Az ellenőrzés, mint menedzsment funkció Vezetés és szervezés BA Pécs

Az óra célja A menedzsment kontroll meghatározása A kontrollfolyamat lépéseinek áttekintése A szervezeti ellenőrzési rendszerek elemzése

A menedzsment funkciók és kapcsolataik Kontrolling az eredmények biztosítása Tervezés az irányok meghatározása Vezetés az erőfeszítések ösztönzése Szervezés struktúrák létrehozása

Ismétlés: a menedzsment funkciói A menedzsment funkciók: Tervezés: az a folyamat, amikor pontosan meghatározzuk, hogy mit akarunk elérni, és hogyan juthatunk el oda Szervezés: az erőforrások elosztása és rendszerezése az alapvető feladatok teljesítéséhez Vezetés: az emberi erőforrások irányítása a feladatok legmagasabb szinten való teljesítésének érdekében Ellenőrzés: a teljesítmény mérésének, a kitűzött célok és az eredmények összehasonlításának és a megfelelő korrekciós lépések megtételének folyamata.

Az ellenőrzési folyamat lépései teljesítménycélok és normák ellenőrzése 2. lépés pillanatnyi teljesítmény mérése 4. lépés korrekciós lépések 3. lépés események össze- vetése a célokkal és normákkal

1. Lépés: célok és normák felállítása Célok: az elérendő teljesítményt határozzák meg Normák: a teljesítmény mérését teszik lehetővé Eredménynormák: a teljesítményt mennyiség, minőség, költség, vagy időigény alapján mérik Inputnormák: az erőfeszítéseket a teljesítmény növelésére fordított munkamennyiség alapján értékelik

2. Lépés: a pillanatnyi teljesítmény mérése A tervezett és a tényleges teljesítmény közötti különbséget kell kimutatni Mérés nélkül nincs hatékony kontroll

3. Lépés: az eredmények összehasonlítása a célokkal és normákkal Ellenőrzési egyenlet: korrekciós szükséglet = kívánt teljesítmény – pillanatnyi teljesítmény Időbeli összehasonlítás Relatív összehasonlítás Mérnöki összehasonlítás

4.Lépés: korrekciós lépések Eltéréseken alapuló vezetés (Management by exception) A legsürgősebb feladatoknak szenteli a legtöbb figyelmet Az eltérések fajtái: Problémás helyzet Az aktuális teljesítmény elmarad a normától Lehetőségekben bővelkedő helyzet Az aktuális teljesítmény több, mint a norma

A hatékony kontroll 1 Jellemzői: stratégiai szemléletű és eredményorientált támogatja a stratégiai terveket közérthető kerüli a nehezen kommunikálható formát támogatja az önkontrollt elősegíti a kölcsönös bizalom és a hatékony kommunikáció kialakulását

A hatékony kontroll 2 Jellemzői: időszerű és eltérés-orientált kimutathatók a gyenge pontok pozitív szemléletű fejlesztéseket, változásokat támogató objektív és igazságos Mindenki számára pártatlan és hiteles Rugalmas Teret enged az egyéni döntéseknek

visszacsatoló kontroll Az ellenőrzés fajtái előrejelző kontroll biztosítja a helyes irányok kitűzését és a szükséges inputok rendelkezésre állását egyidejű kontroll biztosítja a munkafolyamat helyes lefolyását visszacsatoló kontroll biztosítja, hogy a végeredmények megfelelnek a kívánt normáknak munkafolyamat input késztermék

Az ellenőrzés fajtái Előrejelző kontroll Egyidejű kontroll előzetes ellenőrzés irányok, folyamatok, inputok meghatározása megelőző jellegű megbízható visszajelzési lehetőség Egyidejű kontroll irányító kontroll munkafolyamat elemeinek helyes lefolyása Visszacsatoló kontroll utólagos kontroll végeredmények összevetése a normákkal

Ellenőrzési stratégiák Belső kontroll  Minőség-ellenőrzés Külső kontroll  Belső kontroll és önállóság megegyezéses eredménycélokkal való vezetés (MEV) Vezetői kontroll Fegyelmezés Pénzügyi kontroll

Egy kellemetlen feladat – a fegyelmezés Definíció: A magatartás büntetések általi befolyásolása Olyan képzés, mely biztosítja a szervezeti szabályok betartását Pozitív fegyelmezési megközelítés: Figyelmeztetés és tanácsadás A nemkívánatos viselkedés írott dokumentálása Végső figyelmeztetés Elbocsátás

A progresszív fegyelmezés folyamata Első fegyelmezetlenség Második fegyelmezetlenség Harmadik Fegyelmezetlenség Negyedik Szóbeli figyelmeztetés Írásbeli figyelmeztetés Felfüggesztés Elbocsátás!

A „forró kályha” szabály A jó fegyelmezési rendszer olyan, mint a forró kályha: Figyelmeztet (forró) Következetes (mindig megég aki hozzányúl) Azonnali (rögtön éget) Személytelen (mindenkit megéget)

Információ és pénzügyi kontroll 1 Információ: kritikus a szerepe a pénzügyi elemzésben A szervezeti teljesítményről szóló néhány információ: Likviditás készpénz-generálási képesség a számlák kifizetéséhez tőkehatékonyság képesség arra, hogy több legyen a kapott osztalék, mint a fizetett

Információ és pénzügyi kontroll 2 A szervezeti teljesítményről szóló néhány információ: Készletgazdálkodás az erőforrások hatékony felhasználásának és a minimális költséggel való működés képessége jövedelmezőség több bevétel, mint kiadás képzésének képessége

Pénzügyi mutatók 1 Likviditási mutatók: Tőke ellátottsági mutatók: rövid távú likviditás = forgótőke / rövid lejáratú kötelezettségek közép távú likviditás = (forgótőke – raktárkészlet) / rövid lejáratú kötelezettségek Készpénz ráta= (készpénz+értékpapír)/ rövid lejáratú kötelezettségek Tőke ellátottsági mutatók: eladósodottsági ráta = kölcsöntőke / összes eszköz Egyszerű osztalék fizetési ráta=fizetett osztalék/nettó nyereség

Pénzügyi mutatók 2 Jövedelmezőségi mutatók: nettó profitráta = nettó nyereség / értékesítési árbevétel ($) ROA eszközarányos megtérülés=nettó profit/összes eszköz ROIC befektetett tőkearányos megtérülés= működési profit* (1-adóráta)/(hosszú lejáratú kötelezettségek+részvénytőke ROIC= EBIT (1-Tc)/(LTL+E)

A minőség ellenőrzés TQM Statisztikai minőség-ellenőrzés Mindent jól végezzünk már az első alkalommal Statisztikai minőség-ellenőrzés Az ellenőrzési folyamatot statisztikai eszközökkel támogatjuk Six Sigma

Belső kontroll és önállóság MBO Management by Objectives – megegyezéses eredménycélokkal való vezetés: A dolgozó és vezetője együtt meghatározzák azokat az eredménycélokat, amelyeket a dolgozónak el kell érni egy bizonyos időn belül Az MBO rendszernek három alapfeltétele van: A dolgozó magas szintű elkötelezettséget és jobb teljesítményt fog mutatni A világos és pontosan meghatározott eredménycélok lehetővé teszik a pontos munkát A teljesítménycéloknak mérhetőknek és a kívánt eredményeknek pontosan meghatározhatóaknak kell lenniük

Az MBO folyamata A munka felmérése és megegyezés a feladatokról Teljesítmény követelmények kidolgozása A dolgozó és a vezetője közösen kitűzik a dolgozó által elérendő célokat Folyamatos teljesítmény ellenőrzés és javítás

Összefoglalva Az ellenőrzés a menedzsment funkciókörében az utolsó-első lépés Az ellenőrzési folyamat négy lépésből áll A szervezeti ellenőrzési rendszerek fajtái: Vezetői kontroll Fegyelmezés Információ és pénzügyi kontroll Minőség-ellenőrzés MEV