési cél (értékelő vezető által irányított, támogatott, munkavégzéshez kapcsolódó tudatos egyéni fejlesztés) Munkavégzésen kívüli fejlesztési cél ( intézményes keretek között zajló iskolarendszerű, vagy iskolarendszeren kívüli képzések) Magyary Programban megtalálható közszolgálati tisztviselők továbbképzésének terve 2.2.6. Többletfeladatok ellátásának meghatározása Jelenlegi helyzet – javaslat a továbbiakban

2.2.7. CÉLKIJELŐLÉS: 2.2.8. Az adott munkakörre lebontott követelmények összehangolása a munkakörökkel: A tevékenységelemzés meghatározó szempontjai: - milyen feladatokat, - milyen szervezeti célokkal, - milyen időstruktúrában, - milyen erőforrásokkal, - milyen szervezeti-működési feltételek között - és milyen emberi kapcsolatrendszerben kell elvégezni.

Munkakörelemzés Munkakör megnevezése: Szervezeti egység megnevezése: Humánpolitikai vezető   Szervezeti egység megnevezése: Humánpolitikai szervezeti egység A munkakörben végzett feladatok felsorolása: Vezetői feladatok:szervezeti egység képviselete, az egység tevékenységével kapcsolatos célmeghatározó, tervezési, szervezési, irányítási, ellenőrzési és értékelési feladatok elvégzése, erőforrásokkal való gazdálkodás, egység működési hiányosságainak feltárása, a munkamódszer javítása, egységre vonatkozó feladatainak végrehajtása, beosztottak munkájának értékelése Szakmai feladatok: személyügyi feladatok döntés előkészítése, végrehajtása, munkaköri leírások készítésének koordinálása, kapcsolattartás oktatási intézményekkel, szociális ellátással kapcsolatos ügyek intézése, a szervezet humánpolitikájának kialakításához javaslatok kidolgozása, oktatási, továbbképzési rendszer kialakítása, oktatási tervek készítése

A munkakör betöltéséhez szükséges ismeretek: szakismeret (közgazdasági,jogi,HR), magas szintű angol nyelvtudás, felhasználói szintű számítástechnikai ismeretek, Min. 6 éves szakmai és min. 3 éves vezetői tapasztalat A munkakör kapcsolati rendszere: Kapcsolattartás szervezeten belül és kívül: felettesekkel és más szervezeti egységek vezetőivel pl.gazdasági terület vezetői (képzések, tréningek koordinálása, szervezése kapcsán felmerülő költségek fedezete), beosztott munkatársakkal A munkakörhöz kapcsolódó hatáskörök: Dönt/Döntést előkészít/Javaslattételi jog A munkakörhöz kapcsolódó jogkörök: Információkérési, Javaslattételi, Véleményezési, Kezdeményezési, Előterjesztési, Mérlegelési, Együttdöntési, Döntési, Képviseleti, Aláírási, Utasítási, Ellenőrzési A munkakörhöz kapcsolódó felelősség: Szakterületére vonatkozó törvények, más jogszabályok, belső szabályzatok munkavállalókkal történő megismertetése, ezek betartatása, végrehajtása; feladatok szakszerű elvégzése; munkafegyelem betartatása; a szervezet érdekeinek érvényesítése; irányítása alá tartozó beosztottak szakmai fejlődése

A munkakör teljesítménykövetelményei, célok: A fő követelmények érvényesülésével: jogszerűség, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség, méltányosság. Emellett jó beszélő és kommunikációs készség, jó kapcsolatteremtő képesség, pontosság, precizitás, szervezőkészség, együttműködés másokkal, irányítás, tényeken alapuló döntések (pl. vezetői éves feladatok és szakmai feladatok; munkaköri leírások felülvizsgálata, éves oktatási és képzési terv elkészítése, mutatókkal, db, x fő beiskolázása, munkaidő kihasználtság %.) A munkakör ellátásához szükséges szabályok ismerete:   2012.évi I. Törvény a Munka Törvénykönyvéről; a közszolgálati tisztviselők jogállásáról szóló 2011. évi CXCIX.törvény, 17/2010. (VIII.31.) KIM utasítás a KIM Szervezeti és Működési Szabályzatáról 273/2012 (IX.28.) Korm. rendelet

2.2.9.. Egyéni célok összekapcsolásának módszertana a szervezeti egység, illetve szervezeti célokkal

Egyéni célok, melyek a munkahelyen keresztül valósulnak meg: jövedelem, biztonság, státusz, hatalom, presztízs, társadalom szolgálata, szakértői kiemelkedés és hasznosság. (Williamson) Szervezeti célok: hatékonyság feltétele: - a szervezeti célok hierarchikusan strukturáltak - a célok kölcsönösen erősítik egymást - kompatibilitás (egyéni cél összeegyeztethető legyen a szervezet hatékony működésével) - fölérendelt célok létezése

2.2.10. Az egyéni és szervezeti célok kapcsolata: Munkavállaló: - legkevésbé kötődik a szervezeti célokhoz Szervezeti célok: - társadalmi felelőssége van, erkölcsi alapokon álló kiegészítő célokkal. Minden érintett érdekeit figyelembe kell venni, nagy hangsúly a külső érintetteken. Egyedi célmegállapodás: Stratégiai célok és intézkedések Egyedi fejlődés célok és intézkedések Operatív és egyéb személyes célok

Az egyes szintek teljesítménymutatóinak következetes alábontása:

2.2.11. Célkijelölés, célkijelölő megbeszélés a munkakör betöltője és a vezető között A teljesítményértékelési rendszer működésének alapja, azon mérőszámok és magatartási sztenderdek kialakítása, melyek megfelelnek: - szervezet által elérni kívánt céloknak - a szervezetben dolgozókat megfelelő módon ösztönzi a szervezeti célok elérésére A teljesítményértékelés ezen részfolyamatában valósul meg a szervezeti egység szintű célok összekapcsolása az egyéni célokkal.

- felelősséget vállal azok végrehajtásáért 2.2.12. Az értékelő vezető feladatai az egyéni célkijelölő megbeszélések előtt Értékelő vezető: - teljes rálátással rendelkezik a szervezeti egység előtt álló feladatokról - felelősséget vállal azok végrehajtásáért Szervezeti egység teljesítményének megfelelő módon való megtervezése: 1. Az elérendő cél szempontjából melyek azok a részcélok, amelyeket az egyes munkatársak, beosztottak meg tudnak valósítani, vagyis mi várható el tőlük? 2. Milyen magatartási formákat várok el a munkatársaimtól, tehát milyen magatartási követelményeket kell megfogalmaznom? 3. Vannak-e a célrendszernek olyan elemei, amelyek a szervezeti egység jelenlegi munkamegosztásával, jelenlegi munkatársaival, illetve a szervezeti egység rendelkezésére álló erőforrásokkal nem valósíthatóak meg. Ha igen, akkor fontolóra kell vennie a szervezeti egység tagjai munkaköri leírásainak módosítását, új kolléga felvételét, illetve az erőforrások bevonásának lehetőségét. 4. A felsorolt kérdésekre adott válaszok alapján határozhatja meg a vezető, hogy melyik munkatársától milyen hozzájárulást vár a szervezeti egység teljesítménycéljainak eléréséhez.

2.2.13. Az értékelő vezető felkészülése a célkijelölő megbeszélésre Határozza meg a célkijelölő megbeszélés időpontját és helyszínét Tudatosan és megfelelő módon ismertesse a szervezeti egység céljait, „nyerje meg” az értékeltet azok megvalósításához Egyértelműen fogalmazza meg elvárásait, győződjön meg arról, hogy a munkatárs megértette és elfogadta azokat Jó lehetőség arra, hogy tájékoztatást adjon az értékeltnek (előléptetés, képzés) Javaslat tétel a teljesítmény pontos megtervezésére Teljesítmény eltérésének egyéb feltételeire is ki kell térnie Ismerteti a magatartásbeli elvárásokat Értékelt javaslatainak figyelembevételével javaslat az elérendő teljesítménycélokra

2.2.15. Az értékelt felkészülése a célkijelölő megbeszélésre Lehetőség biztosítása, hogy az értékelt maga is aktív és érdekelt részvevője legyen a célkijelölő megbeszélésnek Az aktív részvétel feltétele: - tájékozottság a szervezeti célokkal kapcsolatosan - ismeretekkel kell rendelkezni: - a céllebontás módjáról - egyéni teljesítménykövetelményekről - a közszolgálati egyéni teljesítmény- értékelés jogszabályban meghatározott előírásairól

2.2.16. Célkijelölő megbeszélés az értékelést követően TÉR rendelet alapján június hónapban értékelő és célkijelölő megbeszélés 2.2.17. A teljesítménykövetelmények megvalósulásának nyomon követése A teljesítménykövetelmények megvalósulásának nyomon követése a teljesítménymenedzsment legfontosabb bázisa. Mindkét félnek törekednie kell a teljesítményproblémák okainak feltárására és megoldására.

2.2.18. A magatartás alapú visszajelzés Magatartás alapú visszajelzés – eszköz a teljesítményelvárásoknak megfelelő vagy nem megfelelő magatartásra. Feladata: a folyamatos visszajelzések hozzájárulnak ahhoz, hogy az értékelési ciklus végére javuljon a beosztott munkatárs teljesítménye. Közös a felelőssége az értékelő vezetőnek és az értékelt munkatársnak

2.3. Az egyéni teljesítményértékelés megtervezése 2.3.1. Az egyéni teljesítmény értékelése, az egyéni teljesítményértékeléshez rendelkezésre álló információk feldolgozásának módja: Munkaköri egyéni teljesítménykövetelmények meghatározása: legfeljebb négy, amely mérhető legyen és elvárt eredményt, elvárt határidőt, elvárt mérőszámot, indikátort lehessen hozzá kapcsolni. → objektivitás → értékelési folyamat lebonyolítását megkönnyíti Értékelő vezetőnek a lehető legtöbb információval kell rendelkeznie az értékelt teljesítményéről.

2.3.2. Az értékelési csapdák és hibák bemutatása Értékelési hibák például: A vezető másokat saját jellemzőihez viszonyít Csak a közelmúltban történt eseményekre, eredményekre vagy kudarcokra összpontosít Az adott szakterületen korábban jó teljesítményt nyújtó vezető önmagához viszonyít Hozzá hasonló beosztott értékelése pozitív irányba téríti el Az értékelő nem vállalja fel a differenciálás felelősségét Egymást követő értékelteket egymáshoz viszonyít A személyes kommunikációs szerepe

2.3.3. Az értékelés ütemezése 2.3.4. Az értékelő személyének meghatározása 2.4.5. Az értékelés dokumentálásának meghatározása 2.4.6. Az értékelés módszerének meghatározása 2.4.7. Kötelező értékelési elemek 2.4.8. Ajánlott értékelési elemek

3. Beszámolás – mérés 3.1. Az eredmény visszacsatolása a szervezeti egység teljesítményére a szervezeti teljesítmény beszámoló alapján 3.2. A szervezeti egységre, szakterületre vonatkozó mutatószámok, valamint a munkakörökre meghatározott mutatók összehasonlítása 3.2.1. Az egyéni teljesítményértékelő megbeszélés 3.2.2. A teljesítményértékelő megbeszélés típusai: - „közlő és meggyőző” - „közlő és megfigyelő” - „problémamegoldó”

3.2.3. Az értékelő beszélgetés lefolytatása 3.2.4. Lépései: - célkitűzés - az érdekelt véleményének meghallgatása - az értékelő véleményének közlése - eltérő vélemények elemzése Fontos: - a vezető szánjon megfelelő időt a megbeszélésre - érdemi beszélgetés minimum 30 perc - az értékelt előre összeállított szempontrendszert készít eredményeiről - értékelő és értékelt partnerként vegyenek részt - mindkét részről a megjegyzések objektívek, számokkal, történésekkel alátámasztottak legyenek

4. Visszacsatolás 4.1. A szervezeti egység teljesítményének elemző összefoglalása 4.1.1. Javaslat a szükséges beavatkozásra 4.1.2. Képzési fejlesztési terv kidolgozása

5. Az egyéni teljesítményértékelési rendszer kialakításával kapcsolatos problémák 5.1. Melyek az egyéni teljesítményértékelési rendszer alakalmazásának közvetlen céljai? 5.1.1. Disszfunkcionális összefüggések 5.1.2. Látens funkciók 5.1.3. Megoldási lehetőségek, hogy az egyéni teljesítményértékelési rendszer valóban egyéni teljesítménynövelés révén járuljon hozzá a szervezeti teljesítmény növeléséhez.

FUNKCIO-NÁLIS ÖSSZEFÜGGÉSEK Egyéni teljesítmény értékelése A megbeszélés pozitív pszichés hatása Teljesítményalapú ösztönzők (illetményeltérítés) A feltárt problémák megoldása Egyéni demotivációs hatások: méltánytalanság érzése, elidegenedés stb. Egyéni teljesítményértékelésre alapozott bérezés ürügyén más (legitim és/vagy illegitim) szempontok érvényesítése. Pl. a merev bérrendszer áttörése, személyes szimpátiák érvényesítése, szociális szempontok érvényesítése, szívességek viszonzása. Szervezeti teljesítmény javul Az egyéni teljesítményértékelési rendszer változatlan fenntartása függetlenül annak a teljesítményre gyakorolt hatásától. LÁTENS FUNKCIÓK DISSZFUNKCIÓK Egyéni és szervezeti szintű teljesítménycsökkenés Egyéni munkateljesítmény nő FUNKCIO-NÁLIS ÖSSZEFÜGGÉSEK

Pályázattechnikai kérdések Pályázat megjelenésének időpontja: várhatóan június 21-ig A MAG Zrt. és az NFÜ közös pályázattechnikai eligazítást tart a megjelenést követően, ennek időpontjáról hirdetést tesznek közzé. A pályázattal kapcsolatban felmerülő kérdések esetén: elszámoltathatósági, pénzügyi kérdésekben a MAG Zrt. munkatársai, a szakmai kérdésekben a KIM projektvezetése áll rendelkezésre. A módszertanok bevezetését egy 15 főből álló szakmai tanácsadói csapat segíti 2013. szeptemberétől. A Közigazgatási és Igazságügyi Hivatalban dolgozó tanácsadókat a nyertes pályázók ingyenesen vehetik igénybe. (erről bővebb tájékoztató szeptember elején lesz)

Köszönöm a figyelmet! Márton Ágnes agnes.marton@kim.gov.hu Telefon: 06-1-795-6525