A megoldás, ami már bizonyított Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat A megoldás, ami már bizonyított avagy A rendszerető rendszerező Kun Éva Kereskedelmi vezérigazgató helyettes

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat A mindennapok problémái Törvényi háttér Hogyan segítünk mi? Technológia háttér Megoldás: És egy kis ízelítő...

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Ismert problémák Papír alapú iratkezelés Egységes nyilvántartás hiánya Heterogén iratok (elektronikus, papíralapú) Irodai folyamatok követhetetlensége, Káosz az irattárban - nincs irattár Dokumentumszám Ügyszám - ügy / ügyintéző Határidő figyelés, és tartás Felesleges többletköltségek

Új kihívások – várható törvénymódosítások Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Új kihívások – várható törvénymódosítások 1995. évi LXV. Tv., 1995. évi LXVI. Tv., a 79/1995, 40/1998, 179/2003 és 180/2003 kormányrendeletek MoReq EU ajánlásban megfogalmazott kritériumok már ma 95%-ban megfelel a tervezett törvényi változásoknak (KEIR projekt)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Hogyan segítünk mi? Projektszervezet felállítása (Követelmény team, Szoftver team, Informatikai team) Követelményspecifikáció és módosított iratkezelési szabályzat Ügyfél saját, testre szabott rendszert kap Rendszerterv elkészítés Implementáció, telepítés, konfiguráció Oktatás Rendszer átadás Pilot üzem Összesen: 2-9 hónap

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Alapelvek Nemzetközi standardoknak megfelelő keretrendszer Moduláris - testre szabható Illeszthető egyéb rendszerekhez Integrált ergonomikus felhasználói felület Korszerű technológia A megszokott munkakörnyezet maximális kihasználása Konfigurálhatóság – változások egyszerű lekövetése

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat A System komplex irodai megoldás, illeszkedik a piacvezető technológiákra: Microsoft SQL Server, SharePoint Portal Server 2003, BizTalk 2004 Vállalati intranet megoldások Microsoft Office irodai környezetre. SAP integráció Vékony kliens megoldás (takarékos infrastruktúra, magas szintű adatbiztonság)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Technológia háttér Microsoft SQL 2000 adatbázis IIS alkalmazásplatform, Intranet-es megoldás Igény szerint választható dokumentumtár infrastruktúra: SharePoint Portal Server 2003 (vagy Windows SharePoint Services) MS SQL Server 2000 MS Exchange 2000 Fájlrendszer Igény szerint választható Munkafolyamat támogató megoldás: BizTalk Server 2004 SQL alapú konfigurálható megoldás Tetszőleges üzenetküldő infrastruktúra .NET, C# fejlesztő környezet

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Modulok Iktató alrendszer Dokumentum kezelő alrendszer Irattár alrendszer Munkafolyamat-támogató alrendszer SAP integrációs alrendszer Speciális alrendszerek (pl. szerződéstár, statisztikai alrendszer, stb.)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Iktató alrendszer Érkeztető könyvek kezelése Iktatókönyvek kezelése (főszám/alszámos iktatás, előzménykeresés, elő-utóiratkezelés) Ügynyilvántartások kezelése Átadókönyv/kézbesítőlap funkció Éves iktatókönyv nyomtatás Postai feladójegyzés kezelés

Kapcsolt dokumentumok kezelése Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Kapcsolt dokumentumok kezelése Dokumentumok tárolása a dokumentumtárban Dokumentumok csatolása különböző forrásokból (fájl, e-mail, fax, Word, Excel alkalmazások) Papír dokumentumok digitalizálása, igény esetén karakterfelismerés (OCR) alkalmazásával Teljes szöveges keresés a dokumentumok szövegében Hitelesítés (hitelesített időpecsét), digitális aláírás

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Irattár Raktároz (doboz illetve irat alapú irattárazást is biztosít) Operatív és Központi irattárat külön kezeli Kölcsönzés teljes funkciója biztosított Automatikus irattári tervet készít, selejtezési és levéltárba adási funkciókkal

Munkafolyamat-támogató alrendszer Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Munkafolyamat-támogató alrendszer Levelezőrendszerbe integrált, e-mail alapú értesítések a felhasználóknak A folyamatok nyomon követése (adatok, lépések, szereplők központi figyelése) Határidő figyelés Helyettesítés funkció Folyamatok egyszerű módosítása Beavatkozási lehetőség a „befulladt” folyamatokba Riportok, statisztikák lehetősége (személyes és szervezeti hatékonysági elemezések, stb.)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat 5 éves múlt, kiforrott termék 3 275 elégedett MonDoc felhasználó, melyek közül csak a legnagyobbak: KÜM, NKÖM, TMobile, MNB, PSZÁF, VPOP, BM GFIO, FőTáv A legmagasabb szintű Partneri viszony az infrastruktúra gyártójával A terméket a Microsoft forráskód szinten auditálta Modulárisan összeállítható, testre szabható, konfigurálható keretrendszer MSZ ISO/IEC 17799:2002-nek megfelelő információvédelem Az ISO 9001:2000 szabványoknak megfelelő belső működés, a teljes szervezetre

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat És egy kis ízelítő...

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Köszönjük a figyelmet! Kun Éva kun.eva@montana.hu