Az SAP bevezetése a Debreceni Egyetemen Tények, eredmények és további feladatok Tihany, 2006. szeptember 19. Összeállította: Dr. Vincze Szilvia

SAP R/3-as rendszer a DE-en Bázistechnológia FI Pénzügy- számvitel CO Controlling AM Eszközgaz- dálkodás KVM MM Anyaggaz- dálkodás SD Értékesítés A gazdálkodási tevékenységek integrálása Legjobb gyakorlatok használata Szervezeti standardizáció Információs asszimetria megszüntetése Valós idejű információk A szervezeten belüli kommunikáció és együttműködés fokozása Kisebb papírszükséglet

A bevezetés módszertana 1. Teljes körű (big bang) bevezetés 2. Szakaszos (phased) bevezetés

A DE a teljes körű bevezetés mellett döntött! Nincs szükség ideiglenes interfészekre Kisebb figyelem kell a korábbi rendszer fenntartására Alacsonyabb kockázat Nincs visszaút Rövidebb implementációs idő Alacsonyabb költség

SAP kronológia Funkcionális bővítések; rendszer- finomítás Go Live és Support Implementáció Projekt előkészítés 2004. ősze GO LIVE előkészítés Koncepcionális terv készítés 2004. november – 2005. április 2006. 01. 16. 2005. október – 2006. január 15. 2005. március – 2006. november Fázis kezdete Implementáció alatt Migráció előkészítése GO LIVE után

A projekt előkészítése Helyzetfelmérés: Teamenként, a tervezési egységek szakembereivel történt egyeztetések A folyamatok feltérképezése nem volt teljes körű, a projekt menetét ez rendkívüli módon nehezítette (BPR hiánya)! Technikai háttér kiépítése: Szerverek, kliens gépek üzembe helyezése, SAP rendszer installálása

Koncepcionális terv A koncepcionális terv a standard SAP R/3 4.7 rendszernek ISH Kft. által kínált költségvetés-specifikus felsőoktatási és kórházi modellje a működési jellemzők bemutatását célozta meg. A koncepcionális terv tartalmazta továbbá azon sajátosságokat, amelyek jellemzően a Debreceni Egyetem folyamataiból és igényeiből fakadóan igényként is megfogalmazódtak. Bemutatásra kerültek az egyes modulok (azok legfontosabb törzsadatai), az intézményi struktúra leképezése, a legfontosabb gazdasági folyamatok, az interfészek és a migrációs feladatok.

Az elmaradt fejlesztések miatt az integrációs Implementációs fázis Az elmaradt fejlesztések miatt az integrációs teszt nem töltötte be funkcióját! Kulcsfelhasználók oktatása (kb. 70 fő), vizsgáztatása Funkcionális tesztelés (kb. 300 funkció) Integrációs tesztelés (kb. 200 folyamat)

üzemre való előkészítése dokumentációk készítése GO LIVE előkészítés 2005. novembere A rendszer éles üzemre való előkészítése 1.) Migráció előkészítése 2.) Fejlesztések, nyitott kérdések 3.) Átforgató program 4.) Interfészek 5.) Végfelhasználók oktatása 1.) SAP kódszótár készítése 2.) A gazdasági adminisztrációs folyamatok SAP konform leírása 3.) Végfelhasználói kézikönyv 4.) SLA kézikönyv készítése 5.) Új szabályzatok készítése 6.) Interaktív ügyintézés Az SAP használatához kapcsolódó dokumentációk készítése

SAP kódszótár készítése Alapvető igény: A felhasználók a rendszerrel közös nyelvet beszéljenek, illetve a munkatársak egymással is a rendszer nyelvén beszélhessenek!

Folyamatleírások P é l d a

Felhasználói kézikönyv

Felhasználói kézikönyv

Felhasználói kézikönyv

Szolgáltatási Szint Szerződés (SLA) A DE gazdasági ügyviteli rendszerre vonatkozó komplex számítástechnikai rendszerét tartalmazó dokumentáció. Standard működési feltételek (pl. szerverek, kliensek); Kapcsolódási pontok, folyamatok, modellek (pl. HelpDesk üzemeltetés, SAP rendszerfelügylet licence menedzsment); Szolgáltatás kontroll (teljesítések igazolása, számlakezelés, hibás szolgáltatás mérése stb.)

http://www.gf.unideb.hu

GO LIVE és Support 2006. január 16.

Új szervezeti struktúra Az új rendszer bevezetése szükségszerűen a szervezeti struktúra újragondolását követelte meg

Felkészülés a féléves beszámoló elkészítésére 6 SAP modul éles üzemi használata 8 telephelyen Felhasználói licenszek száma: 240 db. Egy átlagos munkanapon a rend- szerben lévő felhasználók száma (adott pillanatban): 108 fő

Felkészülés a féléves beszámoló elkészítésére 2006. július 28.

Élet (ami nem áll meg!) a rendszer átvétele után! A fejlesztések, nyitott kérdések lezárása A rendszer „finomhangolása” A rendszer auditálása Szükséges a Szolgáltató és a Megrendelő részéről is a további projektvezetés!

Köszönöm megtisztelő figyelmüket!