Dokumentumkezelés

A 2007-es Microsoft Office rendszer dokumentumkezelési szolgáltatásai Kőnig Tibor szakmai vezető Microsoft Magyarország

Amiről szó lesz  Dokumentumok tárolása, elérhetővé tétele  fájlkiszolgálón, ben, vagy...  Dokumentumok életciklusának menedzselése  Dokumentumokhoz kapcsolódó humán munkafolyamatok  Integrált tartalomvédelem  A dokumentumok életében bekövetkező események naplózása (audit)  Elektronikus és papíralapú dokumentumok

Dokumentumok tárolása, elérhetővé tétele (általában)  Fájlkiszolgálón (és saját gépen)  kényelmes, de korlátozott ● szegényes leíró adatok, nézetek, folyamatok  A levelezőrendszerben  kényelmes, de nem pont erre való ● saját postaláda – méretproblémák, elburjánzó verziók ● nyilvános mappa – kérdéses jövő  Dokumentumkezelő alkalmazásokban  professzionális, de költséges megoldások  gyakran nem érhetők el magyar nyelven

Dokumentumok tárolása, elérhetővé tétele (SharePoint)  Dokumentumtár listatípus  mappák, dokumentumok, metaadatok, verziók, munkafolyamatok  Saját hely  magáncélú és nyilvános dokumentumtárak  Dokumentum-munkaterület webhelysablon  dokumentum kiscsoportos kidolgozását támogató környezet (dokumentumok, szereplők, feladatok)  Dokumentumközpont webhelysablon  fastruktúrába szervezett dokumentumtárak, személyes dokumentum- és feladatnézetek

Dokumentumok tárolása, elérhetővé tétele  Dokumentumtárak  Saját hely  Dokumentum-munkaterületek  Dokumentumközpontok

Dokumentumok életciklusának menedzselése (1)  Létrehozás  Office alkalmazásban: mentés dokumentumtárba  a SharePoint felületén: az alapértelmezett sablon használatával  munkafolyamatból: beépített tevékenységgel  egyéb alkalmazásból: a SharePoint API-k és webszolgáltatások használatával  Szerkesztés  kötelező vagy opcionális kivétel/beadás a konkurens módosítás kivédésére

Dokumentumok életciklusának menedzselése (2)  Változások követése  egy- vagy kétszintű verziókövetés, korábbi verziók visszaállítása  előfizethető értesítések a tartalom változásáról  Archiválás, megsemmisítés  dokumentumok manuális vagy feltételtől (pl. metaadat-változás) függő áthelyezése más dokumentumtárba  ütemezett áthelyezés külső archiváló rendszerbe  ütemezett megsemmisítés házirend alapján

Dokumentumok életciklusának menedzselése  Létrehozás  Szerkesztés  Változások követése  Archiválás, megsemmisítés

Dokumentumokhoz kapcsolódó humán munkafolyamatok  Munkafolyamat-futtató és –követő környezet  Windows Workflow Foundation (Microsoft.NET Framework 3.0)  Munkafolyamat-alkalmazás  Windows SharePoint Services  Beépített dokumentum-munkafolyamatok  Office SharePoint Server  véleményezés, jóváhagyás, aláírások, összegyűjtése, fordítás, selejtezés  Testre szabás, fejlesztés  SharePoint Designer, Visual Studio, egyéb eszközök

Dokumentumokhoz kapcsolódó humán munkafolyamatok  Beépített munkafolyamat testre szabása  Egyedi munkafolyamat kialakítása

Integrált tartalomvédelem  Házirenddel szabályozható védekezés a gondatlan információ-kiszivárogtatás ellen  platform: Windows Rights Management Services  ügyfél oldali megvalósítás: Information Rights Management  alkalmazások: Word, Excel, PowerPoint, InfoPath, Outlook  A védelem kiterjesztése a SharePoint dokumentumtárakra  az egyes dokumentumokat nem kell védeni  megnyitásuk/letöltésük során automatikusan érvényre jut a megfelelő IRM házirend

A dokumentumok életében bekövetkező változások naplózása  Házirenddel szabályozható hozzáférésnaplózás  megtekintés/letöltés  kivétel és beadás  módosítás  másolás és áthelyezés  törlés  jogosultságok módosítása  házirend módosítása  Kulcsrakész, bővíthető jelentéssablonok  Excel kimutatástáblák  külső lekérdezések

A dokumentumok életében bekövetkező változások naplózása  A naplózás bekapcsolása  Audit jelentések megtekintése

Elektronikus és papíralapú dokumentumok  Csak papír alakban létező dokumentumok  leíró információk és fizikai hely rögzítése  kis dokumentumszám esetén beolvasás lapolvasóval, szövegfelismerés, indexelés ● nagy tömegű papír beolvasása külső megoldásokkal  Elektronikus formában létező, de kinyomtatásra is kerülő dokumentumok  címke (a dokumentum leíró információi alapján)  vonalkód (beépített vonalkód-generátor, kicserélhető az SDK alapján)

Elektronikus és papíralapú dokumentumok  Csak papíron létező dokumentumok  Elektronikus, de nyomtatásra kerülő dokumentumok

Amiről szó volt  Dokumentumok tárolása, elérhetővé tétele  fájlkiszolgálón, ben, vagy...  Dokumentumok életciklusának menedzselése  Dokumentumokhoz kapcsolódó humán munkafolyamatok  Integrált tartalomvédelem  A dokumentumok életében bekövetkező események naplózása (audit)  Elektronikus és papíralapú dokumentumok

Köszönöm a figyelmet!